วิธีทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นในอินบ็อกซ์ที่วุ่นวาย

เคยส่งอีเมลที่คุณรู้สึกสำคัญ แต่ถูกตอบหลายวันหลัง หรือแย่กว่าลืมไป? ยอมรับ บางครั้งมันไม่อยู่ในความควบคุมของคุณ แต่มีสิ่งที่คุณทำได้เพื่อเพิ่มโอกาสอีเมลถูกเปิด อ่าน และตอบกลับ

สิ่งดีของ "เคล็ดลับ" เหล่านี้คือ พวกมันไม่ซับซ้อนเกินไป – พวกมันคือพฤติกรรมที่แค่ทำให้สมเหตุสมผล ผมไม่สัญญาว่าจะทำงานเสมอ แต่บอกได้ว่ามันจะทำความแตกต่าง และโดยรวมคุณจะเห็นการปรับปรุงในการสื่อสารกับผู้ติดต่ออีเมลของคุณ

เน้นชื่อของคุณ

ผมจริงๆ ไม่เคยได้ยินวิธีนี้จนไม่กี่วันมานี้ และผมไม่ได้เครดิตไอเดียนี้ ผมอ่านบทความของ Josh Grillo บน Dirty Marketing Secrets ที่พูดถึงวิธีทำนี้ โดยพื้นฐานคุณคัดลอกลูกศร (หรือวัตถุที่คุณชอบ) และวางไว้ทั้งสองข้างของชื่อคุณ ตอนส่งอีเมล มันจะดูประมาณนี้:

สำหรับผม นี่ค่อนข้าง controversial และอาจเป็นกับคนอื่นๆ ด้วย ด้านหนึ่ง มันแน่นอนว่าทำงานและไม่รุกล้ำมาก ด้านอื่น หากมีคนที่คุณสื่อสารบ่อยและตอบกลับอีเมลของคุณเสมอ นี่อาจเป็นความรำคาญให้พวกเขา

ทุกอย่างอยู่ที่บรรทัดเรื่อง (Subject Line)

เมื่อถึงการได้อีเมลจากสถานะ "ยังไม่ได้อ่าน" เป็น "อ่านแล้ว" ผมน้ำหนักมากที่สุดที่บรรทัดเรื่อง มีหลายวิธีสร้างมัน และหลายอย่าง ถ้าไม่ใช่ส่วนใหญ่ คุณสามารถรวมกันได้

1. เฉพาะเจาะจงและสั้น

บรรทัดเรื่องที่คลุมเครือแย่ที่สุด วิชัยอย่าง "สวัสดีครับ" หรือแย่กว่า… "(ไม่มีเรื่อง)" – ตัวนี้ผมไม่รู้ว่าทำไมยังมีอยู่ ผมจำตอนผมเริ่มใช้อีเมล มันค่อนข้างพบได้บ่อย แต่มาเท่าที่อีเมลพัฒนา เราก็พัฒนาด้วย – ใส่เรื่องไว้ ไม่เช่นนั้นมันอาจถูกลบ (หรือถูกกรอง) ก่อนที่จะถูกเปิด

2. ใช้ประโยค

อาจไม่เป็นธรรมชาติ แต่การใส่ประโยคในบรรทัดเรื่องจริงๆ ไม่ใช่การปฏิบัติที่แย่ จิตใจของเราทำงานเป็นประโยค เราสื่อสารเป็นประโยค ทำไมไม่เริ่มอีเมลด้วยประโยค? แทนที่จะแค่บรรทัดเรื่องว่า "คำถาม" เขียน "ผมมีคำถามเร็วๆ เกี่ยวกับ [ว่าง]" มันทำให้ส่วนตัวกว่า และน่าจะทำให้อีเมลน่าเปิดมากกว่า ผมบันทึกว่าประโยคที่คุณเลือกควร สรุปว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร และชัดเจนว่าคุณไม่ต้องการประโยคคลุมเครือ ไม่เช่นนั้นมันจะประทับผลย้อนกลับ

