วิธีสร้างงาน Outlook ใน OneNote

Microsoft OneNote มาพร้อมกับคุณสมบัติที่น่าสนใจที่ช่วยให้คุณ สร้างงาน Outlook (Outlook tasks) ได้ โดยใช้คุณสมบัตินี้ คุณสามารถวางแผนโครงการและจัดการกำหนดส่งงานได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูและจัดการงาน OneNote ใน Outlook และได้รับการแจ้งเตือนสำหรับงานเหล่านั้นอีกด้วย ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีสร้างงาน Outlook ใน OneNote

OneNote สำหรับ Windows 10 มีงาน Outlook หรือไม่?

ตอนนี้ ตัวเลือกงาน Outlook ไม่พร้อมใช้งานในแอป OneNote สำหรับ Windows 10 Microsoft อาจรวมคุณสมบัตินี้ใน OneNote สำหรับ Windows 10 ในอนาคต จนกว่าจะถึงเวลานั้น คุณต้องใช้แอป OneNote สำหรับเดสก์ท็อปเพื่อสร้างงาน Outlook

จะเชื่อมโยง Outlook กับ OneNote ได้อย่างไร?

โดยค่าเริ่มต้น OneNote ถูกรวมเข้ากับ Outlook แล้ว หมายความว่าคุณสามารถจดบันทึกจาก Outlook โดยตรงไปยัง OneNote คุณยังสามารถดูตารางเวลาการประชุมทั้งหมดใน OneNote การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำใน Outlook จะสะท้อนไปยัง OneNote โดยอัตโนมัติสำหรับรายการที่ซิงค์แล้ว เช่น งาน การประชุม เป็นต้น

นอกจากนี้ หากคุณต้องการส่งอีเมล Outlook ไปยัง OneNote คุณสามารถทำได้ง่ายๆ โดยคลิกที่ปุ่ม “Send to OneNote (ส่งไป OneNote)” บนริบบอนของ Outlook หากปุ่ม “Send to OneNote” ไม่พร้อมใช้งานใน Outlook คุณต้องเปิดใช้งาน Add-in ชื่อ “OneNote notes about Outlook items (บันทึก OneNote เกี่ยวกับรายการ Outlook).”

เพื่อเปิดใช้งาน Add-in นี้ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เปิด Outlook
2. ไปที่ “Home > Options (หน้าหลัก > ตัวเลือก).”
3. คลิก Add-ins (โปรแกรมเสริม) ทางด้านซ้าย หลังจากนั้น คุณจะเห็น Add-ins ที่ใช้งาน中, ไม่ได้ใช้งาน และถูกปิดใช้งานใน Outlook
4. หากคุณพบ Add-in “OneNote notes about Outlook items” ในรายการ Add-ins ที่ถูกปิดใช้งาน ให้คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ Manage (จัดการ) ที่ด้านล่างและเลือก Disabled Items (รายการที่ปิดใช้งาน) และคลิกที่ปุ่ม Go (ไป) หลังจากนั้น เลือก Add-in และคลิกที่ปุ่ม Enable (เปิดใช้งาน)
5. รีสตาร์ท Outlook

ดูหรือเพิ่มการประชุม Outlook ลงในแอป OneNote Desktop

หากคุณต้องการดูหรือเพิ่มการประชุม Outlook ลงใน OneNote คุณต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เปิดแอป OneNote Desktop
2. ไปที่ “Home > Meetings Details (หน้าหลัก > รายละเอียดการประชุม).” OneNote จะแสดงการประชุมที่กำหนดไว้ทั้งหมดสำหรับวันนี้
3. หากคุณต้องการดูการประชุมสำหรับอีกวัน ให้คลิกที่ตัวเลือก Choose a meeting from another day (เลือกการประชุมจากอีกวัน) ภายใต้ Meeting Details คลิกที่ไอคอนปฏิทินและเลือกวันที่คุณมีการประชุมที่กำหนดไว้
4. คลิกที่การประชุมจากรายการ จากนั้นเลือกปุ่ม Insert Details (แทรกรายละเอียด)
5. นี่จะเพิ่มการประชุมลงในแอป OneNote Desktop

ดูหรือเพิ่มการประชุม Outlook ลงในแอป OneNote สำหรับ Windows 10

ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยให้คุณดูหรือเพิ่มการประชุม Outlook ในแอป OneNote สำหรับ Windows 10:

