ผังงาน (Flowchart) เป็นการแสดงภาพกราฟิกที่描繪ขั้นตอนลำดับสำหรับกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ ใช้หลักเพื่อแสดงว่ากระบวนการทำงานอย่างไร และวางแผนโครงการ มีหลายประเภท เช่น Process Flowchart, Process Map, Swimlane Flowchart, SDL Diagram ฯลฯ หากต้องการวาดผังงานใน Microsoft Excel บทความนี้มีคำแนะนำครบครัน ในบทช่วยสอนนี้จะแสดงวิธีและขั้นตอนการสร้างผังงานใน Excel เริ่มกันเลย!
วิธีสร้างผังงานใน Excel
คุณสามารถวาดผังงานสำหรับกระบวนการใน Microsoft Excel ได้โดยไม่ต้องใช้แอดออนภายนอก มีหลัก 2 วิธี สามารถใช้วิธีใดวิธีหนึ่งหรือรวมกันได้ วิธีมีดังนี้:
- ใช้ SmartArt Graphics
- ใช้เครื่องมือ Shapes (รูปร่าง)
มาอภิปรายรายละเอียดกัน!
1] สร้างผังงานใน Excel ด้วย SmartArt Graphics
Microsoft Excel มีกราฟิก SmartArt สำหรับเพิ่มแผนภาพประเภทต่างๆ ลงแผ่นงาน เช่น แผนภาพลำดับชั้น, พีระมิด, ความสัมพันธ์, เมทริกซ์, วงจร ฯลฯ ยังมีเทมเพลตแผนภาพ Process ที่ใช้วาดผังงานได้ เพียงเพิ่ม SmartArt แบบ Process แล้วแก้ไขขั้นตอนกระบวนการเพื่อสร้างผังงานของตัวเอง
ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
เปิด Microsoft Excel ไปที่ แท็บ Insert จากแท็บนี้ คลิกส่วน Illustration จากเมนูดรอปดาวน์ เลือก SmartArt
ไปที่แท็บ Process จะมีเทมเพลตแผนภาพกระบวนการหลายแบบ ตัวอย่างเทมเพลตที่ Excel ให้มา ได้แก่ Picture Accent Process, Alternating Flow, Step-down Process, Basic Chevron Process, Detailed Process, Vertical Equation, Vertical Bending Process และอื่นๆ
เทมเพลตกราฟิกกระบวนการทั้งหมดใช้แสดงขั้นตอนการดำเนินกระบวนการ งาน หรือเวิร์กโฟลว์ สามารถเลือกใช้ตามความต้องการ เพียงเลือกเทมเพลตแผนภาพกระบวนการ แล้วกด OK จะได้ตัวอย่างผังงานกระบวนการใน Excel
ตอนนี้สามารถแก้ไขผังงาน และเพิ่มขั้นตอนกระบวนการในกล่องเพื่อสร้างผังงานที่ปรับแต่งเองได้ หากต้องการ สามารถลบรูปร่าง เปลี่ยนรูปร่าง หรือเพิ่มรูปร่างแบบกำหนดเองโดยคลิกขวาที่รูปร่าง รวมถึงจัดรูปแบบข้อความ สี การจัดวาง ฯลฯ
ลองใช้วิธีนี้ ดูง่ายและสร้างผังงานใน Excel ได้เร็ว
2] สร้างผังงานจากศูนย์ใน Excel ด้วยเครื่องมือ Shape
อีกวิธีคือ วาดผังงานจากศูนย์ด้วยเครื่องมือ Shape Excel มีรูปร่างต่างๆ สำหรับสร้างแผนภาพใหม่ทั้งหมด ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
เปิด Microsoft Excel ไปที่ แท็บ Insert คลิก Illustration > Shapes
คลิก Shapes จะเห็นรูปร่างหลายหมวด เช่น เส้น, สี่เหลี่ยม, ลูกศรบล็อก, รูปร่างสมการ ฯลฯ เลื่อนลงจะเจอหมวด Flowchart มีสัญลักษณ์ต่างๆ สำหรับสร้างผังงาน เช่น กระบวนการ, กระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า, การตัดสินใจ, ที่เก็บข้อมูลภายใน, การเตรียมการ และอื่นๆ อีกมาก
ใช้รูปร่างทั้งหมดนี้สร้างผังงานได้ คลิกรูปร่างผังงาน ใส่ในแผนภาพ จัดรูปแบบรูปร่างและแผนภาพทั้งหมดด้วยตัวเลือกจัดรูปแบบต่างๆ ใน Excel
บทความนี้แนะนำวิธีสร้างผังงานใน Microsoft Excel โดยไม่ต้องติดตั้งแอดออน สามารถใช้รูปร่างผังงานที่มีอยู่ หรือเพิ่มเทมเพลตแผนภาพกระบวนการจาก SmartArt Graphics แล้วแก้ไขตามต้องการ
อ่านเพิ่มเติม: Data Visualizer Add-In for Excel to create Flowcharts
