วิธีทำให้ข้อความอีเมลของคุณโดดเด่นในกล่องขาเข้าที่รก

คุณเคยส่งอีเมลที่คุณรู้สึกว่าสำคัญเพียงเพื่อให้ได้รับคำตอบในหลายๆ วันต่อมา หรือแย่กว่านั้นคือลืมไปว่า จริงอยู่ บางครั้งมันก็อยู่เหนือการควบคุมของคุณ แต่มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มโอกาสในการเปิด อ่าน และตอบกลับอีเมลของคุณ

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ "ลูกเล่น" เหล่านี้คือพวกมันไม่ได้ซับซ้อนจนเกินไป แต่เป็นนิสัยที่สมเหตุสมผล ฉันสัญญาไม่ได้ว่าจะได้ผลเสมอไป แต่ฉันบอกได้ว่าพวกเขาจะสร้างความแตกต่าง และโดยรวมแล้ว คุณจะเห็นการปรับปรุงในการสื่อสารกับผู้ติดต่อทางอีเมลของคุณ

เน้นชื่อของคุณ

จริงๆ แล้ว ฉันไม่เคยได้ยินวิธีนี้มาก่อนเลยจนกระทั่งไม่นานมานี้ และฉันไม่สามารถอ้างสิทธิ์ในแนวคิดนี้ได้อย่างแน่นอน ฉันอ่านบทความของ Josh Grillo เกี่ยวกับ Dirty Marketing Secrets ที่พูดถึงวิธีดำเนินการเรื่องนี้ โดยพื้นฐานแล้ว คุณคัดลอกลูกศร (หรือวัตถุใดๆ ที่คุณต้องการ) แล้ววางไว้ที่ด้านใดด้านหนึ่งของชื่อของคุณ เมื่อคุณส่งอีเมลจะมีลักษณะดังนี้:

สำหรับฉัน เรื่องนี้ค่อนข้างขัดแย้งและอาจเป็นสำหรับคนอื่นๆ ด้วย ด้านหนึ่งใช้งานได้อย่างแน่นอนและไม่รุกรานเกินไป ในอีกด้านหนึ่ง หากมีคนที่คุณติดต่อด้วยเป็นประจำและตอบอีเมลของคุณอยู่เสมอ นี่อาจเป็นเรื่องน่ารำคาญสำหรับพวกเขา

ทุกอย่างเกี่ยวกับหัวเรื่อง

เมื่อพูดถึงการรับอีเมลของคุณจากสถานะ "ยังไม่ได้อ่าน" เป็น "อ่านแล้ว" ฉันให้ความสำคัญกับหัวเรื่องมากที่สุด คุณสามารถสร้างมันได้หลายวิธี และหลายวิธี หากไม่มากที่สุด คุณสามารถรวมกันได้

1. เจาะจงและกระชับ

หัวเรื่องที่คลุมเครือนั้นแย่กว่า วิชาเช่น "สวัสดี" หรือแย่กว่านั้น ... "(ไม่มีเรื่อง)" - อันที่ฉันไม่รู้จริงๆว่าทำไมมันถึงยังคงมีอยู่ ฉันจำได้ว่าตอนที่ฉันใช้อีเมลครั้งแรกนั้นเป็นเรื่องปกติ แต่เมื่ออีเมลมีการพัฒนา เราก็มีเช่นกัน ใส่หัวเรื่องเข้าไป ไม่เช่นนั้นอาจถูกลบ (หรือถูกกรองออก) ก่อนที่จะเปิดขึ้น

2. ใช้ประโยค

อาจไม่เป็นธรรมชาติ แต่การวางประโยคในหัวเรื่องไม่ใช่แนวปฏิบัติที่ไม่ดี ใจของเราทำงานเป็นประโยค เราสื่อสารเป็นประโยค ทำไมไม่ลองเริ่มใช้อีเมลของคุณดูล่ะ? แทนที่จะเขียนเฉพาะหัวเรื่องที่ระบุว่า "คำถาม" ให้เขียนว่า "ฉันมีคำถามสั้นๆ เกี่ยวกับ [ว่าง]" ทำให้เป็นส่วนตัวมากขึ้นและจะทำให้อีเมลของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้นในการเปิด ฉันจะสังเกตว่าประโยคที่คุณเลือกควร สรุปว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร . และแน่นอนว่าคุณไม่ต้องการประโยคที่คลุมเครือ มิฉะนั้น ประโยคนั้นจะเป็นการต่อต้าน

