กรองข้อมูลตามสีใน Excel ง่ายๆ: 2 เทคนิคที่พิสูจน์แล้ว

ในการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินขนาดใหญ่ คุณอาจพบว่าการใช้ตัวกรอง (filter) ช่วยให้คุณตรวจสอบข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อข้อมูลถูกกรอง แสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเกณฑ์ตัวกรอง ส่วนที่เหลือจะถูกซ่อน ข้อมูลที่กรองแล้วสามารถคัดลอก จัดรูปแบบ พิมพ์ และอื่นๆ ได้โดยไม่ต้องจัดเรียงหรือย้ายข้อมูลล่วงหน้า บทช่วยสอนนี้จะอธิบาย วิธีกรองตามสี (filter by color) ใน Excel โดยใช้ทั้งวิธีปกติและโค้ด VBA

2 วิธีที่แตกต่างกันในการกรองตามสีใน Excel

สองส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการใช้ตัวกรองตามสี วิธีแรกคือวิธีปกติที่เป็นที่รู้จักดี และวิธีที่สองคือการใช้โค้ด VBA การเรียนรู้วิธีใช้ VBA จะช่วยขยายทักษะของคุณได้ดี

ตัวอย่างเช่น เรามีชุดข้อมูลตัวอย่างที่เราใช้สองสีที่แตกต่างกันเพื่อแยกแยะระหว่างสองเกณฑ์ เกณฑ์แรกที่เราตั้งคือ จำนวนซื้อในเดือนมกราคมต้องมากกว่า 20 และอีกเกณฑ์หนึ่งต้องน้อยกว่า 20 นอกจากนี้ คุณอาจต้องการกรองสีตามเกณฑ์เฉพาะเพื่อตรวจสอบค่าทั้งหมดพร้อมกัน

1. ใช้วิธีพื้นฐานกรองตามสีใน Excel

เพื่อสร้างการเปรียบเทียบระหว่างเกณฑ์เฉพาะ คุณอาจต้องแยกแยะข้อมูล ขณะทำงาน คุณอาจต้องการค้นหาค่าภายใต้เกณฑ์เดียวกัน เพียงทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อกรองชุดข้อมูลให้แยกแยะตามสี

ขั้นตอนที่ 1:

• ก่อนอื่น เลือกตารางข้อมูลในช่วงที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 2:

• คลิกที่แท็บ Home

ขั้นตอนที่ 3:

• หลังจากเลือกแท็บ Home แล้ว คลิกที่ Sort & Filter (จัดเรียงและกรอง)
• เลือกตัวเลือก Filter (ตัวกรอง) จากเมนู

ผลที่ได้ ปุ่ม drop-down (เลื่อนลง) จะปรากฏในหัวตาราง ตามภาพด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 4:

• คลิกที่ปุ่ม drop-down เพื่อเปิดตัวเลือกการกรอง
• เลือก Filter by Color (กรองตามสี)
• จากนั้น เลือกสีที่ต้องการกรอง ที่นี่เราเลือกสีแรก RGB (248, 203, 173)

ดังนั้น คุณจะได้ข้อมูลที่กรองแล้วด้วยสีเฉพาะ ตามภาพด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 5:

• เพื่อกรองตามสีอีกสี ให้คลิกที่ปุ่ม drop-down อีกครั้ง
• เลือกสีใหม่ (RGB = 217, 225, 242) เพื่อกรอง

ผลลัพธ์ ค่าที่กรองตามสีเฉพาะจะแสดง ตามภาพด้านล่าง

นอกจากการกรองตามสีแล้ว หากตอนนี้คุณต้องการลบตัวกรอง เพียงคลิกที่เมนูดรอปดาวน์และคลิกที่ตัวเลือก Clear Filter From (ล้างตัวกรองจาก) จากรายการ

ดังนั้น คุณสามารถกู้คืนชุดข้อมูลก่อนหน้าได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีกรองหลายคอลัมน์ตามสีใน Excel (2 วิธี)

