PDF เป็นเอกสารที่แก้ไขได้ยาก ใช้สำหรับหลายวัตถุประสงค์ การแปลงจาก PDF เป็น Excel เป็นเรื่องปกติ แม้จะมี Tools, Software และ Converters ออนไลน์ฟรีมากมาย แต่บทความนี้จะไม่พูดถึงสิ่งเหล่านั้น เราจะสาธิตวิธีแปลง PDF เป็น Excel โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติม
สมมติว่าผู้ขายส่งส่งรายการสินค้าพร้อม ราคาต่อหน่วย ในไฟล์ PDF เราจึงต้องการแปลงเนื้อหาเป็นไฟล์ Excel เพื่อใช้งานสะดวกขึ้น
ดาวน์โหลดไฟล์ Excel สำหรับฝึกฝน
ฝึกการแปลงจาก Excel เป็น PDF หรือในทางกลับกัน โดยใช้ไฟล์ Workbook ด้านล่าง
3 วิธีง่ายๆ แปลง PDF เป็น Excel โดยไม่ใช้ซอฟต์แวร์
Portable Document Format คือ PDF ไฟล์ PDF นิยมใช้สำหรับผลิตภัณฑ์ที่เน้นรูปแบบหรือราคา ผู้ผลิต/บริษัทมักใช้ PDF ที่แก้ไขยาก เพื่ออธิบาย Layouts, คู่มือสินค้า หรือเอกสาร ราคาที่ละเอียดอ่อน ข้อดีของ PDF ได้แก่:
- 🔄 แลกเปลี่ยน แชร์ และเปิดดูง่าย
- 🔄 เนื้อหาไม่เปลี่ยนแปลง น่าเชื่อถือ
- 🔄 แปลงจากประเภทเอกสารอื่นเป็น PDF ได้
- 🔄 รูปแบบข้อมูลคงที่ผ่านซอฟต์แวร์ผู้ชมหลายตัว
แต่เมื่อต้องป้อนข้อมูลจาก PDF ลง Excel การแปลง PDF เป็น Excel จะช่วยให้สะดวกมาก ติดตามวิธีการด้านล่าง
วิธีที่ 1: ใช้ Copy-Paste แบบแมนวอล
ขั้นตอน 1: เปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการแปลง ใช้ CTRL+A หรือ เมาส์ เลือกเนื้อหาทั้งหมด
ขั้นตอน 2: เปิด Excel Worksheet ว่าง
- ➧ คลิกขวา ที่เซลล์ใดๆ → เมนูบริบทปรากฏ
- ➧ เลือก Paste Special
ขั้นตอน 3: หน้าต่าง Paste Special เปิดขึ้น → เลือก Paste เป็น Text → กด OK
🔼 Excel จะวางเนื้อหาที่คัดลอกมาในคอลัมน์เดียว ไม่รักษารูปแบบเดิม
ทางเลือก: ใช้ CTRL+V แทนขั้นตอน 2-3 แต่ต้องจัดรูปแบบข้อมูลเอง วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลน้อย ไม่ควรใช้กับ PDF ขนาดใหญ่หรือซับซ้อน
อ่านเพิ่ม: วิธีดึงข้อมูลจากหลายไฟล์ PDF ไป Excel (3 วิธี)
วิธีที่ 2: ใช้ Microsoft Word เป็นตัวกลาง
ส่วนยากของ PDF คือการแก้ไข/จัดรูปแบบ ให้ผลลัพธ์ดีขึ้น ควรทำให้ PDF แก้ไขได้ก่อน แล้วค่อย Copy-Paste ลง Excel Microsoft Word ทำหน้าที่เป็นตัวกลางได้ดี
ขั้นตอน 1: เปิด Microsoft Word → File > Open หรือ คลิกขวา PDF > Open With > Microsoft Word
ขั้นตอน 2: เลือกไฟล์ PDF จากอุปกรณ์ → กด Open
ขั้นตอน 3: Word แจ้งเตือนว่าจะแปลง PDF เป็นเอกสาร Word ที่แก้ไขได้ ผลลัพธ์อาจไม่เหมือนเดิม → กด OK
🔼 Word ใช้เวลาสักครู่ แล้วเปิดเนื้อหาในเอกสาร Word ที่แก้ไขได้
ขั้นตอน 4: ใช้ CTRL+A หรือเมาส์เลือกทั้งหมด → CTRL+C หรือ Copy จากเมนู
ขั้นตอน 5: เปิด Excel ว่าง → CTRL+V หรือ Paste
เปรียบเทียบวิธี 1 และ 2: วิธี 2 ให้รูปแบบข้อมูลใกล้เคียงต้นทางมากกว่า จึงมีประสิทธิภาพสูงกว่า สำหรับการแปลง PDF เป็น Worksheet Excel
อ่านเพิ่ม: วิธีส่งออกข้อมูลจาก Fillable PDF ไป Excel (ขั้นตอนเร็ว)
วิธีที่ 3: ใช้ฟีเจอร์ Get Data ของ Excel
Excel มีฟีเจอร์ Get Data สำหรับ ดึงข้อมูลจากแหล่งภายนอก อยู่ที่แท็บ Data
ขั้นตอน 1: ไป Data > คลิก Get Data (ในส่วน Get & Transform Data) > เลือก From File > From PDF
ขั้นตอน 2: เลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการ → กด Import
ขั้นตอน 3: หน้าต่าง Navigator เปิด → เลือก Page ใดก็ได้ภายใต้ Display Options (เลือกหลายรายการได้ด้วย Select multiple items) → ดูตัวอย่าง → กด Transform Data
PDF ตัวอย่างมี 1 หน้า Navigator จึงแสดงหน้าเดียว ใช้ Select multiple items สำหรับหลายหน้า
ขั้นตอน 4: กด Transform Data → เปิด Power Query Editor → Home > Close & Load > Close & Load
ขั้นตอน 5: Excel โหลดข้อมูลในรูปแบบ Table เหมือน PDF ต้นทางทุกประการ
ข้อมูลที่โหลดมาเหมือน PDF ทุกประการ สามารถปรับแต่งต่อได้ตามต้องการ
อ่านเพิ่ม: วิธีแปลง PDF เป็นตารางใน Excel (3 วิธี)
สรุป
การจัดการ PDF เพื่อดึงข้อมูลเป็นเรื่องปกติ บทความนี้อธิบาย 3 วิธีง่ายๆ แปลง PDF เป็น Excel โดยไม่ใช้ซอฟต์แวร์: Copy-Paste, Microsoft Word เป็นตัวกลาง, และฟีเจอร์ Get Data ของ Excel แต่ Get Data และ Word เป็นตัวกลาง ให้ผลลัพธ์ดีกว่า หวังว่าวิธีเหล่านี้จะช่วยได้ ความคิดเห็นหรือคำถาม歡迎留言
อ่านเพิ่มเติม
- วิธีดึงข้อมูลเฉพาะจาก PDF ไป Excel ด้วย VBA
- วิธีส่งออกความคิดเห็น PDF ไป Spreadsheet Excel (3 เทคนิค)
- วิธีดึงข้อมูลจากหลายไฟล์ PDF ไป Excel (3 วิธี)
