Google Docs มีฟีเจอร์ดีเยอะ แต่บางกรณีมีสิ่งที่บางคนบางครั้งต้องการแต่ Google Docs ไม่มีในตัว
มี Google Doc Add-ons หลายตัวที่เปิดใช้งานได้เพื่อขยายฟีเจอร์พื้นฐานของ Google Docs นี่คือ 10 อันที่ดีที่สุด
Highlight Tool
เมื่อแก้ไขเอกสารหรือร่วมมือใดๆ ความสามารถในการไฮไลท์ข้อความมีค่ามาก
มีวิธีไฮไลท์ใน Google Docs โดยค่าเริ่มต้น ต้องเลือกข้อความ เลือกไอคอนไฮไลท์ในริบบอน และเลือกสีไฮไลท์
สิ่งนี้สร้างเอฟเฟกต์ไฮไลท์ดี แต่ขั้นตอนหลายขั้นและตัวเลือกจำกัด
Add-on Highlight Tool ทำให้การไฮไลท์ทำงานได้ดีขึ้นมาก
หลังติดตั้ง ต้องตั้งค่าบ้าง: ใน Google Docs เลือก Add-ons จากเมนู เลือก Highlight Tool แล้ว Settings
เปิดใช้งาน Automatically scan for highlighter sets on start
คลิก X มุมเพื่อปิดหน้าต่าง สุดท้าย เริ่ม Highlight Tool โดยเลือก Add-ons > Highlight Tool > Start
จะเปิด Highlight Tool
เพื่อเริ่มไฮไลท์ เลือกข้อความที่ต้องการในสีใดสีหนึ่ง แล้วเลือก Highlighter Library ในหน้าต่าง Highlight Tool
เลือก New Set ในหน้าต่างแรก ตั้งชื่อเซต ใช้สีที่เหมาะสม ตั้งฉลากสีหากต้องการ คลิก Save
เมื่อสร้างชุดสีไฮไลท์แล้ว จะปรากฏในหน้าต่าง Highlight Tool ด้านขวา
แนวคิดคือ คุณเลือกข้อความต้องการไฮไลท์ แล้วเลือกจากชุดสีไฮไลท์ที่สร้างไว้ จะทำให้ข้อความที่เลือกเป็นสีนั้น
แนวคิดคือ สร้างชุดสีไฮไลท์มากเท่าที่ชอบ แล้วไฮไลท์ข้อความที่เลือกเป็นสีไหนก็ได้แค่คลิกชุดสีนั้นในหน้าต่าง
มันเร่งกระบวนการไฮไลท์และทำให้ง่ายขึ้นมาก
Code Blocks
Add-on อีกตัวยอดเยี่ยมคือ Code Blocks
หากต้องจัดทำเอกสารโค้ดบ่อย วิธีที่ดีที่สุดคือใช้ Word processor ที่จัดการและจัดรูปแบบภาษาโค้ดเฉพาะได้
โดยค่าเริ่มต้น Google Docs จัดการจัดรูปแบบโค้ดไม่ค่อยดี ต้องจัดรูปแบบโค้ดบล็อกด้วยตนเองโดยเลือกแบบอักษรต่างกัน เพิ่มสีพื้นหลัง และอื่นๆ ทำไมต้องทำเองทั้งหมดเมื่อมี Add-on ทำให้หมด?
หลังติดตั้ง Code Blocks Add-on เข้าถึงได้โดยเลือก Add-ons เลือก Code Blocks แล้ว Start
จะเปิดหน้าต่างใหม่ด้านขวา ให้เลือกภาษาโค้ดและธีมจัดรูปแบบที่ต้องการ
ตอนนี้แค่วางโค้ดในเอกสาร ไฮไลท์บล็อกโค้ดทั้งหมด และคลิกปุ่ม Format ในหน้าต่าง Code Blocks
จะสร้างโค้ดที่จัดรูปแบบสวยงามฝังอยู่ใน Google Doc
Add-on นี้รองรับภาษาเยอะมาก และมีธีมจัดรูปแบบโค้ดดีเยอะ
Fillable Document
การใช้ Google Docs สร้างเทมเพลตฟอร์มให้คนอื่นกรอก เป็นการใช้งานทั่วไป แต่ Google Docs ไม่มีฟีเจอร์ดีสำหรับสร้างเอกสารที่กรอกได้ (Fillable Document)
ขอขอบคุณ Add-on Fillable Document ที่ทำให้ทำได้
เหมือน Add-on อื่น ติดตั้งแล้วเลือกจากเมนู Add-ons แล้ว Start
ตอนแรกรัน Add-on ต้องเลือก Start setup ขั้นตอนที่ 1 ต้องเลือก Spreadsheet ที่จะเก็บข้อมูลจากฟอร์มที่กรอกได้
สร้าง Spreadsheet ใหม่หรือเลือกจากที่มีอยู่ คลิก Next ขั้นตอนที่ 2 เลือกหรือสร้างโฟลเดอร์ปลายทาง ขั้นตอนสุดท้าย สร้างเทมเพลตอีเมลสำหรับส่งฟอร์มที่กรอกได้ไปให้ผู้รับ ขั้นตอนนี้ Optional
เมื่อตั้งค่าเสร็จ ใช้หน้าต่าง Fillable Document ด้านขวาสร้างฟิลด์ทั้งหมดสำหรับเอกสารที่กรอกได้ เลือกไอคอน + ข้าง Field List หรือ Create New Field แล้วนำฟิลด์ไปวางในเอกสารโดยเลือกไอคอน Insert Field ฟิลด์จะแสดงในเอกสารพร้อม Placeholder ที่มีสัญลักษณ์ $ นำหน้า
ดูเวอร์ชันเว็บของฟอร์มได้โดยเลือก Open Web Form ในหน้าต่าง Fillable Document
