การจัดเรียงข้อมูลตามวันที่ดูเหมือนจะเป็นงานที่ง่าย และแน่นอนว่า Microsoft Excel มีหลายวิธีในการจัดเรียงข้อมูลตามวันที่ อย่างไรก็ตาม บางครั้งเครื่องมือจัดเรียงของ Excel ทำงานไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจทำให้รู้สึกหงุดหงิดมาก
นี่คือวิธีการจัดเรียงตามวันที่ใน Excel หลายวิธี พร้อมกับเทคนิคที่ลองใช้ได้หากวันที่จัดเรียงไม่ถูกต้อง
การจัดเรียงคอลัมน์เดียวของวันที่ใน Excel
วิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดเรียงวันที่ใน Excel คือการใช้เครื่องมือจัดเรียง (Sort) เพื่อแสดงวันที่ตามลำดับที่ต้องการ
- เลือกคอลัมน์ของวันที่โดยคลิกที่หัวคอลัมน์ ในภาพด้านล่าง เราได้เลือกคอลัมน์โดยคลิกที่หัวคอลัมน์ A
- คุณยังสามารถเลือกเซลล์เฉพาะในคอลัมน์ที่มีวันที่ได้เช่นกัน
- เมื่อเลือกข้อมูลแล้ว ให้เลือก Sort & Filter (จัดเรียงและกรอง) จากเมนู Home
- ตอนนี้เลือก Sort Oldest to Newest (เก่าสุดไปใหม่สุด) หรือ Sort Newest to Oldest (ใหม่สุดไปเก่าสุด) ในตัวอย่างด้านล่าง เราจัดเรียงจากใหม่สุดไปเก่าสุด สังเกตว่า Excel ไม่เปลี่ยนรูปแบบวันที่ แต่จัดเรียงวันที่ได้ถูกต้อง เริ่มจากวันที่ใหม่สุด
วิธีนี้ควรทำงานได้ในกรณีส่วนใหญ่
การจัดเรียงเวิร์กชีตทั้งแผ่นตามวันที่ใน Excel
หากตารางของคุณมีมากกว่าหนึ่งคอลัมน์ของข้อมูล คุณจะต้องรักษาความสัมพันธ์ระหว่างคอลัมน์เมื่อจัดเรียง ด้านล่างคุณเห็นวันที่ในคอลัมน์ A และข้อความที่สอดคล้องกันในคอลัมน์ B
หากคุณใช้วิธีด้านบน (คือ เลือกเซลล์วันที่อย่างเดียว หรือคอลัมน์วันที่ทั้งหมด คลิกปุ่ม Sort & Filter และเลือก Sort Oldest to Newest หรือ Sort Newest to Oldest) Excel จะแสดงคำเตือนการจัดเรียง (Sort Warning) และถามว่าคุณต้องการขยายการเลือกเพื่อรวมคอลัมน์ข้อมูลทั้งสองหรือไม่
ให้แน่ใจว่า Expand the selection (ขยายการเลือก) ถูกเลือก แล้วคลิกปุ่ม Sort (จัดเรียง) Excel จะจัดเรียงข้อมูลทั้งหมดในตารางตามลำดับที่คุณเลือก
คุณจะเห็นว่าตอนนี้วันที่ทั้งหมดจัดเรียงจากเก่าสุดไปใหม่สุดแล้ว และความสัมพันธ์ระหว่างวันที่ในคอลัมน์ A และข้อความในคอลัมน์ B ได้รับการรักษาไว้
การจัดเรียงตามเดือน ปี หรือเดือนและวันใน Excel
ถ้าคุณต้องการจัดเรียงตามวันที่ใน Excel โดยส่วนเฉพาะของวันที่ เช่น เดือนหรือปี จะทำอย่างไร?
