Microsoft Outlook ไคลเอนต์สำหรับบริการอีเมล Outlook หรือ Live บันทึกอีเมลและไฟล์แนบแบบออฟไลน์ เมื่อคุณรับและส่งอีเมล ขนาดของฐานข้อมูลจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ แม้ว่าจะทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงอีเมลได้เมื่อไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต แต่ก็หมายความว่าขนาดของเมลบ็อกซ์ยังคงขยายตัวอยู่ ในโพสต์นี้ เราจะแชร์วิธีย่อและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook
ล้าง กระชับ และลดขนาดกล่องจดหมายใน Outlook
ข้อเสียของการมีกล่องจดหมายที่ใหญ่ขึ้นคือทำให้ประสบการณ์ใช้งานช้าลง ใช้เวลาในการเปิดและค้นหาสิ่งใดนานขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น ผู้ให้บริการอีเมล เช่น Office 365 ยังจำกัดขนาดสูงสุดของกล่องจดหมาย หมายความว่า ถ้าคุณไม่ลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook คุณจะไม่สามารถส่งหรือรับอีเมลใดๆ ได้
ข้อมูลทั้งหมดของกล่องจดหมาย Outlook เก็บไว้ที่ไหน
หากคุณใช้คุณลักษณะ POP หรือ IMAP ไฟล์ อีเมล โฟลเดอร์ รายชื่อติดต่อ ฯลฯ ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ใน ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) หากคุณกำลังใช้บัญชี Office 365, Exchange หรือ Outlook.com ข้อมูลกล่องจดหมายจะพร้อมใช้งานในไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost) การลบอีเมลและไฟล์แนบอาจช่วยได้ หากคุณบันทึกข้อมูลทั้งหมดในไฟล์ PST ข้อมูลจะไม่ลดขนาดลงเอง
หมายเหตุ: เราได้พูดถึงอีกสองวิธีในการลบไฟล์ออกจาก Outlook หากคุณใช้แล้วลดขนาดไฟล์ของกล่องจดหมายด้วยตนเอง จะช่วยเพิ่มเติม
กระชับและลดขนาดไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)
ข้อได้เปรียบของไฟล์ PST คือ เมื่อคุณลบอีเมล ไฟล์จะบีบอัดฐานข้อมูลในเบื้องหลังโดยอัตโนมัติ กระบวนการกระชับจะเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่ได้ใช้ Outlook คุณยังสามารถเลือกที่จะกระชับโดยทำตามขั้นตอนด้านล่างด้วยตนเอง:
- เปิด Outlook แล้วลบรายการที่คุณไม่ต้องการ เมื่อคุณนำออก ไฟล์ต่างๆ จะเข้าไปอยู่ในโฟลเดอร์ "รายการที่ถูกลบ" คลิกขวาแล้วว่างเปล่า
- คลิกที่ไฟล์> การตั้งค่าบัญชี >การตั้งค่าบัญชี .
- เปลี่ยนไปใช้ ไฟล์ข้อมูล แท็บ เลือกไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการบีบอัด จากนั้นคลิก การตั้งค่า .
- คลิกแท็บขั้นสูง> การตั้งค่าไฟล์ข้อมูล Outlook
- ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าไฟล์ข้อมูล Outlook ให้คลิก กระชับทันที แล้วคลิก ตกลง .
การย่ออาจใช้เวลาหลายนาที ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์ PST
กระชับและลดขนาดไฟล์ข้อมูล Outlook ออฟไลน์ (.ost)
บัญชีอีเมลจำนวนมากใช้ไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์เพื่อจัดเก็บข้อมูล OST หรือไฟล์ข้อมูล Outlook ออฟไลน์นั้นคล้ายกับ PST หรือไฟล์ข้อมูล Outlook โดยมีข้อยกเว้นหนึ่งข้อ คุณไม่สามารถนำเข้าหรือส่งออกไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost) ได้
- คลิก ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชี การตั้งค่าบัญชี .
- บน ไฟล์ข้อมูล คลิกไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการบีบอัด จากนั้นคลิก การตั้งค่า .
- คลิกปุ่ม ขั้นสูง แท็บ> การตั้งค่าไฟล์ข้อมูล Outlook .
- ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าไฟล์ข้อมูล Outlook ให้คลิก กระชับทันที แล้วคลิก ตกลง .
ใช้เครื่องมือล้างเมล
Outlook มีเครื่องมือล้างเมลในตัว หรือคุณสามารถใช้เครื่องมือล้างข้อมูลแนบของ Outlook เพื่อค้นหาข้อความเก่าและข้อความขนาดใหญ่ที่คุณสามารถลบหรือย้ายไปยังไฟล์ PST ได้ นอกจากนี้ยังสามารถลบสำเนาอีเมลที่ขัดแย้งกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลได้ บางครั้งเราลบไฟล์ออกจากเซิร์ฟเวอร์ แต่ไฟล์เหล่านั้นยังคงพร้อมใช้งานบนไคลเอ็นต์ที่ใช้พื้นที่
เรียกใช้เครื่องมือล้างกล่องจดหมาย
- คลิก ไฟล์> เครื่องมือ > การล้างข้อมูลกล่องจดหมาย
- เลือก ดูขนาดเมลบ็อกซ์ ค้นหารายการที่เก่ากว่า ค้นหารายการที่ใหญ่กว่า ดูขนาดรายการที่ถูกลบ
ใช้เครื่องมือล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook
Outlook for Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 Office สำหรับธุรกิจ, Outlook 2013 และอื่นๆ มีเครื่องมือในการล้างการสนทนา การสนทนาหรือเธรดอีเมลเป็นสิ่งเดียวกัน “เครื่องมือสนทนา” นั้นฉลาด โดยจะประเมินเนื้อหาของแต่ละข้อความ และหากส่วนใดของอีเมลมีอยู่ในข้อความแสดงตัวอย่างใดๆ ก็ตาม ระบบจะลบทิ้ง
คุณมีตัวเลือกเพิ่มเติมสามตัวเลือกในการกระชับและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook
- ล้างข้อมูลตรวจสอบการสนทนาที่เลือก
- การล้างโฟลเดอร์ตรวจทานโฟลเดอร์ที่เลือก
- ล้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยยังตรวจสอบโฟลเดอร์ย่อยด้วย
นี่คือเคล็ดลับที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณกระชับและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ลบไฟล์ที่จำเป็นโดยไม่ได้ตั้งใจ
อ่านต่อ :วิธีเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มความเร็ว Microsoft Outlook