3. ถามคำถาม

ข้างบนนี้เราคุยกันเรื่องการใช้ประโยค ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วมันเป็นส่วนเสริมของประโยคนั้น ดังนั้น แทนที่จะพูดว่า “ฉันมีคำถามสั้นๆ เกี่ยวกับ [ว่าง]” คุณสามารถวลีในคำถามที่คุณสงสัย ดังนั้น หากคำถามเกี่ยวกับวิธีทำให้อีเมลโดดเด่น คุณสามารถพิมพ์ว่า "ฉันจะทำให้อีเมลของฉันโดดเด่นขึ้นได้อย่างไร"

ข้อดีของการถามคำถามคือมันมีพลังและมีส่วนร่วมมากกว่าประโยคเล็กน้อย แน่นอนว่าถ้าอีเมลของคุณไม่เกี่ยวกับคำถาม คำถามก็จะไม่สมเหตุสมผล ต้องมีความเกี่ยวข้องและควรเป็นคำถามหลักของอีเมล

4. ใช้คำเฉพาะผู้ใช้

หากคุณกำลังส่งอีเมลเกี่ยวกับเรื่องที่สนใจเป็นพิเศษสำหรับผู้ติดต่อของคุณ ให้ใส่คำนั้นในบรรทัดเรื่อง ดังนั้น หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงใครบางคนเกี่ยวกับคำถามเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหา และพวกเขาชอบหรือมีทักษะในด้านนั้นเป็นพิเศษ (ซึ่งควรจะเป็นหากคุณส่งอีเมลถึงพวกเขาเกี่ยวกับเรื่องนี้) ให้รวม "SEO" ไว้ในหัวข้อด้วย ตัวอย่างอาจเป็น:“สงสัยว่าจะปรับปรุง SEO บนบล็อกของฉันได้อย่างไร”

5. ใช้วงเล็บและทวิภาคเพื่อสร้าง “หัวข้อย่อย”

ฉันสามารถสร้างคำว่า "วิชาย่อย" ขึ้นมาได้ แต่สำหรับฉันแล้วมันสมเหตุสมผล โดยทั่วไป ฉันกำลังพูดถึงการสร้างคำอธิบายเพิ่มเติมในหัวเรื่องและใช้วงเล็บหรือเครื่องหมายทวิภาคเพื่อแยกมันออกจากหัวเรื่องหลัก ตัวอย่างเช่น หากเราจะอยู่ในตัวอย่างเดียวกัน คุณสามารถพูดว่า “คำถาม:ฉันจะทำให้อีเมลของฉันโดดเด่นขึ้นได้อย่างไร” หรือ “[คำถาม] การทำให้อีเมลโดดเด่นยิ่งขึ้น”

บทเรียนไวยากรณ์เล็กน้อย:ในความคิดของฉัน เครื่องหมายทวิภาคและวงเล็บคล้ายกัน แต่ไม่ได้มีจุดประสงค์เดียวกัน ทวิภาคเตรียมผู้อ่านหรืออธิบายเพิ่มเติมว่าพวกเขากำลังจะอ่านอะไร ในทางกลับกัน ให้ติดป้ายกำกับสิ่งที่เรากำลังอ่านอยู่ นั่นคือวิธีที่ฉันมองพวกเขาและฉันอาจไม่ถูกต้องทั้งหมด แต่ดูเหมือนจะสมเหตุสมผลสำหรับฉัน

6. ตัวพิมพ์ใหญ่ใช้ได้ แต่ใช้เท่าที่จำเป็น

บางครั้งมีความจำเป็นต้องเน้นหรือดึงความสนใจไปที่บางสิ่งบางอย่าง แต่เนื่องจากมันอยู่ในหัวเรื่อง คุณจึงมีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่จำกัด ซึ่งมักจะหมายความว่าคุณต้องหันไปใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ สิ่งนี้ดี แต่ก็อาจแย่ได้เช่นกัน เราทุกคนต่างได้รับอีเมลที่มีหัวเรื่องและข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ น่ารำคาญ ฉันต้องการจะลบมันทันที แต่โดยปกติเป็นคนสูงอายุและฉันรู้สึกแย่ แต่ถ้าคุณเป็นคนอื่น คุณจะไม่ได้รับการขอโทษ ดังนั้นอย่าแปลกใจถ้าคุณไม่ได้รับการตอบกลับในทันที อย่าว่าแต่การตอบกลับเลย ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างที่ดีและไม่ดี:

