Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่มีประโยชน์เท่ากับข้อมูลที่มันเข้าถึงได้ หากคุณทำงานในแอปพลิเคชันอื่น เช่น Microsoft Access, Google AdWords, Gmail หรือโปรแกรมอื่นๆ ที่สามารถส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV หรือ XLS คุณควรเรียนรู้วิธีนำเข้าไฟล์เข้า Excel เพื่อให้คุณสามารถทำฟังก์ชันและสูตรต่างๆ เพื่อตีความข้อมูลได้ดีขึ้น หรือเพียงแค่ควบคุมการแสดงและจัดการข้อมูลได้ดีขึ้น
สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติม ดูคู่มือวิธีใช้ Excel ของเรา
ภาพหน้าจอประกอบคำแนะนำนี้เป็นของ Microsoft 365 แต่คำแนะนำใช้ได้กับ Excel 2019 และ Excel 2016 ด้วย
วิธีส่งออกข้อมูลไปยัง Excel
Excel สามารถดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ มากมาย จากสมุดงาน Excel อื่น ไฟล์ข้อความ Facebook ตารางและช่วงข้อมูลอื่นๆ และ URL เว็บใดๆ ที่คุณป้อน หากคุณเข้าถึงข้อมูลได้โดยตรง คุณสามารถนำเข้าโดยตรงจากแหล่งนั้น ซึ่งเราจะเน้นที่นี่
สำหรับบางแอปพลิเคชัน คุณอาจต้องส่งออกข้อมูลจากแอปพลิเคชันนั้นก่อน หรือแม้แต่อาจมีตัวเลือกส่งออกโดยตรงไปยัง Excel นั่นเกินขอบเขตของบทความนี้ เนื่องจากมีแอปพลิเคชันมากเกินกว่าจะรายการทีละตัว แต่เป็นกฎทั่วไป สามารถทำได้โดยไปที่ File > Export และเลือกประเภทไฟล์ที่เข้ากันได้กับ Excel หรือ Excel เองหากส่งออกโดยตรง Microsoft Excel รองรับรายการรูปแบบไฟล์ยาวนาน แต่โดยทั่วไปคุณจะต้องการข้อมูลในรูปแบบ Comma Separated Value (CSV) หรือข้อความ
วิธีนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel
หากคุณต้องการฝึกฝนการส่งออกข้อมูลไปยัง Excel คุณสามารถติดตามตัวอย่างของเราโดยใช้ฐานข้อมูลตัวอย่างจาก Microsoft
ก่อนเริ่มกระบวนการส่งออก/นำเข้า การตรวจสอบข้อมูลให้เร็วๆ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อยเป็นสิ่งดี คุณเพียงแค่เสียเวลาถ้าคุณนำเข้าข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ เพราะคุณอาจต้องทำกระบวนการนำเข้า/ส่งออกทั้งหมดใหม่
เมื่อพร้อมแล้ว ให้ส่งออกข้อมูลหากจำเป็นด้วยแอปพลิเคชันหรือแหล่งเฉพาะของคุณ จากนั้นเปิด (หรือสร้าง) เวิร์กชีต Excel ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูล
เลือกแท็บ Data ในเมนูด้านบน
เหนือหัวข้อย่อย Get and Transform Data มีตัวเลือกหลายอย่างที่คุณสามารถเลือกได้ แต่หากไม่มีตัวเลือกใดตรงกับความต้องการ ให้เลือกปุ่ม Get Data แบบทั่วไป
เพื่อนำเข้าฐานข้อมูล Access ให้เลือก Get Data > From Database > From Microsoft Access Database
ในหน้าต่าง File Explorer ต่อไป ให้เลือกฐานข้อมูล (หรือประเภทไฟล์อื่น) ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูลจาก และเลือก OK
หากไฟล์ Access ของคุณมีฐานข้อมูลหลายอัน หน้าต่าง Navigator จะให้ตัวเลือกนำเข้าหลายอย่าง ในกรณีนี้ ให้นำเข้า qrySalesbyCategory โดยเลือกมันแล้วเลือก Load หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลก่อนนำเข้า ให้เลือก Transform Data แทน
Excel สามารถนำเข้าแผ่นข้อมูล (datasheet), ฟอร์ม (form) และรายงาน (report) เท่านั้น สิ่งเพิ่มเติมเช่นแมโครและโมดูลจะไม่ถูกนำเข้าไปในเวิร์กชีต Excel ของคุณ
ขึ้นอยู่กับขนาดฐานข้อมูลและความเร็วของคอมพิวเตอร์ การนำเข้าข้อมูลอาจใช้เวลาบ้าง ให้รอจนเสร็จสิ้น แต่หากทุกอย่างไปตามแผน เมื่อเสร็จแล้วคุณควรเห็นข้อมูลของคุณถูกนำเข้าเข้า Excel เรียบร้อยและแสดงในรูปแบบที่มีประโยชน์ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลเพิ่มเติมได้หากต้องการ หรือเริ่มทำงานกับฟังก์ชัน สูตร และเครื่องมืออื่นๆ ที่ Excel มีให้
ในบางแอปพลิเคชันที่เข้ากันได้ เช่น Access ข้อมูลสามารถคัดลอกจากฐานข้อมูล Access ที่ใช้งานอยู่และวางลงใน Excel ได้ สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนั้น ดูคู่มือการคัดลอกและวางของเรา
