ขณะทำงานใน Excel เรามักต้อง กรองข้อมูลตามสี ที่จัดรูปแบบโดย การจัดรูปแบบเงื่อนไข (Conditional Formatting) ด้วยการใช้ฟีเจอร์การจัดรูปแบบเงื่อนไขของ Excel เราสามารถเปลี่ยนลักษณะของเซลล์ได้โดยการนำเงื่อนไขต่างๆ ไปใช้ เราสามารถดึงข้อมูลเฉพาะที่ต้องการจากชุดข้อมูลได้โดยการกรองข้อมูลตามสี เราอาจทำได้ด้วยตนเองหากชุดข้อมูลเล็ก อย่างไรก็ตาม การกรองข้อมูลด้วยตนเองจะกลายเป็นเรื่องท้าทายสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ มันกลายเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลามากและทำให้เหนื่อยล้า แต่คุณโชคดี! คุณอยู่ในโลกที่มีโปรแกรมชื่อ Excel ซึ่งมีโซลูชันสำหรับปัญหาเกี่ยวกับสเปรดชีทเกือบทุกประการ ด้วยเพียงไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ ใน Excel เราสามารถ กรองข้อมูลตามสี ที่จัดรูปแบบโดย การจัดรูปแบบเงื่อนไข ได้
3 ขั้นตอนในการกรองตามสีโดยใช้การจัดรูปแบบเงื่อนไขใน Excel
ในส่วนนี้ของบทความ เราจะเรียนรู้ 3 ขั้นตอนง่ายๆ ในการ กรองข้อมูลตามสี ที่จัดรูปแบบโดย การจัดรูปแบบเงื่อนไข สมมติว่าเรามี คะแนนนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ของโรงเรียนหนึ่ง และเราต้องการกรอง คะแนนรวม (Total Marks) ตาม 2 เกณฑ์ คือ ดังนี้
- คะแนนรวม > 299 → จัดรูปแบบเซลล์ด้วยสีเขียว
- คะแนนรวม < 300 → จัดรูปแบบเซลล์ด้วยสีแดง
มาทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่างเพื่อทำสิ่งนี้กัน
สมควรระบุว่า เราใช้เวอร์ชัน Microsoft Excel 365 สำหรับบทความนี้ คุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นตามสะดวกได้
ขั้นตอนที่ 01: ใช้การจัดรูปแบบเงื่อนไขก่อน
ในขั้นตอนแรก เราต้อง ใช้การจัดรูปแบบเงื่อนไข กับข้อมูลของเรา เพื่อที่จะเพิ่มการเติมสีที่แตกต่างกันให้กับเซลล์ของคอลัมน์ Total ตามเงื่อนไขที่กล่าวมาก่อนหน้านี้
- ขั้นแรก เลือกเซลล์ของคอลัมน์ Total ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
- ตามด้วย ไปที่แท็บ Home จาก Ribbon
- จากนั้น เลือกตัวเลือก Conditional Formatting จากกลุ่ม Styles
- หลังจากนั้น เลือกตัวเลือก Highlight Cells Rules จากรายการดรอปดาวน์
- ต่อไป เลือกตัวเลือก Greater Than ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
ผลลัพธ์ กล่องโต้ตอบ Greater Than จะเปิดขึ้น
- ตอนนี้ ในกล่องโต้ตอบ Greater Than พิมพ์ 299 ในช่องที่ทำเครื่องหมาย
- ตามด้วย คลิกที่ไอคอนดรอปดาวน์ และเลือกตัวเลือก Custom Format จากรายการดรอปดาวน์
ผลลัพธ์ กล่องโต้ตอบ Format Cells จะมองเห็นได้บนเวิร์กชีตของคุณ
- หลังจากนั้น ในกล่องโต้ตอบ Format Cells ไปที่แท็บ Fill
- จากนั้น เลือกสีที่ต้องการ
- ตามด้วย คลิก OK
- ผลลัพธ์ คุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังกล่องโต้ตอบ Greater Than และคลิก OK ที่นั่น
ผลลัพธ์ คุณจะมีเซลล์ที่จัดรูปแบบด้วยสีที่ต้องการ ตามที่แสดงในภาพต่อไปนี้
- ตอนนี้ เลือกเซลล์ของคอลัมน์ Total ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
