ถ้าคุณเคยพยายามทำ "inbox zero" คุณรู้ว่ามันรู้สึกเหมือนภารกิจมหึมา - และถึงแม้จะทำได้ คุณก็ต้องจัดการป้ายกำกับ Gmail หลายสิบอัน, สมุดบันทึก Evernote, และหมวดหมู่จัดการงาน IQTELL คือไคลเอนต์อีเมลใหม่ที่มุ่งเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้
เราเคยแสดงวิธีใช้ Outlook เป็นเครื่องมือ GTD และรีวิวแอปช่วยจัดงาน แต่ IQTELL แตกต่างไปหมด
IQTELL เป็นแอปอีเมลสำหรับ iOS, Android และเว็บ ออกแบบมาสำหรับระบบ Getting Things Done (GTD) - ดูแดชบอร์ดดูไว้ หมวดหมู่ GTD ครบครัน: actions, next actions, contexts, projects, someday และอื่นๆ สิ่งน่าสนใจคือการรวมหมวดหมู่เหล่านี้กับบัญชีอีเมลของคุณ
การรวมอีเมลและงานอย่างราบรื่น
แอปอื่นสัญญาช่วยจัดการอีเมล บางตัวจัดการโปรเจกต์และงานได้ แต่ไม่มากที่รวมถึงระดับนี้ IQTELL ให้คุณเปลี่ยนอีเมลจากหลายบัญชีเป็น actions, projects และรายการประเภทอื่นๆ พร้อมกันกับการเก็บถาวร หมายความว่าตอนนี้คุณมีบันทึกอีเมลเหล่านั้นในแอปจัดการงาน โดยไม่ให้พวกมัน佔พื้นที่ Inbox
ลองดู ต่อไปนี้คืออีเมลใน Inbox ของผม - Press release ที่ต้องเขียน เรื่องนี้เหมาะจะเปลี่ยนเป็น action คล้ายปุ่มอื่นๆ 下方ของแผงข้อความ การกด Action ทำ 2 สิ่ง: คัดลอกเนื้อหาอีเมลไปส่วนบันทึกของ action ใหม่, และเก็บอีเมลถาวร
ตอนนี้คุณมีรายการใหม่ในแอปจัดการงาน และอีเมลใน Inbox ลดลง 1 ฉบับ Inbox zero ใกล้แล้ว!
หลังสร้าง action แล้ว คุณเพิ่มรายละเอียดได้: โปรเจกต์หลัก (Writing ในที่นี้), context ที่สังกัด, subtasks, วันครบกำหนด, การเตือน, บันทึก มันถูกเพิ่มในหมวด Actions ของแดชบอร์ด พร้อมทำงานต่อไป และอีเมลลิงก์กับ action หมายความว่าคุณกลับดูได้ด้วยแค่แท็บสองครั้ง
คุณยังเพิ่มอีเมลเข้า action ที่มีอยู่แล้วได้ ซึ่งจะเก็บอีเมลถาวรและเพิ่มลิงก์ไปยังอีเมลนั้นจาก action item ทำให้รวมข้อความเกี่ยวกับหัวข้อเดียวกันไว้ที่เดียวได้ง่าย
อินเทอร์เฟซเว็บ: ความสามารถสูงสุด
อินเทอร์เฟซเว็บมีทุกอย่างที่ทำจากมือถือได้ แต่ยังให้ดำเนินการเพิ่มเติมช่วยจัดการรายละเอียดของระบบผลิตภาพของคุณ คุณจัดการ bookmarks และ notes, เปลี่ยนอีเมลเป็นกิจกรรมปฏิทิน, บันทึกโทรศัพท์และการประชุม
เข้าถึง IQTELL จากเบราว์เซอร์ให้ตัวเลือกมากกว่าไคลเอนต์มือถือ และแม้แต่ปรับแต่งบางอย่างที่คุณทำจากโทรศัพท์ ด้วยฟังก์ชันมากมาย แอปนี้เหมาะกับหน้าจอใหญ่ - อินเทอร์เฟซออนไลน์เปิดมุมมองต่างๆ ในแท็บ สลับระหว่างแดชบอร์ด, inbox, ปฏิทิน, โปรเจกต์ได้ง่าย
อินเทอร์เฟซเว็บ IQTELL รวมบัญชี Evernote ด้วย ดีมากถ้าคุณใช้ Evernote จัดการฐานความรู้ GTD คุณ clip อีเมลตรงไปที่ notes, แนบ notes เข้า actions และ projects, เปลี่ยน notes เป็น action items, ตั้งเตือนนำ notes กลับมาสู่สายตา
หลายคนใช้ Evernote จัดการหมวดหมู่ GTD (และชีวิตทั้งหมด) ทำให้การเพิ่มเติมนี้เป็นปัจจัยสำคัญทำให้ IQTELL เป็นแอป GTD ที่ประสบความสำเร็จ
โดยรวม อินเทอร์เฟซเว็บดูเหมือนวิธีใช้แอปที่ดีที่สุด ไคลเอนต์ Android ยังไม่เทียบเท่าในด้านสิ่งที่ทำได้ แต่มันยังใช้งานได้สำหรับอ่านอีเมลและลิงก์อีเมลง่ายๆ
แอป GTD ที่ดีที่สุดจนถึงตอนนี้?
