ตั้งแต่นักศึกษาถึงนักธุรกิจ – Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับทุกคนที่ต้องการสร้างรายงาน แผนภูมิ ตาราง และอื่นๆ เมื่อใครต้องการสร้างแผนภูมิด้วยเครื่องมือฟรี Microsoft Excel Online คือเครื่องมือแรกที่ควรมาคิดถึง ไม่เหมือนเวอร์ชันเดสก์ท็อปของ Excel Microsoft Office Online ฟรี และไฟล์ทั้งหมดถูกบันทึกไปที่ OneDrive ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้จัดการชีท Excel จากที่ไหนก็ได้ เพื่อให้คุ้นเคยกับเครื่องมือนี้มากขึ้น นี่คือ เคล็ดลับและทริก Microsoft Excel Online เพื่อช่วยคุณเริ่มต้น
เคล็ดลับและทริก Excel Online
1. ใช้ฟังก์ชัน (Functions)
ฟังก์ชันน่าจะเป็นรากฐานของเวอร์ชันเว็บ Microsoft Excel มีฟังก์ชันต่างๆ รวมถึง Cube function, Engineering function, Financial function, Logical function และอื่นๆ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันทั้งหมดนี้จากส่วน Insert วิธีใช้: ไปที่ Insert > Function > เลือกหมวดหมู่ฟังก์ชัน และใส่ฟังก์ชัน ต่อมา คุณสามารถใช้งานได้เหมือนเวอร์ชันเดสก์ท็อป ดูหน้านี้เพื่อรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Excel Functions
2. สร้างแบบสำรวจ (Survey)
หลายครั้งเราต้องสร้างโพลล์เพื่อรับฟังบัคจากผู้ใช้ หรือรวบรวมข้อมูล หากคุณใช้ Microsoft Excel Online คุณไม่ต้องใช้เครื่องมือสร้างแบบสำรวจ協力廠商 เนื่องจาก Excel ทำได้ง่าย แชร์แบบสำรวจกับผู้อื่นก็ได้ วิธีสร้างแบบสำรวจ: คลิก Insert > Survey > New Survey > Add questions, กำหนดฟิลด์ที่จำเป็น (หากต้องการ) ตอนนี้คุณจะได้ 2 ตัวเลือก คือ Share Survey & Save and View หากต้องการแชร์แบบสำรวจกับใคร คลิกตัวเลือกแรก มิฉะนั้น คลิกตัวเลือกที่สอง แบบสำรวจทั้งหมดจะถูกบันทึกในไฟล์ Excel นั้น
3. ติดตั้ง Add-ins เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงาน
Add-ins ช่วยให้ผู้ใช้ทำได้มากขึ้น คล้ายกับเบราว์เซอร์เว็บ คุณสามารถติดตั้ง Add-ins ใน Microsoft Excel Online ได้เช่นกัน มี Add-ins หลายตัวสำหรับ Excel Online วิธีติดตั้ง Add-in: ไปที่ Insert > Office Add-ins ที่นี่คุณเลือก Add-in ตามหมวดหมู่หรือชื่อ คลิกปุ่ม "Add" รอสักครู่เพื่อติดตั้ง เพื่อเริ่มใช้ Add-in คุณต้องคลิกปุ่ม START ครั้งแรกหลังติดตั้ง
อ่านเพิ่มเติม: Microsoft Excel Online Templates ที่มีประโยชน์
4. แชร์ชีท Excel กับผู้อื่น
เนื่องจากเป็นเครื่องมือเว็บ คุณสามารถสร้างชีท Excel แบบร่วมกัน และให้ผู้อื่นดูหรือแก้ไขชีทของคุณ ไม่ต้องใช้เครื่องมืออื่น Microsoft Excel Online ทำได้ดี คุณสามารถแชร์เอกสารด้วย 2 การตั้งค่าความเป็นส่วนตัว ตัวแรก ให้ผู้อื่น แก้ไข ไฟล์ ตัวที่สอง ให้ผู้อื่น ดู ชีทอย่างเดียว วิธีทำ: สร้างชีท > คลิกปุ่ม Share ที่มุมขวาบน ในป๊อปอัพถัดไป สร้างลิงก์ และเลือกสิทธิ์