- ต่อไป ไปที่แท็บ Home จาก Ribbon
- จากนั้น เลือกตัวเลือก Conditional Formatting จากกลุ่ม Styles
- ตามด้วย เลือกตัวเลือก Highlight Cells Rules จากรายการดรอปดาวน์
- ตามมา คลิกที่ตัวเลือก Less Than
ผลลัพธ์ คุณจะมีกล่องโต้ตอบ Less Than บนเวิร์กชีตของคุณ
- ตอนนี้ ในกล่องโต้ตอบ Less Than พิมพ์ 300 ในช่องที่ทำเครื่องหมาย
- หลังจากนั้น คลิกที่ไอคอนดรอปดาวน์ และเลือกตัวเลือก Custom Format จากรายการดรอปดาวน์
- ตามด้วย ในกล่องโต้ตอบ Format Cells ไปที่แท็บ Fill
- ต่อไป เลือกสีที่ต้องการและคลิก OK
- ตามมา คุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังกล่องโต้ตอบ Less Than และคลิก OK
ผลลัพธ์ คุณจะมีคอลัมน์ Total ที่จัดรูปแบบด้วยสีที่ต้องการ
อ่านเพิ่มเติม: Excel Filter by Color and Text (with Easy Steps)
ขั้นตอนที่ 02: เปิดใช้งานตัวเลือก Filter
ในขั้นตอนนี้ เราจะเปิดใช้งานตัวเลือก Filter มาทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ด้านล่างกัน
- ขั้นแรก เลือกข้อมูลของคุณพร้อมกับ ส่วนหัว (headers)
- จากนั้น ไปที่แท็บ Data จาก Ribbon
- ตอนนี้ เลือกตัวเลือก Filter จากกลุ่ม Sort & Filter
ผลลัพธ์ ตัวเลือกการกรองจะถูกเปิดใช้งาน ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
หมายเหตุ: คุณยังสามารถใช้ลัดบานพิมพ์ CTRL + SHIFT + L หลังจากเลือกข้อมูลเพื่อเปิดใช้งานตัวเลือก Filter ได้อีกด้วย
อ่านเพิ่มเติม: วิธีกรองตามสีเซลล์ใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 03: กรองตามสี
ตอนนี้ เราจะกรองข้อมูลของเราตามสีของเซลล์ ทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่างเพื่อทำสิ่งนี้
- ขั้นแรก คลิกที่ไอคอนดรอปดาวน์ ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
- จากนั้น เลือกตัวเลือก Filter by Color จากรายการดรอปดาวน์
- หลังจากนั้น เลือกสีที่คุณต้องการ ที่นี่ เราเลือกสี เขียว (Green)
ผลลัพธ์ คุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้บนเวิร์กชีตของคุณ
คุณยังสามารถเลือกสี แดง (Red) และคุณจะได้ผลลัพธ์ต่อไปนี้บนเวิร์กชีตของคุณ ตามที่แสดงในภาพต่อไปนี้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีกรองตามสีใน Excel (2 ตัวอย่าง)
วิธีใช้ฟีเจอร์ Advanced Filter เพื่อกรองตามสีใน Excel
Advanced Filter เป็นฟีเจอร์ที่ค่อนข้างมีประโยชน์ของ Excel การใช้ Advanced Filter เราสามารถกรองข้อมูลออกมาได้ตามเกณฑ์ที่ให้มาภายในเวิร์กชีตเดียวกัน สมมติว่าเราต้องการกรองชุดข้อมูลของเราตาม 2 เกณฑ์ต่อไปนี้
- นักเรียนที่ได้ มากกว่า 299 คะแนนรวม
- นักเรียนที่ได้ น้อยกว่า 300 คะแนนรวม
มาทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่างเพื่อกรองข้อมูลของเราตามสีโดยใช้ตัวเลือก Advanced Filter
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก สร้างคอลัมน์ใหม่ชื่อ Total และพิมพ์ >299 ในเซลล์ด้านล่าง
หมายเหตุ: ที่นี่ ชื่อของคอลัมน์ที่สร้างใหม่ต้องตรงกับคอลัมน์ Total ของชุดข้อมูลพอดี
