วิธีเพิ่มผู้ใช้หลายรายด้วยการนำเข้าจำนวนมากใน Office 365

ในโพสต์ที่แล้ว ฉันพูดถึงวิธีสร้างบัญชีผู้ใช้ใหม่โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ Office 365 ขั้นตอนนั้นดีถ้าคุณต้องสร้างบัญชีผู้ใช้ 5-10 บัญชี แต่ถ้าคุณเชื่อมต่อกับทีมใหญ่ที่มีมากกว่า 10 คน คุณต้องลองใช้ฟีเจอร์การนำเข้าจำนวนมากของ Office 365

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณนำเข้าข้อมูลของผู้ใช้หลายคนใน Office 365 จากแหล่งไฟล์เดียวได้ ไฟล์ต้องเป็น ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (CSV) ไฟล์และเป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ จากนั้นระบบจะทำส่วนที่เหลือให้คุณโดยอัตโนมัติ

ดังนั้น ก่อนที่ฉันจะเริ่มบอกขั้นตอนในการใช้การนำเข้าจำนวนมาก ก่อนอื่นคุณต้องรู้เกี่ยวกับไฟล์ CSV และวิธีสร้างไฟล์ที่รองรับ Office 365

A ไฟล์ CSV เป็นวิธีที่ง่ายในการถ่ายโอนข้อมูลจำนวนมากระหว่างโปรแกรม เป็นไฟล์ข้อความธรรมดาที่เก็บข้อมูลรูปแบบฐานข้อมูลในรูปแบบพิเศษ รูปแบบต้องการหนึ่งระเบียนในแต่ละบรรทัด ช่องภายในระเบียนต้องคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

คุณสามารถใช้วิซาร์ดการเพิ่มผู้ใช้เป็นกลุ่มเพื่ออัปโหลดไฟล์ CSV ที่มีอยู่ หรือคุณสามารถใช้เทมเพลต CSV เปล่าที่ให้มาและแก้ไขในโปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่น Notepad

เทมเพลตมีป้ายกำกับคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้ซึ่งคุณป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใช้ที่คุณต้องการนำเข้า วิซาร์ดยังมีไฟล์ CSV ตัวอย่างที่ให้ตัวอย่างที่มีรูปแบบถูกต้องซึ่งมีข้อมูลผู้ใช้ตัวอย่าง

เมื่อคุณสร้างไฟล์ CSV คุณสามารถป้อนป้ายกำกับคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้ในภาษาหรืออักขระใดก็ได้ แต่ลำดับของป้ายกำกับตามที่แสดงในตัวอย่างมีความสำคัญสำหรับฟิลด์ที่ถูกต้อง ที่จะมีประชากร จากนั้น คุณจะป้อนข้อมูลลงในช่องโดยใช้ภาษาหรืออักขระใดก็ได้ แล้วบันทึกไฟล์ในรูปแบบ Unicode หรือ UTF-8

จำนวนแถวขั้นต่ำคือสองแถว รวมถึงแถวแรกของป้ายกำกับคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้ (แถวที่สองคือผู้ใช้) จำนวนแถวสูงสุดคือ 251 ซึ่งรวมถึงแถวแรกของป้ายชื่อคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้ เฉพาะชื่อผู้ใช้และชื่อที่แสดงเท่านั้นที่จำเป็น หากคุณต้องการนำเข้าผู้ใช้มากกว่า 250 ราย ให้สร้างไฟล์ CSV หลายไฟล์

ป้ายกำกับคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้และความยาวอักขระสูงสุดสำหรับแต่ละไฟล์ในไฟล์ CSV ตัวอย่างคือ:

• ชื่อผู้ใช้ (จำเป็น): ความยาวรวมสูงสุดของชื่อผู้ใช้คือ 79 อักขระ (รวมสัญลักษณ์ @) ในรูปแบบ [ป้องกันอีเมล] นามแฝงของผู้ใช้ต้องไม่เกิน 30 อักขระ และชื่อโดเมนต้องไม่เกิน 48 อักขระ
• ชื่อ:64
• นามสกุล:64
• ชื่อที่แสดง (จำเป็น):256
• ตำแหน่งงาน:64
• แผนก:64
• หมายเลขสำนักงาน:128
• โทรศัพท์สำนักงาน:64
• โทรศัพท์มือถือ:64
• แฟกซ์:64
• ที่อยู่:1024
• เมือง:128
• รัฐหรือจังหวัด:128
• รหัสไปรษณีย์:40
• ประเทศหรือภูมิภาค:128

ขณะสร้างไฟล์ CSV สำหรับ Office 365 คุณต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้ มิฉะนั้น คุณจะได้รับข้อผิดพลาด:

