วิธีสร้าง เปลี่ยน และจัดการ Inbox Views ใน Microsoft Outlook

Views ใน Microsoft Outlook ให้เลย์เอาต์ต่างๆ ในแง่ของลักษณะที่ไอเทมในโฟลเดอร์ดู ในบทความนี้ เราจะเห็นวิธีสร้างและเปลี่ยน Views ของโฟลเดอร์ Inbox ใน Microsoft Outlook

เปลี่ยน Inbox View ใน Outlook

แต่ละโฟลเดอร์อนุญาตให้เปลี่ยนและปรับแต่งประเภทตัวอักษร ขนาดตัวอักษร reading pane และไอเทมอื่นๆ ในโฟลเดอร์ สามารถเปลี่ยน Inbox View เพื่อจัดระเบียบไอเทมในโฟลเดอร์ตามความต้องการ สามารถปรับแต่งมุมมองปัจจุบันด้วยการตั้งค่ามุมมองขั้นสูง Advanced View Settings รวมถึงการลบและเพิ่มฟิลด์ การจัดกลุ่ม การจัดเรียง การกรอง การจัดรูปแบบคอลัมน์ และการตั้งค่าอื่นๆ

สามารถเปลี่ยนมุมมองปัจจุบันของโฟลเดอร์ Inbox หรือโฟลเดอร์อื่นๆ เป็นมุมมองอื่นตามความต้องการ

เพื่อทำเช่นนี้ ให้เปิด Microsoft Outlook ไปที่แท็บ View และภายใต้ Current View คลิกเมนูดรอปดาวน์ Change View จะเห็น 3 ประเภทของ Views:

1. Compact (แบบกะทัดรัด)
2. Single (เดี่ยว)
3. Preview (ตัวอย่าง)

Compact view เป็นมุมมองค่าเริ่มต้น คลิก Manage Views เพื่อสร้าง แก้ไข และใช้มุมมองกับโฟลเดอร์ Inbox สามารถสร้างมุมมองใหม่ แก้ไขและคัดลอกมุมมอง และรีเซ็ตได้ หน้าต่างนี้แสดงมุมมองที่พร้อมใช้งานทั้งหมดของโฟลเดอร์ปัจจุบันและการตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง

ในหน้าต่าง Create a New View พิมพ์ชื่อมุมมองใหม่ เลือกประเภทมุมมองที่ต้องการ และการมองเห็นของโฟลเดอร์ คลิก OK เพื่อดำเนินต่อ

ในประเภทมุมมอง มีตัวเลือกต่างๆ เช่น Table แสดงไอเทมในคอลัมน์และแถว People แสดงรายชื่อคน Timeline แสดงไอเทมที่เข้าถึงในช่วงเวลา Card วางไอเทมในมุมมองการ์ด Business Card แสดงไอเทมด้วยมุมมองทางเลือก Day/Week/Month แสดงไอเทมในรูปแบบวัน/สัปดาห์/เดือน Icon แสดงไอคอนสำหรับไอเทม

การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง (Advanced View Settings)

เพื่อปรับแต่งมุมมองปัจจุบันด้วย Advanced View Settings ให้คลิกตัวเลือก View Settings ในกลุ่ม Current View กล่องโต้ตอบ Advanced View Settings จะเปิด คลิก Other Settings ที่นี่สามารถปรับการแสดงตัวอักษรของไอเทมในมุมมองของคุณ เพื่อเปลี่ยนขนาดตัวอักษรของการแสดงตัวอย่างข้อความ ชื่อผู้ส่ง และหัวข้อในมุมมอง Inbox เริ่มต้น ให้เลือก Row Font เลือกแบบอักษร สไตล์ตัวอักษร และขนาดตัวอักษรตามต้องการ แล้วคลิก OK เพื่อบันทึกการตั้งค่าและใช้การเปลี่ยนแปลง

หากต้องการเปลี่ยนแบบอักษร สไตล์ และขนาดสำหรับการแสดงตัวอย่างข้อความ (บรรทัดข้อความที่เห็นใต้หัวข้อและผู้ส่ง) ให้เลือก Font ภายใต้ Message Preview

ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่ามุมมองขั้นสูง มีการตั้งค่าอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการจัดเรียง การกรอง การจัดรูปแบบคอลัมน์ และอื่นๆ สามารถเพิ่มหรือลบคอลัมน์ เลือกลำดับคอลัมน์ จัดเรียงและกรองไอเทม ตั้งกฎสำหรับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข รวมถึงรีเซ็ตการตั้งค่าของมุมมองปัจจุบันเป็นการตั้งค่าเริ่มต้นของโฟลเดอร์ หากต้องการเปลี่ยน Inbox view ใน Outlook โดยการเปลี่ยนลักษณะของไอเทมในมุมมองตามว่าไอเทมตรงกับเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่ ให้คลิก Conditional Formatting

กล่องโต้ตอบจะเปิด ที่สามารถสร้างกฎที่ใช้ conditional formatting กับไอเทมที่ตรงกับเกณฑ์ที่กำหนด เพื่อเพิ่มกฎใหม่ในรายการ ให้คลิกปุ่ม Add ด้านขวาของกล่องโต้ตอบ

เปลี่ยนขนาดตัวอักษรสำหรับข้อความเมื่อเขียน ตอบกลับ ส่งต่อ

เพื่อทำเช่นนี้ ให้คลิก File > Options > Mail > Stationery and Fonts

สามารถใช้ Stationery เปลี่ยนแบบอักษรเริ่มต้น สไตล์ สี และพื้นหลัง ภายใต้แท็บ Personal Stationery คลิก Font สำหรับ New Mail Messages หรือ Replying or Forwarding Messages เพื่อเปลี่ยนแบบอักษรเริ่มต้น ขนาดตัวอักษร และสี ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น แล้วเลือก OK

วิธี Zoom In หรือ Out ขณะอ่าน

ไม่สามารถเปลี่ยนแบบอักษรหรือขนาดตัวอักษรใน Reading Pane ได้ แต่สามารถ zoom in หรือ zoom out ได้ง่าย เพื่อทำเช่นนี้ ที่มุมขวาล่างของ reading pane จะเห็น zoom slider

คลิกที่ Percentage (ปกติ 100%) เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Zoom While Reading สามารถเลือกระดับเปอร์เซ็นต์ที่ต้องการ แล้วคลิก OK เลือกเช็กบ็อกซ์ Remember my preference เพื่อตั้งค่า zoom เดียวกันสำหรับข้อความทั้งหมด

หวังว่าบทความนี้ช่วยให้เรียนรู้วิธีสร้าง เปลี่ยน และจัดการ Views ใน Outlook โดยการปรับแต่งแบบอักษร สไตล์ และขนาดของโฟลเดอร์ด้วยการตั้งค่ามุมมองขั้นสูง

All the best!