เราต้องดึงข้อมูลจากหลายแห่งไปยัง Excel เพื่อการคำนวณและการจัดการข้อมูล PDF เป็นหนึ่งในเอกสารที่ใช้กันมากที่สุดทั่วโลกและเป็นแหล่งข้อมูลสำคัญ วิธีที่เราดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์ไป Excel ถูกอภิปรายที่นี่พร้อมคำแนะนำโดยละเอียดพร้อมตัวอย่างที่เพียงพอ
ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนด้านล่าง
3 วิธีดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์ไป Excel
เราจะใช้ชุดข้อมูลไฟล์ PDF ด้านล่างสำหรับสาธิตการดึงข้อมูลจาก PDF ไปแผ่นงาน Excel
1. ดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์โดยใช้ Power Query
Power Query เป็นเครื่องมือเตรียมหรือประมวลผลข้อมูล ที่นี่ เราจะดึงข้อมูลจากตาราง PDF และประมวลผลในหน้าต่างอื่นใน Excel จากนั้นเราจะได้ผลลัพธ์และโหลดผลลัพธ์ในแผ่นงาน Excel ทั้งหมด
ขั้นตอน
เราต้องเปิด 3 ไฟล์ PDF และโหลดตารางทั้งหมดภายในพวกเขาในแผ่นงาน Excel ที่กำหนดด้านล่าง
- เพื่อทำเช่นนี้ ก่อนอื่น ไปที่แท็บ Data ต่อไป คลิกคำสั่ง Get Data
- หลังจากคลิกไอคอน Get Data ไปที่ From File ถึง From Folder ตามภาพ
- หลังจากคลิก From Folder หน้าต่าง Browse ใหม่จะเปิด จากหน้าต่างนั้น ให้เลือกโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณที่ไฟล์ PDF ของคุณถูกบันทึกไว้ คลิก Open หลังจากนี้
- หลังจากคลิก Open หน้าต่าง Power Query ใหม่จะเปิด ที่นั่นคุณจะสังเกตว่าไฟล์ PDF ทั้งหมดภายในโฟลเดอร์ถูกโหลดพร้อมชื่อของพวกมันแสดงที่นี่ในคอลัมน์ Name
- หลังจากนี้ คลิกที่เมนู Combine Option ด้านล่าง
- ตอนนี้ เลือก Combine & Transform Data หากคุณต้องการเปลี่ยนข้อมูล มิฉะนั้น คลิกที่ไอคอน Combine & Load
- จากนั้นหน้าต่าง query อีกอันจะเปิด
- ในหน้าต่างนั้น คุณสามารถวนรอบไฟล์ได้โดยหน้าต่าง Sample File
- คุณสามารถเลือกตารางของไฟล์เฉพาะสำหรับตัวอย่าง
- คลิก OK หลังจากนี้
- จากนั้น คุณจะสังเกตว่าตารางทั้งหมดถูกโหลดเข้าไปในหน้าต่าง query ใหม่ คอลัมน์สุดซ้ายของตารางระบุแหล่งที่มาของข้อมูล ว่ามาจาก Dataset_1 หรือ Dataset_2, หรือ Dataset_3
- หลังจากนี้ จากแท็บ Home คลิกที่ Close & Load, จากนั้นคลิกที่ Close and Load To
- หน้าต่าง Power Query จะปิด และหน้าต่างใหม่ชื่อ Import Data จะปรากฏ ในหน้าต่างนั้น ให้เลือกตัวเลือก Existing Worksheet และเลือกตำแหน่งของข้อมูลที่โหลดในกล่องช่วง ที่นี่คือ $B$5:$F$29 คลิก OK หลังจากนี้
- หลังจากนี้ คุณจะสังเกตว่าตารางข้อมูลถูกโหลดเข้าไปในตำแหน่งที่ระบุเป็นตารางในแผ่นงาน
- ตอนนี้ เลือกตาราง และไปที่ Table Design จากนั้นเลือก Convert to Range จากกลุ่ม Tools เพื่อแปลงตารางกลับเป็นช่วง
- ตอนนี้ ข้อมูลที่โหลดถูกแปลงเป็นช่วง
- เลือกและลบช่วงเซลล์ B4:B35 แล้วชุดข้อมูลของเราจะไม่มี Source Column
- ตอนนี้ คุณสามารถเห็นได้ว่าแผ่นงาน Excel ตอนนี้มีข้อมูลที่ดึงมาจากไฟล์ PDF หลายไฟล์
ตารางทั้งหมดใน PDF ถูกโหลดในแผ่นงาน Excel เดียวแล้ว นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel
อ่านเพิ่มเติม: วิธีดึงข้อมูลจาก PDF ไป Excel (4 วิธีที่เหมาะสม)
2. ใช้ Microsoft Word
Microsoft Word เป็นเครื่องมืออีกอย่างที่สะดวกสำหรับจัดการเอกสาร PDF Word สามารถเปิดรูปแบบเอกสารหลากหลายได้นอกเหนือจากรูปแบบ docx ของตัวมันเอง PDF เป็นหนึ่งในนั้น
ขั้นตอน
- เราจะนำเข้าไฟล์ PDF ด้านล่างนี้ใน Excel
