วันนี้จะให้เคล็ดลับบางอย่างเกี่ยวกับวิธีปรับแต่ง Microsoft Outlook คนต่างคนต่างต้องการต่างกัน สามารถปรับแต่ง Microsoft Outlook ตามต้องการ มีตัวเลือกมากมายภายใต้เมนู File ที่สามารถใช้ปรับแต่ง Outlook ของคุณได้ตามใจชอบ
วิธีปรับแต่ง Microsoft Outlook
จากฟีเจอร์มากมายภายใต้ File > Options นี่คือรายการตัวเลือกการกำหนดค่าบางอย่างที่ผมใช้เสมอ
เปิดใช้งาน Live Preview ใน Outlook
พร้อมใช้งานภายใต้ General การเปิดตัวเลือกนี้ช่วยให้ดูว่าอีเมลจะปรากฏอย่างไรเมื่อวางเมาส์เหนือสไตล์การจัดรูปแบบต่างๆ ช่วยแสดงตัวอย่างแบบเรียลไทม์ก่อนที่จะนำไปใช้จริง การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ประหยัดเวลามาก ตัวเลือกนี้ถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้น
เปิดใช้งาน Spelling ใน Outlook
พร้อมใช้งานภายใต้ Mail options การเปิด Always Check Spelling before Sending ช่วยตรวจสะอัตโนมัติทันทีที่กดปุ่ม Send ช่วยมากหากลืมตรวจสะอีกด้วย ขณะอยู่ที่นี่ ควรเปิด Ignore Original Messages in Reply or Forward ด้วย ตัวเลือกที่สองช่วยหลีกเลี่ยงความยุ่งยากจากข้อผิดพลาดที่ผู้อื่นทำขณะส่งข้อความให้คุณ
ย่อหน้าข้อความต้นฉบับเมื่อตอบกลับและส่งต่อ
สามารถเลือกปิดข้อความต้นฉบับเมื่อตอบกลับ แต่อาจทำให้เข้าใจผิด เพราะผู้รับอาจไม่เข้าใจว่าตอบกลับข้อความไหน แนวทางปฏิบัติเดิมคือรวมและย่อหน้าข้อความต้นฉบับในการตอบกลับและส่งต่อ การรวมข้อความต้นฉบับช่วยให้ผู้อื่นเข้าใจบริบท การย่อหน้าทำให้ชัดเจนว่าส่วนไหนเป็นข้อความต้นฉบับ ตัวเลือกค่าเริ่มต้นคือ Include Text เปลี่ยนเป็น "Include and Indent"
ตั้งค่า Time Zone ใน Outlook
การตั้งค่า time zone ช่วยจัดการประชุมและกิจกรรมได้ดีขึ้น ยิ่งดียิ่งขึ้นเมื่อระบุ time zone 2 โซน – หนึ่งสำหรับเวลาท้องถิ่น และอีกหนึ่งสำหรับเช็ค time zone ของลูกค้า (อ้างอิงลูกค้าเป็นตัวอย่าง)
ตัวเลือกตั้งค่า time zones อยู่ภายใต้ส่วน Calendar ของ File -> Options แนะนำให้ใส่ชื่อกำหนดเอง (label) ให้แต่ละ time zone ที่สร้าง เพื่อให้เข้าใจ time zone ในปฏิทินง่ายขึ้น
เพิ่มรายชื่อติดต่อไปยัง Address Book อัตโนมัติใน Outlook
การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ช่วยเพิ่มรายชื่อติดต่อในสมุดที่อยู่แม้คุณลืมเพิ่มด้วยตนเอง เมื่อเปิดใช้งาน หากพิมพ์ชื่อติดต่อใน To, CC, และ BCC และติดต่อคนนั้นไม่อยู่ในสมุดที่อยู่ Outlook จะเพิ่มเข้าไปอัตโนมัติ สามารถจัดกลุ่มและจัดประเภทได้ภายหลัง จะพบฟีเจอร์นี้ภายใต้ส่วน Contacts ของ File -> Options รายชื่อที่ Microsoft Outlook เพิ่มในสมุดที่อยู่นี้จะมองเห็นได้ภายใต้ Suggested Contacts เมื่ออยู่ในมุมมอง Contacts
หน่วงเวลาการส่งอีเมลใน Outlook
การตั้งค่าเริ่มต้นทำให้ Outlook ส่งอีเมลทันทีที่กด Send ซึ่งต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเมื่อคลิก Send ในบางกรณี เราจดจำบางอย่างและหวังว่าควรเพิ่มหรือไม่เขียนบางอย่างในอีเมลที่ส่งแล้ว เพื่อให้มีเวลาก่อนข้อความออกจาก Outbox จงยกเลิกติ๊ก Send Immediately When Connected ภายใต้ Advanced ของ File -> Options ทำให้ข้อความอยู่ใน Outbox จนกว่าจะถึงเวลา auto Send/Receive ถัดไป
นี่คือเพียงบางตัวเลือกจากหลายตัวเลือกที่มีให้ปรับแต่ง Microsoft Outlook โปรดแชร์ตัวเลือกที่คุณใช้ประจำ
