เซิร์ฟเวอร์ Exchange และ IMAP จะเก็บอีเมลไว้โดยอัตโนมัติ ทำให้เข้าถึงได้ทุกเมื่อทุกที่ หากคุณหรือพนักงานใช้ Outlook บนคอมพิวเตอร์และต้องการ สำรองโฟลเดอร์ข้อความ Outlook ไว้ในเครื่อง ให้ทำตามขั้นตอนนี้
วิธิกอปปี้โฟลเดอร์อีเมล Outlook ไปที่เดสก์ท็อป
การสำรองข้อมูลสำคัญเป็นนิสัยที่ดี หากเกิดเหตุไม่คาดคิด สามารถกู้คืนได้ง่าย นี่คือขั้นตอนการสำรอง/คอปปี้โฟลเดอร์อีเมลจาก Outlook ไปที่เดสก์ท็อป:
- เปิดแอป Microsoft Outlook
- คลิกเมนู File
- เลือก Open & Export
- เลือก Outlook Data File (.pst)
- เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการสำรอง
นอกจากเก็บโฟลเดอร์ส่วนตัวและไฟล์ .pst บนเซิร์ฟเวอร์แล้ว ยังสามารถเก็บไว้ในฮาร์ดดิสก์ได้ แต่ถ้าเก็บในฮาร์ดดิสก์ ต้องสำรองเป็นประจำ กระบวนการง่ายและทำได้ในไม่กี่ขั้นตอน
เปิดแอป Outlook
เลือกแท็บ File จากเมนู Ribbon
เลือก Open & Export
ในส่วน Open ด้านขวา ให้เลื่อนลงหา Import/Export และคลิก
ในส่วน choose an action to perform เลือก Export to file
เลือก Outlook Data File (.pst) แล้วกด Next
เลือกโฟลเดอร์อีเมลที่ต้องการสำรอง แล้วกด Next อีกครั้ง
เลือกตำแหน่งและชื่อไฟล์สำรอง แล้วกด Finish
หากต้องการป้องกันไม่ให้คนอื่นเข้าถึง ให้ใส่รหัสผ่านและยืนยัน แล้วกด OK
ข้อความในไฟล์ .pst ใช้งานได้เหมือนข้อความทั่วไป ค้นหา ตอบกลับ ส่งต่อได้ปกติ