การจัดเรียงวันที่ตามเดือนใน Excel
ในตารางตัวอย่างวันเกิดของคนๆ ต่างๆ คุณอาจต้องการทราบว่าใครเกิดในเดือนไหน โดยไม่สนใจปีที่เกิด สิ่งนี้ไม่สามารถใช้คุณสมบัติจัดเรียงปกติของ Excel ได้ เพราะมันจะรวมปีในการจัดเรียงเสมอ
เพื่อแก้ปัญหานี้ คุณสามารถสร้างคอลัมน์ช่วย (helper column) ที่ดึงเฉพาะเดือนออกมา แล้วจัดเรียงตามคอลัมน์นั้น ในการดึงเดือนจากวันที่ สามารถใช้ฟังก์ชัน MONTH ของ Excel ได้
- สร้างคอลัมน์ใหม่
- ในเซลล์แรกของคอลัมน์ใหม่ ให้ป้อน =MONTH(A1) โดยที่ A1 คือเซลล์ที่ต้องการดึงเดือน
- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 สำหรับทุกแถว Excel จะดึงเดือนจากวันที่แต่ละรายการ ทำให้ได้คอลัมน์ของหมายเลขเดือน
- ตอนนี้คุณสามารถจัดเรียงตารางตามคอลัมน์ที่มีหมายเลขเดือน ในกรณีนี้คุณจะจัดเรียงตามคอลัมน์ C หากคุณเลือกเฉพาะข้อมูลในคอลัมน์ C คุณจะได้คำเตือน Sort Warning อีกครั้ง ให้เลือก Expand the selection และ Sort
การจัดเรียงวันที่ตามปีใน Excel
หากต้องการดึงปีแทนเดือน สามารถทำตามขั้นตอนด้านบน แต่เปลี่ยนฟังก์ชัน MONTH เป็น =YEAR(A1) โดยที่ A1 คือเซลล์ที่มีวันที่ต้องการดึงปี
การจัดเรียงวันที่ตามเดือนและวันใน Excel
อาจจะต้องการสร้างรายการวันเกิดที่จัดเรียงตามเดือนและวัน โดยไม่สนใจปี ในการดึงเดือนและวันจากคอลัมน์วันที่ สามารถใช้ฟังก์ชัน TEXT ของ Excel ซึ่งแปลงวันที่เป็นข้อความ เราจะใช้รูปแบบ mm.dd ทำตามขั้นตอนด้านบน แต่เปลี่ยนฟังก์ชัน MONTH เป็นสูตรนี้: =TEXT(A1, "mm.dd")
ตอนนี้คุณสามารถจัดเรียงตามคอลัมน์ C เพื่อรับรายการวันเกิดของทุกคนตามเดือนและวัน
การแก้ไขปัญหารูปแบบวันที่ใน Excel
บางครั้งเมื่อพยายามจัดเรียงตามวันที่ใน Excel คุณอาจพบว่าไม่สามารถให้ Excel จดจำข้อมูลเป็นวันที่ได้ ทưởng像ว่ามีใครให้สเปรดชีทที่มีวันที่ มาคุณนำข้อมูลเข้า Excel แต่มันจัดเรียงไม่ถูกต้องเมื่อลองใช้วิธีด้านบน ทำไมจึงไม่ทำงาน?
พิจารณารายการวันที่นี้:
ดูง่ายมาก แต่เมื่อคุณเลือกข้อมูล กดปุ่ม Sort & Filter และเลือกจัดเรียงจาก Oldest to Newest มันไม่ทำงาน! คุณอาจได้ผลลัพธ์แบบนี้:
สังเกตว่าวันที่สุดท้ายในคอลัมน์ไม่ได้ถูกจัดเรียงถูกต้อง เกิดอะไรขึ้น?
โอกาสมากที่ข้อมูลในเซลล์ A9 ดูเหมือน วันที่ แต่จริงๆ แล้วไม่ได้จัดรูปแบบเป็นวันที่ จึงทำให้ Excel จัดเรียงไม่ถูกต้อง ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Excel ที่ใช้ แม้คุณจะจัดรูปแบบเซลล์ที่ผิดพลาดนั้นเป็นวันที่โดยเลือกเซลล์ คลิกขวาเลือก Format Cells (จัดรูปแบบเซลล์) และเลือกตัวเลือก Date ก็ยังแก้ปัญหาไม่ได้
วิธีแก้ไขวันที่ที่จัดเรียงไม่ถูกต้องใน Excel
โชคดีที่ปัญหานี้แก้ไขได้ง่าย
- Cut (ตัด) คอลัมน์วันที่โดยเลือกเซลล์และกด Ctrl+X เลือก Cut จากเมนู Home หรือคลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือก Cut
- เปิด Notepad หรือโปรแกรมแก้ไขข้อความธรรมดาอื่นๆ
- Paste (วาง) วันที่ลงในโปรแกรมแก้ไขข้อความ
- กลับไปที่ Excel เลือกคอลัมน์ที่วันที่เคยอยู่ คลิกขวาและเลือก Format Cells
- เลือก Date และคลิก OK
- กลับไปที่โปรแกรมแก้ไขข้อความ เลือกและคัดลอกรายการวันที่
- กลับไปที่ Excel และ Paste (วาง) วันที่ลงในคอลัมน์ที่จัดรูปแบบในขั้นตอนที่ 5
- ตอนนี้คุณควรจัดเรียงได้แล้ว เลือกคอลัมน์ที่มีข้อมูล กดปุ่ม Sort & Filter และเลือก Sort Oldest to Newest โวอิล่า! ใช้งานได้แล้ว!
เทคนิคการจัดเรียงและกรองข้อมูลอื่นๆ ใน Excel
ตอนนี้คุณเรียนรู้วิธีจัดเรียงตามวันที่ใน Excel แล้ว คุณอาจต้องการสำรวจวิธีอื่นๆ ในการจัดเรียงและกรองข้อมูล บทความเหล่านี้จะสอนการจัดเรียงข้อมูลคอลัมน์เดียวและหลายคอลัมน์ วิธีจัดเรียงตามตัวอักษรใน Excel และวิธีกรองข้อมูลใน Excel
