เมื่อ Microsoft นำเสนอริบบอน (Ribbon) ให้กับชุด Office ครั้งแรก มันก่อให้เกิดการแบ่งแยกค่อนข้างมากระหว่างผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อประสิทธิภาพผลิตผลตลอดวัน บางคนชอบมัน ในขณะที่บางคนชอบระบบเมนูคลาสสิกที่เกือบเก่าเท่ากับ graphical user interface เอง
ในที่สุด ริบบอนชนะสงครามและดูเหมือนจะอยู่ต่อไป โชคดีที่ แม้คุณจะไม่ชอบ คุณก็สามารถปรับแต่งริบบอนของ Microsoft Office ให้เหมาะกับเวิร์กโฟลว์และความต้องการของคุณได้จริง
เวอร์ชันที่เราใช้
เราใช้ Office 365 ส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 หมายความว่าคำแนะนำนี้อิงตามเวอร์ชันล่าสุดของ Office ในขณะเขียน ควรจะมีความแตกต่างน้อย (ถ้ามี) ในการทำงานของการปรับแต่งริบบอน เนื่องจากเวอร์ชัน Office ทั้งหมดตอนนี้รวมเป็นหนึ่งเดียวกันในฐานะ
อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นสำคัญหนึ่งประการ เวอร์ชัน Office Live ของบริการ ไม่เสนอการปรับแต่งริบบอน หรือ ไม่มีริบบอนเลย เหมือนกับแอปเว็บ Google Docs, Sheets และ Slides Office Live เป็นเวอร์ชันที่ตัดทอนมากของแอปเดสก์ท็อป ดังนั้น คำแนะนำและข้อมูลด้านล่างจึงใช้ได้กับเวอร์ชันเดสก์ท็อปปัจจุบันของ Microsoft Office เท่านั้น
วิธีการทำงานของริบบอนโดยทั่วไป
ริบบอนมีไว้จัดระเบียบฟังก์ชันของซอฟต์แวร์ตามประเภททั่วไป ดังนั้น ฟังก์ชันที่มักใช้ร่วมกันจะอยู่บนริบบอนเดียวกัน ในแอปพลิเคชันอย่าง Microsoft Word คุณจะเห็นริบบอนสำหรับการออกแบบ (Design) การจัดวาง (Layout) การอ้างอิงทางวิชาการ (References) และอื่นๆ
ตามค่าเริ่มต้น Microsoft ทำงานดีมากในการให้ริบบอนและฟังก์ชันริบบอนที่จะพอใจคนส่วนใหญ่ หากคุณทำแค่สเปรดชีตพื้นฐานหรือเขียนเรียงความบ้าง ย่อมมีเหตุผลน้อยที่จะไปแก้สิ่งที่ไม่ได้เสีย
แต่หากคุณทำงานซ้ำๆ ชุดงานที่เฉพาะเจาะจงอย่างเดียวกันทุกวัน คุณสามารถเร่งเวิร์กโฟลว์ได้โดยปรับให้ตรงกับว่าริบบอน Microsoft Office ใดบ้างที่ควรอยู่ที่นิ้วสุดมือของคุณ
ริบบอนย่อยแบ่งเป็นกลุ่มของคำสั่งที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ริบบอน Home มีกลุ่มชื่อ "Font" (แบบอักษร) ซึ่งมีคำสั่งที่เกี่ยวกับการจัดรูปแบบแบบอักษรทั้งหมดอยู่ที่เดียว
การปรับแต่งริบบอนของ Microsoft Office จึงมี 2 รูปแบบหลัก:
- เพิ่มและลบริบบอนทั้งแท็บ
- ปรับแต่งกลุ่มและคำสั่งที่ปรากฏบนริบบอนที่กำหนด
เราจะแสดงวิธีทำทั้งสองอย่างใน Microsoft Office อย่างง่าย เริ่มจากวิธีเพิ่มหรือลบแท็บริบบอนทั้งหมด
วิธาเพิ่มหรือลบแท็บริบบอนทั้งหมดใน Microsoft Office
ตามค่าเริ่มต้น Office ไม่ได้วางแท็บริบบอนทั้งหมดที่มีในแต่ละแอปพลิเคชันบนหน้าจอของคุณ มีแท็บริบบอนทั้งหมดที่คุณอาจไม่รู้จัก อยู่ห่างเพียงไม่กี่คลิก
เพื่อเข้าถึงอินเตอร์เฟซการปรับแต่งริบบอน ทุกสิ่งที่คุณต้องทำคือ คลิกขวาที่ส่วนว่างใดๆ ของริบบอน แล้วเลือก Customize the Ribbon (ปรับแต่งริบบอน) คุณจะเห็นหน้าต่างนี้:
ที่นี่คุณจะเห็น 2 คอลัมน์ ด้านซ้าย เรามีคำสั่งที่สามารถเพิ่มเข้าไปในแท็บและกลุ่มริบบอน
สิ่งเหล่านี้ไม่เกี่ยวข้องตอนนี้ มานำสนใจไปที่คอลัมน์ขวาภายใต้ Customize the Ribbon
เมนูดรอปดาวน์ใต้ชื่อของคอลัมน์นี้ ใช้เพื่อดูแท็บทั้งหมด เฉพาะแท็บหลัก (Main Tabs) หรือแค่แท็บเครื่องมือ (Tool Tabs) ตอนนี้ ให้ทิ้งไว้ที่ Main Tabs ตามที่คุณเห็น มีรายการสำหรับแต่ละแท็บที่คุณเห็นบนหน้าจอหลักของแอป Office ที่คุณใช้