3. ถามคำถาม

ด้านบนเราพูดถึงการใช้ประโยค – นี่คือการขยายของมัน โดยแทนที่จะพูด "ผมมีคำถามเร็วๆ เกี่ยวกับ [ว่าง]" คุณสามารถวางคำถามที่แน่นอนที่คุณสงสัยได้ ดังนั้น หากคำถามเกี่ยวกับวิธีทำให้อีเมลโดดเด่น คุณพิมพ์ "ผมทำอย่างไรให้อีเมลโดดเด่นขึ้น?"

ประโยชน์ของการถามคำถามคือ มันมีพลังและน่าสนใจกว่าประโยค แน่นอน หากอีเมลของคุณไม่เกี่ยวกับคำถาม คำถามจะไม่เหมาะสม ต้องเกี่ยวข้อง และควรเป็นคำถามหลักของอีเมล

4. ใช้คำเฉพาะของผู้รับ

หากคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับเรื่องที่น่าสนใจเฉพาะตัวผู้รับ ใส่คำนั้นในบรรทัดเรื่อง ตัวอย่าง หากคุณส่งอีเมลให้ใครเกี่ยวกับคำถาม SEO และเขาชอบหรือเก่งในพื้นที่นั้น (ซึ่งควรจะเป็นหากคุณส่งให้เขา) ใส่ "SEO" ในเรื่อง ตัวอย่างอาจเป็น: "สงสัยวิธีปรับปรุง SEO บนบล็อกของผม"

5. ใช้วงเล็บและทวิภาคสร้าง "หัวข้อย่อย"

ผมอาจเพิ่งคิดคำว่า "sub-subjects" เอง แต่ในความคิดของผม มันสมเหตุสมผล โดยพื้นฐานผมพูดถึงการสร้างคำอธิบายเพิ่มเติมในบรรทัดเรื่อง และใช้วงเล็บหรือทวิภาคแยกจากหัวข้อหลัก ตัวอย่าง หากเราอยู่กับตัวอย่างเดิม คุณอาจพูด "คำถาม: ผมทำอย่างไรให้อีเมลโดดเด่นขึ้น?" หรือ "[คำถาม] ทำให้อีเมลโดดเด่นขึ้น"

บทเรียนไวยากรณ์เล็กน้อย: ในความคิดของผม ทวิภาคและวงเล็บคล้ายกัน แต่ไม่ทำหน้าที่เหมือนกันทุกประการ ทวิภาคเตรียมผู้อ่านหรืออธิบายเพิ่มว่าพวกเขาจะอ่านอะไร วงเล็บ ในอีกมือ ติดป้ายสิ่งที่เราอ่าน นั่นคือมุมมองของผม และอาจไม่ถูกต้องสมบูรณ์ แต่มันดูสมเหตุสมผล

6. ตัวพิมพญญาได้ แต่น้อยๆ

บางครั้งมีความจำเป็นต้องเน้นหรือดึงดูดความสนใจ แต่เพราะอยู่ในบรรทัดเรื่อง คุณมีตัวเลือกจัดรูปแบบจำกัด นี้มักหมายความว่าคุณต้องใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ นี่อาจดี แต่อาจแย่ เราทุกคนเคยได้อีเมลที่เรื่องและข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด – รำคาญ ผมอยากลบทันที แต่มักเป็นคนอายุและผมรู้สึกแย่ แต่หากคุณเป็นคนอื่น คุณไม่ได้รับอัยการ อย่าประหลาดหากไม่ได้ตอบกลับทันใจ ไม่ว่าจะตอบกลับเลย ด้านล่างเป็นตัวอย่างดีและแย่:

• แย่: "ผมต้องการความช่วยเหลายทันที"
• ดี: "[URGENT] บัญชีของผมถูกแฮก – ช่วยด้วย"