อ่าน: Microsoft Excel Tutorial for Beginners
5. เพิ่มความคิดเห็น (Comment)
บางครั้งเราต้องอธิบายฟังก์ชันหรือค่าเฉพาะ เพื่อเข้าใจดีขึ้น หรือเป็นการเตือนในอนาคต สมมติคุณสร้างชีท Excel แบบร่วมกัน และต้องชี้แจงบางอย่างให้ผู้อื่นได้ประโยชน์
ในเวลานั้น คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็น และเขียนทุกอย่างลงไป วิธีเพิ่มความคิดเห็น: เลือกเซลล์ > คลิกขวา เลือก Insert Comment หรือไปที่แท็บ Insert > คลิกปุ่ม Comment
6. แทรกแผนภูมิและกราฟ
สามารถแทรกแผนภูมิและกราฟในชีทใดๆ ใน Excel Online ได้ ไม่ว่าคุณจะมีข้อมูลบนชีท หรือต้องการสร้างแผนภูมิจากศูนย์ คุณสามารถทำได้ทั้งคู่บน Excel Online สำหรับนั้น ต้องไปที่แท็บ Insert ค้นหากล่องที่แสดงแผนภูมิทุกประเภท เลือกข้อมูล และเลือกแผนภูมิหรือกราฟตามต้องการ
7. วาด (Draw)
Excel Online รวมตัวเลือกช่วยให้คุณวาดบนชีทได้ คุณมีเครื่องมือวาดแบบมืออิสระ ให้คุณวาดอะไรก็ได้ บางครั้งคุณอาจต้องแทรกกราฟหรือแผนภูมิพายที่วาดด้วยมือในสเปรดชีท ในสถานการณ์เช่นนั้น คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้ทำได้
8. ประวัติเวอร์ชัน (Version history)
สามารถตรวจสอบประวัติเวอร์ชันใน Excel Online ได้ เพื่อค้นหาว่าอะไรเปลี่ยนไปในรุ่นปัจจุบัน สำหรับนั้น ต้องใช้ตัวเลือก Show Changes หาได้ที่แท็บ Review หลังคลิกตัวเลือกนี้ แผงจะเปิดทางขวา จากที่นี่ คุณคลิกเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่ง เพื่อค้นหาการเปลี่ยนแปลง
Microsoft Excel มีทริกอะไรบ้างที่น่าสนใจ
เคล็ดลับและทริก Microsoft Excel ที่น่าสนใจ บางส่วนกล่าวถึงในบทความ เช่น ใช้ฟังก์ชันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ใช้เทมเพลตเพื่อดีไซน์ที่ดีกว่า แทรกกราฟและแผนภูมิพาย เพื่อแสดงข้อมูลดีขึ้น ฯลฯ นอกจากนี้ คุณสามารถวาดบนสเปรดชีท Excel ลบข้อมูลซ้ำ และอื่นๆ
Excel Online มีฟีเจอร์ครบทุกอย่างหรือไม่
ไม่ครับ Excel Online ไม่มาพร้อมฟีเจอร์และตัวเลือกทั้งหมดที่เวอร์ชันออฟไลน์หรือเดสก์ท็อปเสนอ แม้ตัวเลือกสำคัญส่วนใหญ่จะมีในทั้งสองเวอร์ชัน แต่อาจไม่พบตัวเลือกที่ไม่สำคัญบางอย่าง ถ้าคุณมีทางเลือกใช้เวอร์ชันเดสก์ท็อป แล้วแนะนำให้ใช้เวอร์ชันเดสก์ท็อปแทน Excel Online
หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft Excel desktop software โพสต์เหล่านี้จะน่าสนใจคุณแน่นอน:
- Microsoft Excel Tips to Save Time and Work Faster
- Advanced Excel Tips and Tricks
