คุณควรสำรองข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ของคุณเสมอ หากคุณใช้ Outlook เพื่อจัดการอีเมล คุณจะต้องสำรองข้อมูลนั้นไว้ด้วย ไม่เช่นนั้น คุณอาจเสี่ยงที่จะสูญเสียอีเมล รายชื่อติดต่อ งาน และอื่นๆ
Windows 10 มาพร้อมกับยูทิลิตี้สำรองข้อมูลที่เรียกว่า File History เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีใช้สิ่งนี้เพื่อสร้างสำเนาไฟล์ Outlook ของคุณ พร้อมเน้นย้ำถึงข้อผิดพลาดบางอย่างที่คุณต้องหลีกเลี่ยง
วิธีใช้ประวัติไฟล์
แม้ว่าจะมีโปรแกรมของบริษัทอื่นที่มีคุณลักษณะหลากหลายมากกว่า แต่ประวัติไฟล์จะมาพร้อมกับ Windows 10 และจะช่วยให้คุณสำรองไฟล์ของคุณไปยังไดรฟ์อื่นได้ จากนั้นคุณสามารถกู้คืนได้หากไฟล์ต้นฉบับถูกลบออก
ในการเริ่มต้น ให้กด แป้น Windows + I เพื่อเปิดการตั้งค่า ไปที่ อัปเดตและความปลอดภัย> สำรองข้อมูล .
เลือกไดรฟ์สำรอง
คุณควรเห็นตัวเลือกให้เพิ่มไดรฟ์ . คลิกที่นี่เพื่อเลือกไดรฟ์ที่คุณต้องการสำรองไฟล์ของคุณ
หากทำได้ คุณจะเห็นว่าคุณสามารถเลือกไดรฟ์อื่นภายในระบบได้ อย่างไรก็ตาม ควรใช้ไดรฟ์ภายนอก เนื่องจากหากมีบางอย่างเกิดขึ้นกับคอมพิวเตอร์ของคุณ เช่น ความล้มเหลวทางตรรกะ มีโอกาสที่ไดรฟ์ภายนอกจะรอดมากขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้การถ่ายโอนระหว่างระบบง่ายขึ้นด้วย
หากคุณไม่เห็นตัวเลือกในการเพิ่มไดรฟ์ แสดงว่าไดรฟ์นั้นถูกเลือกไว้แล้ว คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม เพื่อค้นหาว่าอันไหน ในบรรทัดเริ่มต้น พื้นที่ทั้งหมดบน . หากไม่ใช่ไดรฟ์ที่คุณต้องการ ให้เลื่อนลงแล้วคลิกหยุดใช้ไดรฟ์ . กลับไปที่หน้าก่อนหน้าและทำตามคำแนะนำด้านบน
เมื่อคุณเลือกไดรฟ์แล้ว ประวัติไฟล์จะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ หากไม่เป็นเช่นนั้น เพียงเลื่อนสำรองไฟล์ของฉันโดยอัตโนมัติ เพื่อ เปิด .
ตั้งค่าความถี่ในการสำรองข้อมูลของคุณ
เมื่อเลือกไดรฟ์แล้ว คุณจะต้องตัดสินใจเกี่ยวกับความถี่ของประวัติไฟล์
สำรองไฟล์ของฉัน เมนูแบบเลื่อนลงถูกตั้งค่าเป็น ทุกชั่วโมง โดยค่าเริ่มต้น. อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนค่านี้เป็นช่วงเวลานาทีหรือชั่วโมงต่างๆ หรือรายวันก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้ข้อมูลสำรองของคุณเป็นปัจจุบันแค่ไหน ทุกวันอาจใช้ได้
สำรองข้อมูลของฉันไว้ เมนูแบบเลื่อนลงจะกำหนดระยะเวลาจนกว่าข้อมูลสำรองของคุณจะถูกลบออกจากไดรฟ์ ถูกตั้งค่าให้คงอยู่ตลอดไป โดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเปลี่ยนเป็นช่วงเดือนหรือปีอื่นได้ หรือ จนกว่าจะต้องการพื้นที่ จะล้างไฟล์เมื่อไดรฟ์เต็มเท่านั้น
เลือกโฟลเดอร์ที่จะสำรองข้อมูล
ต่อไปก็ถึงเวลาเลือกสิ่งที่คุณต้องการสำรองข้อมูล หากคุณอยู่ใน สำรองข้อมูล main หลัก ให้คลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม .
มีส่วนในหน้านี้ชื่อ สำรองโฟลเดอร์เหล่านี้ . โดยค่าเริ่มต้น จำนวนโฟลเดอร์จะรวมจากบัญชีผู้ใช้ของคุณ เช่น ดาวน์โหลด , เอกสาร , รูปภาพ และโฟลเดอร์โรมมิ่งต่างๆ
ไฟล์ Outlook ของคุณถูกจัดเก็บไว้ใน C:\Users\NAME\Documents\Outlook Files ดังนั้นสิ่งเหล่านี้จะถูกรวมโดยอัตโนมัติ
หากต้องการรวมโฟลเดอร์อื่นๆ ให้คลิก เพิ่มโฟลเดอร์ . จากนั้นคุณสามารถเรียกดูโฟลเดอร์นั้นในระบบของคุณและคลิก เลือกโฟลเดอร์นี้ . คุณจะต้องทำเช่นนี้กับโฟลเดอร์ Outlook ด้านบนโดยเฉพาะ หากคุณไม่ได้สำรองข้อมูลโฟลเดอร์เอกสาร
หากต้องการลบโฟลเดอร์ออกจากรายการ ให้เลือกโฟลเดอร์นั้นแล้วคลิก ลบ .