ข้อเสียใหญ่ของการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่คือ มันดู "สแปม" ซึ่งเป็นจุดสุดท้ายของการสร้างบรรทัดเรื่อง

7. อย่าเป็น "สแปม"

ผมคิดว่าผมไม่ต้องให้นิยามว่าอีเมลสแปมดูอย่างไร – เราทุกคนได้และรู้จักทั้งหมด ทำไมบางคนจึงตกพฤติกรรมเดียวกันทำให้อีเมลดูสแปม? ผมไม่รู้ แต่นี่คือสิ่งที่คุณทำและไม่ทำเพื่อไม่ให้อีเมลดู... สแปมแบบไร้สติ

• จำกัดการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ (กล่าวไปแล้ว)
• ระวังคำที่ถูกกรองบ่อย เช่น "ฟรี"
• อย่าคลุมเครือ – ให้เหตุผลในการส่งอีเมล
• ลบ "RE:" หรือ "FWD:" จากบรรทัดเรื่อง
• เกือบไม่เคยใช้เครื่องหมายอ้อนเสียง
• ทำทุกอย่างที่ผมกล่าวไป

อย่าลืมเนื้อหาข้อความด้วย

แม้ทำอะไรได้เยอะเพื่อให้อีเมลถูกเปิดโดยปรับบรรทัดเรื่อง เนื้อหาข้อความเองก็สำคัญและไม่ควรเพิกเฉย มีหลายสิ่งทำได้เพื่อป้องกันอีเมลไม่ถูกเปิด อ่านละมั่ว แล้ววางไว้จัดการภายหลัง บางครั้งผมทำเพราะไม่มีเวลาตอบสิ่งที่คิดว่าสัมพันธ์มากกว่าที่จริง อีกครั้ง เพราะเนื้อหาอีเมลยาวเกินไป จัดรูปแบบแย่ หรือสับสน และต้องใช้ความพยายามมากเกินไปเข้าใจว่าพูดอะไร ดังนั้น:

• อย่าทำอีเมลยาวเกินความจำเป็น
• แบ่งเป็นย่อหน้าที่เกี่ยวข้อง
• ครบถ้วนและตรงไปตรงมา
• อย่าทำบทนำ (หรือส่วนไหนของอีเมล) ให้คลุมเครือ

ผมไม่บอกว่าอย่าส่งอีเมลยาว บางครั้งคุณต้อง แต่บางครั้งคุณคิดว่าสิ่งที่คุณพูดต้องอธิบายมากกว่าที่จำเป็น จุดสุดท้ายคือ ตรวจทานอีเมลของคุณ Gmail มีฟีเจอร์เก๋ที่ให้คุณ "ยกเลิกการส่ง" อีเมลภายในเวลาที่กำหนด ผมใช้ฟีเจอร์นี้หลายครั้งแม้หลังตรวจทาน ผมคลิกส่ง เลื่อนอ่านอีเมลอีกครั้งขณะ "กำลังส่ง" และจับข้อผิดพลาดที่อยากแก้ ผมยกเลิกการส่งเร็ว ทำการเปลี่ยนแปลง และคลิกส่งอีกครั้ง มันดีมาก

สรุป

นี่คือขั้นตอนเริ่มต้นของจริยธรรมอีเมลที่เหมาะสม และยังมีอะไรเรียนรู้มาก Bloomberg BusinessWeek โพสต์ภาพเก๋บ่งชี้หลายหัวข้อเดียวกับที่ผมครอบคลุม และชี้ตัวอย่างแบบภาพ (ซึ่งดีเสมอ)

คุณค้นพบเทคนิคไหนที่พิสูจน์แล้วว่าทำงานได้สำหรับคุณ? หรือคุณมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ผมแบ่งปัน? ไม่ว่าอย่างไร เรายินดีได้ยินจากคุณในความคิดเห็น!