บทช่วยสอนนี้จะสอนวิธีปกป้องเอกสาร Microsoft Word ทั้งหมดหรือบางส่วน โดยใช้ฟีเจอร์ที่เรียกว่า ‘Restrict Editing‘ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณตั้งค่าเอกสารเป็น ‘Read Only‘ และยังอนุญาตให้แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงส่วนที่เลือกได้บางส่วน
Restrict Editing ล็อกบรรทัดหรือประโยคบางส่วนในเอกสารที่อาจสำคัญหรือเป็นข้อมูลละเอียดอ่อน จึงไม่สามารถแก้ไขได้โดยใครก็ตาม นี่คือวิธีปกป้องเนื้อหาในเอกสาร MS Word
ปกป้องเอกสาร Word ด้วย Restrict Editing
ส่วนที่ไม่ถูกจำกัดในเอกสารสามารถให้ทุกคนเข้าถึงได้ หรือคุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้บางคนเท่านั้นที่ได้แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง คุณยังมีตัวเลือกปกป้องเอกสารทั้งหมดและทำให้เป็น Read-Only มาดูวิธีการกัน
เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสาร MS Word แล้วคลิกที่แท็บ ‘Review’
เลือกประโยคที่คุณไม่ต้องการให้ฟีเจอร์ Restrict Editing ใช้บังคับ ในกรณีนี้เลือกประโยคที่ 1 และ 2 เท่านั้น ในแท็บ Review กลุ่ม ‘Protect’ คลิกที่ ‘Restrict Editing’ ตามภาพ
กล่องโต้ตอบ Restrict Editing จะเปิดขึ้น คุณจะเห็นรายการต่อไปนี้:
- Formatting Restrictions (ข้อจำกัดการจัดรูปแบบ)
- Editing Restrictions (ข้อจำกัดการแก้ไข)
- Exceptions (ข้อยกเว้น)
- Start Enforcement (เริ่มบังคับใช้)
1] Formatting Restrictions
การตั้งค่านี้จำกัดการจัดรูปแบบให้อยู่ในช่วงรูปแบบหรือสไตล์ที่เลือก คุณสามารถเลือกสไตล์ที่ต้องการอนุญาตในเอกสารได้ หากต้องการใช้ ให้ติ๊กถูกที่ช่องเลือก
2] Editing Restrictions
ภายใต้ Editing Restrictions ให้ติ๊กถูกที่ช่องที่ระบุว่า – Allow only this type of editing in the document.
ต่อไป คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกตัวเลือก ‘No changes (Read Only)’ เอกสารจะกลายเป็น Read-Only ยกเว้นส่วนที่เลือก คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกอื่นๆ เช่น Tracked changes, Comments, และ Filling in forms ได้ ขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการอนุญาต
Exceptions (ตัวเลือกเสริม)
ส่วนนี้ช่วยให้คุณเลือกผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขเอกสารได้อย่างอิสระ หากต้องการให้ทุกคนแก้ไขส่วนที่เลือกของเอกสาร ให้ติ๊กถูกที่ช่อง ‘Everyone’ คุณยังสามารถระบุชื่อผู้ใช้แยกต่างหากด้วยเครื่องหมายอर्धวิรัม (;) ได้
3] Start Enforcement
เพื่อนำการตั้งค่าทั้งหมดไปใช้กับเอกสาร MS Word ให้คลิกที่ ‘Yes, Start Enforcing Protection’
กล่องโต้ตอบ ‘Start Enforcing Protection’ จะเปิดขึ้น คุณจะเห็นวิธีการปกป้อง 2 แบบ – Password และ User Authentication. เลือกวิธี ‘Password’ และป้อนรหัสผ่านที่สร้างขึ้นในช่องที่กำหนด 2 ครั้ง กด OK.
หากต้องการเข้ารหัสเอกสาร MS Word เพื่อให้เฉพาะเจ้าของที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถลบการปกป้องได้ ให้คลิก ‘User Authentication’
เคล็ดลับ:
- ใช้รหัสผ่านที่แข็งแกร่ง ประกอบด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์
- เก็บรหัสผ่านไว้ในที่ปลอดภัย หากลืมรหัสผ่าน จะไม่สามารถกู้คืนได้
- การเข้ารหัสเอกสารจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้คนอื่นทำงานบนเอกสารพร้อมกันได้
วิธีปลดล็อกเอกสาร Word ที่ได้รับการปกป้อง
เพื่อลบการปกป้องทั้งหมดออกจากเอกสาร ให้คลิกที่ปุ่ม ‘Stop Protection’ หากระบบขอให้ป้อนรหัสผ่าน ให้พิมพ์รหัสผ่านนั้น
หมายเหตุ: เพื่อลบการปกป้องทั้งหมด คุณต้องทราบรหัสผ่านที่ใช้กับเอกสาร หรือต้องอยู่ในรายการเจ้าของที่ได้รับอนุญาต สามารถทำได้โดย คลิกที่แท็บ Review > Restrict Editing > Stop Protection.
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถปกป้องเอกสาร MS Word ได้โดยใช้ฟีเจอร์ ‘Restrict Editing’ จากแท็บ Review
