หากคุณทำงานกับข้อมูลใน Excel และตระหนักว่าต้องการใช้ฟังก์ชันหรือสคริปต์ของ Google Sheets การแปลงไฟล์จาก Excel เป็น Google Sheets ทำได้ค่อนข้างง่าย
อย่างไรก็ตาม มีหลายวิธีในการทำ ขึ้นอยู่กับรูปแบบของข้อมูลต้นทาง กระบวนการขึ้นอยู่กับว่า สเปรดชีต Excel บันทึกในรูปแบบ CSV, รูปแบบ Excel มาตรฐาน, หรือรวมสคริปต์อยู่แล้วหรือไม่
ในบทความนี้ เราจะดู 4 วิธีที่คุณสามารถแปลงไฟล์ Excel เป็นสเปรดชีต Google Sheets ได้
1. ง่ายที่สุด: แปลง Excel เป็น Google Sheets ด้วย Copy และ Paste
หากคุณเพียงต้องการแปลงข้อมูลจาก Excel เป็น Google Sheets และไม่มีฟังก์ชันหรือสคริปต์ซับซ้อนในพื้นหลัง การคัดลอกและวางข้อมูลอย่างง่ายก็เพียงพอ
1. หากต้องการทำเช่นนี้ ให้ไฮไลท์เซลล์ทั้งหมดที่ต้องการคัดลอกใน Excel คลิกขวาที่ใดๆ ในช่วงที่เลือก และเลือก Copy (คัดลอก)
2. คลิกขวาที่เซลล์มุมซ้ายบนในสเปรดชีต Google Sheets ที่ต้องการวางข้อมูล เลือก Paste (วาง)
สิ่งนี้จะเติมข้อมูลทั้งหมดที่คุณคัดลอกมาจากสเปรดชีต Excel ลงในชีท ง่ายเพียงเท่านี้
2. จากไฟล์ Excel: เปิดไฟล์ Excel โดยตรง
คุณสามารถเปิดไฟล์ Excel (*.XLSX) โดยตรงได้ แต่คุณจะต้องผ่านขั้นตอนอัปโหลดไฟล์ก่อน
ใน Google Sheets ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเปิดไฟล์ Excel โดยตรง
- เลือก File (ไฟล์) จากเมนู และเลือก Open (เปิด) หรือ Import (นำเข้า)
- ในหน้าต่างที่ปรากฏ ให้เลือกแท็บ Upload (อัปโหลด) แล้วเลือกปุ่ม Select a file from your device (เลือกไฟล์จากอุปกรณ์ของคุณ)
- ไปที่ไฟล์ Excel ที่จัดเก็บบนคอมพิวเตอร์ เลือกมัน และเลือกปุ่ม Open (เปิด)
- สิ่งนี้จะอัปโหลดไฟล์ Excel และเปิดมันใน Google Sheets
คุณจะสังเกตเห็นหลายอย่างเกิดขึ้นเมื่อใช้วิธีนี้แปลง Excel เป็น Google Sheets
- ไฟล์ Excel แปลงเป็นรูปแบบ Google Sheets อัตโนมัติ
- เปิดในสเปรดชีตที่สร้างใหม่ในบัญชี Google Sheets ของคุณ
- การจัดรูปแบบตรงกับสเปรดชีต Excel ต้นฉบับมากที่สุด
3. นำเข้า CSV: นำเข้าโดยตรงจากไฟล์ CSV
คุณสามารถนำเข้าโดยตรงจากไฟล์ Excel ที่บันทึกในรูปแบบ CSV ได้ อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องทราบว่าไฟล์ถูกแยก (delimited) อย่างไร ว่าเป็นแท็บหรือคอมมา หรืออักขระอื่นๆ
การใช้คุณสมบัติ Import (นำเข้า)
ทำตามขั้นตอนเดียวกับข้างต้น แต่เมื่อคุณเลือกไฟล์ CSV คุณจะเห็นหน้าต่างสำหรับเลือกรูปแบบของไฟล์ และวิธีที่ต้องการแปลงข้อมูลสเปรดชีตเป็นสเปรดชีต Google Sheets
คุณยังสามารถกำหนดค่าได้ว่าต้องการเปิดข้อมูลในสเปรดชีตใหม่ แทนที่ชีทปัจจุบัน หรือต่อท้ายชีทปัจจุบัน ยังสามารถกำหนดได้ว่าต้องการแปลงข้อความจากไฟล์ CSV เป็นชนิดข้อมูลที่เหมาะสม (ตัวเลข วันที่ และสูตร) หรือไม่
