เราจำเป็นต้องดึงข้อมูลจากที่ต่างๆ ไปยัง Excel เพื่อคำนวณและจัดการข้อมูล PDF เป็นหนึ่งในเอกสารที่ใช้กันมากที่สุดทั่วโลกและเป็นแหล่งข้อมูลที่สำคัญ วิธีที่เราดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์ไปยัง Excel มีการกล่าวถึงที่นี่พร้อมคำแนะนำโดยละเอียดพร้อมตัวอย่างที่เพียงพอ
ดาวน์โหลดสมุดแบบฝึกหัดด้านล่างนี้
3 วิธีในการดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์ไปยัง Excel
เราจะใช้ชุดข้อมูลไฟล์ PDF ด้านล่างเพื่อสาธิตการแยกข้อมูลจาก PDF ไปยังแผ่นงาน Excel
1. ดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์โดยใช้ Power Query
Power Query คือเครื่องมือเตรียมข้อมูลหรือประมวลผล ที่นี่เราจะดึงข้อมูลจากตาราง PDF แล้วประมวลผลในหน้าต่างอื่นใน Excel จากนั้นเราจะได้ผลลัพธ์และโหลดผลลัพธ์ลงในเวิร์กชีต Excel ทั้งหมด
ขั้นตอน
เราจำเป็นต้องเปิดไฟล์ PDF 3 ไฟล์และโหลดตารางทั้งหมดที่อยู่ภายในในแผ่นงาน Excel ที่ระบุด้านล่าง
- ในการดำเนินการนี้ ก่อนอื่น ให้ไปที่ ข้อมูล แท็บ จากนั้น คลิกปุ่ม รับข้อมูล คำสั่ง
- หลังจากคลิก รับข้อมูล ไอคอน ไปที่ จากไฟล์ ถึง จากโฟลเดอร์ แสดงในภาพ
- หลังจากคลิก จากโฟลเดอร์ เรียกดูใหม่ หน้าต่างจะเปิดขึ้น จากหน้าต่างนั้น ให้เลือกโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณที่จะบันทึกไฟล์ PDF ของคุณ คลิกที่ เปิด ต่อจากนี้
- หลังจากคลิก เปิด Power Queryใหม่ หน้าต่างจะเปิดขึ้นจากตำแหน่งที่คุณจะสังเกตเห็นว่าไฟล์ PDF ทั้งหมดภายในโฟลเดอร์ถูกโหลดพร้อมชื่อที่แสดงไว้ที่นี่ใน ชื่อ คอลัมน์
- หลังจากนี้ ให้คลิกที่ รวมตัวเลือก เมนูด้านล่าง
- ตอนนี้ เลือก รวมและแปลงข้อมูล หากคุณต้องการเปลี่ยนข้อมูล หรือคลิก รวมและโหลด ไอคอน.
- จากนั้นหน้าต่างแบบสอบถามอื่นจะเปิดขึ้น
- ในหน้าต่างนั้น คุณสามารถวนรอบไฟล์ตามตัวอย่าง ไฟล์ หน้าต่าง
- คุณสามารถเลือกตารางของไฟล์เฉพาะสำหรับการแสดงตัวอย่าง
- คลิก ตกลง ต่อจากนี้
- จากนั้น คุณจะสังเกตเห็นว่าขณะนี้ตารางทั้งหมดถูกโหลดลงในหน้าต่างแบบสอบถามใหม่ คอลัมน์ซ้ายสุดของตารางแสดงถึงที่มาของข้อมูล ไม่ว่าจะมาจาก ชุดข้อมูล_1 หรือ ชุดข้อมูล_2 หรือ ชุดข้อมูล_3 .
