หากคุณเคยพยายามเข้าถึง "กล่องจดหมายเข้าศูนย์" คุณจะรู้ว่ามันรู้สึกเหมือนเป็นงานที่ยิ่งใหญ่ และแม้ว่าคุณจะไปถึงที่นั่นแล้ว คุณต้องจัดการป้ายกำกับ Gmail, สมุดบันทึก Evernote และหมวดหมู่การจัดการงานหลายสิบรายการ มีโปรแกรมรับส่งเมลใหม่ในบล็อกนี้ และมีเป้าหมายที่จะเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนั้น
เราได้แสดงวิธีใช้ Outlook เป็นผู้จัดระเบียบ GTD และตรวจทานแอปบางแอปที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานได้ แต่สิ่งนี้แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง
IQTELL เป็นแอปอีเมลสำหรับ iOS และ Android ตลอดจนบนเว็บ ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับใช้กับระบบ Getting Things Done การดูแดชบอร์ดอย่างรวดเร็วแสดงให้เห็นว่าหมวดหมู่ GTD ทั้งหมดอยู่ที่นั่น:การดำเนินการ การดำเนินการถัดไป บริบท โครงการ สักวันหนึ่ง และส่วนที่เหลือ ส่วนที่ยอดเยี่ยมของ IQTELL คือการรวมหมวดหมู่ทั้งหมดเหล่านี้เข้ากับบัญชีอีเมลของคุณ
การรวมเมลและงานอย่างราบรื่น
แอปอื่นๆ สัญญาว่าจะช่วยคุณจัดการอีเมล และบางแอปก็จัดการโครงการและงานของคุณด้วย แต่มีเพียงไม่กี่แอปที่ผสานรวมเข้ากับระดับนี้ IQTELL ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนอีเมลจากหลายบัญชีเป็นการดำเนินการ โครงการ และรายการประเภทอื่นๆ ได้ในขณะเดียวกันก็เก็บถาวร ซึ่งหมายความว่าขณะนี้คุณมีบันทึกของอีเมลเหล่านั้นในแอปการจัดการงานของคุณ โดยที่ไม่กินพื้นที่ใน อินบ็อกซ์.
ลองมาดูกัน ด้านล่างนี้ คุณจะเห็นอีเมลในกล่องจดหมายของฉัน ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ต้องเขียนถึง ฟังดูเหมือนเป็นการดีที่จะเปลี่ยนเป็นการกระทำ เช่นเดียวกับปุ่มอื่นๆ ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างข้อความ การแตะ Action จะทำสองสิ่ง:คัดลอกเนื้อหาของอีเมลไปยังส่วนบันทึกย่อของการดำเนินการใหม่ และเก็บอีเมลถาวร
ตอนนี้คุณมีรายการใหม่ในแอปการจัดการงานและอีเมลในกล่องจดหมายของคุณน้อยลง กล่องข้อความศูนย์ มาแล้ว!
เมื่อสร้างการกระทำแล้ว คุณสามารถเพิ่มรายละเอียด เช่น โครงการหลัก (ในกรณีนี้คือการเขียน) บริบทที่อยู่ในนั้น งานย่อย วันครบกำหนด การเตือนความจำ และบันทึกย่อ มันถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติในหมวดการดำเนินการของแดชบอร์ด พร้อมที่จะจัดการในภายหลัง และอีเมลก็เชื่อมโยงกับการดำเนินการ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถย้อนกลับไปดูได้ตลอดเวลาด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้ง
คุณยังสามารถเพิ่มอีเมลไปยังการดำเนินการที่มีอยู่แล้ว ซึ่งจะเก็บอีเมลและเพิ่มลิงก์ไปยังอีเมลนั้นจากรายการการดำเนินการ ทำให้ง่ายต่อการรวบรวมข้อความทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเฉพาะในที่เดียว .
