บีบอัดไฟล์ Excel ให้เล็กลงได้อย่างรวดเร็ว: 7 วิธีที่พิสูจน์แล้วเพื่อลดขนาดไฟล์

บทช่วยสอนนี้จะสาธิตขั้นตอน วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลง เมื่อคุณต้องจัดการกับไฟล์ Excel จำนวนมาก การลดขนาดไฟล์จึงเป็นสิ่งจำเป็นมาก นอกจากนี้ เมื่อคุณต้องส่งไฟล์ Excel ไปยังเว็บไซต์บางแห่งหรือส่งให้ผู้อื่นผ่านช่องทางออนไลน์ การมีขนาดไฟล์ที่เล็กก็มีความสำคัญมาก หลังจากอ่านบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลงด้วยตนเอง

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนได้จากที่นี่

7 วิธีง่ายๆ ในการบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลง

เป้าหมายของเราคือการบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลง หากคุณทำตามวิธีต่างๆ อย่างถูกต้อง คุณควรจะสามารถบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลงด้วยตนเองได้

1. การลบแผ่นงาน/ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

ในกรณีนี้ เป้าหมายของเราคือการบีบอัดไฟล์ Excel โดยการลบแผ่นงานที่ไม่เกี่ยวข้อง ในการทำเช่นนี้ เราจะทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เราจัดเตรียมไฟล์ Excel ที่ต้องการ

• เพื่อลดขนาดไฟล์ เราจะตรวจสอบว่ามีแผ่นงานกี่แผ่น และว่าแผ่นข้อมูลทุกแผ่นจำเป็นหรือไม่

• จากนั้น ให้ คลิกขวา บนแผ่นงานที่ไม่เกี่ยวข้องและกด Delete เพื่อลบออก

• หลังจากนั้น แผ่นงานที่เกี่ยวข้องจะเหลืออยู่เหมือนภาพด้านล่าง

• หลังจากบันทึกไฟล์ หากคุณตรวจสอบขนาดไฟล์ คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ลดลง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีรวดเร็ว)

2. การแปลงไฟล์เป็นรูปแบบไบนารี (XLSB)

ตอนนี้ เราต้องการบีบอัดไฟล์ Excel โดยการแปลงไฟล์เป็นไฟล์รูปแบบ Binary Format (XLSB) เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ เราต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ แท็บ File

• ขั้นที่สอง เลือกตัวเลือก Save As

• ขั้นที่สาม เลือกตัวเลือก Excel Binary Workbook(*.xlsb) และกด OK

• สุดท้าย คุณจะได้ไฟล์ xlsb ที่มีขนาดลดลง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีระบุสาเหตุของขนาดไฟล์ Excel ใหญ่ผิดปกติ

3. การกำจัดสูตรที่ไม่จำเป็น

เรายังสามารถบีบอัดไฟล์ Excel ได้โดยการกำจัดสูตรที่ไม่เกี่ยวข้อง ในการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• เริ่มต้นด้วยการเลือกแผ่นงานทั้งหมดและกดปุ่ม F5
• จากนั้น กล่องโต้ตอบ Go To จะเปิดขึ้นบนหน้าจอ
• ต่อไป เลือกตัวเลือก Special และกด OK

• จากนั้น หน้าต่าง Go To Special จะเปิดขึ้นบนหน้าจอ
• เลือกตัวเลือก Formulas และคลิก OK

• สุดท้าย คุณจะได้ไฟล์ Excel ที่มีขนาดลดลง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโคร (11 วิธีง่ายๆ)

4. การบีบอัดรูปภาพในไฟล์

การบีบอัดรูปภาพของไฟล์ Excel สามารถเป็นอีกวิธีหนึ่งในการบีบอัดไฟล์ Excel ขั้นตอนในการทำมีดังนี้

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น หากคุณยังไม่ได้อัปโหลดรูปภาพและต้องการลดขนาดก่อนอัปโหลด การใช้ TinyPNG เป็นตัวเลือกที่ดีมาก ขั้นแรก ให้เลือกรูปภาพและลากมันไปที่เว็บไซต์ TinyPNG เพื่อบีบอัดรูปภาพ

• แต่ หากคุณได้เพิ่มไฟล์ Excel แล้วและต้องการบีบอัดโดยไม่เปลี่ยนแปลงไฟล์ ให้เลือกภาพก่อน
• จากนั้น ไปที่แท็บ Picture Format และเลือกตัวเลือก Compress Pictures

• ต่อมา หน้าต่าง Compress Pictures จะเปิดขึ้น
• หลังจากนั้น เลือกตัวเลือกที่ต้องการและกด OK

• สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ลดขนาดลงเหมือนวิธีก่อนหน้า

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ที่มีรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)

5. การใช้ตัวเลือก Compressed (zipped) Folder

การใช้ตัวเลือก Compressed (zipped) folder สามารถเป็นอีกวิธีหนึ่งในการบีบอัดไฟล์ Excel ขั้นตอนมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ให้เลือกไฟล์ Excel
• ขั้นที่สอง คลิกขวาที่ไฟล์
• ขั้นที่สาม เลือกตัวเลือก Send to
• ขั้นที่สี่ เลือกตัวเลือก Compressed(zipped) folder
• ขั้นสุดท้าย คุณจะได้ไฟล์ที่ลดขนาดลงเหมือนวิธีก่อนหน้า

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel เป็น Zip (2 วิธีที่เหมาะสม)

6. การลบการจัดรูปแบบข้อมูล

ในกรณีนี้ เป้าหมายของเราคือการบีบอัดไฟล์ Excel โดยการลบการจัดรูปแบบข้อมูล ในการทำเช่นนั้น ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่แท็บ Home
• ขั้นที่สอง เลือกตัวเลือก Editing
• ขั้นที่สาม เลือกตัวเลือก Clear formats จากตัวเลือก Clear
• สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

7. การลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

วิธีนี้คล้ายกับวิธีที่ 6 แต่มีความแตกต่างเล็กน้อย ขั้นตอนของวิธีนี้มีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ Home > Editing > Clear ตัวเลือก
• หากคุณมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้เลือกนั้น และคุณจะเห็นตัวเลือก Clear
• ขั้นสุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

สิ่งที่ควรจำ

• ในทุกวิธี การใช้วิธี 2 จะลดขนาดไฟล์ได้มากที่สุด
• ในกรณีของการบีบอัดรูปภาพ ขอแนะนำให้ลดขนาดไฟล์ก่อนแทรกเข้าไปในไฟล์ Excel
• การ Zip ไฟล์ Excel ให้ข้อได้เปรียบมาก หากต้องส่งไฟล์ Excel ไปยังอุปกรณ์อื่น

สรุป

ดังนั้น ให้ทำตามวิธีที่อธิบายไว้ข้างต้น ดังนั้น คุณจะสามารถบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลงได้ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีวิธีอื่นในการทำงานนี้ ติดตามเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับบทความอื่นๆ อย่าลืมทิ้งความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือคำถามหากมีในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
• ลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table
• [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีแก้ไขที่เป็นไปได้)