Information Rights Management (IRM) เป็นบริการสำหรับจำกัดการเข้าถึง เอกสาร Office สมุดงาน และงานนำเสนอ หมายถึงการระบุสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร ให้บุคคลเฉพาะใช้งานได้ ช่วยป้องกันข้อมูลลับจากการพิมพ์ ส่งต่อ หรือคัดลอกโดยผู้ไม่ได้รับอนุญาต
จุดเด่นของ IRM คือ เมื่อจำกัดสิทธิ์ไฟล์แล้ว การเข้าถึงและการใช้งานจะถูกบังคับใช้อย่างเคร่งครัดตลอดไป เนื่องจากสิทธิ์อยู่ภายในไฟล์เอง
IRM ช่วยให้องค์กรบังคับนโยบายด้านการควบคุมและเผยแพร่ข้อมูลลับหรือความลับทางธุรกิจ Microsoft Office ช่วยให้องค์กรเก็บข้อมูลลับไว้เอง แต่ IRM ไม่รับประกัน เรื่องการลบ ขโมย หรือจับข้อมูลโดยโปรแกรมอันตรายอย่าง Trojan, Keylogger หรือ Spyware
Microsoft ให้บริการ IRM ฟรี เข้าถึงได้ด้วย Microsoft Account ข้อมูลละเอียดอ่อนไม่ถูกเก็บหรือส่งไปยัง Microsoft มีแค่ข้อมูลรับรองและข้อมูลที่เกี่ยวข้องส่งไปบริการแต่ไม่จัดเก็บ
ด้วย IRM สามารถปกป้องไฟล์ Word, Excel, และ PowerPoint เป็นต้น ตัวอย่างการใช้ IRM ใน PowerPoint คลิกภาพเพื่อดูขนาดใหญ่
Information Rights Management ใน Office
- เปิด Microsoft PowerPoint
- คลิกแท็บ File แล้วแท็บ Info
- คลิก Protect Presentation → Restrict Permission by People → Restricted Access
- หน้าต่าง IRM จะปรากฏ
- เลือก Yes แล้ว Windows Right Management จะปรากฏ เลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง
- หลังกรอกข้อมูลรับรอง จะเห็นหน้าต่าง Select Computer, Type
- หน้าต่างสุดท้ายจะขอ Add/Remove Users
- ตั้งค่าสิทธิ์บนเอกสาร
- คลิก OK การตั้งค่าทั้งหมดจะถูกบันทึก
บอกมาเลยว่าคิดยังไงกับเคล็ดลับนี้สำหรับจำกัดการเข้าถึงเอกสาร
