ชีวิตกลายเป็นวุ่นวายและยุ่งเหยิงมากขึ้น ทำให้คนหันไปใช้แอปและเครื่องมือช่วยจัดการ วางแผน และวางแผนชีวิต — ไม่ว่าจะเป็นระดับส่วนตัวหรือองค์กร
ในปี 2020 Apple ปรับปรุงแอป Reminders พร้อมฟีเจอร์ที่หลายแอปบุคคลที่สามขาด: ความสามารถในการมอบหมายและกำหนดงานให้ผู้อื่น นี่คือวิธีการทำงานบน Mac
สิ่งที่คุณต้องมีเพื่อกำหนด Reminders
ความสามารถในการกำหนด Reminders — และใช้ฟีเจอร์ใหม่ๆ อื่นๆ เช่น Smart Lists, Tags, และความสามารถ Siri ที่ปรับปรุงแล้ว — พร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อมีแอป Reminders ที่อัปเกรดแล้ว (Upgraded) นั่นหมายความว่าอุปกรณ์ของคุณควรจะรัน macOS Catalina
จากนั้น ตรวจสอบว่าแอปของคุณซิงค์กับ iCloud แล้ว วิธีทำบน Mac:
- ไปที่ System Preferences > Apple ID แล้วเลือก iCloud ในแถบด้านข้าง
- ติ๊กกล่องข้าง Reminders
เมื่อคุณเปิดแอป Reminder คุณจะเห็นหน้าต่าง Welcome to Reminders ขอให้คุณอัปเกรด เพียงคลิก Upgrade ที่อยู่ข้างบัญชี iCloud ของคุณ
สังเกตว่า Reminders ที่อัปเกรดแล้ว ไม่เข้ากันได้กับเวอร์ชันก่อนหน้า (Backward Compatible) หมายความว่าคุณจะ ไม่สามารถ แชร์และมอบหมายให้คนอื่นที่ไม่มีแอป Reminders ที่อัปเกรดแล้ว
วิธีกำหนด Reminders ให้ผู้คนบน Mac
ก่อนเริ่มกำหนดงาน ตรวจสอบว่าคุณมีรายการที่แชร์แล้ว (Shared List) กับคนที่คุณต้องการกำหนดหรือมอบหมาย Reminders ให้ วิธีแชร์รายการ iCloud Reminders กับผู้อื่น:
- เปิดแอป Reminders
- เลือกรายการที่ต้องการแชร์ Control-click เพื่อเข้าถึงเมนูบริบท (Contextual Menu) แล้วเลือก Share List (แชร์รายการ)
- เลือกวิธีที่คุณต้องการใช้ส่งคำเชิญ
- ติ๊ก Anyone can add more people หากต้องการอนุญาตให้คนที่คุณเชิญ เพิ่มคนอื่นเข้าร่วมรายการที่แชร์ ยกเลิกติ๊ก หากไม่อยากให้คนอื่นเชิญคนเพิ่ม
สังเกตว่า ผู้ได้รับเชิญสามารถดูและแก้ไขรายการที่แชร์ได้ ก็ต่อเมื่อพวกเขายอมรับคำเชิญ
วิธีกำหนด Reminders (Assign Reminders)
ตอนนี้คุณมีรายการ iCloud Reminders ที่แชร์แล้ว คุณสามารถกำหนดงานให้ผู้อื่นได้ ก่อนอื่น ให้เลือกรายการที่แชร์ในแถบด้านข้าง คุณจะรู้ว่านั้นคือรายการที่แชร์ หากมีไอคอนคนข้างๆ แล้วทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- Control-click ที่ Reminder วางเมาส์เหนือ Assign (กำหนด) แล้วเลือกคนที่ต้องการกำหนดจากรายการผู้รับมอบหมาย (Assignees)
- คลิกปุ่ม Assign Reminder หรือไอคอนคนใต้ Reminder แล้วเลือกผู้รับมอบหมาย
- คลิกปุ่ม info (i) (ข้อมูล) ด้านขวาบนของ Reminder แล้วคลิกเมนูดรอปดาวน์ข้าง Assign เพื่อเลือกผู้รับมอบหมาย
เมื่อคุณกำหนด Reminder ให้ใครแล้ว พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับมัน
วิธียกเลิกการกำหนด Reminders (Unassign Reminders)
หากคุณตัดสินใจนำผู้รับมอบหมายออกจาก Reminders คุณสามารถทำได้โดยเพียงคลิกปุ่ม X ข้างปุ่ม Assignee ทางเลือกอื่น Control-click เลือก Assign > None หรือคลิกปุ่ม Info และเลือก None จากเมนูป๊อปอัพ Assign To
วิธีมอบหมายใหม่ (Reassign Reminders)
หากคุณคิดว่าคนอื่นอาจเหมาะสมกว่าที่จะทำงาน ให้คุณมอบหมาย Reminder ใหม่ให้คนอื่นได้ เพียงทำซ้ำขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งและเลือกผู้รับมอบหมายอื่น คุณยังสามารถคลิกปุ่ม Assignee ซึ่งมีรูปหรือตัวย่อของคนนั้น แล้วคลิก Reassign (มอบหมายใหม่)
ทำให้สำเร็จมากขึ้นด้วยกัน
แอป To-Do ยอดนิยมเพราะช่วยจัดระเบียบและวางแผน ให้คุณทำมากขึ้นในเวลาเท่าเดิม ถ้าคุณใช้ร่วมกับผู้อื่น จินตนาการถึงแรงดัน (Boost) ที่ Collaboration อาจให้กับ To-Do List ของคุณ
Reminders ทำให้การมอบหมายงานลื่นไหล แต่มันยังทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น หลีกเลี่ยงการทับซ้อนและการสื่อสารผิดๆ ที่ไม่จำเป็น
