วิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Microsoft ที่ออกแบบใหม่ (และเปลี่ยนชื่อ) สิ่งที่ต้องทำ

To Do เป็นหนึ่งในเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพใหม่ล่าสุดของ Microsoft เพิ่งได้รับการรีเฟรช UI อย่างครอบคลุมหลังจากมีฟีเจอร์ใหม่ๆ มากมาย เราจึงตัดสินใจพิจารณาอีกครั้งว่าจะมีอะไรให้บริการในปี 2019

To Do เกิดจากการเข้าซื้อกิจการ Wunderlist ของ Microsoft แม้ว่า Wunderlist จะยังคงเปิดดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน แต่ทรัพยากรด้านวิศวกรรมได้ถูกโอนไปที่ To Do Microsoft ได้สร้างแอปขึ้นใหม่บนโครงสร้างพื้นฐานของ Office 365 เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการใช้งานในองค์กร สถาปัตยกรรมนี้ยังช่วยให้ To Do ซิงโครไนซ์กับอีเมลและงานใน Outlook

การออกแบบใหม่ของ To Do เมื่อต้นเดือนนี้ได้ย้ายแอปให้ใกล้เคียงกับภาษาการออกแบบของ Wunderlist มากขึ้น มีการใช้สีมากขึ้นและมีความระมัดระวังมากขึ้นในการเติมช่องว่างระหว่างองค์ประกอบต่างๆ ของอินเทอร์เฟซ รูปลักษณ์ใหม่ที่มาพร้อมกับการเปลี่ยนชื่อเล็กน้อย (จากสิ่งที่ต้องทำเป็นสิ่งที่ต้องทำ) บ่งบอกถึงความมั่นใจที่เพิ่มขึ้นของ Microsoft ในผลิตภัณฑ์

เริ่มต้นใช้งาน

To Do ของวันนี้มีให้บริการในเกือบทุกแพลตฟอร์มหลัก แอพมีให้ใน Windows 10, macOS, iOS, Android และเว็บ นอกจากนี้ To Do ยังรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ที่ได้รับการคัดสรรเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งรวมถึง Outlook, Cortana และ Microsoft Planner ดังนั้นแอปจึงสามารถเป็นศูนย์กลางสำหรับงานทั้งหมดของคุณ

สำหรับวัตถุประสงค์ของคู่มือนี้ เราจะใช้ To Do บนพีซี Windows 10 หน้าจอส่วนใหญ่มีความคล้ายคลึงกันมากในทุกแพลตฟอร์ม ดังนั้นคุณจึงไม่ควรพบปัญหาใดๆ ตามมาบนอุปกรณ์ของคุณเอง

หลังจากดาวน์โหลด To Do คุณจะต้องเข้าสู่ระบบก่อน รองรับทั้งบัญชี Microsoft ส่วนบุคคลและบัญชี Office 365 ระดับองค์กร คุณสามารถเพิ่มบัญชีเพิ่มเติมได้ในภายหลังโดยใช้หน้าจอการตั้งค่าของแอป

เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้แล้ว คุณจะไปที่หน้าจอ "วันของฉัน" ของสิ่งที่ต้องทำ การสละเวลาสักครู่เพื่อประเมินอินเทอร์เฟซ บนอุปกรณ์เดสก์ท็อป To Do จะใช้มุมมองแบบสองบานหน้าต่าง รายการงานของคุณจะแสดงทางด้านซ้าย ในขณะที่ส่วนศูนย์จะอัปเดตเพื่อแสดงเนื้อหาของรายการ เมื่อคุณเลือกงาน บานหน้าต่างเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาเพื่อแก้ไขคุณสมบัติ เลย์เอาต์มือถือคล้ายกันมาก โดยมีการนำทางซ่อนอยู่หลังเมนูแฮมเบอร์เกอร์

หากต้องการไปที่หน้าการตั้งค่าของแอป ให้คลิกรูปโปรไฟล์ของคุณที่มุมบนซ้าย เลือก "การตั้งค่า" จากเมนูแบบเลื่อนลงหรือ "จัดการบัญชี" เพื่อเพิ่มและลบบัญชี Office 365

การนำเข้างานที่มีอยู่

หน้าจอการตั้งค่าช่วยให้คุณสามารถนำเข้างานที่มีอยู่ของคุณจาก Wunderlist ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเลือกจุดที่ค้างไว้ในแอปรุ่นเก่าได้ สิ่งที่ต้องทำ จะสร้างรายการโดยอัตโนมัติเพื่อแทนที่รายการ Wunderlist ของคุณ โดยจะเติมข้อมูลเหล่านั้นด้วยงานของคุณใน Wunderlist

การตั้งค่ายังช่วยให้คุณเปลี่ยนตัวเลือกพื้นฐานบางอย่างภายในแอพได้ มีการรองรับธีมสีอ่อนหรือสีเข้มและความสามารถในการปิดใช้การยืนยันการลบและเสียงเมื่อเสร็จสิ้น

