มีแนวโน้มว่าคุณจะใช้เวลาในการประชุมใน Microsoft Teams มากขึ้นกว่าเดิม อย่างไรก็ตาม ยิ่งคุณใช้เวลาใน Teams มากเท่าไร การพยายามใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดที่มีให้สำหรับคุณก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น คุณจึงได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่น ต่อไปนี้คือคุณลักษณะบางประการและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการในการใช้ประโยชน์ เพื่อให้คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญในการประชุมใน Microsoft Teams
แบบฝึกหัดที่ 1:เบลอพื้นหลังหรือใช้ภาพพื้นหลัง
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดข้อแรกในรายการของเราคือแนวทางที่ชัดเจนและเป็นที่นิยมมากที่สุดในสถานการณ์ปัจจุบัน นั่นคือการใช้ความสามารถในการเบลอพื้นหลังของคุณใน Teams หรือใช้ภาพพื้นหลัง
ด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดนี้ คุณสามารถจัดการประชุมได้เกือบทุกที่ และปิดบังสิ่งที่เกิดขึ้นในเบื้องหลังรอบตัวคุณ ด้วยคุณสมบัตินี้ Teams จะเน้นที่ใบหน้าของคุณและซ่อนทุกอย่าง โปรดทราบว่ามันใช้ปัญญาประดิษฐ์และใช้ได้กับมนุษย์เท่านั้น ดังนั้น คุณอาจต้องระมัดระวังเล็กน้อยหากเพื่อนขนฟูของคุณอยู่เบื้องหลัง
มีสองสามวิธีในการเบลอพื้นหลังของคุณหรือใช้รูปภาพพื้นหลังใน Teams คุณสามารถทำสิ่งนี้ก่อนการประชุมหรือระหว่างการประชุม
ก่อนการประชุม ในหน้าจอเข้าร่วม คุณจะต้องคลิกช่องสี่เหลี่ยมทางด้านซ้ายของ PC Mic and Speakers ใต้ฟีดวิดีโอของคุณ จากที่นั่น คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับ การตั้งค่าพื้นหลัง . คุณสามารถเลือกอันแรกซึ่งระบุว่า เบลอ . หรือหากต้องการพื้นหลังอื่น คุณสามารถเลือกหนึ่งพื้นหลังจากรายการ ฟีดของคุณจะเปลี่ยนเป็นพื้นหลังที่ต้องการ และเมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถปิด การตั้งค่าพื้นหลัง หน้าต่างที่มีเครื่องหมาย X
หากต้องการเบลอพื้นหลังระหว่างการประชุม ให้คลิกสามช่วงเวลา ( . . . ) ที่ด้านบนของหน้าต่างการประชุม จากนั้นคลิก ใช้เอฟเฟ็กต์พื้นหลัง จากนั้นคุณสามารถเลือกจากรายการ และคลิก Apply
แบบฝึกหัดที่ 2:ใช้ชุดหูฟังเพื่อประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น
ขั้นต่อไป คือการฝึกฝนที่เพื่อนร่วมงานของคุณอาจรู้สึกซาบซึ้ง:การใช้ชุดหูฟัง ด้วยแนวทางปฏิบัตินี้ คุณจะได้รับการโทรคุณภาพสูงขึ้นใน Teams คุณจะไม่ต้องกังวลว่าเพื่อนร่วมงานจะไม่ได้ยินคุณหรือไม่ได้ยินพวกเขา นี่คือวิธีที่คุณสามารถตั้งค่าใน Teams
หากต้องการใช้ชุดหูฟังกับ Teams เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เสียบชุดหูฟังหรือเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ของคุณแล้ว ไม่ว่าจะผ่านทางบลูทูธหรือแจ็คหูฟัง เมื่อเชื่อมต่อแล้ว คุณจะต้องแน่ใจว่า Teams ได้รับการกำหนดค่าอย่างเหมาะสมสำหรับชุดหูฟัง อีกครั้ง มีสองวิธีที่คุณสามารถทำได้ ทั้งก่อนการประชุมบนหน้าจอเข้าร่วมหรือระหว่างการประชุมจากเมนู
ก่อนการประชุม คุณจะกำหนดการตั้งค่าได้โดยคลิก PC Mic and Speakers ปุ่มใต้ฟีดวิดีโอของคุณ เมื่อทำเช่นนั้น คุณจะเห็น การตั้งค่าอุปกรณ์ ป๊อปอัพ. อย่าลืมดูส่วนต่างๆ ของ ลำโพง และ ไมโครโฟน . คลิกลูกศรลง และเลือกหูฟังของคุณจากรายการสำหรับทั้งลำโพงและไมโครโฟน จากนั้นปิดหน้าต่างด้วยเครื่องหมาย X
ในระหว่างการประชุม คุณสามารถเปลี่ยนชุดหูฟังได้โดยคลิกที่จุดสามจุด ( . . . ) ที่ด้านบนของหน้าจอและเลือก การตั้งค่าอุปกรณ์ . จากที่นั่น คุณจะสามารถเลือกการตั้งค่าเดียวกับที่เราอธิบายข้างต้น เมื่อเสร็จแล้ว ให้ปิดหน้าต่างด้วยเครื่องหมาย X
เป็นที่น่าสังเกตว่าคุณสามารถใช้ โทรทดสอบ . ได้ ไว้ที่นี่ด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้ดีก่อนที่คุณจะเข้าร่วมการประชุม
แบบฝึกหัดที่ 3:จัดกำหนดการประชุมของคุณ
สิ่งหนึ่งที่แย่ที่สุดเกี่ยวกับการประชุมคือการถูกดึงเข้าที่ในนาทีสุดท้ายหรือวินาทีสุดท้าย ด้วยเหตุนี้ ตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เราจึงแนะนำให้จัดกำหนดการและปรับแต่งการประชุมของคุณ คุณทำได้โดยใช้ ผู้ช่วยจัดกำหนดการ ใน Microsoft Teams วิธีใช้งานมีดังนี้
