บทแนะนำนี้จะสอนวิธีปกป้องทั้งหมดหรือบางส่วนของ Microsoft Word เอกสารโดยใช้คุณลักษณะนี้เรียกว่า ‘ จำกัดการแก้ไข ‘. คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถทำเครื่องหมายเอกสารเป็น ‘ อ่านอย่างเดียว ‘ และยังอนุญาตให้แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงบางส่วนของเอกสารที่เลือกได้
การจำกัดการแก้ไขจะล็อกบางบรรทัดหรือประโยคในเอกสาร ซึ่งอาจมีความสำคัญหรือละเอียดอ่อน ดังนั้นจึงไม่สามารถแก้ไขได้โดยใครก็ตาม นี่คือวิธีการปกป้องเนื้อหาที่มีอยู่ในเอกสาร MS Word
ปกป้องเอกสาร Word โดยใช้การจำกัดการแก้ไข
ส่วนที่ไม่ จำกัด ในเอกสารสามารถทำให้ทุกคนใช้งานได้ หรือคุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่จะแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงได้ คุณยังมีตัวเลือกในการป้องกันเอกสารทั้งหมดและทำให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว เรามาดูกันว่าสามารถทำได้อย่างไร
ในการเริ่มต้น ให้เปิดเอกสาร MS Word และคลิกที่ ‘รีวิว’ แท็บ
เลือกประโยคที่คุณไม่ต้องการใช้คุณลักษณะการแก้ไขแบบจำกัด ในกรณีนี้ ข้าพเจ้าได้เลือกเฉพาะประโยคที่ 1 และ 2 เท่านั้น ใน รีวิว แท็บ 'ปกป้อง' กลุ่ม คลิกที่ 'จำกัดการแก้ไข' ตามที่แสดงในภาพ
กล่องโต้ตอบจำกัดการแก้ไขจะเปิดขึ้น คุณจะเห็นสิ่งต่อไปนี้:
- ข้อจำกัดการจัดรูปแบบ
- การแก้ไขข้อจำกัด
- ข้อยกเว้น
- เริ่มบังคับใช้
1] ข้อจำกัดการจัดรูปแบบ
การตั้งค่านี้จำกัดการจัดรูปแบบเฉพาะบางรูปแบบหรือรูปแบบที่เลือก คุณสามารถเลือกสไตล์ที่คุณต้องการอนุญาตในเอกสารได้ หากต้องการใช้ตัวเลือกนี้ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย
2] แก้ไขข้อจำกัด
ภายใต้การแก้ไขข้อจำกัด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ระบุว่า – อนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร
นอกจากนี้ คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกตัวเลือก 'ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว)' เอกสารจะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ยกเว้นส่วนที่เลือก คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกอื่นๆ เช่น การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ความคิดเห็น และการกรอกแบบฟอร์ม ขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการอนุญาต
ข้อยกเว้น (ไม่บังคับ)
ส่วนนี้ให้คุณเลือกผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขเอกสารได้อย่างอิสระ หากต้องการอนุญาตให้ทุกคนและทุกคนแก้ไขส่วนที่เลือกของเอกสารได้ ให้เลือก ‘ทุกคน’ ช่องทำเครื่องหมาย คุณยังป้อนชื่อผู้ใช้แยกกันโดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาคได้
3] เริ่มบังคับใช้
หากต้องการใช้การตั้งค่าทั้งหมดเหล่านี้กับเอกสาร MS Word ของคุณ ให้คลิกที่ 'ใช่ เริ่ม บังคับใช้การป้องกัน'
'เริ่มบังคับใช้การคุ้มครอง' กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น คุณจะเห็นวิธีการป้องกันสองวิธี – รหัสผ่าน และ การตรวจสอบผู้ใช้ เลือก 'รหัสผ่าน' วิธีการป้องกันและป้อนและป้อนรหัสผ่านที่สร้างขึ้นใหม่ในช่องที่กำหนด กด ตกลง
ในการเข้ารหัสเอกสาร MS Word เพื่อให้มีเพียงเจ้าของที่ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารเท่านั้นที่สามารถลบการป้องกันได้ ให้คลิก 'การตรวจสอบผู้ใช้'
เคล็ดลับ:
- ใช้รหัสผ่านที่รัดกุมซึ่งเกี่ยวข้องกับการผสมผสานระหว่างตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์เล็ก ตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกรหัสผ่านอย่างปลอดภัยในที่ที่ปลอดภัยบางแห่ง ในกรณีที่คุณลืมรหัสผ่าน คุณจะไม่สามารถเรียกคืนได้
- การเข้ารหัสเอกสารจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทำงานในเอกสารพร้อมกัน
วิธีปลดล็อกเอกสาร Word ที่มีการป้องกัน
หากต้องการลบการป้องกันทั้งหมดออกจากเอกสาร ให้คลิกที่ 'หยุดการป้องกัน' ปุ่ม. หากคุณได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่าน ให้พิมพ์รหัสผ่าน
หมายเหตุ: ในการลบการป้องกันทั้งหมดออกจากเอกสาร คุณจะต้องทราบรหัสผ่านที่ใช้กับเอกสาร หรือคุณจะต้องถูกระบุว่าเป็นเจ้าของที่ได้รับการรับรองความถูกต้องสำหรับเอกสาร ในการดำเนินการดังกล่าว คลิกที่แท็บตรวจสอบ> จำกัดการแก้ไข> หยุดการป้องกัน
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถปกป้องเอกสาร MS Word ของคุณได้โดยใช้ 'จำกัดการแก้ไข' คุณลักษณะจากแท็บรีวิว
