Google เอกสารมีคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมมากมาย แต่ในบางกรณี มีบางสิ่งที่ผู้คนต้องการเป็นครั้งคราวโดยที่ Google เอกสารไม่มีตามค่าเริ่มต้น
มีส่วนเสริมของ Google เอกสารจำนวนหนึ่งที่คุณสามารถเปิดใช้งานได้ ซึ่งจะขยายฐานของคุณลักษณะที่มีอยู่ใน Google เอกสาร ต่อไปนี้คือสิ่งที่ดีที่สุด 10 ข้อ
เครื่องมือไฮไลท์
เมื่อคุณแก้ไขเอกสารหรือทำงานร่วมกันในลักษณะอื่น ความสามารถในการเน้นข้อความนั้นมีค่ามาก
มีวิธีเน้นใน Google เอกสารเป็นค่าเริ่มต้น ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องเลือกข้อความที่ต้องการไฮไลต์ เลือกไอคอนไฮไลต์ใน Ribbon แล้วเลือกสีไฮไลต์ที่ต้องการใช้
สิ่งนี้จะสร้างเอฟเฟกต์ไฮไลท์ที่ดีสำหรับข้อความที่คุณเลือก อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้ใช้ไม่กี่ขั้นตอนและตัวเลือกมีจำกัด
ส่วนเสริมของเครื่องมือไฮไลต์ Google Doc ทำให้กระบวนการไฮไลต์มีการทำงานมากขึ้น
หลังจากติดตั้งเครื่องมือแล้ว คุณจะต้องทำตามขั้นตอนการตั้งค่าสองสามขั้นตอนให้เสร็จสิ้น ในการดำเนินการนี้ ใน Google เอกสาร ให้เลือก ส่วนเสริม จากเมนู ให้เลือก เครื่องมือไฮไลต์ และเลือก การตั้งค่า .
เปิดใช้งานสแกนชุดปากกาเน้นข้อความโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มต้น .
เลือก X ที่มุมเพื่อปิดหน้าต่าง สุดท้าย เริ่มเครื่องมือเน้นข้อความโดยเลือก ส่วนเสริม จากเมนู ให้เลือก เครื่องมือไฮไลต์ และเลือก เริ่ม .
การดำเนินการนี้จะเปิดเครื่องมือไฮไลต์
ในการเริ่มต้นใช้การเน้นสี เพียงเลือกข้อความที่คุณต้องการเน้นเป็นสีใดก็ได้ แล้วเลือกไลบรารีตัวเน้นสี ในหน้าต่างเครื่องมือไฮไลท์
เลือก ชุดใหม่ ในหน้าต่างแรก ตั้งชื่อชุดและใช้สีที่เหมาะสม ให้สีฉลากถ้าคุณต้องการ เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือกบันทึก .
เมื่อคุณสร้างชุดสีไฮไลท์ ชุดสีเหล่านั้นจะปรากฏในหน้าต่างเครื่องมือไฮไลท์ที่ด้านขวาของหน้าจอ
แนวคิดคือคุณสามารถเลือกข้อความที่ต้องการเน้นได้อย่างรวดเร็ว และเลือกจากชุดสีไฮไลต์ที่คุณสร้างขึ้น ซึ่งจะเน้นสีข้อความที่เลือก
แนวคิดก็คือคุณสามารถสร้างชุดสีไฮไลท์จำนวนมากได้ตามต้องการ จากนั้น คุณสามารถไฮไลต์สีข้อความที่เลือกไว้ได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกชุดสีใดก็ได้ที่คุณชอบในหน้าต่างนั้น
เร่งกระบวนการไฮไลต์และทำให้ง่ายขึ้นมาก
โค้ดบล็อก
โปรแกรมเสริม Google Doc ที่ยอดเยี่ยมอีกตัวหนึ่งคือ Code Blocks
หากคุณต้องการเอกสารโค้ดบ่อยๆ วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งคือการใช้โปรแกรมประมวลผลคำที่สามารถจัดการและจัดรูปแบบภาษาของโค้ดที่ต้องการได้
ตามค่าเริ่มต้น Google เอกสารไม่สามารถจัดการการจัดรูปแบบโค้ดได้เป็นอย่างดี คุณต้องจัดรูปแบบบล็อคโค้ดด้วยตนเองโดยเลือกประเภทฟอนต์ต่างๆ เพิ่มสีพื้นหลัง และอื่นๆ แต่ทำไมถึงใช้ได้ผลในเมื่อคุณสามารถใช้ส่วนเสริมที่ทำทุกอย่างให้คุณได้
เมื่อคุณติดตั้งส่วนเสริม Code Blocks คุณสามารถเข้าถึงได้โดยเลือก ส่วนเสริม เมนูโดยเลือก Code Blocks จากนั้นเลือก เริ่ม .
ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าต่างใหม่ทางด้านขวา ซึ่งให้คุณเลือกภาษาของโค้ดและธีมการจัดรูปแบบที่คุณต้องการใช้
ตอนนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือวางโค้ดของคุณลงในเอกสาร ไฮไลต์โค้ดทั้งหมด แล้วเลือก รูปแบบ ในหน้าต่าง Code Blocks
ซึ่งจะสร้างโค้ดที่มีรูปแบบสวยงามซึ่งฝังอยู่ใน Google เอกสารของคุณ
ส่วนเสริมนี้จัดการอาร์เรย์ภาษาที่น่าประทับใจและมีธีมการจัดรูปแบบโค้ดที่ยอดเยี่ยมมากมาย
เอกสารที่กรอกได้
การใช้ Google เอกสารโดยทั่วไปคือการสร้างเทมเพลตฟอร์มที่บุคคลอื่นสามารถกรอกได้ ขออภัย Google เอกสารไม่มีคุณลักษณะที่ดีที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารที่กรอกได้ง่าย
โชคดีที่มีส่วนเสริมของ Google Doc ชื่อ Fillable Document ซึ่งช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้
เช่นเดียวกับโปรแกรมเสริมอื่นๆ เมื่อคุณติดตั้งแล้ว คุณต้องเลือกจากรายการเมนูส่วนเสริมและเลือก เริ่ม .
เมื่อคุณเรียกใช้ส่วนเสริมครั้งแรก คุณจะต้องเลือกเริ่มการตั้งค่า ที่จะเริ่มต้น. สำหรับขั้นตอนที่ 1 คุณจะต้องเลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์มที่กรอกได้
คุณสามารถสร้างสเปรดชีตใหม่หรือเลือกจากสเปรดชีตที่มีอยู่ เลือก ถัดไป เพื่อจะดำเนินการต่อ. ในขั้นตอนที่สอง คุณจะต้องเลือกหรือสร้างโฟลเดอร์ปลายทาง
ในขั้นตอนสุดท้าย คุณจะต้องสร้างเทมเพลตอีเมลสำหรับส่งแบบฟอร์มที่กรอกได้ไปยังผู้รับ ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือก
เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว คุณสามารถใช้หน้าต่างเอกสารที่กรอกได้ทางด้านขวาเพื่อสร้างฟิลด์ทั้งหมดสำหรับเอกสารที่กรอกได้ของคุณ เพียงเลือกไอคอน + ถัดจาก รายการฟิลด์ . คุณยังสามารถเลือก สร้างฟิลด์ใหม่ . จากนั้น คุณสามารถแทรกฟิลด์เหล่านั้นลงในเอกสารโดยเลือก แทรกฟิลด์ ไอคอน. .
ช่องเหล่านั้นจะแสดงขึ้นภายในเอกสารโดยมีตัวยึดตำแหน่งที่มีสัญลักษณ์ $ อยู่ข้างหน้า
คุณสามารถดูแบบฟอร์มบนเว็บได้โดยเลือก เปิดแบบฟอร์มบนเว็บ ในหน้าต่างเอกสารที่กรอกได้
เมื่อคุณสร้างแบบฟอร์มเสร็จแล้ว ให้เลือกเผยแพร่แบบฟอร์ม . เลือก การแบ่งปัน แท็บเพื่อระบุรายชื่อที่อยู่อีเมลที่จะส่งแบบฟอร์มที่กรอกได้ของคุณไป
เลือก แบบฟอร์มเผยแพร่ เพื่อเสร็จสิ้นและส่งอีเมล
การรวมจดหมาย
โปรแกรมเสริม Mail Merge เป็นโปรแกรมเสริมของ Google Doc ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้คุณใช้ค่าจากสเปรดชีตของ Google ชีตและแทรกค่าเหล่านี้ลงในเอกสารเทมเพลตได้
ทำไมสิ่งนี้ถึงมีประโยชน์? หากคุณพิจารณาธุรกิจที่เจ้าของต้องการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าหลายร้อยราย ส่วนเสริมนี้จะช่วยให้พวกเขาสร้างเอกสาร "เทมเพลต" ของใบแจ้งหนี้หลักได้ แต่กรอกข้อมูลในฟิลด์เฉพาะโดยใช้แถวข้อมูลจากสเปรดชีต
ซึ่งจะสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ได้มากเท่าที่จำเป็นในการประมวลผลข้อมูลทั้งหมดจากสเปรดชีตต้นฉบับ หากต้องการใช้ส่วนเสริมนี้ คุณเพียงแค่เลือก การรวมจดหมาย จาก ส่วนเสริม เมนู แล้วเลือก เริ่ม .
ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Mail Merge ทางด้านขวา
ใช้หน้าต่างนี้เพื่อเลือกสเปรดชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการผสาน จากนั้นคุณสามารถเลือกแต่ละฟิลด์ที่คุณต้องการใช้เพื่อผสานเข้ากับเทมเพลตเอกสารได้
คุณยังสามารถเลือกแสดงการตั้งค่าอีเมล เพื่อปรับแต่งเทมเพลตส่วนหัวของอีเมลหากคุณต้องการส่งชุดเอกสารไปยังผู้ใช้หลายคนโดยอัตโนมัติ
หากคุณต้องการใช้ฟีเจอร์อีเมลแบบกลุ่ม ให้ตั้งค่า SMTP สำหรับแอดออนเพื่อใช้การตั้งค่า SMTP ที่ถูกต้องสำหรับบัญชีอีเมลของคุณ
รูปภาพฟรีของ Pixabay
โปรแกรมเสริม Google Doc ที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งคือ Pixabay Free Images นี่เป็นหนึ่งในส่วนเสริมที่ใช้งานง่ายที่สุด เนื่องจากเป็นเพียงการค้นหารูปภาพฟรีสำหรับรูปภาพที่คุณสามารถนำมาใช้ในเอกสารของคุณเองได้
หากต้องการใช้งาน เพียงเลือก ส่วนเสริม จากเมนู ให้เลือก Pixabay Free Images และเลือก ค้นหารูปภาพ .