ลงไปด้านล่าง คุณจะพบชุดปุ่มสลับสำหรับ "สมาร์ทลิสต์" เราจะกลับมาเยี่ยมชม Smart Lists อีกครั้งในภายหลัง แต่สำหรับตอนนี้ แค่รู้ว่าสามารถป้องกันไม่ให้ Smart List ที่ไม่ได้ใช้แสดงขึ้นในแอปได้ ปุ่มสลับสุดท้ายช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าควรให้อีเมล Outlook ที่ถูกตั้งค่าสถานะปรากฏใน To Do หรือไม่ การปิดใช้งานจะเป็นการลบส่วน "อีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะ" ออกจากแถบนำทาง

กำลังสร้างรายการ

หากต้องการสร้างรายการ ให้คลิกปุ่ม "รายการใหม่" ที่ด้านล่างของเมนูการนำทาง พิมพ์ชื่อสำหรับรายการของคุณแล้วกด Enter คุณสามารถเลือกเพิ่มอีโมจิที่กำหนดเองเพื่อใช้เป็นไอคอนการนำทางของรายการได้ คลิกชื่อรายการในช่องตรงกลาง แล้วคลิกปุ่มหน้ายิ้มเพื่อเลือกอีโมจิ

มีรายการที่เกี่ยวข้องหลายรายการหรือไม่ ลองสร้างกลุ่ม คลิกปุ่มทางด้านขวาของปุ่ม "รายการใหม่" เพื่อสร้างและตั้งชื่อกลุ่มของคุณ จากนั้นคุณสามารถลากรายการแต่ละรายการลงในกลุ่ม ทำให้พวกเขาเป็นกลุ่มย่อยได้ วิธีนี้จะช่วยจัดระเบียบเมนูการนำทางได้โดยการซ่อนรายการที่ใช้ไม่บ่อย

รายการตัวเลือก

คุณสามารถเข้าถึงเมนูตัวเลือกของรายการได้โดยคลิกที่ไอคอนสามจุดที่มุมขวาบนของแอป คุณสามารถปรับธีมของแอปแต่ละรายการได้ เปลี่ยนลำดับการจัดเรียงงาน หรือเปลี่ยนชื่อรายการ

เมนูนี้ยังช่วยให้คุณสามารถแสดง (หรือซ่อน) งานที่เสร็จสมบูรณ์ภายในรายการของคุณได้ สุดท้าย มีรายการเมนูสำหรับปักหมุดทางลัดไปยังเมนูเริ่มหรือลบรายการ การดำเนินการนี้จะลบงานทั้งหมดในรายการ รวมถึงรายการด้วย

รายการการแบ่งปัน

คุณสามารถแบ่งปันรายการกับผู้ใช้รายอื่นเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน เริ่มต้นด้วยการคลิกไอคอนบุคคลถัดจากปุ่มตัวเลือกรายการ

คลิก "สร้างลิงก์คำเชิญ" เพื่อรับลิงก์ที่แชร์ได้ ให้ลิงก์กับผู้ที่ต้องการเข้าถึงรายการ พวกเขาจะสามารถดู เพิ่ม และแก้ไขงานภายในรายการได้ หากต้องการจัดการตัวเลือกการแชร์ในอนาคต ให้คลิกปุ่มแชร์อีกครั้ง คุณจะเห็นผู้ทำงานร่วมกันเพิ่มในรายการและตัวเลือกในการเพิกถอนการเข้าถึงที่ใช้ร่วมกัน

การทำงานกับงาน

งานเป็นวัตถุที่สำคัญที่สุดในสิ่งที่ต้องทำ การสร้างงานทำได้ง่าย:เลือกรายการแล้วคลิก "เพิ่มงาน" ที่ด้านล่างของหน้าจอ พิมพ์ชื่องานแล้วกด Enter

ในรูปแบบพื้นฐานที่สุด นั่นคือทั้งหมดที่มี คุณสามารถเพิ่มงานต่อไปได้โดยพิมพ์คำอธิบายและกด Enter แม้ว่างานจะมีตัวเลือกอื่น ๆ อีกมากมาย ดังนั้นลองคลิกเพื่อเรียกแผงรายละเอียดขึ้นมา

ที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าการเตือน วันที่ครบกำหนด และกำหนดการการเกิดซ้ำสำหรับงานได้ มีช่องข้อความสำหรับบันทึกเพิ่มเติม (สะดวกสำหรับที่อยู่เว็บไซต์) และตัวเลือกไฟล์เพื่อเพิ่มไฟล์แนบ

ที่ด้านบนของบานหน้าต่าง ลิงก์ "เพิ่มขั้นตอน" ให้คุณสร้างชุดงานย่อย สิ่งนี้มีประโยชน์ในการสร้างรายการตรวจสอบอย่างง่ายภายในกระบวนการที่ใหญ่ขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจเพิ่ม "พรม" "พื้น" และ "พื้นผิว" ในงาน "ทำความสะอาดบ้าน"

สุดท้าย ไอคอนรูปดาวขนาดเล็กช่วยให้คุณทำเครื่องหมายงานว่าสำคัญได้ ซึ่งจะส่งผลให้ปรากฏในรายการ "สำคัญ" ที่ปรากฏในเมนูการนำทางของสิ่งที่ต้องทำ ในทำนองเดียวกัน "เพิ่มในวันของฉัน" จะแสดงงานในรายการ "วันของฉัน" – เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในส่วนถัดไป...

