วิธีเพิ่มและเปลี่ยนลายเซ็น (Signature) ใน Microsoft Outlook: คู่มือฉบับสมบูรณ์

ลายเซ็นท้ายอีเมล Outlook หรือ Gmail เพิ่มความเป็นมืออาชีพให้ข้อความ ลายเซ็นอีเมลเป็นเครื่องมือเครือข่ายและโปรโมชัน แม้ลายเซ็นง่ายๆ ที่มีแค่ชื่อ ข้อมูลติดต่อ และเว็บไซต์/ที่อยู่ธุรกิจ ก็พูดถึงตัวคุณได้มาก

หากคุณใช้ Outlook สร้างลายเซ็น ง่ายมาก ไม่ใช้เวลามาก ยืดหยุ่น และสร้างลายเซ็นหลายอันสำหรับงานและส่วนตัวได้

วิธีเข้าถึงหน้าตั้งค่าลายเซ็นใน Outlook

หากไม่แน่ใจวิธีสร้างลายเซ็น ต้องเข้าหน้าตั้งค่าก่อน มี 2 วิธีใน Outlook Desktop:

• วิธีที่ 1: คลิก File > Options > Mail จะเห็นปุ่ม Signatures คลิกเข้าไป

• วิธีที่ 2: บนหน้าจอเขียนอีเมล เลือกแท็บ Insert > dropdown Signatures > เลือก Signatures

ทั้ง 2 วิธีนำไปสู่หน้าจอ Signatures and Stationery — ที่นี่คุณจะสร้างลายเซ็นและตั้งค่า

วิธีสร้างลายเซ็นใหม่ใน Outlook

เริ่มต้นสร้างลายเซ็นแรก: อยู่ที่แท็บ E-mail Signature แล้วทำตามขั้นตอน:

1. เลือก บัญชีอีเมล ที่ต้องการทางขวา (หากมีหลายบัญชี) จดจำ: สร้างลายเซ็นหลายอันสำหรับหลายบัญชีได้
2. คลิก New (ปุ่มเดียวที่กดได้หากยังไม่มีลายเซ็น)
3. ตั้ง ชื่อลายเซ็น — สำคัญและสะดวกหากวางแผนสร้างหลายอัน เช่น แยกสำหรับอีเมลใหม่/ตอบกลับ หรือ ในสำนักงาน/นอกสำนักงาน ใช้ชื่อที่จดจำง่าย
4. คลิก OK

จัดรูปแบบลายเซ็นให้โดดเด่น

ตอนนี้ถึงส่วนสนุก: สร้างลายเซ็นเด่นชัดใน Text editor รักษาไว้แค่ชื่อและติดต่อก็ได้ แต่ใช้เครื่องมือเปลี่ยนสไตล์ฟอนต์ ขนาด จัดรูปแบบ สี และจัดตำแหน่ง (ซ้าย/ขวา/กึ่งกลาง)

หากต้องการปรับแต่ง ใช้เครื่องมือก่อนหรือหลังพิมพ์ก็ได้ แต่ง่ายที่สุดคือ พิมพ์ลายเซ็นในกล่อง Email Signature ก่อน แล้วค่อยปรับ

ตกแต่งข้อความ

เปลี่ยนข้อความหลังพิมพ์: เลือกข้อความ แล้วเปลี่ยนฟอนต์ ขนาด รูปแบบ สี เช่น ต้องการชื่อใหญ่และฟอนต์อุดมสมบูรณ์ หรือชื่อบริษัทและโทรศัพท์ในสีบริษัท

เพิ่มลิงก์ (Hyperlink)

ฟีเจอร์ดีของ Outlook Desktop: พิมพ์ "www." ตามด้วย URL แล้วกด Enter — ข้อความจะกลายเป็นลิงก์อัตโนมัติ

หรือลิงก์เองด้วยปุ่ม Hyperlink ใช้ข้อความต่างจาก URL ได้ เช่น ให้ชื่อบริษัทแสดงปกติ แต่ลิงก์ไปเว็บไซต์บริษัท

ขั้นตอน:

1. เลือกข้อความ คลิกปุ่ม Hyperlink บน Editor
2. ใต้ Link To เลือก Existing File or Web Page
3. ยืนยันข้อความแสดงผลด้านบน ใส่ URL ในช่อง Address
4. คลิก OK

สังเกตว่าสามารถลิงก์ไปอีเมลในกล่องเดียวกันได้ — อีกวิธีจัดรูปแบบอีเมลของคุณ สามารถใส่ Subject ให้รู้ว่าข้อความมาจากการคลิกลิงก์ในอีเมล (แม้ผู้รับอาจเปลี่ยน Subject ได้)

แทรกรูปภาพ (Image)

วิธีทำให้ลายเซ็นเด่น: ใส่รูปภาพ — มักใช้สำหรับ โลโก้บริษัท หลายบริษัทกำหนดให้ใส่โลโก้ในลายเซ็น ทำได้ง่ายเท่าเพิ่มลิงก์

เลื่อนเคอร์เซอร์ไปตำแหน่งที่ต้องการ คลิกปุ่ม Image เลือกไฟล์ คลิก Insert — Outlook ใส่รูปในลายเซ็น

หากต้องการปรับรูปหลังใส่: ดับเบิลคลิกรูป เปิดหน้าต่างจัดรูป ปรับขนาด สี เส้น ข้อความทางเลือก (Alt text) และครอปได้

