Inbox Zero คืออะไร ช่วยคุณใช้เวลาในการทำงานให้เต็มที่ได้ไหม

ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่ได้รับความนิยม Inbox Zero ไปไกลกว่าแค่การล้างกล่องจดหมายในอีเมลของคุณทุกวัน มันเป็นเรื่องของประสิทธิภาพและทันท่วงทีที่คุณจัดการงานแต่ละอย่างในกล่องจดหมายของคุณ มากกว่าที่จะใช้เวลาในการจัดการมัน

Inbox Zero ให้คุณรับผิดชอบ; วิธีนี้จะนำคุณออกจากกล่องขาเข้าอีเมลและกลับไปทำงานโดยเร็วที่สุด โดยไม่ทิ้งเรื่องที่ต้องพึ่งพาคุณ

ที่มาของ Inbox Zero

Merlin Mann ผู้ประดิษฐ์ Inbox Zero กล่าวถึงแนวโน้มที่เราจะเสียเวลาตรวจสอบอีเมลของเราอย่างไม่ใส่ใจ หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ใช้กล่องจดหมายเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำหรือติดตามการนัดหมายและการเตือนความจำ นิสัยนี้อาจทำให้คุณต้องเสียเวลาและเสียสมาธิตลอดทั้งวัน

ในคำพูดของเขาเอง นั่นไม่ใช่ระบบ—มันบ้า คุณอาจไม่ได้ใช้เวลาหรือกล่องจดหมายให้เกิดประโยชน์สูงสุดด้วยการใช้ชีวิตในลักษณะนี้

เขากล่าวถึงคนงานประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ นั่นคือ "คนงานที่มีความรู้" ผู้ซึ่งเพิ่มคุณค่าให้กับข้อมูลในฐานะอาชีพ Merlin กล่าวว่าสิ่งที่มีค่าที่สุดในชีวิตของคนทำงานที่มีความรู้ 2 อย่างคือเวลาและความเอาใจใส่

เขาเรียกว่าทั้งสองสิ่งนี้ไม่สามารถถูกแทนที่ได้ หากคุณถือว่าตัวเองเป็นผู้ปฏิบัติงานด้านความรู้ คุณอาจพบว่าคุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นหลังจากพัฒนาสติเกี่ยวกับวิธีการใช้จ่าย

แยกย่อยแนวทางศูนย์ของ Inbox

Inbox Zero มองว่าอีเมลเป็นสิ่งที่เป็น:หลอดตามที่นายแมนน์อธิบายไว้นั้นไม่ได้ทำอะไรมากไปกว่าการรับข้อมูลจากจุด A ไปยังจุด B Inbox Zero ให้ความสำคัญกับเนื้อหาของอีเมลที่คุณได้รับเป็นอย่างมาก การทำเช่นนี้ทำให้ผู้ใช้ใช้แนวทางที่เน้นการดำเนินการมากขึ้นในการล้างกล่องจดหมายของตน

เมื่อเราอยู่ในสภาวะจิตใจที่ผิด ทุกการแจ้งเตือนมีความสำคัญอย่างยิ่ง การแยกเสียงรบกวนออกจากสิ่งที่ต้องการความสนใจจริงๆ เป็นส่วนหนึ่งของศิลปะของ Inbox Zero

เมื่อมีบางอย่างมาถึงอีเมลของคุณ คุณควรพยายามระบุที่อยู่ผู้ส่งและทำในสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จโดยเร็วที่สุด หากไม่ต้องดำเนินการใดๆ ควรยื่นอีเมลทันทีและจัดระเบียบในกรณีที่คุณต้องอ้างอิงถึงในอนาคต ให้พ้นสายตา หมดใจ แต่อย่าไปให้ไกลหากความต้องการปรากฏขึ้น

ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น คุณจะต้องเตรียมพร้อมกับ "บ้านตลอดไป" สำหรับอีเมลทุกประเภทที่คุณได้รับ แม้ว่าบ้านตลอดไปจะเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเองก็ตาม เมื่อคำนึงถึงจุดหมายปลายทางแล้ว คุณจะมีโอกาสน้อยที่จะครอบงำตัวเองด้วยการพยายามจัดการทุกอย่างในทันที

มีห้าคำที่ Merlin ใช้เพื่ออธิบายทุกสิ่งที่บุคคลสามารถทำได้ด้วยอีเมล:

• ลบ (หรือเก็บถาวร)
• ผู้แทน
• ตอบกลับ
• เลื่อน
• ทำ

เมื่อคุณจำกัดสิ่งต่าง ๆ ให้แคบลงด้วยวิธีนี้ คุณทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นสำหรับตัวคุณเอง มีผลลัพธ์จำนวนจำกัด ด้วยตัวเลือกที่น้อยกว่า เราจึงสามารถทำงานผ่านสแต็กได้เร็วกว่าที่เราจะทำถ้าเราตัดขอบและคอยดูทุกข้อความทีละข้อความ

แปลงเป็นการดำเนินการและประมวลผลเป็นศูนย์

กฎที่สำคัญที่สุดของ Inbox Zero คือคุณไม่ได้รับอนุญาตให้ตรวจสอบอีเมลของคุณโดยปราศจาก "การประมวลผล" สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไร

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่จะเปิด Gmail เลื่อนอย่างเฉยเมย และปิดทันที คุณอาจไม่ได้กำลังดำเนินการอยู่จริง แต่เป็นการดูผ่านๆ การอ่านผ่านๆ เป็นสิ่งที่ไม่ดี มันเปลืองพลังงาน คุณเก็บสิ่งที่คุณอ่านเพียงเล็กน้อย ไม่ได้ประโยชน์อะไรจากเวลาของคุณ

การประมวลผลอีเมลหมายถึงการแปลงเป็นงานหรือเป้าหมายที่สามารถดำเนินการได้ก่อนที่คุณจะปิด ลบ มอบหมาย ตอบกลับ เลื่อนเวลา หรือทำ—คำใดคำหนึ่งเหล่านี้จะถูกนำไปใช้ ก่อนที่จะคลิกไปที่อย่างอื่น ให้ตัดสินใจและดำเนินการ

พลังแห่งนิสัย:อีเมลแดชคืออะไร

นายแมนน์ยืนยันว่าทุกคนที่ต้องการดูแลปัญหาคือวินัยที่จำเป็นในการปฏิบัติตามระบบที่เหมาะสมตามที่กำหนดไว้ ระบบที่สมบูรณ์แบบจะไม่มีความหมายถ้าคุณไม่ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์และกลยุทธ์

ในแง่นี้ เขาสนับสนุนให้เราเสริมสร้างนิสัยที่ดีโดยทำซ้ำ กล่าวคือ ในกรณีนี้ แนะนำให้เราตรวจสอบกล่องจดหมายอีเมลของเราให้น้อยลง เพื่อที่จะได้ใช้เวลากับที่อื่น ยิ่งเราทำสิ่งนี้ได้ดีเท่าไหร่ เราก็จะยิ่งเสียเวลากับแบ็คเอนด์สำหรับสิ่งที่สำคัญกว่าเท่านั้น

เคล็ดลับหนึ่งที่เขาแบ่งปัน ได้แก่ การหลีกเลี่ยงนิสัยที่จะเปิดกล่องจดหมายทิ้งไว้และเปิดทิ้งไว้ เพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญกว่าได้ แทนที่จะจ้องไปที่ Gmail ของคุณ Merlin แนะนำให้คุณกำหนดเวลาขีดคั่นอีเมลตลอดทั้งวัน อย่างไร?

1. ตรวจสอบอีเมลของคุณทุก ๆ ครั้งต่อชั่วโมง
2. ใช้เวลาสิบนาทีติดต่อกัน ให้ประมวลผลกล่องจดหมายของคุณเป็นศูนย์โดยใช้กริยาการกระทำด้านบน
3. หลังจากผ่านไปสิบนาทีแล้ว ให้ห่อและกลับไปทำงาน

กิจวัตรนี้สามารถปรับให้เข้ากับงานของคุณเองและความต้องการส่วนบุคคล คุณอาจต้องใช้เวลา 20 นาทีในการดำเนินการ หรือบางทีคุณอาจต้องตรวจสอบอีเมลของคุณทุกๆ สามชั่วโมงเท่านั้น ไม่ว่าในกรณีใด ขั้นตอนง่ายๆ นี้อาจทำให้คุณคิดอย่างตั้งใจมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากวันของคุณ

Inbox Zero และวันที่มีสติมากขึ้นในที่ทำงาน

เมอร์ลินแนะนำเราเกี่ยวกับแบบฝึกหัดการสร้างภาพข้อมูลที่เป็นประโยชน์ โดยได้รับความอนุเคราะห์จาก Joel Spolsky:แบนด์วิดท์ของคุณคือกล่อง ความรับผิดชอบของคุณ ทุกสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้ทันกับความต้องการของโลก งานของคุณ ครอบครัวของคุณ และเพื่อนของคุณ? สิ่งเหล่านี้เป็นเหมือนการสร้างบล็อค

"ทุกครั้งที่คุณใส่บล็อกบ้าๆ ลงในกล่อง แสดงว่าบล็อกเจ๋งๆ ถูกทิ้งไว้เบื้องหลัง แม้ว่าบางครั้งเรารู้สึกว่าเราถูกยึดครองจากหัวหน้าหรือทีม เราก็เป็นตำรวจจราจรในท้ายที่สุด ของสิ่งต่างๆ คุณต้องการเลิกทิ้งตัวเองด้วยบล็อกโง่ๆ หลายๆ อันที่จะเอาออกจากกล่องของคุณ เป็นการดีกว่าที่จะทำให้แน่ใจว่าจะไม่เข้าไปข้างในตั้งแต่แรก"

ในทางเศรษฐศาสตร์ แนวคิดนี้เรียกว่า "ต้นทุนค่าเสียโอกาส"—เมื่อกล่องของคุณเต็ม คุณจะสลับบล็อกใดเป็นบล็อกอื่นถ้าทำได้ ในฐานะมนุษย์ คุณอุทิศเวลาและความสนใจส่วนใหญ่ไปที่ใด ส่วนไหนในชีวิตของคุณที่ปล้นคุณ? ส่วนไหนที่หิวโหยอย่างยิ่ง?