ขั้นแรก ให้คลิก ปฏิทิน ไอคอนในแถบด้านข้างของทีม จากนั้นคลิก ตัวช่วยจัดกำหนดการ แท็บด้านบน จากแท็บนั้น คุณจะสามารถกำหนดเวลาการประชุมตามความพร้อมของเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณสามารถเพิ่มสถานที่ ผู้เข้าร่วมประชุม และอื่นๆ อีกมากมาย เมื่อเพิ่มผู้เข้าร่วม เพื่อนร่วมงานของคุณจะแสดงเป็นว่างหรือไม่รู้จัก ผู้ช่วยจะดึงข้อมูลจากปฏิทิน Outlook ของเพื่อนร่วมงานเพื่อกรอกข้อมูลนี้ คุณจะเห็นมุมมองกำหนดการ โดยแสดงการประชุมที่กำหนดไว้แล้วเป็นสีม่วง คุณยังเลื่อนดูวันและชั่วโมงเพื่อค้นหาเวลาที่เหมาะกับทุกคนได้อีกด้วย
ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้คือความสามารถในการแบ่งปันวาระการประชุม คุณสามารถทำเช่นนี้เพื่อให้เพื่อนร่วมงานและทุกคนในการประชุมมีความเข้าใจตรงกัน เมื่อสร้างการประชุมสุทธิ คุณจะเห็นสิ่งนี้ในกล่องเขียน คุณสามารถใส่กำหนดการของคุณที่นี่ และวาระนั้นจะปรากฏในอีเมลเชิญ
แบบฝึกหัดที่ 4:จดบันทึกการประชุม
What happens if you're in the middle of an important meeting, but need a way to take some notes? You think you'd have to use Microsoft Word or another program, but did you know that Teams has its own meeting notes feature, too?
This is one of our other best practices for meetings in Teams. The reason why? Notes get saved as part of the meeting itself, and can go anywhere with you, and will be saved for later or for sharing with your coworkers.
To use the feature, join the meeting as you normally would, and then click the (. . . ) more actions button, followed by Meeting Notes. You should then see a Meeting Notes window pop up. From there, you'll want to click Take notes . This will then give you full access to a formatting toolbar, with bold, italic, highlighting, and some of other things you are used to in Microsoft Word. You also can create a new section with the (+) button, too.
When the meeting is finished, you can access your notes from the chat. There should be an option that says Show notes in full screen . Click it to view the notes.
Practice 5:Record your meetings (with permission of course!)
Final on our list of best practices is recording a meeting in Teams. One of the worst things in meetings is when you have to constantly ask your coworkers to repeat things over and over because you weren't able to get it down or take some notes. Well, if you have the consent of all parties in the meetings, you can actually record a meeting live, as it happens, to ensure that you can have a copy of the meeting for reference later.
To record a meeting, you can click the three dots ( . . . ) at the top of the screen, followed by the Start Recording ปุ่ม. From there, you'll see a disclaimer that the meeting is being recorded. You can ignore it, this is just for your coworker's security. When the meeting is over, and you're ready to stop, you can then click the same menu and choose Stop Recording .
When the recording is finished, you'll get an email letting you know that it is available in Microsoft Stream. You can click that link in the email to access it, and even download a file, so you can view it offline.
Check out our other tips
While the focus of this article has been some of the best practices for Teams meetings, there's a lot more to know about Microsoft Teams. Over the past few months, we've been diving deeper into Teams. Topics include how to run multiple instances of Teams, how to use Bots, manage notifications, and a lot more. Check out our news hub here for more, and let us know if you have any Teams tricks and tips of your own by dropping us a comment below.