- หลังจากนี้ จาก Home คลิกที่ ปิดและโหลด จากนั้นคลิกที่ปิดและโหลดไปที่
- หน้าต่างแบบสอบถามพลังงานจะปิดลงและหน้าต่างใหม่ที่ชื่อ นำเข้าข้อมูล จะวางไข่ ในหน้าต่างนั้น ให้เลือก แผ่นงานที่มีอยู่ และเลือกตำแหน่งของข้อมูลที่โหลดในช่องช่วง ที่นี่คือ $B$5:$F$29 . คลิก ตกลง ต่อจากนี้
- หลังจากนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าขณะนี้มีการโหลดตารางข้อมูลลงในตำแหน่งที่ระบุเป็นตารางในเวิร์กชีต
- เลือกตารางแล้วไปที่ การออกแบบตาราง จากนั้นเลือก แปลงเป็นช่วง จากเครื่องมือ กลุ่มเพื่อแปลงตารางกลับเป็นช่วง
- ตอนนี้ข้อมูลที่โหลดจะถูกแปลงเป็นช่วง
- เลือกและลบช่วงของเซลล์ B4:B35 . จากนั้นชุดข้อมูลของเราจะว่างจาก คอลัมน์แหล่งที่มา .
- ตอนนี้คุณจะเห็นว่าเวิร์กชีต Excel ได้ดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์แล้ว
ตารางทั้งหมดใน PDF ถูกโหลดในแผ่นงาน Excel แผ่นเดียว นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการดึงข้อมูลจาก PDF ไปยัง Excel (4 วิธีที่เหมาะสม)
2. การใช้ Microsoft Word
Microsoft word เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งในการจัดการเอกสาร PDF Word สามารถเปิดเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ นอกเหนือจาก docx . ของตัวเอง รูปแบบ. PDF เป็นหนึ่งในนั้น
ขั้นตอน
- เราจะนำเข้าไฟล์ PDF ด้านล่างนี้ใน Excel
- ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด Microsoft Word และจากเมนูไฟล์ ให้คลิก เปิด แล้วคลิก เรียกดู
- ไฟล์ใหม่ เรียกดู เมนูจะเปิดขึ้น จากเมนูนั้น ให้ไปที่ตำแหน่งไฟล์ของคุณซึ่งเป็นที่ตั้งของไฟล์ PDF และเลือกไฟล์ PDF ของคุณ คลิก เปิด ต่อจากนี้
- ไฟล์ PDF จะเปิดขึ้นในหน้าต่างคำในรูปแบบที่แก้ไขได้ คุณแก้ไขไฟล์นี้ได้เลย
- ตอนนี้ เลือกตารางและคลิกขวาบนเมาส์ เมนูบริบทจะปรากฏขึ้น
- จากเมนูบริบท ให้คลิกที่ คัดลอก .
- จากนั้นตรงไปที่เวิร์กชีต Excel ของคุณในเวิร์กชีต Excel เลือกเซลล์ B4 และคลิกขวาบนเมาส์
- จากเมนูบริบท ให้เลือก เก็บการจัดรูปแบบแหล่งที่มา (K) ไอคอน.