อีกวิธีดี: ลิงก์รูปภาพ ให้ผู้รับคลิกโลโก้ไปเว็บบริษัททันที — ใส่รูป แล้วเพิ่มลิงก์ด้วยขั้นตอนข้างต้น

ใส่บัตรชื่อ (Business Card)

อาจไม่คุ้นเคยเท่าอื่นๆ แต่อยู่ในตัวเลือก: วางเคอร์เซอร์ คลิก Business Card เลือกตำแหน่งใน Look in dropdown คลิก OK

หากมีบัตรชื่อที่เก็บชื่อ ตำแหน่ง บริษัท ไว้แล้ว — วิธีนี้สะดวกมาก

ตั้งค่าเมื่อไหร่ควรใช้ลายเซ็น

ตอนนี้ตัดสินใจเมื่อไหร่ใช้ คุณเลือกบัญชีอีเมลไปแล้ว แต่มีเพิ่มเติม: ใช้สำหรับ New messages (อีเมลใหม่), Replies/forwards (ตอบกลับ/ส่งต่อ), หรือทั้งคู่ และสร้างต่างกันสำหรับแต่ละประเภทได้

เช่น ลายเซ็นที่มีรายละเอียดมาก อาจไม่ต้องการทั้งหมดตอนแค่ตอบ/ส่งต่อ อาจอยากแค่ "ขอบคุณ" พร้อมชื่อเล่น — ให้เก็บชื่อลายเซ็นใหม่ใน New messages สร้างลายเซ็นอีกอัน เลือกชื่อใน Replies/forwards Outlook จะใส่โดยอัตโนมัติ แต่เปลี่ยนได้ก่อนส่ง

ใช้ลายเซ็นอื่นในอีเมลเฉพาะ

ตอนนี้มีลายเซ็นเริ่มต้นแล้ว ไม่ต้องกังวลใส่ทุกครั้ง แต่หากอยากใช้ลายเซ็นอื่นในอีเมลนั้น?

ในหน้าต่างเขียนอีเมลใหม่ คลิกแท็บ Insert > dropdown Signatures > เลือกลายเซ็นที่ต้องการ — จะแทนที่ลายเซ็นเริ่มต้นทันที

แก้ไขลายเซ็นที่มีอยู่

ลายเซ็นพร้อมแล้ว แต่ต้องแก้ไข? ง่ายเท่าการสร้างใหม่

เข้าหน้าตั้งค่าลายเซ็นอีกครั้ง: File > Options > Mail หรือหน้าเขียนอีเมล Insert > Signatures dropdown > Signatures

เลือกชื่อลายเซ็นในกล่อง Select signature to edit แก้ไขใน Editor คลิก Save

ย้ายชื่อลายเซ็นได้จากที่นี่ด้วย: คลิก Rename ใส่ชื่อใหม่ Save

ลายเซ็นไม่ได้เป็นแค่สำหรับอีเมลงาน

อาจมีกฎบริษัทเข้มงวด หรือชอบลายเซ็นเรียบง่ายเพื่อมืออาชีพ แต่ลายเซ็นอีเมล ไม่ได้侷限於工作 ด้วยเครื่องมือ Outlook คุณทำให้อีเมลส่วนตัวสนุกและสร้างสรรค์ได้

ไอเดียน่าสนใจ:

• เทศกาล/วันหยุด: ใส่รูปน่ารัก เพิ่มท้ายข้อความฉลอง ใช้สีเทศกาล

• คำคม/ยูมอร์: ใส่คำคมแรงจูงใจ หรือขำๆ จัดรูปแบบให้ดูฟินหรือตลก

• ทีมกีฬา: ใส่รูปทีมโปรด ลิงก์ไปเว็บออฟฟิเชียล ใช้สีทีม

ตัวเลือกเพิ่มเติม: ดู Email Signature Generators สร้างลายเซ็นเด่นชัด

ลายเซ็น Outlook บนเว็บ (Outlook on the Web)

หากใช้ Outlook บนเว็บบ้าง สร้างลายเซ็นเริ่มต้นได้เช่นกัน Outlook บนเว็บไม่เหมือน Desktop ทุกประการ แต่เรื่องนี้เหมือนกัน อ่านเพิ่ม: ความแตกต่าง Outlook, Hotmail และบริการอีเมล Microsoft

1. คลิก ไอคอนเฟือง มุมขวาบน เปิด Settings
2. เลือก View All Outlook Settings ล่างสุด
3. เลือก Mail ซ้าย แล้ว Compose and reply

ปัจจุบันสร้างและใช้ได้ 1 ลายเซ็นเท่านั้น บนเว็บ แต่จัดรูปแบบ ใส่รูป ลิงก์ และตั้งค่าตามประเภทข้อความได้

ใช้เวลาสร้างลายเซ็น Outlook ที่คุ้มค่า

อีเมลงาน: ลายเซ็นเรียบง่าย สวยงาม และมีประโยชน์พร้อมกัน ให้ผู้รับดูติดต่อและเข้าเว็บบริษัทง่าย อีเมลส่วนตัว: ลายเซ็นเป็นเอกลักษณ์ สนุก สะท้อนบุคลิกและจิตวิญญาณ

การใช้เวลาสร้างลายเซ็น Outlook จะคุ้มค่าตลอด

ต้องการช่วยเหลือลายเซ็นงานมืออาชีพ? อ่าน เคล็ดลับสร้างลายเซ็นอีเมลมืออาชีพสมบูรณ์