• แย่:“ฉันต้องการความช่วยเหลือทันที’
• ดี:“[ด่วน] บัญชีของฉันถูกบุกรุก – โปรดช่วยด้วย”

ความหายนะที่ใหญ่ที่สุดในการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่คือมันสามารถเจอ "สแปม" ซึ่งเป็นจุดสุดท้ายในการสร้างหัวเรื่องของคุณ

7. อย่าเป็น “สแปม”

ฉันไม่คิดว่าฉันต้องให้คำจำกัดความว่าอีเมลขยะเป็นอย่างไร เราทุกคนเข้าใจและเข้าใจ เหตุใดบางคนจึงมีนิสัยเดียวกันในการทำให้อีเมลของพวกเขาดูเป็นสแปม เป็นเรื่องที่ยากสำหรับฉัน แต่นี่เป็นบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้และไม่ควรทำเพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณดูเหมือน… สแปมอย่างไม่ฉลาด

• จำกัดการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ (กล่าวถึงแล้ว)
• ระวังคำที่มักถูกกรอง เช่น “ฟรี”
• อย่าคลุมเครือ – ให้เหตุผลในการส่งอีเมล
• ลบ “RE:” หรือ “FWD:” ออกจากหัวเรื่อง
• แทบไม่เคยใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์
• ทำทุกอย่างที่ฉันเพิ่งพูดถึง

อย่าลืมข้อความด้วยตัวมันเอง

แม้ว่าจะสามารถเปิดอีเมลได้มากมายโดยการปรับเปลี่ยนหัวเรื่อง แต่ตัวข้อความเองก็มีความสำคัญและไม่ควรมองข้าม มีหลายสิ่งที่คุณทำได้เพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณถูกเปิด อ่านผ่านๆ และเก็บไว้เพื่อดูแลในภายหลัง บางครั้งฉันทำสิ่งนี้เพียงเพราะฉันไม่มีเวลาตอบสนองต่อบางสิ่งที่ตอนแรกฉันคิดว่าเกี่ยวข้องกับฉันมากกว่าที่มันจะกลายเป็น อย่างไรก็ตาม ในบางครั้งอาจเป็นเพราะเนื้อหาอีเมลยาวเกินไป มีรูปแบบไม่ดีหรือสับสน และต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการทำความเข้าใจสิ่งที่กำลังพูด กล่าวอีกนัยหนึ่ง:

• อย่าทำให้อีเมลของคุณยาวเกินความจำเป็น
• แบ่งเป็นย่อหน้าที่เกี่ยวข้อง
• ละเอียดและตรงประเด็น
• อย่าทำให้คำนำ (หรืออีเมลใดๆ) คลุมเครือ

ตอนนี้ฉันไม่ได้บอกว่าจะไม่ส่งอีเมลยาวๆ บางครั้งคุณต้อง แต่บางครั้งคุณคิดว่าสิ่งที่คุณต้องพูดจำเป็นต้องอธิบายเป็นคำพูดมากกว่าที่จำเป็น จุดสุดท้ายคือ ตรวจทานอีเมลของคุณ . Gmail มีคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้คุณสามารถ "ยกเลิกการส่ง" อีเมลได้ภายในเวลาที่กำหนด ฉันเคยใช้คุณสมบัตินี้มาหลายครั้งแล้ว แม้กระทั่งหลังจากตรวจทานอะไรบางอย่างแล้ว ฉันจะคลิกส่ง เลื่อนดูอีเมลของฉันอีกครั้งเนื่องจากเป็น "กำลังส่ง" แล้วจับสิ่งที่ฉันต้องการแก้ไข ฉันสามารถยกเลิกกระบวนการส่งได้อย่างรวดเร็ว ทำการเปลี่ยนแปลงแล้วคลิกส่งอีกครั้ง สวยดีครับ

บทสรุป

นี่เป็นเพียงขั้นตอนเริ่มต้นของมารยาทในการส่งอีเมลที่ถูกต้อง และยังมีอะไรอีกมากมายให้เรียนรู้ Bloomberg BusinessWeek โพสต์ภาพที่ยอดเยี่ยมซึ่งระบุหัวข้อเดียวกันหลายหัวข้อซึ่งฉันได้กล่าวถึงในบทความนี้และชี้ให้เห็นตัวอย่างด้วยสายตา (ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีเสมอ)

คุณได้ค้นพบเทคนิคใด ๆ ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าใช้ได้ผลสำหรับคุณหรือไม่? หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันแบ่งปัน เรายินดีรับฟังความคิดเห็นจากคุณในความคิดเห็น!