เว็บอินเทอร์เฟซ:ฟังก์ชันการทำงานสูงสุด
อินเทอร์เฟซของเว็บมีทุกอย่างที่คุณสามารถทำได้จากมือถือของคุณ แต่ยังช่วยให้คุณดำเนินการต่างๆ ได้มากขึ้น ซึ่งจะช่วยคุณจัดการจุดปลีกย่อยของระบบผลิตภาพของคุณ คุณจัดการบุ๊กมาร์กและโน้ต เปลี่ยนอีเมลเป็นกิจกรรมในปฏิทิน และบันทึกการโทรและการประชุมได้
การเข้าถึง IQTELL จากเบราว์เซอร์ของคุณทำให้คุณมีตัวเลือกมากกว่าไคลเอนต์มือถือ และยังให้คุณปรับแต่งการดำเนินการบางอย่างที่คุณทำจากโทรศัพท์ของคุณได้อีกด้วย เนื่องจากมีฟังก์ชันมากมายรวมอยู่ในแอปนี้ จึงควรใช้กับพื้นที่หน้าจอจำนวนมากได้ดีที่สุด อินเทอร์เฟซออนไลน์ช่วยให้คุณเปิดมุมมองต่างๆ ในแท็บต่างๆ ได้ คุณจึงสามารถสลับไปมาระหว่างแดชบอร์ด กล่องจดหมาย ปฏิทิน และโครงการได้อย่างง่ายดาย
เว็บอินเตอร์เฟสของ IQTELL ยังรวมบัญชี Evernote ของคุณเข้าไว้ด้วย ซึ่งดีมากถ้าคุณใช้ Evernote เพื่อจัดการฐานความรู้ GTD ของคุณ คุณสามารถตัดอีเมลไปยังโน้ตได้โดยตรง แนบบันทึกย่อของการดำเนินการและโครงการ เปลี่ยนโน้ตให้เป็นรายการดำเนินการ และตั้งค่าการช่วยเตือนเพื่อแจ้งให้คุณทราบในภายหลัง
ผู้คนจำนวนมากใช้ Evernote เพื่อจัดการหมวดหมู่ GTD ของพวกเขา (และช่วงที่เหลือของชีวิต) ทำให้การเพิ่มนี้เป็นปัจจัยสำคัญในการทำให้ IQTELL เป็นแอป GTD ที่ประสบความสำเร็จ
โดยรวมแล้ว อินเทอร์เฟซทางเว็บดูเหมือนจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการใช้แอปนี้ โดยที่ไคลเอ็นต์ Android ไม่ค่อยจะซ้อนกันในแง่ของสิ่งต่างๆ ที่คุณสามารถทำได้ ยังคงใช้งานได้เมื่อคุณต้องการดำเนินการง่ายๆ และอ่านอีเมลของคุณ
แอป GTD ที่ดีที่สุดใช่หรือไม่
แอพนี้เนียนจริงๆ มันทำทุกอย่างที่คุณต้องการจากโปรแกรมรับส่งเมล—โดยมีข้อยกเว้นอย่างหนึ่งที่ฉันจะให้รายละเอียดในทันที—รวมถึงการรวมกล่องจดหมายหลายกล่องเข้าด้วยกันและทำให้การส่งอีเมลจากที่อยู่ที่เชื่อมโยงของคุณเป็นเรื่องง่าย และให้ความสามารถขององค์กร GTD มากกว่าแอปการจัดการงานส่วนใหญ่ นำสิ่งเหล่านี้มารวมกัน และคุณมีแอปเดียวที่สามารถขับเคลื่อนประสิทธิภาพการทำงานอย่างจริงจัง
สิ่งหนึ่งที่ขาดหายไปจาก IQTELL คืออะไร? ฟังก์ชันการติดป้ายกำกับ Gmail เช่นเดียวกับในโปรแกรมรับส่งเมลจำนวนมาก ขณะนี้ป้ายกำกับ Gmail ถือเป็นโฟลเดอร์ ซึ่งหมายความว่าไม่สามารถใช้ในกล่องจดหมายได้ และอีเมลแต่ละฉบับสามารถใช้ป้ายกำกับได้เพียงป้ายเดียว อย่างไรก็ตาม ฉันได้รับแจ้งว่าทีม IQTELL กำลังระดมความคิดถึงวิธีการจัดการกับปัญหานี้
