คุณควรสำรองข้อมูลบนคอมพิวเตอร์เสมอ หากคุณใช้ Outlook จัดการอีเมล คุณต้องสำรองข้อมูลนั้นด้วย มิฉะนั้น คุณเสี่ยงต่อการสูญเสียอีเมล ติดต่อ งาน และอื่นๆ
Windows 10 มาพร้อมยูทิลิตี้สำรองข้อมูลชื่อ File History เราจะแสดงวิธีใช้สำหรับคัดลอกไฟล์ Outlook พร้อมระบุหลุมดินที่ต้องหลีกเลี่ยง
วิธีใช้ File History
แม้จะมีโปรแกรม協力廠商ที่มีฟีเจอร์มากกว่า File History มากับ Windows 10 และจะให้คุณสำรองไฟล์ไปยังไดรฟ์อื่น คุณสามารถกู้คืนได้หากไฟล์ต้นฉบับหายไป
เริ่มต้น กด Windows key + I เปิด Settings ไปที่ Update & Security > Backup
เลือกไดรฟ์สำรองข้อมูล
คุณควรเห็นตัวเลือก Add a drive คลิกเพื่อเลือกไดรฟ์ที่ต้องการสำรองไฟล์
หากเกี่ยวข้อง คุณจะเห็นว่าสามารถเลือกไดรฟ์อื่นในระบบได้ อย่างไรก็ตาม การใช้ External Drive แนะนำกว่า เพราะหากเกิดอะไรกับคอมพิวเตอร์ เช่น ล้มเหลวทางตรรกะ External Drive มีโอกาสรอดชีวิตมากกว่า ยังทำให้โอนข้อมูลระหว่างระบบง่ายขึ้น
หากไม่เห็นตัวเลือกเพิ่มไดรฟ์ แสดงว่าเลือกไว้แล้ว คลิก More options เพื่อดูว่าเป็นไดรฟ์ไหน บรรทัดเริ่มด้วย Total space on หากไม่ใช่ไดรฟ์ที่ต้องการ เลื่อนลงคลิก Stop using drive กลับหน้าก่อนหน้า ทำตามข้างต้น
เลือกไดรฟ์เสร็จ File History จะเปิดใช้งานอัตโนมัติ หากไม่ ให้สไลด์ Automatically back up my files เป็น On
ตั้งความถี่การสำรองข้อมูล
ไดรฟ์เลือกแล้ว ต้องตัดสินใจความถี่ของ File History
ดรอปดาวน์ Back up my files ตั้งค่าเริ่มต้นเป็น Every hour แต่เปลี่ยนเป็นช่วงนาที ชั่วโมง หรือรายวันก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าต้องการอัปเดตล่าสุดแค่ไหน รายวันก็พอ
ดรอปดาวน์ Keep my backups กำหนดว่ากี่เวลาจะลบสำรองออกจากไดรฟ์ เริ่มต้น Forever แต่เปลี่ยนเป็นช่วงเดือน ปี หรือ Until space is needed จะลบเฉพาะเมื่อไดรฟ์เต็ม
เลือกโฟลเดอร์ที่จะสำรอง
ต่อไป เลือกสิ่งที่จะสำรอง หากอยู่หน้า Backup หลัก คลิก More options
มีส่วน Back up these folders เริ่มต้นรวมโฟลเดอร์จากบัญชีผู้ใช้หลายโฟลเดอร์ เช่น Downloads, Documents, Pictures และ Roaming folders ต่างๆ
ไฟล์ Outlook อยู่ที่ C:\Users\NAME\Documents\Outlook Files จึงจะรวมอัตโนมัติ
เพื่อรวมโฟลเดอร์อื่น คลิก Add a folder บราวซ์ไปโฟลเดอร์นั้น คลิก Choose this folder ควรทำอย่างนี้เฉพาะโฟลเดอร์ Outlook หากไม่ได้สำรอง Documents folder
ลบโฟลเดอร์จากรายการ เลือกมัน คลิก Remove
ยังสามารถ Exclude โฟลเดอร์จากการสำรอง ได้ ใช้เมื่อต้องการสำรองโฟลเดอร์ที่มี Sub-folder เยอะ บางตัวต้องการ Exclude
เลื่อนไปส่วน Exclude these folders คลิก Add a folder บราวซ์ไปโฟลเดอร์ที่ต้องการ Exclude คลิก Choose this folder
File History และ Outlook
ก่อนใช้ File History สำรองไฟล์ Outlook มีข้อสังเกต:
File History จะสำรองเฉพาะไฟล์ที่ไม่ได้ใช้งานขณะรัน หากคุณเปิด Outlook อยู่ ไฟล์จะไม่ถูกสำรอง
วิธีดีที่สุดให้แน่ใจว่าไฟล์ Outlook ถูกสำรอง คือ ปิดโปรแกรมขณะ File History รัน หรือตั้งความถี่บ่อยพอที่จะจับได้ (ดู Set Your Back Up Frequency ข้างต้น)
ไฟล์ Outlook มักใหญ่หลาย GB ไม่แปลก
File History จัดการสำรองไม่ได้ฉลาดเท่าไหร่ บางยูทิลิตี้สำรองแบบ Incremental เฉพาะไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงและลบไฟล์เก่า File History ไม่ทำแบบนั้น
แทนที่จะเป็น File History จะเห็นว่าข้อมูลเปลี่ยน และสำรองไฟล์ทั้งหมดใหม่ หากไฟล์ Outlook ใหญ่ จะเต็มไดรฟ์เร็ว วิธีแก้ ตั้ง File History เก็บสำรองจนกว่าไดรฟ์จะเต็ม
หรือเป็นระยะ ไปที่ Settings > Update & Security > Backup > More options > See advanced settings > Advanced settings > Clean up versions
ที่นี่ล้างสำรองตามอายุ ใช้ดรอปดาวน์ Delete files ตั้งเป็น All but the lasted one คลิก Clean up
ตัวเลือกแทน File History
หาก File History ไม่ตอบโจทย์ และแค่ต้องการอัตโนมัติสำรอง Outlook ดูบทความสำรองอีเมล Outlook ให้ง่ายขึ้น
บทความแสดงวิธีใช้ Outlook สร้าง Archive อัตโนมัติ ตั้งให้เก็บบน External Drive
Archive ที่อัปเดตตลอดนี้รันได้แม้ Outlook เปิดอยู่ เป็นตัวเลือกดีหากข้อพิจารณาข้างต้นเป็นปัญหา
Outlook ปลอดภัยสมบูรณ์
ปฏิบัติตามคำแนะนำข้างต้น ไฟล์ Outlook จะปลอดภัย จำไว้ การสำรองไม่ดูสำคัญจนกว่าจะสูญเสียข้อมูล ณ จุดนั้นจะอยากสำรองเสมอ ขจัดปวดหัว ตั้งแต่ตอนนี้
หาคำแนะนำสำรองข้อมูล Windows 10 เพิ่ม? ดูคู่มือสำรองข้อมูล Windows 10 ฉบับสมบูรณ์ หรือต้องการคำแนะนำ Outlook เพิ่ม อ่าน Best practices เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
คุณใช้ File History สำรองไฟล์ Outlook ไหม? ถ้าไม่ วิธีที่คุณชอบคืออะไร?