- เพื่อทำเช่นนี้ ให้เปิด Microsoft Word และจากเมนูไฟล์ คลิก Open แล้วคลิกที่ Browse
- เมนู Browse ใหม่จะเปิด จากเมนูนั้น ไปที่ตำแหน่งไฟล์ของคุณที่ไฟล์ PDF ของคุณตั้งอยู่และเลือกไฟล์ PDF ของคุณ คลิก Open หลังจากนี้
- ไฟล์ PDF จึงเปิดในหน้าต่าง Word ในรูปแบบที่แก้ไขได้ คุณสามารถแก้ไขไฟล์นี้ได้ตอนนี้
- ตอนนี้ เลือกตาราง และคลิกขวาที่เมาส์ เมนูบริบทจะปรากฏ
- จากเมนูบริบท คลิกที่ Copy
- จากนั้น ไปที่แผ่นงาน Excel ของคุณ ในแผ่นงาน Excel ให้เลือกเซลล์ B4, และคลิกขวาที่เมาส์
- จากเมนูบริบท ให้เลือกไอคอน Keep Source Formatting (K)
- หลังจากคลิกไอคอน Paste คุณจะสังเกตว่าตารางจากไฟล์ Word ถูกวางที่นี่แล้ว
- คุณอาจต้องปรับรูปแบบของเซลล์ เนื่องจากอาจไม่มีรูปแบบเดียวกับใน PDF เนื่องจากขนาดเท่ากัน แต่ข้อมูลจะถูกดึงมาที่นี่อย่างถูกต้อง
- ภาพด้านล่างคือภาพสุดท้ายหลังจากปรับรูปแบบบ้าง เช่น สีข้อความ ความกว้างคอลัมน์ สีเซลล์ เป็นต้น
- คุณสามารถทำซ้ำกระบวนการเดียวกันสำหรับไฟล์อื่นๆ และเพิ่มข้อมูลของไฟล์ไม่ว่าจะมากแค่ไหนในแผ่นงาน Excel ของคุณ
- ด้านล่างนี้คือข้อมูลไฟล์ PDF ที่สองหลังจากถูกดึงเข้าสู่แผ่นงาน Excel
- ด้านล่างนี้คือข้อมูลไฟล์ PDF ที่สามหลังจากถูกดึงเข้าสู่แผ่นงาน Excel
อ่านเพิ่มเติม: วิธีส่งออกข้อมูลจาก Fillable PDF ไป Excel (พร้อมขั้นตอนรวดเร็ว)
3. ใช้ฟีเจอร์ Copy และ Paste
การคัดลอกและวางข้อมูลจากไฟล์ PDF ไปยังแผ่นงาน Excel เป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาที่สุดในการโอนข้อมูลจาก pdf ไปแผ่นงาน Excel แต่ข้อมูลหลังการดึงมาต้องปรับแต่งหลังจากนั้น
ขั้นตอน
- ในวิธีนี้ เราจะดึงข้อมูลตารางจากไฟล์ PDF ด้านล่างนี้
- ก่อนอื่น เราจะกด Ctrl+A เพื่อเลือกข้อมูลทั้งหมดในไฟล์ PDF ตารางนั้น
- ต่อไป คลิกขวาที่เมาส์ และจากเมนูบริบท เลือก Copy
- หลังจากคัดลอกข้อมูล ไปที่แผ่นงาน Excel ของคุณและเลือกเซลล์ B4.
- จากนั้น คลิกขวาที่เมาส์อีกครั้งและคลิกที่ไอคอน Keep Source Formatting (K) จาก Paste Options
- หลังจากคลิกที่ไอคอน paste คุณจะเห็นตาราง PDF ถูกวางในแผ่นงาน Excel ตอนนี้
- แต่วันี้ ตารางนี้ไม่เหมือนใน PDF เหตุผลคือ ขนาดเซลล์ใน Excel ถูกกำหนดไว้ และสำหรับค่าเซลล์หลายค่า มันไม่เพียงพอ
- นั่นคือเหตุผลที่คุณจะต้องปรับแต่งบางอย่างให้กับแผ่นงาน Excel เช่น เปลี่ยนสีข้อความ สีเซลล์ เปลี่ยนความกว้างเซลล์ เป็นต้น
หลังจากปรับรูปแบบ คุณจะสังเกตว่าตารางที่นำเข้านั้นตอนนี้ดูเหมือน PDF ทุกประการ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีแปลง PDF เป็นตารางใน Excel (3 วิธี)
สรุป
สรุปได้ว่า คำถาม “how to extract data from multiple PDF files in Excel” ได้รับคำตอบที่นี่ใน 3 วิธีที่แตกต่างกัน วิธีที่มีประโยชน์ที่สุดคือการใช้ power query เพื่อดึงข้อมูลจากหลาย PDF พร้อมกัน มีวิธีอื่นๆ ซึ่งเป็นการคัดลอกและวางข้อมูลจาก PDF ไป Excel และจัดรูปแบบให้เหมาะสมหลังจากนั้น
สำหรับปัญหานี้ มีสมุดงานให้ดาวน์โหลด ซึ่งคุณสามารถฝึกฝนวิธีเหล่านี้ได้
รู้สึกสบายใจถามคำถามหรือข้อเสนอแนะผ่านส่วนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะใดๆ สำหรับการปรับปรุงชุมชน Exceldemy จะได้รับการชื่นชมสูง
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีดึงข้อมูลเฉพาะจาก PDF ไป Excel โดยใช้ VBA
- ส่งออกความคิดเห็น PDF ไปยังสเปรดชีต Excel (3 เทคนิคด่วน)
- วิธีแปลง PDF เป็น Excel โดยไม่ใช้ซอฟต์แวร์ (3 วิธีง่าย)