เมื่อเลือกตัวเลือกการแปลงเสร็จแล้ว ให้เลือก Import data (นำเข้าข้อมูล) เพื่อนำข้อมูลไฟล์ CSV เข้าสู่สเปรดชีต Google Sheets ของคุณ
การใช้ฟังก์ชัน IMPORTDATA
อีกวิธีหนึ่งในการนำข้อมูลจากไฟล์ Excel ที่บันทึกในรูปแบบ CSV เข้ามา คือการใช้ฟังก์ชัน IMPORTDATA ใน Google Sheets
มีข้อแม้หนึ่งข้อสำหรับวิธีนี้ ไฟล์ต้องจัดเก็บบนเว็บเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์ และเข้าถึงได้ผ่านลิงก์โดยตรง ตัวอย่างเช่น สำนักงานสถิติประชากร (Census Bureau) มีไฟล์ข้อมูลมากมายในรูปแบบ CSV เช่น จำนวนประชากรรวมตามรัฐ ที่ลิงก์ต่อไปนี้:
https://www2.census.gov/programs-surveys/popest/datasets/2010-2019/national/totals/nst-est2019-alldata.csv
คุณสามารถนำเข้าข้อมูลโดยตรงจากไฟล์ CSV แบบนี้เข้าสู่สเปรดชีต Google Sheets ของคุณโดยใช้ฟังก์ชัน IMPORTDATA
1. เปิดสเปรดชีต Google Sheets ใหม่ คลิกที่เซลล์ที่ต้องการให้ข้อมูลที่นำเข้าไป ในเซลล์นั้น พิมพ์:
=IMPORTDATA("https://www2.census.gov/programs-surveys/popest/datasets/2010-2019/national/totals/nst-est2019-alldata.csv")
2. เมื่อกด Enter คุณจะเห็นสถานะกำลังโหลดเป็นไม่กี่วินาที แล้วข้อมูลทั้งหมดจะปรากฏในสเปรดชีท
3. หากคุณต้องการถ่ายภาพข้อมูล (snapshot) และนำไปใส่ในสเปรดชีตใหม่ เพื่อไม่ให้มันอัปเดตทุกครั้งที่ข้อมูล CSV ต้นทางเปลี่ยนแปลงออนไลน์ ให้ไฮไลท์เซลล์ทั้งหมดของชีทต้นฉบับและคัดลอก แล้วเปิดชีทใหม่ คลิกขวาที่เซลล์ที่ต้องการวางข้อมูล และเลือก Paste special (วางพิเศษ) แล้ว Paste values only (วางค่าเพียงอย่างเดียว)
สิ่งนี้จะคัดลอกข้อมูลต้นฉบับทั้งหมดเข้าไปในสเปรดชีตใหม่ แบบคงที่ (static) ใน Google Sheets
4. Open With: เปิดไฟล์หลังอัปโหลด
มีอีกเทคนิคหนึ่งในการแปลง Excel เป็น Google Sheets วิธีนี้ใช้ได้ทั้งไฟล์ที่บันทึกในรูปแบบ CSV หรือ XLSX
1. อัปโหลดไฟล์โดยตรงไปยังบัญชี Google Drive ของคุณ ภายในโฟลเดอร์ใดก็ได้
2. คลิกขวาที่ไฟล์ และเลือก Open with (เปิดด้วย) แล้วเลือก Google Sheets
3. หากเป็นไฟล์ CSV มันจะเปิดโดยตรงในรูปแบบ Google Sheets หากเป็นรูปแบบ XLSX จะเปิดใน Google Docs ในรูปแบบ XLSX คุณจะเห็นข้อมูลนี้แสดงที่ด้านบน เพื่อแปลงเป็นรูปแบบ Google Sheets ให้เลือก File (ไฟล์) จากเมนู แล้วเลือก Save as Google Sheets (บันทึกเป็น Google Sheets)
สิ่งนี้จะแปลงสเปรดชีทและเปิดมันในสเปรดชีตใหม่ใน Google Sheets
การแปลง Excel เป็น Google Sheets
như bạn thấy มีมากกว่าวิธีเดียวในการนำข้อมูลสเปรดชีต Excel เข้า Google Sheets วิธีที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับรูปแบบของไฟล์ต้นฉบับ และขั้นตอนไหนที่คุณรู้สึกสะดวกที่สุด
