การจัดการโครงการเป็นรากฐานในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจภายในเวลาที่กำหนด ช่วยให้มั่นใจว่ามีแผนที่เหมาะสมสำหรับการดำเนินการตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจขนาดยาว เครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการกำหนดกรอบงานที่วางแผนไว้อย่างดีและความสำเร็จของโครงการใดๆ อย่างที่บอก แผนภูมิแกนต์ เป็นเครื่องมือจัดการโครงการยอดนิยมสำหรับการวางแผนโครงการ กำหนดทรัพยากรของโครงการ และจัดกำหนดการงานโครงการ
แผนภูมิแกนต์คืออะไร
แผนภูมิแกนต์คือแผนภูมิแท่งแนวนอนซึ่งแสดงงานโดยรวมของโครงการและแสดงให้เห็นว่างานจะใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะเสร็จสิ้นโครงการ แผนภูมิแสดงงานโครงการบนแกนตั้งพร้อมระยะเวลาบนแกนนอน
แผนภูมิแกนต์ให้มุมมองมุมสูงเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญของโครงการและงานหลักที่ต้องทำให้สำเร็จในหลายขั้นตอนของโครงการ เป็นการแสดงภาพกราฟิกของแผนโครงการที่ช่วยติดตามงานทั้งหมดในโครงการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เพิ่มความคิดสร้างสรรค์ เปิดทางสำหรับการประสานงานที่ง่ายดาย ซึ่งช่วยให้ทีมเข้าใจว่างานดำเนินไปอย่างไรและจัดการโครงการโดยรวม
แผนภูมิส่วนใหญ่จะใช้โดยผู้จัดการโครงการเพื่อความเรียบง่ายและความสะดวกในการสร้าง โดยให้ภาพที่ชัดเจนของขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ ทรัพยากร และระยะเวลาในที่เดียว แผนภูมิแกนต์มีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวกับทรัพยากรของโครงการและระยะเวลาที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Microsoft Excel .
วิธีการสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Excel
สร้างตารางกำหนดการโครงการ
เปิดเวิร์กชีต Excel และสร้างตารางที่แสดงรายการแต่ละงานในโครงการของคุณตามลำดับโดยป้อนงานวันที่เริ่มต้นเร็วที่สุดก่อน และงานล่าสุดป้อนต่อท้าย ป้อนข้อมูลทั้งหมดลงในตารางที่มีคอลัมน์ต่างๆ เช่น วันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด คำอธิบาย และระยะเวลา
ตอนนี้คลิกที่เซลล์สีดำบนเวิร์กชีตแล้วไปที่ แท็บแทรก จากริบบอนของ Excel
คลิกไอคอนแผนภูมิแท่ง
เลือกแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนบนเมนูแบบเลื่อนลงของแผนภูมิแท่ง นี่จะเป็นการสร้างแผนภูมิเปล่า
คลิกขวาที่แผนภูมิว่างแล้วคลิกเลือกข้อมูลจากเมนูแบบเลื่อนลง ซึ่งจะเปิดหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูล
ในหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูล คลิกเพิ่มภายใต้รายการคำอธิบาย (ชุด) ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าต่างแก้ไขซีรี่ส์
ในหน้าต่าง Edit Series ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ช่องว่างในชื่อชุดข้อมูล และคลิกที่วันที่เริ่มต้นในตารางจากเวิร์กชีตของคุณ
ตอนนี้ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ลงไปที่ค่า Series ในหน้าต่าง Edit Series คลิกที่ไอคอนสเปรดชีตที่ส่วนท้ายของฟิลด์ค่าชุดข้อมูล ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Edit Series ขึ้นมา
ตอนนี้ ให้คลิกที่วันแรกในคอลัมน์วันที่เริ่มต้นจากตารางแล้วลากเมาส์ลงไปที่วันสุดท้ายของวันที่เริ่มต้นคอลัมน์ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มวันที่เริ่มต้นของงานโครงการลงในแผนภูมิแกนต์