ที่นี่เราใช้ Word ตัวอย่างที่ดีคือแท็บ Review (ตรวจสอบ) หากคุณเอาเครื่องหมายถูกออกจากกล่องทางซ้ายของรายการ และเลือก OK ริบบอน Review จะหายไปจากหน้าต่างหลักของ Word
ไปข้างหน้าและติ๊กถูกหรือเอาเครื่องหมายถูกออกจากกล่องไหนก็ได้ที่คุณต้องการ แล้วเลือก OK เมื่อเสร็จ และแอปของคุณจะมีแท็บที่คุณต้องการจริงๆ เท่านั้น
วิธาปรับแต่งแท็บริบบอนแต่ละแท็บ
ตอนนี้คุณรู้วิธีลบแท็บแล้ว มาขุดลึกเข้าไปในเนื้อหาของแต่ละแท็บแรก ให้คลิกขวาที่ส่วนว่างใดๆ ของริบบอน แล้วเลือก Customize the Ribbon
ตอนนี้ ให้เลือกแท็บที่ต้องการปรับแต่ง ในกรณีนี้ แท็บนั้นคือ Home เลือกเครื่องหมายบวกเล็กๆ ด้านซ้ายของ Home สิ่งนั้นจะขยายรายการกลุ่มภายในแท็บนั้น
ตอนนี้เลือกกลุ่ม ในกรณีนี้เราเลือก Clipboard (คลิปบอร์ด) เมื่อเลือกแล้ว ให้เลือกปุ่ม Remove (ลบ) ระหว่างสองคอลัมน์ Clipboard จะถูกลบออกจากแท็บ Home
คุณยังสามารถเพิ่มกลุ่มเข้าไปในแท็บได้ อันแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมนูดรอปดาวน์ Choose commands from ตั้งค่าเป็น Main Tabs นี่เป็นตัวเลือก แต่ทำให้เข้าใจง่ายขึ้นว่ากลุ่มและคำสั่งไหนอยู่ที่ไหน
ลองขยายแท็บ Draw (วาด) ในคอลัมน์ซ้าย ให้เลือก Drawing Tools (เครื่องมือวาดภาพ) แล้วเลือก Add (เพิ่ม)
Drawing Tools ถูกเพิ่มเข้าไปในแท็บ Home แล้ว
เป็นไปได้ที่จะเพิ่มคำสั่งเดี่ยวๆ ได้เช่นกัน แต่นั้นจะต้องเพิ่มเข้าไปในกลุ่มที่กำหนดเอง (custom groups) มาดูวิธาสร้างกลุ่มกำหนดเองกันต่อไป
การเพิ่มแท็บและกลุ่มกำหนดเอง (Custom Tabs & Groups)
การปรับแต่งพื้นฐานครั้งสุดท้ายที่เราจะทำคือการสร้างแท็บและกลุ่มกำหนดเอง กลับไปที่หน้าต่าง Customize Ribbon Window
ตอนนี้เลือก New Tab (แท็บใหม่) คุณจะเห็นแท็บใหม่ปรากฏพร้อมกลุ่มใหม่หนึ่งกลุ่มใต้มัน
เลือก Rename (เปลี่ยนชื่อ) เพื่อให้แท็บและกลุ่มของคุณมีชื่อกำหนดเอง
ตอนนี้คุณสามารถใช้คำแนะนำในส่วนข้างต้นเพื่อเพิ่มกลุ่มเข้าไปในแท็บนี้ได้ ตัวอย่างเช่น คุณยังสามารถเพิ่มกลุ่มกำหนดเองเข้าไปในแท็บที่มีอยู่แล้วได้ คุณยังสามารถเพิ่มคำสั่งเดี่ยวเข้าไปในกลุ่มกำหนดเองของคุณจากคอลัมน์ซ้ายของคำสั่งที่รายการไว้
ด้วยวิธีนี้ คุณจะสร้างอินเตอร์เฟซที่กำหนดเองสมบูรณ์สำหรับแอป Office ที่คุณเลือก
การนำเข้าและส่งออกการปรับแต่งริบบอน
จะแย่มากหากคุณใช้เวลานานปรับแต่งริบบอนให้สมบูรณ์แบบ แล้วสูญเสียการตั้งค่าเหล่านั้น ไม่ว่าจะเป็นความล้มเหลวของฮาร์ดดิสก์ มีคอมพิวเตอร์มากกว่าหนึ่งเครื่อง หรือซื้อเครื่องใหม่ คุณสามารถส่งออกและนำเข้าการปรับแต่งของคุณได้อย่างง่ายดาย
ในหน้าต่าง Customize the Ribbon ให้เลือกเมนูดรอปดาวน์ Import/Export (นำเข้า/ส่งออก) และเลือกบันทึกการปรับแต่งปัจจุบัน หรือโหลดการปรับแต่งที่บันทึกไว้ก่อนหน้า
ง่ายแค่นั้นเอง
การรีเซ็ตการปรับแต่งของคุณ
เรื่องราวที่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงเกือบทุกด้านของริบบอน Office นั้นสุดยอด แต่มันก็ง่ายเกินไปที่จะทำให้ทุกอย่างวุ่นวาย ข่าวดีคือ การกลับไปที่ค่าเริ่มต้นเดิมง่ายมาก หากคุณมี दूरมุข (foresight) บันทึกการตั้งค่าของคุณไว้ คุณสามารถโหลดไฟล์การปรับแต่งนั้นกลับมาได้
แต่หากคุณแค่อยากกลับไปเป็นเหมือนตอนติดตั้งใหม่ ให้เลือกเมนูดรอปดาวน์ reset (รีเซ็ต) ในหน้าต่างการปรับแต่ง แล้วเลือกว่าจะรีเซ็ตเฉพาะแท็บที่เลือก หรือทั้งหมด
ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานทั้งหมดเกี่ยวกับการปรับแต่งริบบอน Microsoft Office ไปต่อและทำให้มันเป็นของคุณเอง