- หลังจากคลิก วาง ไอคอน คุณจะสังเกตเห็นตารางจากไฟล์คำที่วางอยู่ที่นี่
- คุณอาจต้องเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ เนื่องจากอาจไม่มีรูปแบบเดียวกับใน PDF เนื่องจากมีขนาดเท่ากัน แต่ข้อมูลจะถูกดึงออกมาอย่างแม่นยำ
- ภาพด้านล่างเป็นภาพสุดท้ายหลังจากปรับแต่งรูปแบบบางอย่าง เช่น สีข้อความ ความกว้างของคอลัมน์ สีของเซลล์ ฯลฯ
- คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันสำหรับไฟล์อื่นๆ และเพิ่มข้อมูลไฟล์ในเวิร์กชีต Excel ของคุณได้มากเท่าที่คุณต้องการ
- ด้านล่างนี้จะได้รับข้อมูลไฟล์ PDF ไฟล์ที่สองหลังจากที่แตกไฟล์ลงในเวิร์กชีต Excel แล้ว
- ด้านล่างนี้จะได้รับข้อมูลไฟล์ PDF ไฟล์ที่สามหลังจากที่แตกไฟล์ลงในเวิร์กชีต Excel แล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการส่งออกข้อมูลจาก PDF ที่กรอกได้ไปยัง Excel (ด้วยขั้นตอนด่วน)
3. การใช้คุณสมบัติคัดลอกและวาง
คัดลอกและวางข้อมูลจากไฟล์ PDF ไปยังแผ่นงาน Excel เป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาที่สุดในการถ่ายโอนข้อมูลจาก pdf ไปยังแผ่นงาน Excel แต่ข้อมูลหลังการสกัดต้องมีการแก้ไขในภายหลัง
ขั้นตอน
- ในวิธีนี้ เราจะดึงข้อมูลตารางจากไฟล์ PDF ด้านล่างด้านล่าง
- ขั้นแรก เราจะกด Ctrl+A เพื่อเลือกข้อมูลทั้งหมดในไฟล์ PDF ที่เป็นไฟล์ตาราง
- ถัดไป ให้คลิกขวาที่เมาส์ และจากเมนูบริบท ให้เลือก คัดลอก
- หลังจากคัดลอกข้อมูลแล้ว ให้ไปที่เวิร์กชีต Excel แล้วเลือกเซลล์ B4
- จากนั้นคลิกขวาบนเมาส์อีกครั้งและคลิกที่ เก็บการจัดรูปแบบแหล่งที่มา (K) ไอคอนจาก วางตัวเลือก
- หลังจากคลิกที่ไอคอนวาง คุณจะเห็นตาราง PDF ที่วางอยู่ในแผ่นงาน Excel
- แต่ตารางนี้ไม่เหมือนกับใน PDF เหตุผลเบื้องหลังคือขนาดเซลล์ใน Excel ได้รับการแก้ไขแล้ว และค่าของเซลล์หลายๆ ค่าก็ไม่เพียงพอ
- นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมคุณจึงต้องมีการจัดรูปแบบให้กับเวิร์กชีต Excel เช่น การเปลี่ยนสีข้อความ สีของเซลล์ การเปลี่ยนความกว้างของเซลล์ ฯลฯ
หลังจากใช้การจัดรูปแบบ คุณจะสังเกตเห็นว่าตารางที่นำเข้าตอนนี้ดูเหมือนตาราง PDF ทุกประการ
อ่านเพิ่มเติม:วิธีแปลง PDF เป็นตารางใน Excel (3 วิธี)
บทสรุป
โดยสรุปแล้ว คำถาม “วิธีดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel” มีคำตอบใน 3 วิธีที่แตกต่างกัน วิธีที่มีประโยชน์มากที่สุดคือการใช้ power Query เพื่อรับข้อมูลจาก PDF หลายไฟล์พร้อมกัน มีวิธีการอื่นๆ ที่โดยทั่วไปแล้วการคัดลอกและวางข้อมูลจาก PDF ไปยัง Excel และจัดรูปแบบอย่างเหมาะสมในภายหลัง
สำหรับปัญหานี้ มีเวิร์กบุ๊กให้ดาวน์โหลดซึ่งคุณสามารถฝึกวิธีการเหล่านี้ได้
อย่าลังเลที่จะถามคำถามหรือข้อเสนอแนะใด ๆ ผ่านส่วนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะใด ๆ สำหรับการปรับปรุง Exceldemy ชุมชนจะได้รับการชื่นชมอย่างมาก
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการดึงข้อมูลเฉพาะจาก PDF ไปยัง Excel โดยใช้ VBA
- ส่งออกความคิดเห็นในรูปแบบ PDF ไปยังสเปรดชีต Excel (3 เคล็ดลับง่ายๆ)
- วิธีการแปลง PDF เป็น Excel โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ (วิธีง่ายๆ 3 วิธี)