การใช้สมาร์ทลิสต์

สมาร์ทลิสต์เป็นวิธีการอธิบายรายการสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งจะรวบรวมงานจากรายการอื่นๆ โดยอัตโนมัติ คุณไม่สามารถสร้างสมาร์ทลิสต์ได้ แต่คุณสามารถเลือกได้ว่าจะแสดงรายการใดตามที่เราเห็นในหน้าการตั้งค่า

เราได้ดูสมาร์ทลิสต์สองรายการแล้ว:สำคัญและวันของฉัน วันของฉันรับประกันคำอธิบายเพิ่มเติม เนื่องจากเป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้ To Do แตกต่างจากคู่แข่ง

แทนที่จะอาศัยวันที่ครบกำหนดทั้งหมด To Do ช่วยให้คุณสามารถเลือกงานที่จะทำงานในแต่ละวันได้ แนวคิดก็คือ คุณจะตรวจทานงานที่ค้างอยู่ของคุณในตอนเช้า เพิ่มงานสองสามงานใน "วันของฉัน" แล้วจึงทำงานจากรายการนั้น วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องเสียสมาธิกับงานที่ไม่สามารถดำเนินการได้ในรายการของคุณ

To Do ฉลาดพอที่จะแนะนำงานที่จะเพิ่มใน My Day คุณอาจเห็นคำแนะนำปรากฏขึ้นเมื่อไปที่ My Day ในตอนเช้า โดยปกติ To Do จะแนะนำงานที่มีวันที่ครบกำหนดปิด นอกจากนี้ยังรวมงานใดๆ ที่คุณเพิ่มไปยัง My Day เมื่อวานแต่ยังทำไม่เสร็จ ซึ่งจะช่วยให้คุณกลับไปยังที่ที่คุณอยู่ได้อย่างรวดเร็วในขณะที่จัดการภาระงานในแต่ละวัน

ขณะนี้มีสมาร์ทลิสต์อื่นๆ อีกสามรายการในสิ่งที่ต้องทำ ได้แก่ อีเมลที่วางแผนไว้ อีเมลที่ตั้งค่าสถานะ และมอบหมายให้ฉัน การวางแผนแสดงทุกงานที่มีวันครบกำหนด อีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะจะแสดงอีเมลใดๆ ที่คุณได้ตั้งค่าสถานะเพื่อดำเนินการโดยใช้ Outlook อีเมลแต่ละฉบับจะถูกแปลงเป็นงานที่ต้องทำตามปกติ

มอบหมายให้ฉัน ซึ่งเฉพาะสำหรับบัญชี Office 365 มีงาน Microsoft Planner ที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้เครื่องมือวางแผนทีมได้ในขณะที่ยังคงรักษารายการงานส่วนตัวของคุณ ไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันเมื่อใช้ทั้ง Outlook และ Planner เคียงข้างกัน

Microsoft To Do

นี่คือจุดสิ้นสุดของทัวร์ To Do ฉบับย่อของเรา อย่างที่คุณคาดหวังไว้ To Do ได้พัฒนาเป็นโซลูชันการจัดการงานที่ครอบคลุมมากขึ้นเรื่อยๆ มีคุณสมบัติครบถ้วนและสามารถผสานรวมกับระบบนิเวศของ Microsoft ได้มาก

เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด คุณจะต้องใช้คุณลักษณะต่างๆ เช่น สมาร์ทลิสต์ สัมผัสเหล่านี้ที่ยกระดับ To Do เหนือฝูงชน อย่างไรก็ตาม แอปนี้ก็มีประโยชน์พอๆ กันในฐานะแอปงานง่ายๆ สำหรับการใช้งานส่วนตัว การเพิ่มรายการใหม่ใช้เวลาไม่กี่วินาที

การเพิ่มผลิตภาพที่ใหญ่ที่สุดของ To Do อาจมาเมื่อรวมกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Microsoft Microsoft กำลังใช้แอพเพื่อรวมบริการที่แตกต่างกัน To Do กำลังกลายเป็นศูนย์กลางการทำงานที่รวบรวมข้อมูลจาก Outlook, Cortana และ Planner ความสามารถในการใช้แอปในทุกแพลตฟอร์มช่วยให้คุณเข้าถึงงานทั้งหมดได้ทุกที่ทุกเวลา

ด้วยการสนับสนุนการทำงานร่วมกัน ตัวเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับงานแต่ละอย่าง และฟังก์ชันการวางแผนรายวัน To Do ได้เติบโตขึ้นเป็นแพลตฟอร์มการจัดการงานที่มีความรอบรู้ สามารถทำได้ในขณะที่ยังเหลือความเรียบง่ายในการเริ่มต้น ดังนั้นไม่ว่าความต้องการของคุณคืออะไร To Do ก็สามารถตอบสนองได้