การเข้าถึง Evernote บนมือถือ การผสานรวมกับ Google Drive และ Dropbox และคุณสมบัติมือถืออื่น ๆ ก็อยู่ในระหว่างดำเนินการเช่นกัน วิธีนี้น่าจะทำให้แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่มีประโยชน์ขึ้นอีกเล็กน้อย ขณะนี้ เหมาะที่สุดสำหรับการอ่านและเชื่อมโยงอีเมล ในขณะที่งานที่ซับซ้อนกว่านั้นเหลือไว้สำหรับเว็บแอป
แม้จะไม่มีความสามารถในการติดป้ายกำกับหลายรายการ IQTELL ก็เป็นหนึ่งในแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดที่ฉันเคยใช้ ความสามารถในการเปลี่ยนอีเมลเป็นโครงการและการดำเนินการโดยตรงเป็นแนวคิดที่ยอดเยี่ยมมากจนฉันไม่อยากเชื่อเลยว่าฉันไม่ได้นึกถึงมันก่อน และมันค่อนข้างปรับแต่งได้ โดยให้เวิร์กโฟลว์ของคุณกำหนดวิธีที่คุณใช้แอพ ไม่ว่าคุณจะใช้ GTD หรือไม่ก็ตาม คุณสามารถใช้แอปนี้เพื่อจัดการอีเมลและรายการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม
ข้อเสียเปรียบประการหนึ่งของแอปนี้คือ อาจต้องใช้เวลาอย่างน้อยสองสามวันในการเริ่มต้นและทำงานด้วยความเร็วเต็มที่ มันซับซ้อนมากและต้องใช้เวลาสักครู่ในการเรียนรู้วิธีของคุณ แต่การสาธิต บทช่วยสอน และบทความออนไลน์จำนวนมากของ IQTELL จะช่วยคุณได้
ณ ตอนนี้ ทุกอย่างใน IQTELL นั้นฟรี อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่กรณีเสมอไป ทีมงานกำลังพัฒนาโครงสร้างราคาที่จะเริ่มทำงานหลังจากทดลองใช้งานฟรี 60 วัน; แอปจะยังคงทำงานต่อไป แต่การซิงค์อีเมลและการ Evernote จะหยุดลง ทำให้บัญชีฟรีไม่มีจุดหมาย
คุณสามารถคาดหวังที่จะจ่ายประมาณ 50 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับบริการระดับพรีเมียม และคุณสามารถซิงค์บัญชีอีเมลได้สูงสุดห้าบัญชี ตรวจสอบเว็บไซต์ IQTELL เพื่อรับข่าวสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงสร้างราคา
IQTELL มีศักยภาพที่จะเป็นหนึ่งในแอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด ตอนนี้แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ขาดการผสานรวมกับบริการอื่นๆ และมีปัญหาในการผสานกับป้ายกำกับ Gmail เมื่อสิ่งเหล่านี้ถูกแก้ไข ค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกรายปีและชั่วโมงของการเพิ่มประสิทธิภาพอาจเป็นการขโมยพลังในการจัดระเบียบที่คุณได้รับ
คุณคิดอย่างไร? แอปนี้จะเป็นแอปที่จะช่วยให้คุณควบคุมกล่องจดหมายเข้าได้ในที่สุดหรือไม่ คุ้มไหมที่ 50 เหรียญต่อปีถ้าคุณสามารถใช้แอปฟรีหลายๆ ตัวร่วมกันแทนได้ แบ่งปันความคิดของคุณด้านล่าง!
เครดิตภาพ:USPS ผ่าน Wikipedia
