รายงาน (Report) เป็นเครื่องมือสำหรับสรุปและนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่จัดระเบียบ ปกติจะพิมพ์ออกมา Reports และ Forms คล้ายกัน แต่ Forms ใช้สำหรับดู เพิ่ม และแก้ไขข้อมูล แสดงระดับเรคคอร์ดโดยละเอียด และมักแสดงบนหน้าจอ ส่วน Reports ใช้สำหรับดูข้อมูล สรุป และจัดกลุ่มข้อมูล แสดงบนหน้าจอได้แต่มักพิมพ์ออกมา
เครื่องมือออกแบบรายงานใน Access
- Report: สร้าง Report พื้นฐานจากข้อมูลใน Query หรือ Table ปัจจุบัน สามารถเพิ่ม Groups หรือ Totals
- Report Design: สร้าง Blank Report ใหม่ใน Design View สามารถทำการเปลี่ยนแปลงออกแบบขั้นสูง เช่น เพิ่ม custom control types และโค้ด
- Blank Report: สร้าง Blank Report ใหม่ เพื่อแทรก Fields และออกแบบ Report
- Report Wizard: แสดง Report Wizard ช่วยสร้าง Report แบบปรับแต่งได้ง่าย
- Labels: แสดง Label Wizard สำหรับสร้างฉลากมาตรฐานหรือกำหนดเอง
วิธีสร้าง Report ด้วย Microsoft Access
1. สร้าง Report ด้วย Report Tool
ไปที่แท็บ Create ในกลุ่ม Report Group คลิก Report Group Report จะถูกสร้างขึ้นอย่างรวดเร็ว ไม่เหมือน Form, Reports แก้ไขไม่ได้ แต่สามารถปรับแต่ง Report ได้โดยปรับคอลัมน์ คลิกที่คอลัมน์ ขอบสีเหลืองจะปรากฏ ลากขอบคอลัมน์ไปยังความยาวที่ต้องการ
เพื่อ Delete คอลัมน์หรือแถวที่ไม่ต้องการ Right Click ที่แถวหรือคอลัมน์ แล้วคลิก Delete Report ควรปรับแต่งใน Layout View
2. สร้าง Report ด้วย Report Design
ใน Report Group เลือก Report Design จะนำไปสู่การแสดง Design View Design View แบ่งเป็นส่วนๆ เช่น Page Header, Details, และ Page Footer
เพื่อเพิ่มข้อมูลในเลย์เอาต์ว่าง คลิก Property คลิกลูกศรดรอปดาวน์บน Property Sheet เลือก Report คลิก Data บนดรอปดาวน์ Record Source เลือก Query หรือ Table ที่ต้องการใช้ใน Report
คลิก Add Existing Fields คลิก Fields ที่ต้องการเพิ่ม ลากไปที่ Detail Section
ไปที่ Print Preview จะเห็น Report ในมุมมองพิมพ์ ด้านซ้ายล่างของ Print View มี Navigation Buttons ให้เลื่อนดู Report
เพื่อกลับไป Design View ปิด Print Preview โดยคลิกปุ่ม Close Print View มุมขวาบนของหน้าต่าง
3. สร้าง Report ด้วย Blank Report
ที่แท็บ Create ใน Reports Group เลือก Blank Report Tool
ด้านขวาของ Report Layout Tools Window เลือก Add Existing Fields มี Field List คลิกฟิลด์แล้วลากไปที่พื้นที่ว่าง จากนั้นไป Print Preview จะเห็นการพิมพ์ Report
4. สร้าง Report ด้วย Report Wizard
ใน Report Group เลือก Report Wizard กล่องโต้ตอบ Report Wizard Dialog Box จะปรากฏ
ใน Dialog Box เลือก Table และ Fields ที่ต้องการใน Report กดปุ่ม (>, >>, <, <<) แล้วคลิก Next
ใน Wizard จะถาม 'do you want to add any Grouping Levels? เลือก Grouping Level ที่ต้องการ แล้ว Next
เลือก Sort Order ที่ต้องการ โดยดรอปดาวน์และปุ่มข้างๆ เลือก Ascending หรือ Descending แล้ว Next
เลือกเลย์เอาต์ของ Report ตัวเลือก: Columnar, Tabular, Justified และเลือก Orientation เป็น Portrait หรือ Landscape แล้ว Next
เลือก Title และ Preview the Report หรือ Modify the Report Design แล้ว Finish
5. สร้าง Labels (ฉลาก)
- คลิก Labels บน Report Group กล่องโต้ตอบจะโผล่
- เลือกขนาดที่ต้องการ Unit of Measure, Label Type, Filter of the Manufacturer แล้ว Next
- เลือก Font Name, Font Size, Font Weight, Text Color แล้ว Next
- เลือก Fields ที่ต้องการบน Mailing Label
- Sort Fields Next
- เลือก Title และ Preview the Label หรือ Modify the Label Design
- คลิก Finish Label จะถูกสร้าง
- ดู Labels ใน Print View
ขอบคุณครับ
อ่านต่อ: วิธีสร้าง Database ใน Microsoft Access