คุณยังสามารถแยกโฟลเดอร์ออกจากข้อมูลสำรองได้อีกด้วย ซึ่งมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการสำรองโฟลเดอร์ที่มีโฟลเดอร์ย่อยหลายโฟลเดอร์ ซึ่งบางโฟลเดอร์ไม่ต้องการรวมไว้
เลื่อนไปที่ ยกเว้นโฟลเดอร์เหล่านี้ ส่วนแล้วคลิก เพิ่มโฟลเดอร์ . เรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการยกเว้น จากนั้นคลิก เลือกโฟลเดอร์นี้ .
ประวัติไฟล์และ Outlook
ก่อนที่จะใช้ประวัติไฟล์เพื่อสำรองไฟล์ Outlook มีบางสิ่งที่ควรทราบ
ประวัติไฟล์จะสำรองเฉพาะไฟล์ที่ไม่ได้ใช้งานในขณะที่ทำงาน ซึ่งหมายความว่าหากคุณเปิด Outlook ไว้ ระบบจะไม่สำรองไฟล์ของคุณ
ดังนั้น วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ Outlook ของคุณสำรองไว้คือปิดโปรแกรมในขณะที่ประวัติไฟล์กำลังทำงาน หรือตั้งค่าความถี่ให้บ่อยพอที่จะบันทึกไฟล์ได้ (ดู ตั้งค่าการสำรองข้อมูลของคุณ ความถี่ ด้านบน)
ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ไฟล์ Outlook จะเติบโตเป็นกิกะไบต์
ประวัติไฟล์ไม่ได้จัดการการสำรองข้อมูลด้วยวิธีที่ชาญฉลาดเป็นพิเศษ แม้ว่ายูทิลิตี้สำรองข้อมูลบางอย่างจะสำรองข้อมูลแบบทีละส่วน แต่จะอัปเดตเฉพาะไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงไปตั้งแต่การสแกนครั้งล่าสุดและนำไฟล์เก่าออก ประวัติไฟล์จะไม่ทำเช่นนั้น
ประวัติไฟล์จะสังเกตเห็นว่าข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงและสำรองไฟล์ทั้งหมดอีกครั้ง หากไฟล์ Outlook ของคุณมีขนาดใหญ่ พื้นที่ว่างในไดรฟ์จะหมดลงในเร็วๆ นี้ เพื่อแก้ปัญหานี้ ให้ตั้งค่า File History เพื่อสำรองข้อมูลของคุณจนกว่าไดรฟ์จะเต็ม
หรือคุณสามารถไปที่ การตั้งค่า> การอัปเดตและความปลอดภัย> การสำรองข้อมูล> ตัวเลือกเพิ่มเติม> ดูการตั้งค่าขั้นสูง> การตั้งค่าขั้นสูง> ล้างเวอร์ชัน เป็นระยะ .
คุณสามารถล้างข้อมูลสำรองตามอายุได้ที่นี่ ใช้ ลบไฟล์ เมนูแบบเลื่อนลง ตั้งค่าเป็น ทั้งหมดยกเว้นรายการสุดท้าย และคลิก ล้าง .
ทางเลือกของประวัติไฟล์
หากประวัติไฟล์ไม่เหมาะสำหรับคุณ และคุณแค่ต้องการวิธีสำรองข้อมูล Outlook โดยอัตโนมัติ โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ที่ง่ายดาย
บทความนี้แสดงวิธีใช้ Outlook เพื่อสร้างไฟล์เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถตั้งค่าให้จัดเก็บไว้ในไดรฟ์ภายนอกได้
ไฟล์เก็บถาวรที่อัปเดตอย่างต่อเนื่องนี้สามารถทำงานเมื่อคุณเปิด Outlook ไว้ ดังนั้นจึงเป็นทางเลือกที่ดีหากข้อควรพิจารณาที่สรุปไว้ข้างต้นมีปัญหา
Outlook ปลอดภัย
โดยทำตามคำแนะนำข้างต้น คุณจะมั่นใจได้ว่าไฟล์ Outlook ของคุณจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย โปรดจำไว้ว่า การสำรองข้อมูลดูเหมือนจะไม่สำคัญจนกว่าคุณจะสูญเสียข้อมูล เมื่อถึงจุดนั้น คุณจะต้องการสำรองข้อมูลเสมอ ดังนั้นให้ไม่ต้องปวดหัวและลงมือเลย
ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสำรองข้อมูลใน Windows 10 หรือไม่? ดูคู่มือการสำรองข้อมูล Windows 10 ขั้นสูงสุดของเรา หรือหากคุณต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Outlook โปรดอ่านแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของเราเพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์
คุณใช้ประวัติไฟล์เพื่อสำรองไฟล์ Outlook ของคุณหรือไม่ ถ้าไม่ คุณชอบวิธีไหน