ซึ่งจะเปิดหน้าต่างทางด้านขวาสำหรับใช้ค้นหารูปภาพฟรีเพื่อใช้ในเอกสาร Google ของคุณ
เพียงเลือกรูปภาพฟรีเพื่อวางลงในเอกสารของคุณทุกที่ที่คุณมีเคอร์เซอร์อยู่
ตัวแปรเอกสาร
ทางเลือกอื่นนอกเหนือจากโปรแกรมเสริม Mail Merge หรือ Add-on ของเอกสารที่กรอกได้คือส่วนเสริม Doc Variables
ส่วนเสริมนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการให้คนหลายคนกรอกเอกสารด้วยค่าของตัวเอง ส่วนเสริมนี้ให้รูปแบบการทำงานร่วมกันที่ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อป้อนข้อมูลลงในตัวแปรที่คุณสร้างขึ้นในเอกสารได้
เมื่อคุณติดตั้งส่วนเสริมแล้ว การสร้างเอกสารเทมเพลตก็เป็นเรื่องง่าย เพียงเลือก ส่วนเสริม จากเมนู ให้เลือก ตัวแปรเอกสาร ให้เลือก แทรกตัวแปร และเลือกประเภทของตัวแปรที่คุณต้องการฝังลงในเอกสาร
เมื่อคุณเลือกประเภทตัวแปรแล้ว ให้ตั้งชื่อและเลือกว่าจะเป็นฟิลด์เดียวหรือครอบคลุมหลายบรรทัด
เลือกตกลง แล้วคุณจะเห็นตัวแปรปรากฏขึ้นในเอกสารโดยมีสัญลักษณ์ “$” อยู่ข้างหน้า
คุณสามารถส่งเอกสารให้ใครก็ได้เพื่อกรอก และพวกเขาเพียงแค่เลือก เริ่ม จาก ส่วนเสริม เมนู
ซึ่งจะเปิดหน้าต่างทางด้านขวาพร้อมช่องสำหรับตัวแปรทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นสำหรับเอกสาร
คนที่คุณส่งแบบฟอร์มให้นั้นเพียงแค่ต้องกรอกตัวแปรและกดลูกศรสีน้ำเงินเพื่อเสร็จสิ้น การดำเนินการนี้จะกรอกเอกสารที่มีข้อมูลทั้งหมดที่บุคคลป้อนโดยอัตโนมัติ
นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างแบบฟอร์มที่กรอกง่าย หรือเพียงแค่เอกสารเทมเพลตที่ผู้คนสามารถกรอกได้ง่ายๆ เพียงกรอกแบบฟอร์มเสริม
ตัวล้างข้อความ
หากคุณแก้ไขเอกสารจำนวนมาก โปรแกรมเสริม Text Cleaner Google Doc จะทำให้งานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ
การติดตั้งส่วนเสริมนี้ช่วยให้คุณเข้าถึงการแก้ไขอย่างรวดเร็วจากเมนู เพียงเลือก ส่วนเสริม จากเมนู ให้เลือก ตัวล้างข้อความ และเลือกการแก้ไขด่วนที่มี
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดำเนินการใดๆ กับเอกสารทั้งหมดได้:
- ลบการขึ้นบรรทัดใหม่
- ลบตัวแบ่งย่อหน้า
- แก้ไขการขึ้นบรรทัดใหม่
- ลบช่องว่างหลายประโยคออกจากประโยค
- ลบแท็บ
- แก้ไขราคาอัจฉริยะ
หากคุณต้องการเข้าถึงเครื่องมือแก้ไขเพิ่มเติม ให้เลือก กำหนดค่า . หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นเพื่อให้คุณปรับแต่งฟีเจอร์ Text Cleaner ได้
หน้าจอนี้ไม่เพียงแต่ให้คุณปรับแต่งการแก้ไขทั้งหมดที่จะทำเพื่อคุณเท่านั้น แต่หากคุณเลือกทุกอย่างที่ต้องการแล้วเลือกบันทึกและล้างทันที จะทำการแก้ไขทั้งหมดในเอกสารพร้อมกัน
เครื่องมือนี้ เช่นเดียวกับเครื่องมืออื่นๆ ที่ระบุไว้ในบทความนี้ ปรับปรุงสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วย Google เอกสาร ช่วยให้คุณทำสิ่งที่น่าประหลาดใจกับเอกสารของคุณได้ง่ายขึ้นมาก