1. เปิด OneNote สำหรับ Windows 10
2. เปิดสมุดบันทึก
3. ไปที่ “Insert > Meeting Details (แทรก > รายละเอียดการประชุม).” นี่จะแสดงการประชุมทั้งหมดสำหรับวันนี้บนแผงด้านขวา
4. หากคุณต้องการดูการประชุมที่กำหนดไว้สำหรับอีกวัน ให้คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ Today’s meeting (การประชุมวันนี้) และเลือกวันที่จากปฏิทิน
5. คลิกที่การประชุมเพื่อเพิ่มลงใน OneNote สำหรับ Windows 10

ส่งอีเมล Outlook ไปยัง OneNote

คุณยังสามารถส่งอีเมลเฉพาะหรืออีเมลที่เลือกจาก Outlook ไปยังแอป OneNote Desktop และ OneNote สำหรับ Windows 10 ได้ สำหรับสิ่งนี้ คุณเพียงแค่ต้องเลือกอีเมลใน Outlook และคลิกที่ปุ่ม Send to OneNote หลังจากนั้น จะมีหน้าต่างปรากฏบนหน้าจอของคุณขอให้คุณเลือกสมุดบันทึกใน OneNote เพื่อส่งอีเมล

อีเมลที่ส่งจะพร้อมใช้งานในทั้งแอป OneNote Desktop และ OneNote สำหรับ Windows 10 แต่จะทำงานได้ก็ต่อเมื่อแอปทั้งหมด (Outlook, แอป OneNote Desktop และ OneNote สำหรับ Windows 10) เชื่อมต่อหรือซิงค์กับกันและกัน เพื่อดูอีเมลในแอป OneNote Desktop และแอป OneNote สำหรับ Windows 10 คุณต้องเปิดสมุดบันทึกที่คุณเลือกใน Outlook เป็นปลายทางเพื่อรับอีเมล

ทั้ง OneNote และ Outlook เริ่มเชื่อมต่อหรือซิงค์กับกันอีกทีหนึ่งโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดพวกเขา ใช้เวลาบ้างในการซิงค์หลังจากที่คุณเปิดแอปเหล่านี้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ นั่นคือเหตุผลที่ OneNote ใช้เวลาบ้างในการแสดงผลลัพธ์ที่ซิงค์แล้ว

วิธีสร้างงาน Outlook ใน OneNote

เราได้ระบุขั้นตอนในการสร้างงาน Outlook ใน OneNote ด้านล่าง ขั้นตอนทั้งหมดนี้ใช้ได้กับ OneNote 2016 และเวอร์ชันอื่นๆ เช่น OneNote 2013, 2010, 2007 เป็นต้น

1. เปิดแอปพลิเคชัน OneNote
2. เปิดสมุดบันทึกของคุณใน OneNote
3. เลือกคำที่คุณต้องการสร้างงาน
4. ไปที่ “Home > Outlook Tasks (หน้าหลัก > งาน Outlook)“
5. เลือกวันที่ครบกำหนดสำหรับงาน

ที่นี่ เราได้อธิบายขั้นตอนการสร้างงาน Outlook ในแอปพลิเคชัน OneNote 2016 หากคุณใช้เวอร์ชัน OneNote อื่น ขั้นตอนอาจแตกต่างเล็กน้อยเนื่องจากอินเทอร์เฟซ

เปิด OneNote และเปิดสมุดบันทึกของคุณ

ตอนนี้ ให้เลือกคำที่คุณต้องการสร้างงาน Outlook

หลังจากเลือกคำแล้ว ให้คลิกที่แท็บ Home จากนั้นคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ของ Outlook Tasks เมนูดรอปดาวน์นี้มีไอคอน Flag (ธง) เพื่อให้คุณระบุได้ง่าย ที่นั่น คุณจะพบตัวเลือกหลายอย่างในการสร้างงาน

คุณสามารถสร้างงานสำหรับ:

• วันเดียวกัน (Same day)
• สัปดาห์เดียวกัน (Same week)
• วันถัดไป (Next day)
• สัปดาห์หน้า (Next week)
• วันที่กำหนดเอง (Custom date)

เมื่อคุณเลือกตัวเลือก คุณจะเห็นธงเล็กๆ ปรากฏทางด้านซ้ายของคำที่เลือกใน OneNote หากคุณต้องการสร้างงานสำหรับวันที่กำหนดเอง คุณต้องเลือกตัวเลือก Custom (กำหนดเอง)

