วิธีทำความสะอาด บีบอัด และลดขนาด Mailbox ใน Microsoft Outlook

Microsoft Outlook Client สำหรับบริการอีเมล Outlook หรือ Live บันทึกอีเมลและไฟล์แนบแบบออฟไลน์ เมื่อคุณส่งและรับอีเมล ขนาดของฐานข้อมูลจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ แม้มันจะรับรองว่าคุณเข้าถึงอีเมลได้เมื่อไม่ได้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แต่ก็หมายความว่าขนาด Mailbox ขยายตัวเรื่อยๆ ในบทความนี้ เราจะแชร์วิธีบีบอัดและลดขนาด Mailbox ใน Microsoft Outlook

ทำความสะอาด บีบอัด และลดขนาด Mailbox ใน Outlook

ข้อเสียของ Mailbox ขนาดใหญ่คือ มันทำให้ประสบการณ์ช้าลง ใช้เวลานานในการเปิดและค้นหาอะไรก็ตาม นอกจากนี้ ผู้ให้บริการอีเมลเช่น Office 365 จำกัดขนาดสูงสุดของ Mailbox หมายความว่า ถ้าไม่ลดขนาด Mailbox ใน Microsoft Outlook คุณไม่สามารถส่งหรือรับอีเมลได้

ข้อมูล Mailbox ของ Outlook จัดเก็บที่ไหน

หากคุณใช้ POP หรือ IMAP ไฟล์ทั้งหมด อีเมล โฟลเดอร์ ติดต่อ ฯล฿ จัดเก็บใน Outlook Data File (.pst) หากคุณใช้ Office 365, Exchange หรือ Outlook.com Account ข้อมูล Mailbox จะอยู่ใน Offline Outlook Data File (.ost) แม้การลบอีเมลและไฟล์แนบอาจช่วยได้ แต่หากคุณจัดเก็บทุกอย่างใน PST file มันจะไม่หดตัวเอง

หมายเหตุ: เราได้อภิปรายอีกสองวิธีในการลบไฟล์จาก Outlook หากคุณใช้พวกเขา แล้วลดขนาดไฟล์ Mailbox ด้วยตนเอง จะช่วยเพิ่มเติม

บีบอัดและลดขนาด Outlook Data File (.pst)

ข้อได้เปรียบของ PST file คือ เมื่อคุณลบอีเมล มันจะบีบอัดฐานข้อมูลในพื้นหลังอัตโนมัติ กระบวนการบีบอัดเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่ได้ใช้ Outlook คุณยังสามารถเลือกบีบอัดด้วยตนเองได้โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เปิด Outlook และลบรายการที่ไม่ต้องการ เมื่อลบ ไฟล์จะไปอยู่ในโฟลเดอร์ "Deleted Items" คลิกขวาและว่างเปล่ามัน
2. คลิก File > Account Settings > Account Settings
3. สลับไปที่แท็บ Data Files เลือกไฟล์ข้อมูลที่ต้องการบีบอัด แล้วคลิก Settings
4. คลิกแท็บ Advanced > Outlook Data File Settings
5. ในกล่องโต้ตอบ Outlook Data File Settings คลิก Compact Now แล้วคลิก OK

ขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์ PST อาจใช้เวลานานหลายนาทีในการบีบอัด

บีบอัดและลดขนาด Offline Outlook Data File (.ost)

บัญชีอีเมลหลายบัญชีใช้ Offline Outlook Data File จัดเก็บข้อมูล OST หรือ Offline Outlook Data File คล้ายกับ PST หรือ Outlook Data File เพียงแตกต่างตรงเดียว คุณไม่สามารถนำเขรือส่งออกจาก Offline Outlook Data File (.ost) ได้

1. คลิก File > Account Settings, Account Settings
2. บนแท็บ Data Files คลิกไฟล์ข้อมูลที่ต้องการบีบอัด แล้วคลิก Settings
3. คลิกแท็บ Advanced > Outlook Data File Settings
4. ในกล่องโต้ตอบ Outlook Data File Settings คลิก Compact Now แล้วคลิก OK

ใช้ Mail Cleanup Tool

Outlook มี Mail Cleanup Tool built-in หรือคุณสามารถใช้ Outlook Attachment Cleanup Tool ค้นหาข้อความเก่าและขนาดใหญ่ที่คุณสามารถลบหรือย้ายไป PST file ได้ มันยังสามารถลบสำเนาอีเมลที่ขัดแย้งกับ Email Server ได้ บางครั้งเราลบไฟล์จาก Server แต่มันยังมีอยู่บน Client ใช้พื้นที่

รัน Mailbox Cleanup Tool

1. คลิก File > Tools > Mailbox Cleanup
2. เลือก View Mailbox Size, Find items older than, Find items bigger than, View Deleted Items Size, Empty Deleted Items folder, View Conflicts Size, หรือ Empty Conflicts เพื่อทำงานที่ต้องการ

ใช้ Clean Up Conversation Tool ใน Outlook

Outlook สำหรับ Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 Office for Business, Outlook 2013 และอื่นๆ มีเครื่องมือ Clean Up Conversations Conversations หรือ Email Threads คือสิ่งเดียวกัน "Conversation Tool" นี้ฉลาด มันจะประเมินเนื้อหาของแต่ละข้อความ และหากส่วนของอีเมลมีอยู่ในข้อความ Preview ใดๆ มันจะลบมัน

คุณมีตัวเลือกอีกสามอย่างเพื่อบีบอัดและลดขนาด Mailbox ใน Microsoft Outlook

• Clean Up ตรวจสอบ Conversation ที่เลือก
• Folder Clean Up ตรวจสอบโฟลเดอร์ที่เลือก
• Clean Up Folder & Subfolders ตรวจสอบ Subfolders ด้วย

นี่คือเคล็ดลับที่ดีที่สุดเพื่อช่วยคุณบีบอัดและลดขนาด Mailbox ใน Microsoft Outlook อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ลบไฟล์ที่จำเป็นโดยบังเอิญ

อ่านต่อ: วิธีเพิ่มประสิทธิภาพและเร่งความเร็ว Microsoft Outlook