คลิกที่ไอคอนสเปรดชีตอีกครั้ง ซึ่งจะนำคุณกลับไปที่หน้าต่างแก้ไขซีรีส์ คลิกตกลงในหน้าต่างแก้ไขซีรี่ส์
เพิ่มระยะเวลาในแผนภูมิแกนต์
เมื่อเพิ่มวันที่เริ่มต้นลงในแผนภูมิแกนต์แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มระยะเวลางานในหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูล
ในหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูล คลิกเพิ่มภายใต้รายการคำอธิบาย (ชุด) ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าต่างแก้ไขซีรี่ส์อีกครั้ง
ในหน้าต่าง Edit Series ให้ย้ายเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ช่องว่างในชื่อชุดข้อมูล และคลิกที่ Duration ในตารางจากเวิร์กชีตของคุณ
ตอนนี้ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ลงไปที่ค่า Series ในหน้าต่าง Edit Series คลิกที่ไอคอนสเปรดชีตที่ส่วนท้ายของฟิลด์ค่าชุดข้อมูล ซึ่งจะเป็นการเปิด หน้าต่าง Edit Series เล็กๆ
คลิกข้อมูลแรกในคอลัมน์ Duration จากตารางแล้วลากเมาส์ไปที่ข้อมูลสุดท้ายของคอลัมน์ Duration ซึ่งจะเพิ่มระยะเวลาของงานโครงการลงในแผนภูมิแกนต์
คลิกที่ไอคอนสเปรดชีตอีกครั้ง ซึ่งจะนำคุณกลับไปที่หน้าต่างแก้ไขซีรีส์ คลิกตกลงในหน้าต่างแก้ไขซีรี่ส์
ในหน้าต่าง Select Data Source ให้กดปุ่ม OK เพื่อสร้าง Gantt Charts
เพิ่มคำอธิบายของงานลงในแผนภูมิแกนต์
ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเพิ่มคำอธิบายของงานลงในแผนภูมิแกนต์
ในแผนภูมิ Gannt ให้คลิกขวาที่แถบสีน้ำเงิน
เลือกเลือกข้อมูลจากเมนูแบบเลื่อนลง ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูลอีกครั้ง
คลิกปุ่มแก้ไขภายใต้ป้ายกำกับแกนแนวนอน (ประเภท) ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Axis Labels
คลิกที่ไอคอนสเปรดชีตในหน้าต่าง Axis Label และเลือกข้อมูลแรกในคอลัมน์ Description ของตารางจากเวิร์กชีตและลากไปยังส่วนท้ายของคอลัมน์ Description
เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ไอคอนสเปรดชีตอีกครั้งในป้ายกำกับ Axis แล้วคลิก Ok ในหน้าต่าง Select Data Source
จัดรูปแบบแผนภูมิ
ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดรูปแบบแผนภูมิให้ดูเหมือนแผนภูมิแกนต์ ในการทำให้แผนภูมิแท่งของคุณปรากฏเหมือนแผนภูมิแกนต์ ทำให้ส่วนสีน้ำเงินของแท่งแบบเรียงซ้อนโปร่งใสเพื่อให้มองเห็นได้เฉพาะส่วนสีส้มเท่านั้น ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
คลิกขวาที่แถบสีน้ำเงินในแผนภูมิแกนต์แล้วเลือกจัดรูปแบบชุดข้อมูลจากเมนู ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Format Data Series
คลิกที่ไอคอน Paint แล้วเลือก No fill
ใต้เส้นขอบ ให้เลือกไม่มีเส้น
คุณจะเห็นว่าแผนภูมิแกนต์อยู่ในลำดับที่กลับกัน และเมื่อต้องการเปลี่ยนการคลิกที่งานนี้ตามแกนตั้งในแผนภูมิแกนต์ ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Format Axis
คลิกไอคอนแผนภูมิแท่งและเลือกตัวเลือกหมวดหมู่ในลำดับย้อนกลับภายใต้ตำแหน่งแกนของหัวเรื่องย่อย
แผนภูมิแกนต์ของคุณพร้อมแล้ว
เท่านั้น
หวังว่าคุณจะพบว่าเคล็ดลับนี้มีประโยชน์!
คุณอาจจะชอบ :วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Google ชีต