2. รันโค้ด VBA เพื่อกรองตามสีใน Excel

นอกจากเทคนิคมาตรฐานแล้ว คุณยังสามารถใช้โค้ด VBA เพื่อกรองได้ แม้จะไม่ได้ใช้กันอย่างแพร่หลาย แต่จำเป็นต้องเรียนรู้เพื่อขยายชุดทักษะ ในการทำเช่นนั้น ให้ทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้

ขั้นตอนที่ 1:

• กด Alt + F11 เพื่อเปิดใช้งาน VBA Macro-Enabled Worksheet
• คลิกที่แท็บ Insert
• เลือก Module (โมดูล) จากเมนู

ขั้นตอนที่ 2:

• วางโค้ด VBA ต่อไปนี้

Sub Filter_by_color() 'declare a variable Dim ws As Worksheet Set ws = Worksheets("Sheet2") ws.Range("B4:D11").AutoFilter field:=3, Criteria1:=RGB(248, 203, 173), Operator:=xlFilterCellColor End Sub

ที่นี่

Dim ws As Worksheet คือการประกาศ ws เป็นเวิร์กชีท

Worksheets(“Sheet2”) คือชื่อเวิร์กชีทปัจจุบัน

ws.Range(“B4:D11”) คือช่วงของตาราง

AutoFilter field:=3 คือหมายเลขคอลัมน์ (3) ที่เรากำหนดตัวกรอง

Criteria1:=RGB(248, 203, 173) คือรหัสสีของสีที่กรอง

ขั้นตอนที่ 3:

• สุดท้าย บันทึก โปรแกรมและกด F5 เพื่อรัน

ผลที่ได้ คุณจะได้ผลลัพธ์ที่กรองแล้วในเวิร์กชีทปัจจุบันของคุณ

บางครั้ง ตัวเลือกการกรองของ Excel ของคุณอาจไม่ทำงาน อาจมีเหตุผลที่เป็นไปได้บางอย่าง ลองแก้ไขปัญหาเหล่านี้

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกข้อมูลทั้งหมด
• มันจะไม่ทำงานในเซลล์ที่ผสาน (merged cells) ให้ยกเลิกการผสานเซลล์และลองใหม่
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางข้อมูลของคุณมีหัวคอลัมน์เพียงหนึ่งเดียว ค้นหาแถวที่ซ่อนอยู่หรือข้อผิดพลาดในตารางข้อมูล
• หากปุ่มตัวกรองเป็นสีเทา (greyed out) ให้ยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูล และตัวเลือกตัวกรองจะพร้อมใช้งาน
  

อ่านเพิ่มเติม: วิธีกรองตามหลายสีใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)

สรุป

โดยสรุป หวังว่าบทความนี้ได้สาธิตวิธีใช้ฟีเจอร์การกรองตามสีของ Excel เพื่อแยกแยะค่าตามเกณฑ์หลายอย่าง วิธีการเหล่านี้ควรเรียนรู้และนำไปใช้กับข้อมูลของคุณ ตรวจสอบสมุดงานฝึกหัดและนำความรู้ที่ได้ไปใช้ เราสามารถสนับสนุนโปรแกรมแบบนี้ได้เพราะความใจดีของคุณ

หากมีคำถาม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา โปรดบอกความคิดเห็นของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

คำถามของคุณจะได้รับคำตอบโดยเร็วที่สุดจากผู้เชี่ยวชาญ Exceldemy

บทความเพิ่มเติม

• กรองตามสีข้อความใน Excel (5 วิธีง่ายๆ)
• เพิ่มตัวกรองใน Excel (4 วิธี)
• วิธีกรองตามสีโดยใช้ Conditional Formatting ใน Excel
• ลบตัวกรองใน Excel (5 วิธีง่ายและรวดเร็ว)
• วิธีกรองตามสีเซลล์ใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)
• ลบตัวกรองตามสีใน Excel (5 วิธี)
• วิธีใช้ตัวกรองหลายเงื่อนไขใน Excel [วิธี + VBA]