- ตามด้วย ไปที่แท็บ Data จาก Ribbon
- หลังจากนั้น เลือกตัวเลือก Advanced จากกลุ่ม Sort & Filter
ผลลัพธ์ กล่องโต้ตอบ Advanced Filter จะเปิดบนเวิร์กชีตของคุณ
- ตอนนี้ ในกล่องโต้ตอบ Advanced Filter เลือกตัวเลือก Copy to another location ภายใต้ฟิลด์ Action
- จากนั้น คลิกที่ฟิลด์ List range และเลือกชุดข้อมูลพร้อมส่วนหัว ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
- หลังจากนั้น คลิกที่ฟิลด์ Criteria range และเลือกคอลัมน์ที่สร้างใหม่เหมือนในภาพด้านล่าง
- ต่อไป คลิกที่ฟิลด์ Copy to และเลือกเซลล์ B18 นี่คือที่ที่ Filtered Data จะถูกแสดง
- สุดท้าย คลิกที่ OK
ผลลัพธ์ คุณจะมีรายชื่อนักเรียนที่ได้ มากกว่า 299 คะแนนรวม
คุณยังสามารถเปลี่ยนเงื่อนไขเป็น <300 ด้วยการทำตามขั้นตอนเดียวกัน คุณจะได้ผลลัพธ์ต่อไปนี้สำหรับเงื่อนไขใหม่ ตามที่สาธิตในภาพต่อไปนี้
วิธีแก้ไขหากตัวเลือก Filter by Color ไม่แสดงใน Excel
ขณะทำงานใน Excel บางครั้งเราเห็นว่า ตัวเลือก Filter by Color ไม่แสดงใน Excel ในกรณีส่วนใหญ่ เกิดขึ้นเมื่อเซลล์ทั้งหมดถูกจัดรูปแบบด้วย สีเดียวกัน สมมติว่า เรามี คะแนนนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ที่เซลล์ทั้งหมดของคอลัมน์ Total มีการเติมสีเหลือง
มาทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่างเพื่อแก้ไขปัญหา Filter by Color ไม่แสดง
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก เลือกชุดข้อมูลพร้อมส่วนหัวและไปที่แท็บ Data จาก Ribbon
- ตามด้วย เลือกตัวเลือก Filter จากกลุ่ม Sort & Filter
ผลลัพธ์ ตัวเลือกการกรองจะถูกเพิ่ม ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
- ตอนนี้ คลิกที่ไอคอนดรอปดาวน์ถัดจากคอลัมน์ Total
คุณสามารถเห็นได้ว่า ตัวเลือก Filter by Color เป็นสี เทา (Grey) คุณไม่สามารถเลือกได้ มาแก้ไขปัญหานี้ตอนนี้
- ใช้ ขั้นตอนที่กล่าวไว้ในขั้นตอนที่ 01 ของวิธีแรก เพื่อ ใช้การจัดรูปแบบเงื่อนไข กับชุดข้อมูลและได้ผลลัพธ์ดังนี้
- ตามด้วย คลิกที่ไอคอนดรอปดาวน์ถัดจากคอลัมน์ Total
- จากนั้น เลือกตัวเลือก Filter by Color
- ตอนนี้ เลือกสีที่คุณต้องการ ในกรณีนี้ เราเลือกสี เขียว (Green)
ตามมา คุณจะได้ผลลัพธ์ที่กรองแล้วตามสี ตามที่แสดงในภาพต่อไปนี้
อ่านเพิ่มเติม: วิธิลบการกรองตามสีใน Excel (5 วิธี)
สรุป
นี้คือทั้งหมดสำหรับเซสชันวันนี้ ผมเชื่ออย่างมั่นใจว่าบทความนี้สามารถนำทางคุณให้ กรองข้อมูลตามสี ที่จัดรูปแบบโดย การจัดรูปแบบเงื่อนไข ใน Excel ได้ โปรดรู้สึกเสรีที่จะทิ้งความคิดเห็น หากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำสำหรับปรับปรุงคุณภาพของบทความ เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Excel คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา ExcelDemy ขอให้สนุกกับการเรียนรู้!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีกรองหลายคอลัมน์ตามสีใน Excel (2 วิธี)
- วิธีกรองหลายสีใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)