• หากคุณกำลังนำเข้าผู้ใช้จากประเทศหรือภูมิภาคต่างๆ เราแนะนำให้สร้างไฟล์ CSV แยกต่างหากสำหรับแต่ละประเทศหรือภูมิภาค และดำเนินการนำเข้าจำนวนมากสำหรับไฟล์ CSV แต่ละไฟล์ เนื่องจากคุณจะระบุตำแหน่งของผู้ใช้ในไฟล์ CSV ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนำเข้านี้ และสามารถเลือกได้เพียงแห่งเดียวเท่านั้นต่อการดำเนินการนำเข้าจำนวนมาก
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ชื่อผู้ใช้ของไฟล์ CSV ของคุณมีที่อยู่อีเมลแบบเต็ม (เช่น [ป้องกันอีเมล]) สำหรับผู้ใช้แต่ละคน ไม่เช่นนั้นคุณจะได้รับข้อผิดพลาด เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์

เพิ่มผู้ใช้ด้วยการนำเข้าจำนวนมากใน Office 365

1. ในส่วนหัว คลิก ผู้ดูแลระบบ .

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ภายใต้ การจัดการ คลิก ผู้ใช้ .

3. ในหน้าผู้ใช้ ให้คลิกลูกศรถัดจาก ใหม่ แล้วคลิก เพิ่มผู้ใช้จำนวนมาก .

4. ในส่วน เลือกไฟล์ CSV ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ จากนั้นคลิก ถัดไป .

• คลิก เรียกดู เพื่อระบุไฟล์ CSV ที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
• คลิก ดาวน์โหลด ไฟล์ CSV เปล่า เพื่อสร้างไฟล์ CSV โดยใช้เทมเพลตที่ให้มา
• คลิก ดาวน์โหลดไฟล์ CSV ตัวอย่าง เพื่อเปิดตัวอย่างที่มีรูปแบบถูกต้องซึ่งมีข้อมูลผู้ใช้ตัวอย่าง

ห้ามเพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบป้ายชื่อคอลัมน์ ในเทมเพลต CSV หรือไฟล์ตัวอย่าง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกไฟล์ที่มีนามสกุล .csv มิฉะนั้น ไฟล์อาจอัปโหลดไม่ถูกต้อง

5. ในหน้าผลการยืนยัน ให้ยืนยันว่าไม่มีข้อผิดพลาดในไฟล์ CSV ของคุณและจำนวนผู้ใช้ที่จะนำเข้าถูกต้อง หากต้องการตรวจสอบข้อผิดพลาดในไฟล์บันทึก ให้คลิก ดู . หากคุณมีข้อผิดพลาดในไฟล์ CSV ให้คลิกย้อนกลับ . เปิดไฟล์ CSV และทำการแก้ไข จากนั้นทำตามขั้นตอนที่ 4 อีกครั้ง เมื่อไฟล์ CSV ของคุณผ่านการยืนยันแล้ว ให้คลิก ถัดไป .

6. ในหน้าการตั้งค่า ในส่วน ตั้งค่าสถานะการลงชื่อเข้าใช้ , เลือก อนุญาต เพื่อให้ผู้ใช้สามารถลงชื่อเข้าใช้ Office 365 และเข้าถึงบริการที่ได้รับอนุญาต หรือถูกบล็อก เพื่อบล็อกผู้ใช้จากการลงชื่อเข้าใช้ Office 365 และเข้าถึงบริการที่ได้รับอนุญาต ภายใต้ ตั้งค่าตำแหน่งผู้ใช้ เลือก สถานที่ทำงาน ของผู้ใช้ แล้วคลิก ถัดไป .

7. ในหน้ามอบหมายใบอนุญาต ให้เลือกใบอนุญาต ที่คุณต้องการกำหนดให้กับผู้ใช้ทั้งหมดที่จะถูกนำเข้า จากนั้นคลิก ถัดไป .

8. ในหน้าส่งผลลัพธ์ในอีเมล ให้เลือกส่งอีเมล เพื่อส่งชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านชั่วคราวสำหรับผู้ใช้ที่เพิ่มไปยังตัวคุณเองและ/หรือผู้รับที่คุณเลือก ป้อนที่อยู่อีเมลที่ต้องการคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;) จากนั้นคลิก สร้าง .

9. ในหน้าผลลัพธ์ รายชื่อผู้ใช้ที่นำเข้าสำเร็จและรหัสผ่านชั่วคราวจะปรากฏขึ้น รวมถึงข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการนำเข้า

หากไม่ได้นำเข้าผู้ใช้ คุณจะได้รับข้อความสถานะระบุเหตุผล หากคุณเลือกที่จะไม่ส่งข้อมูลนี้ให้ตัวเองทางอีเมล คุณสามารถคลิกดูเพื่อเปิดไฟล์บันทึก จากนั้นพิมพ์หรือบันทึกข้อมูล

10. เมื่อคุณตรวจสอบผลลัพธ์เสร็จแล้ว คลิก ปิด .