เมื่อสร้างฟอร์มเสร็จ เลือก Publish Form เลือกแท็บ Sharing ใส่รายการอีเมลส่งฟอร์ม
คลิก Publish Form อีกครั้งเพื่อเสร็จสิ้นและส่งอีเมล
Mail Merge
Add-on Mail Merge เป็น Add-on ทรงพลัง ที่ให้ใช้ค่าจาก Google Sheets Spreadsheet และแทรกเข้าไปในเอกสารเทมเพลต
ทำไมถึงมีประโยชน์? หากคิดถึงธุรกิจที่เจ้าของต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าร้อยๆ คน Add-on นี้จะให้สร้างเอกสาร "เทมเพลต" ใบแจ้งหนี้หลัก แต่เติมฟิลด์เฉพาะด้วยแถวข้อมูลจาก Spreadsheet
สร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ได้ตามจำนวนที่ต้องการเพื่อประมวลผลข้อมูลจาก Spreadsheet ต้นฉบับ ใช้ Add-on โดยเลือก Mail Merge จาก Add-ons แล้ว Start
จะเปิดหน้าต่าง Mail Merge ด้านขวา
ใช้หน้าต่างนี้เลือก Spreadsheet ที่มีข้อมูลต้องการ Merge แล้วเลือกฟิลด์แต่ละอันที่ต้องการ Merge เข้าเทมเพลตเอกสาร
ยังเลือก Show Email Settings เพื่อปรับแต่งเทมเพลตหัวข้ออีเมล หากต้องการส่งชุดเอกสารไปหลายคนอัตโนมัติ หากใช้ Batch email feature ต้องตั้งค่า SMTP ให้ Add-on ใช้ SMTP ที่ถูกต้องสำหรับบัญชีอีเมล
Pixabay Free Images
Add-on ที่มีประโยชน์อีกตัวคือ Pixabay Free Images เป็น Add-on ที่ง่ายที่สุด เพราะเป็นแค่การค้นหารูปภาพฟรีสำหรับใช้ในเอกสารของคุณ
ใช้โดยเลือก Add-ons จากเมนู เลือก Pixabay Free Images แล้ว Search Images
จะเปิดหน้าต่างด้านขวาสำหรับค้นหารูปภาพฟรีใช้ใน Google Document
เพียงเลือกภาพฟรี มันจะวางในเอกสารที่ตำแหน่ง Cursor อยู่
Doc Variables
ทางเลือกแทน Mail Merge หรือ Fillable Document คือ Doc Variables Add-on
Add-on นี้เหมาะหากต้องการให้หลายคนกรอกเอกสารด้วยค่าของตัวเอง Add-on ให้ฟอร์มร่วมมือที่ผู้ใช้กรอกข้อมูลเข้า Variable ที่สร้างในเอกสาร
หลังติดตั้ง การสร้างเอกสารเทมเพลตง่าย เลือก Add-ons > Doc Variables > Insert Variable เลือกประเภท Variable ที่ต้องการฝัง
เลือกประเภท Variable แล้วตั้งชื่อ และเลือกว่าช่องเดียวหรือหลายบรรทัด
คลิก OK จะเห็น Variable ในเอกสารพร้อมสัญลักษณ์ $ นำหน้า
ส่งเอกสารให้คนอื่นกรอก พวกเขาแค่เลือก Start จากเมนู Add-on
จะเปิดหน้าต่างขวาด้วยฟิลด์สำหรับ Variable ทั้งหมดที่สร้าง
คนที่ได้รับฟอร์มแค่กรอก Variable และกดลูกศรสีน้ำเงินเพื่อเสร็จสิ้น จะเติมข้อมูลในเอกสารอัตโนมัติ
นี่เป็นวิธีสร้างฟอร์มที่กรอกง่าย หรือเอกสารเทมเพลตที่กรอกง่ายแค่กรอกฟอร์ม Add-on
Text Cleaner
หากคุณแก้ไขเอกสารเยอะ Add-on Text Cleaner จะทำให้งานอัตโนมัติ
ติดตั้ง Add-on นี้ให้เข้าถึง Quick Edits จากเมนู เลือก Add-ons > Text Cleaner เลือก Quick Edit ใดๆ ที่มี
เช่น สามารถทำการกระทำใดๆ กับเอกสารทั้งหมด:
- Remove line breaks (ลบการขึ้นบรรทัด)
- Remove paragraph breaks (ลบการขึ้นย่อหน้า)
- Fix hard line breaks (แก้ไขการขึ้นบรรทัดแบบบังคับ)
- Remove multiple spaces from sentences (ลบช่องว่างซ้ำในประโยค)
- Remove tabs (ลบแท็บ)
- Fix smart quotes (แก้เครื่องหมายคำพูดอัจฉริยะ)
หากต้องการเครื่องมือแก้ไขเพิ่ม เลือก Configure จะเปิดหน้าต่างใหม่ปรับแต่งฟีเจอร์ Text Cleaner
หน้าจอนี้ไม่เพียงแต่ให้ปรับแต่งการแก้ไขทั้งหมด แต่หากเลือกทุกอย่างที่ต้องการและคลิก Save and clean now จะทำการแก้ไขทั้งหมดพร้อมกันในเอกสาร
เครื่องมือนี้ เหมือนอื่นๆ ในบทความ เพิ่มความสามารถให้ Google Docs ทำให้ทำสิ่งมหัศจรรย์กับเอกสารได้ง่ายขึ้น