แอปนี้สลิกมาก ทำทุกอย่างที่คุณอยากได้จากไคลเอนต์อีเมล - ยกเว้นข้อหนึ่งที่จะบอกทีหลัง - รวมถึงรวม inbox หลายบัญชี และส่งอีเมลจากที่อยู่อีเมลที่ลิงก์ได้ง่าย และให้ความสามารถจัดระเบียบ GTD มากกว่าแอปจัดการงานส่วนใหญ่ รวมทั้งสองเข้าด้วยกัน คุณได้แอปเดียวที่ขับเคลื่อนผลิตภาพได้จริง
ข้อที่ขาดจาก IQTELL คือ ฟังก์ชันป้ายกำกับ Gmail (Gmail labelling) เหมือนไคลเอนต์อีเมลหลายตัว ป้ายกำกับ Gmail ถูกจัดเป็นโฟลเดอร์ หมายความว่าไม่สามารถใช้ใน Inbox ได้ และอีเมลแต่ละฉบับรับป้ายได้แค่ป้ายเดียว แต่ทีม IQTELL กำลังคิดวิธีแก้ปัญหานี้
การเข้าถึง Evernote จากมือถือ, การรวมกับ Google Drive และ Dropbox, และฟีเจอร์มือถือเพิ่มเติม กำลังพัฒนาอยู่ น่าจะทำให้แอปมือถือมีประโยชน์มากขึ้น - ตอนนี้ดีสำหรับอ่านและลิงก์อีเมล งานซับซ้อนควรทำบนเว็บแอป
แม้ไม่มีความสามารถหลายป้าย IQTELL เป็นแอปผลิตภาพที่ดีที่สุดที่ผมเคยใช้ ความสามารถเปลี่ยนอีเมลเป็นโปรเจกต์และ action โดยตรง เป็นไอเดียดีมากที่ผมไม่เชื่อว่าผมคิดไม่ออก และปรับแต่งได้ ให้ workflow ของคุณควบคุมวิธีใช้แอป ไม่ว่าคุณจะใช้ GTD หรือไม่ คุณสามารถใช้แอปนี้จัดการอีเมลและรายการงานได้มีประสิทธิภาพกว่าเดิม
ข้อเสียที่เป็นไปได้: อาจใช้เวลาอย่างน้อยหลายวันในการตั้งค่าให้ทำงานเต็มที่ มันซับซ้อนและใช้เวลาเรียนรู้ แต่การสาธิตออนไลน์, tutorials, และบทความของ IQTELL จะช่วยคุณ
ตอนนี้ทุกอย่างใน IQTELL ฟรี แต่ไม่ใช่ตลอดไป ทีมกำลังพัฒนาราคาที่เริ่มทำงานหลังทดลองฟรี 60 วัน แอปยังทำงานได้ แต่ sync อีเมลและ Evernote จะหยุด ทำให้บัญชีฟรีไร้ประโยชน์ค่อนข้างมาก
คาดว่าจะจ่ายประมาณ $50 ต่อปีสำหรับบริการพรีเมียม และน่าจะ sync อีเมลได้ถึง 5 บัญชี ติดตามเว็บไซต์ IQTELL สำหรับข่าวราคา
IQTELL มีศักยภาพเป็นแอปผลิตภาพดีที่สุด ตอนนี้มีข้อจำกัดด้านการรวมบริการบนมือถือ และความยากกับป้าย Gmail แต่พอแก้เสร็จ ค่าสมาชิกรายปีและเวลาตั้งค่าอาจคุ้มค่าสำหรับพลังจัดระเบียบที่ได้
คุณคิดยังไง? จะเป็นแอปที่ช่วยควบคุม Inbox ได้จริงไหม? คุ้มค่า $50/ปี เมื่อใช้แอปฟรีร่วมกันได้? แชร์ความคิดเห็นได้เลย!
Photo credit: USPS via Wikipedia
