ข้อได้เปรียบของชุดออฟฟิศบนเว็บ (Web-based office suite) คือ ช่วยให้แชร์เอกสารกับเพื่อน/เพื่อนร่วมงาน และร่วมทำงาน (Collaborate) บนเอกสารเดียวกันได้ ขณะที่ใช้ Microsoft Office บนคอมพิวเตอร์ช่วยให้ใช้เครื่องมือจัดรูปแบบ/แก้ไขที่ทรงพลังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ถ้าสามารถได้รับข้อดีทั้งสองอย่าง คือ แก้ไขเอกสารใน MS Office แล้วอัปโหลด/เผยแพร่/ซิงค์เวอร์ชันที่แก้ไขแล้วกลับไปยังแอปออฟฟิศออนไลน์ จะดีมาก ในบทความนี้ จะดูวิธีทำกับ 3 ชุดออฟฟิศออนไลน์ยอดนิยม — Google Docs, Zoho และ Office Live
Google Docs
ตั้งแต่ Microsoft Office 2003 เพิ่มเติม (Add-ins) เป็นวิธียอดเยี่ยมในการขยายความสามารถของ MS Office OffiSync เป็นหนึ่งใน Add-in ที่ใช้ซิงค์เอกสาร MS Office ไปยัง Google Docs
หลังดาวน์โหลดและติดตั้ง OffiSync แล้ว จะพบแถบเครื่องมือใหม่ในริบบอน (Ribbon)
คุณสมบัติรวมถึง: เปิด/บันทึกจาก/ไปยัง Google Docs นำเข้ารูปภาพและเทมเพลตจากเว็บภายใน MS Office ร่วมงานแบบเรียลไทม์ ให้ผู้ใช้เห็นการแก้ไขของกันและกันขณะทำงานกับไฟล์ Office และแชร์เอกสารสุดท้ายกับผู้อื่นภายในหรือนอกไฟร์วอลล์
OffiSync ทำงานกับ Microsoft Word, Excel และ PowerPoint รองรับ MS Office ตั้งแต่ 2003 ถึง 2010
Zoho
Zoho เป็นชุดออฟฟิศออนไลน์ยอดนิยมอีกตัวหนึ่ง ใช้สำหรับแก้ไขร่วมกันจำนวนมาก เพื่อเข้าถึง Zoho จาก MS Office สามารถใช้ Add-in ที่ Zoho พัฒนาเอง
ดาวน์โหลดและติดตั้ง Zoho MS Office Plugin
เช่นกัน หลังติดตั้ง จะพบแถบเครื่องมือที่เมนูริบบอน
เพื่อเริ่มอัปโหลดไปเซิร์ฟเวอร์ Zoho ต้องล็อกอินบัญชี Zoho ทุกครั้งที่เปิด Word/Excel
สิ่งที่รบกวนคือ เพื่อบันทึกไปเซิร์ฟเวอร์ Zoho ต้องบันทึกเอกสารเป็นสำเนาท้องถิ่น (Local copy) บนเดสก์ท็อปก่อน
นอกจากนี้ รองรับเฉพาะนามสกุล .doc และ .xls เท่านั้น หากเอกสารเป็น .docx และ .xlsx การอัปโหลด Zoho จะไม่ทำงาน
คุณสมบัติของปลั๊กอิน Zoho:
- ตัวเลือกเก็บสำเนาท้องถิ่น
- สลับระหว่างสำเนาท้องถิ่นหรือเซิร์ฟเวอร์
- แก้ไขเอกสาร/สมุดงานออฟไลน์
- อนุญาตให้ผู้ใช้อื่นแก้ไขเอกสารใน MS Office ได้
ต่างจาก OffiSync ปลั๊กอิน Zoho ทำงานกับ MS Word และ Excel เท่านั้น ไม่ทำงานกับ PowerPoint
Office Live
Office Live เป็นผลิตภัณฑ์ของ Microsoft เอง และเป็นคู่แข่งที่แข็งแกร่งของ Google Docs Office Live รวมกับ SkyDrive หมายถึง ได้พื้นที่จัดเก็บ 25GB พร้อมแอปออฟฟิศออนไลน์ที่มีประโยชน์
ใน Microsoft Office 2010 (ไม่แน่ใจเวอร์ชันก่อนหน้า) ผสานรวมกับ SkyDrive ลึก จึงสามารถเผยแพร่/ซิงค์เอกสารออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว
เพื่อบันทึกไป SkyDrive ไปที่ File → Save and Send → Save for Web → Save As
จาก SkyDrive จะดูเอกสารในเบราว์เซอร์ได้ สามารถเลือกได้ว่าต้องการแก้ไขใน Word/Excel/PowerPoint หรือในเบราว์เซอร์
คุณใช้ออฟฟิศออนไลน์ตัวไหนซิงค์เอกสาร MS Office?
