ปีที่แล้ว Microsoft ประกาศอนุญาตให้คัดลอกไฟล์ด้วย Office 365 ตอนนี้ Microsoft อนุญาตให้ ย้ายไฟล์ใน Office 365 พร้อมการคุ้มครอง metadata และการจัดการเวอร์ชันอย่างเต็มที่ ช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นในภาพใหญ่ มาดูว่าสิ่งต่างๆ รวมตัวกันทำงานอย่างไร
ย้ายไฟล์ระหว่าง Office 365, SharePoint และ OneDrive
หากต้องการย้ายไฟล์ข้าม SharePoint ส่วนนี้จะช่วยมากที่สุด คำสั่ง Move to ช่วยมาก
- เลือกไฟล์หรือรายการไฟล์ที่ต้องการภายใน SharePoint
- ไปที่ Command Bar ตามภาพ
- ใน Command Bar เลือก Move เพื่อย้ายไฟล์
- จะเห็นเมนูถามตำแหน่งปลายทาง
รายการเป้าหมายจะแสดงเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ เพราะขับเคลื่อนด้วย Microsoft Graph
เลือกตำแหน่งปลายทาง คลิก Move Here รวมตำแหน่ง OneDrive, Office 365 และอื่นๆ เลือกตำแหน่งกำหนดเองได้หากไม่ thấyเป้าหมายที่ต้องการ
สถานการณ์ที่เกี่ยวข้อง
ความสามารถนี้มีประโยชน์ในหลายสถานการณ์ เพราะการรักษารายละเอียดเล็กๆ เช่น metadata และประวัติเวอร์ชัน สำคัญต่อหลายคน
Migration (การย้ายระบบ):
บริษัทย้ายจากระบบเซิร์ฟเวอร์ดั้งเดิมหรือบริการภายนอกไป Office 365 ที่น่าเชื่อถือกว่า บางครั้งไฟล์ไม่ได้ย้ายครบ บางไฟล์ค้างอยู่ที่เก่า ฟีเจอร์นี้ช่วยรักษาบันทึกไฟล์ที่ย้ายไปโซลูชันใหม่
Sharing (การแชร์):
ใช้เมื่อเพิ่งเสร็จ草稿ไฟล์ใหม่ ต้องการแชร์กับทีม
Publishing (การเผยแพร่):
โฮสต์ไฟล์ที่ไหนสักแห่ง แชร์ให้ผู้ชม เพิ่มการเข้าถึงและประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดีขึ้น
Modernization (ทันสมัย化):
นำไฟล์เก่าไปโปรเจกต์เว็บไซต์ใหม่ พร้อมรักษาแอตทริบิวต์ จัดกลุ่มไฟล์ตามประเภทกลุ่มผู้ใช้
Multigeo (หลายภูมิศาสตร์):
เนื้อหาเก่า (legacy) ย้ายไปไซต์ใหม่ในภูมิศาสตร์ใหม่ได้
ทีม Microsoft ยังตอบ FAQs บางประการ:
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
คัดลอกไฟล์เปิดตัวมาปีที่แล้ว - ฟีเจอร์ใหม่เปลี่ยนอะไรในการคัดลอกไฟล์?
สำหรับผู้ติดตาม Cross-site Copy feature นาน Cross-site move สร้างบน API เดียวที่ขับเคลื่อน migration, publishing และ point-in-time restore ขณะเปิดตัว Move จะลบขีดจำกัดขนาดไฟล์และแพ็กเกจที่ Move หรือ Copy ได้
เหมือน Copy สามารถย้ายไฟล์ไปไหนก็ได้ใน SharePoint tenants ที่มีสิทธิ์เขียน รวมไซต์ในภูมิศาสตร์อื่น ยกเว้น ไม่สามารถย้าย/คัดลอกไฟล์ออกจากไลบรेรรี่ที่เปิดใช้ Information Rights Management (IRM) ได้
ฟีเจอร์ใหม่ต่างจาก Copy อย่างไร?
สิ่งที่ต่างระหว่าง Copy และ Move:
- ไฟล์ที่ย้าย จะเก็บเวอร์ชันต้นฉบับทั้งหมดจากต้นทาง ในขณะที่ Copy ให้แค่เวอร์ชันสุดท้าย
- ไฟล์ที่กำลังย้าย ยังปรากฏในต้นทางจนย้ายเสร็จสิ้น แล้วจึงถูกลบ ไฟล์จะอยู่ใน recycle bin ของไซต์ต้นทางหลัง Move เสร็จ และอยู่ภายใตกรอบรีไซเคิลปกติ ยกเว้นผู้ใช้กู้คืนจาก recycle bin
ถ้าเป้าหมายไม่รองรับ metadata จะเกิดอะไรขึ้น?
ย้ายไฟล์ระหว่างไลบรารี/ไซต์ รักษา metadata โดยจับคู่ชื่อคอลัมน์ หากปลายทางไม่มีคอลัมน์ตรงกัน metadata ในคอลัมน์ต้นทางจะหายไป จะแจ้งเตือนและขอยืนยันดำเนินต่อและลบ metadata ที่ไม่ตรงกัน น่าจะไม่เกิดเมื่อย้ายจากไฟล์ส่วนตัว (ไม่รองรับ metadata) ไป SharePoint แต่อาจเกิดเมื่อย้ายระหว่างไลบรารี/ไซต์ SharePoint ที่คอลัมน์ไม่ตรงกัน
Admin ลดข้อผิดพลาดนี้ได้โดยทำให้คอลัมน์บน team sites สอดคล้องทั่วทั้ง tenants หากไม่ได้ Admin ให้คำแนะนำเกี่ยวกับผลกระทบต่อ metadata
การทำงานกับ Retention และ Records Management ยังไง?
หากใช้ป้ายกำกับ Data Governance ควบคุมนโยบายการเก็บรักษาหรือ records management ป้ายกำกับนโยบายที่ใช้ที่ต้นทางต้องมีที่ปลายทาง ถ้าปลายทางไม่รองรับนโยบายที่ใช้กับไฟล์ที่ต้นทาง จะถูกบล็อกไม่ให้ย้าย เพราะจะหลีกเลี่ยง retention/records management
สุดท้าย พยายามย้ายไฟล์ที่อยู่ใน Records Center library แล้ว จะทำให้ไฟล์ต้นทางอยู่เดิม เกิด 2 สำเนา
สามารถย้าย OneNote notebook ได้ไหม?
OneNote notebooks ประกอบด้วยกลุ่มไฟล์มากมาย การย้าย notebook จะทำให้แยกเป็น subsection ไม่แนะนำในตอนนี้
อ่านเพิ่มเติมได้ที่โพสต์ประกาศทางการของ Microsoft
