เริ่มทำงาน:คดีต่อต้าน Inbox Zero

ไม่กี่ปีที่ผ่านมา ฉันกับเพื่อนร่วมงานได้พูดคุยกันในหัวข้ออีเมล กล่องจดหมายของเธอมีอีเมลนับหมื่นฉบับ และเมื่อเธออธิบายว่าทำไมเธอไม่ล้างมัน เธอก็หยิบยกประเด็นที่ดี—จะใส่พลังงานทั้งหมดนั้นลงในอีเมลจัดเรียงทำไม ในเมื่อคุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้

Inbox Zero เป็นแนวคิดที่ชื่นชอบในด้านประสิทธิภาพการทำงานหลายอย่าง:คุณพยายามล้างกล่องจดหมายอีเมลของคุณเป็นประจำ จัดเก็บข้อความที่คุณต้องการและลบส่วนที่เหลือ แนวคิดในที่นี้คือกล่องจดหมายเข้าเป็นพื้นที่เชื่อมโยงไปถึงอีเมลชั่วคราว ไม่ใช่ที่อยู่ถาวรสำหรับข้อความ เป็นแนวคิดที่เรียบร้อยและมีข้อดี แต่ในบางแง่ รู้สึกเหมือนเป็นการส่งต่อจากยุคที่ส่งไปของหอยทาก

อีเมลมีพื้นฐานมาจากจดหมายหอยทากที่ดี: คุณส่งอีเมลไปยังที่อยู่ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับจดหมายจริง คุณใส่หัวเรื่องเช่นเดียวกับที่คุณพิมพ์บันทึกช่วยจำ อีเมลของคุณมาถึงในกล่องจดหมายของคุณ อีเมลขาเข้าจะไปที่กล่องจดหมายของคุณ ส่วนอีเมลที่ส่งออกจะไปที่กล่องขาออกของคุณ

เมื่อคุณจัดการกับเอกสารทางกายภาพ เช่น จดหมาย คุณต้องจัดการกับมันทั้งหมด คุณจัดเรียง คุณทิ้งสิ่งที่คุณไม่ต้องการ คุณเก็บสิ่งที่จำเป็นไว้ทิ้งไป

แต่ข้อความอีเมลไม่ใช่เอกสารที่เป็นกระดาษ:ในโลกแห่งความเป็นจริง คุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษจริง ไม่มี Google หรือ Spotlight สำหรับเอกสารฉบับพิมพ์ คุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องจัดเรียงและจัดไฟล์เอกสาร เกรงว่าคุณจะจมอยู่กับมันทั้งหมด

เช่นเดียวกับอีเมลและเอกสารในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเมื่อ 15 ปีที่แล้ว ครั้งหนึ่ง ตอนที่ฉันยังอยู่ในวิทยาลัย ฉันมีระบบการจัดเรียงเอกสารที่ค่อนข้างละเอียดถี่ถ้วน:ฉันจัดระเบียบไฟล์ในโฟลเดอร์ที่จัดเป็นปี จากนั้นแยกตามชั้นเรียน ตามด้วยงานตามต้องการ ยังขาดเทคโนโลยีการค้นหา จึงเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหาไฟล์ของคุณ

แต่ในปี 2015 เรามีคุณลักษณะการค้นหาอีเมลที่มีประสิทธิภาพ—คุณสามารถค้นหาเอกสารได้ทั้งบนฮาร์ดไดรฟ์หรือในระบบคลาวด์—ในชั่วพริบตาเพียงแค่พิมพ์ไม่กี่การกดแป้น การค้นหาทันทีประเภทนี้ช่วยลดความจำเป็นในการใช้โครงสร้างการจัดเก็บที่เข้มงวด สำหรับฉันแล้ว

เหตุใดคุณจึงควรลองใช้ Inbox Zero

อย่างไรก็ตาม คุณอาจพบว่ากล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยข้อความนับพันเป็นข้อความที่ล้นหลามและไม่สามารถทนได้ หากคุณทำอีเมลหายโดยทันที และหากคุณพบว่าอีเมลทิ้งเอาไว้ คุณต้องเข้าร่วมเพื่อทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่านเพื่อให้เป็นอีเมลขยะอย่างดีที่สุด Inbox Zero อาจเป็นแนวทางที่เหมาะสมสำหรับคุณ นอกจากนี้ ฉันยังเห็นว่าการเริ่มต้นด้วยกล่องจดหมายที่สะอาดอาจรู้สึกผ่อนคลาย และในขณะที่ฉันต้องการพื้นที่ทำงานทางกายภาพที่เป็นระเบียบเรียบร้อยพอสมควรในการทำงาน ฉันไม่สงสัยเลยว่าบางระบบจะทำงานได้ดีกว่าด้วยระบบการจัดเก็บอีเมลสำหรับอีเมล

ประชุมตรงกลาง

แม้ว่าฉันจะไม่เห็นประเด็นในการเก็บอีเมลทุกฉบับที่ได้รับ แต่กล่องจดหมายของฉันก็ไม่ใช่อีเมลฟรีสำหรับทุกคน

อีเมลส่วนใหญ่ของฉันอยู่ในกล่องจดหมาย แต่ไม่ใช่ทั้งหมด ฉันเก็บกล่องจดหมายแยกต่างหากสำหรับข้อความบางอย่าง เช่น ใบเสร็จทางอีเมล ที่ฉันชอบเก็บไว้เป็นบันทึกส่วนตัว ฉันยังอ่านและทำความสะอาดอีเมลส่งเสริมการขายเป็นระยะๆ เช่น การอัปเดต Twitter จดหมายข่าว โฆษณา และอื่นๆ ที่ฉันอาจมองข้ามไป ถ้าฉันต้องการตอบกลับอีเมล ฉันจะปล่อยให้มันทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่านหรือหาวิธีอื่นในการเตือนตัวเองให้ตอบกลับ

ดังนั้นกล่องจดหมายของฉันจึงมีความรู้สึกเป็นระเบียบแม้ว่าจะดูวุ่นวายในแวบแรก บางทีคุณอาจจะอยู่ในเรือลำเดียวกัน

เราต้องการคำแนะนำของคุณ

ระบบการจัดเก็บอีเมลของคุณมีหน้าตาเป็นอย่างไร? เราชอบที่จะได้ยินจากคุณ:จดบันทึกถึง nmediati ที่ macgasm dot net และบอกเราว่าคุณเข้าใจกล่องจดหมายของคุณอย่างไร เราอาจเผยแพร่ผลงานของคุณโดยได้รับอนุญาตจากคุณแน่นอน