เมื่อคุณเลือกตัวเลือก Custom จะมีหน้าต่างใหม่เปิดขึ้น ซึ่งคุณต้องป้อนวันที่กำหนดเองสำหรับงาน Outlook ของคุณ คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับงานได้โดยการคลิกที่ช่องถูก Reminder (การแจ้งเตือน) เมื่อคุณเสร็จสิ้น ให้คลิกที่ปุ่ม Save & Exit (บันทึกและออก)

วิธีเปิดงาน OneNote ใน Outlook

คุณสามารถเปิดงาน OneNote ใน Outlook ได้สองวิธี:

1. จากแอปพลิเคชัน OneNote
2. จากแอปพลิเคชัน Outlook

1] เปิดงาน OneNote ใน Outlook โดยตรงจากแอปพลิเคชัน OneNote

เพื่อเปิดงาน OneNote ใน Outlook ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เปิดแอปพลิเคชัน OneNote
2. เลือกงานที่คุณต้องการเปิดใน Outlook
3. ไปที่ “Home > Outlook Tasks” และคลิกที่ตัวเลือก Open Task in Outlook (เปิดงานใน Outlook)

เคล็ดลับ: คุณรู้ไหมว่าคุณสามารถกู้คืนบันทึก OneNote ที่ลบไปได้บน Windows 10?

2] เปิดงาน OneNote โดยใช้แอป Outlook

เพื่อเปิดงาน OneNote ใน Outlook โดยใช้แอป Outlook ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เปิดแอป Outlook บนระบบของคุณ
2. คลิกที่ปุ่ม My Tasks (งานของฉัน) ใน Outlook 2016 มันอยู่ที่ด้านซ้ายล่าง ตำแหน่งอาจแตกต่างในเวอร์ชันต่างๆ ของแอป Outlook Desktop

ที่นี่ คุณจะเห็นงานทั้งหมดที่สร้างในแอปพลิเคชัน OneNote พร้อมกับวันที่และเวลา

วิธีแก้ไขงาน Outlook ที่สร้างใน OneNote

คุณต้องใช้แอป Outlook เพื่อแก้ไขงานที่สร้างใน OneNote สำหรับสิ่งนี้ ให้เปิดแอปพลิเคชัน Outlook และคลิก My Tasks ตอนนี้ คลิกสองครั้งที่งานที่คุณต้องการแก้ไข มันจะเปิดหน้าต่างใหม่ ซึ่งคุณสามารถแก้ไขวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนดได้ คุณยังสามารถเปิด/ปิดการแจ้งเตือนได้ อีกทั้ง คุณยังสามารถเลือกสถานะของงานได้ เช่น ยังไม่เริ่ม, กำลังดำเนินการ, เสร็จสิ้น เป็นต้น

หลังจากแก้ไขงานแล้ว ให้คลิก Save & Exit การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำในงานใน Outlook จะถูกอัปเดตใน OneNote โดยอัตโนมัติ หากคุณไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงใน OneNote ให้ปิดมันและเปิดใหม่ เมื่อคุณเปิด OneNote ใหม่ คุณจะเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดถูกอัปเดตแล้ว

โปรดทราบว่า OneNote ใช้เวลาบ้างในการดึงข้อมูลจาก Outlook ดังนั้น คุณต้องรอสักครู่เพื่อดูงานที่อัปเดตแล้วใน OneNote

วิธีทำเครื่องหมายงาน Outlook ว่าเสร็จสิ้นและลบใน OneNote

เพื่อทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสิ้นใน OneNote ให้คลิกที่ธงข้างๆ มัน เมื่อคุณคลิกที่ธง มันจะกลายเป็นเครื่องหมายถูกสีเขียว ซึ่งบ่งชี้ว่างานเฉพาะนั้นเสร็จสิ้นแล้ว งานที่เสร็จสิ้นจะถูกลบออกจากแอปพลิเคชัน Outlook โดยอัตโนมัติ

เพื่อลบงานใน OneNote ให้เลือกมัน จากนั้นไปที่ “Home > Outlook Task > Delete Outlook Task (หน้าหลัก > งาน Outlook > ลบงาน Outlook).”

เสร็จสิ้น

บทความเกี่ยวข้อง:

• วิธีหมุนและครอปรูปภาพใน Microsoft OneNote
• วิธีเปลี่ยนมุมมองใน OneNote บน Windows 10