Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่น่าทึ่ง แต่ก็มีประโยชน์พอๆ กับข้อมูลที่เข้าถึงได้เท่านั้น หากคุณกำลังทำงานในแอปพลิเคชันอื่น เช่น Microsoft Access, Google Adwords, Gmail หรือโปรแกรมอื่นๆ ที่สามารถส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV หรือ XLS คุณควรเรียนรู้วิธีนำเข้าไฟล์ไปยัง Excel ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถใช้งานฟังก์ชันและสูตรต่างๆ ได้ทุกประเภทเพื่อตีความข้อมูลของคุณได้ดีขึ้น หรือเพียงแค่ควบคุมวิธีการแสดงและจัดการข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น
สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติม โปรดดูคู่มือแนะนำการใช้ Excel
ภาพหน้าจอข้างคำแนะนำเหล่านี้มีไว้สำหรับ Excel เวอร์ชัน Microsoft 365 แต่คำแนะนำจะนำไปใช้กับ Excel 2019 และ Excel 2016 ด้วยเช่นกัน
วิธีการส่งออกข้อมูลไปยัง Excel
Excel สามารถดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ตั้งแต่เวิร์กบุ๊ก Excel อื่นๆ ไปจนถึงไฟล์ข้อความ Facebook ตารางและช่วงข้อมูลอื่นๆ และ URL ของเว็บใดๆ ที่คุณป้อน หากคุณพร้อมเข้าถึงข้อมูล คุณสามารถนำเข้าจากแหล่งที่มานั้นได้โดยตรง ซึ่งเราจะกล่าวถึงที่นี่
สำหรับบางแอปพลิเคชัน คุณอาจต้องส่งออกข้อมูลจากแอปพลิเคชันนั้นก่อน หรือแม้กระทั่งมีตัวเลือกในการส่งออกโดยตรงไปยัง Excel ซึ่งอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้เนื่องจากมีแอปพลิเคชันมากเกินไปที่จะแสดงรายการทีละรายการ แต่ตามกฎทั่วไป สามารถทำได้โดยไปที่ ไฟล์ > ส่งออก และเลือกประเภทไฟล์ที่เข้ากันได้กับ Excel หรือ Excel เองหากส่งออกโดยตรง Microsoft Excel รองรับรายการรูปแบบไฟล์แบบยาว แต่โดยทั่วไปคุณต้องการให้แสดงข้อมูลในรูปแบบ Comma Separated Value (CSV) หรือรูปแบบข้อความ
วิธีการนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel
หากคุณต้องการฝึกการส่งออกข้อมูลไปยัง Excel คุณสามารถทำตามตัวอย่างของเราโดยใช้ฐานข้อมูลตัวอย่างจาก Microsoft
-
ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการส่งออก/นำเข้า คุณควรตรวจสอบข้อมูลอย่างรวดเร็วเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามลำดับ คุณจะเสียเวลาก็ต่อเมื่อคุณนำเข้าข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ เนื่องจากคุณอาจต้องทำซ้ำการดำเนินการนำเข้า/ส่งออกทั้งหมด
-
เมื่อคุณพร้อม ให้ส่งออกข้อมูลหากจำเป็นด้วยแอปพลิเคชันหรือแหล่งข้อมูลเฉพาะของคุณ จากนั้นเปิด (หรือสร้าง) แผ่นงาน Excel ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูลไป
-
เลือก ข้อมูล ในเมนูด้านบน
-
เหนือ รับและแปลงข้อมูล หัวข้อย่อยคือตัวเลือกจำนวนหนึ่งที่คุณสามารถเลือกได้ แต่ถ้าไม่มีตัวเลือกใดเลย ให้เลือก รับข้อมูล ทั่วไป ปุ่ม.
-
ในการนำเข้าฐานข้อมูล Access ให้เลือก รับข้อมูล> จากฐานข้อมูล > จากฐานข้อมูล Microsoft Access .
-
ในหน้าต่าง File Explorer ต่อมา เลือกฐานข้อมูล (หรือไฟล์ประเภทอื่น) ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูลและเลือก ตกลง .
-
ถ้าไฟล์ Access ของคุณมีฐานข้อมูลจำนวนหนึ่ง หน้าต่างตัวนำทางจะมีตัวเลือกการนำเข้าจำนวนหนึ่ง ในกรณีนี้ ให้นำเข้า qrySalesbyCategory โดยการเลือกแล้วเลือก โหลด . หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลก่อนนำเข้า ให้เลือกแปลงข้อมูล แทน
Excel สามารถนำเข้าได้เฉพาะแผ่นข้อมูล แบบฟอร์ม และรายงานเท่านั้น สิ่งพิเศษเช่นมาโครและโมดูลจะไม่ถูกนำเข้าไปยังเวิร์กชีต Excel ของคุณ
ขึ้นอยู่กับขนาดของฐานข้อมูลและความเร็วของพีซีของคุณ การนำเข้าข้อมูลอาจใช้เวลาสักครู่ ดังนั้นรอให้เสร็จสมบูรณ์ แต่ถ้าทุกอย่างเป็นไปตามแผน เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นข้อมูลของคุณนำเข้ามาใน Excel อย่างสมบูรณ์และแสดงในรูปแบบที่มีประโยชน์ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลต่อไปได้หากต้องการเพิ่มเติม หรือเริ่มต้นใช้งานฟังก์ชัน สูตร และเครื่องมือที่มีประโยชน์อื่นๆ ที่ Excel มีให้
ในแอปพลิเคชันที่เข้ากันได้บางอย่าง เช่น Access คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ที่ใช้งานอยู่แล้ววางลงใน Excel ได้ สำหรับประเภทเพิ่มเติม โปรดดูคำแนะนำในการคัดลอกและวาง
