วิธีเพิ่มผู้ใช้หลายคนด้วย Bulk Import ใน Office 365

ในโพสต์ล่าสุด ผมพูดถึงวิธีสร้างบัญชีผู้ใช้ใหม่โดยใช้บัญชีแอดมิน Office 365 ขั้นตอนนั้นดี หากคุณต้องสร้างบัญชีผู้ใช้ 5-10 บัญชี แต่ หากคุณเชื่อมต่อกับทีมใหญ่กว่า 10 คน คุณต้องลองฟีเจอร์ bulk import ของ Office 365

ฟีเจอร์นี้อนุญาตให้คุณนำเข้าข้อมูลผู้ใช้หลายคนเข้า Office 365 จากแหล่งไฟล์เดียว ไฟล์ต้องเป็นไฟล์ comma-separated values (CSV) และปฏิบัติตามรูปแบบที่ต้องการ มันจะทำส่วนที่เหลือให้คุณโดยอัตโนมัติ

ดังนั้น ก่อนที่จะเริ่มบอกขั้นตอนในการใช้ bulk import คุณต้องรู้จักไฟล์ CSV และวิธีสร้างไฟล์ที่ Office 365 รองรับก่อน

ไฟล์ CSV เป็นวิธีง่ายในการถ่ายโอนข้อมูลจำนวนมากระหว่างโปรแกรม เป็นไฟล์ข้อความธรรมดาที่จัดเก็บข้อมูลแบบฐานข้อมูลในรูปแบบพิเศษ รูปแบบต้องการระเบียนหนึ่งต่อบรรทัด ฟิลด์ภายในระเบียนต้องคั่นด้วยคอมมา

คุณสามารถใช้ Bulk add users wizard เพื่ออัปโหลดไฟล์ CSV ที่มีอยู่ หรือใช้เทมเพลต CSV ว่างที่ให้มาและแก้ไขใน текст editor เช่น Notepad

เทมเพลตมีฉลากคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้ ที่คุณใส่ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใช้ที่คุณต้องการนำเข้า Wizard ยังมีไฟล์ CSV ตัวอย่างที่ให้ตัวอย่างที่จัดรูปแบบถูกต้องพร้อมข้อมูลผู้ใช้ตัวอย่าง

เมื่อคุณสร้างไฟล์ CSV คุณสามารถใส่ฉลากคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้ในภาษาหรือตัวอักษรใดๆ ได้ แต่ลำดับของฉลากตามที่แสดงในตัวอย่าง สำคัญสำหรับฟิลด์ที่ถูกต้องที่จะถูกเติม คุณสามารถใส่ข้อมูลในฟิลด์ได้ โดยใช้ภาษาหรือตัวอักษรใดๆ และบันทึกไฟล์ในรูปแบบ Unicode หรือ UTF-8

จำนวนแถวขั้นต่ำคือ 2 รวมแถวแรกของฉลากคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้ (แถวที่สองคือผู้ใช้) จำนวนแถวสูงสุดคือ 251 รวมแถวแรกของฉลากคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้ เฉพาะ User name และ Display name เป็นข้อมูลที่จำเป็น หากคุณต้องการนำเข้ามากกว่า 250 ผู้ใช้ สร้างไฟล์ CSV หลายไฟล์

ฉลากคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้และความยาวตัวอักษรสูงสุดสำหรับแต่ละอย่างในไฟล์ CSV ตัวอย่างคือ:

• User Name (Required): ความยาวรวมสูงสุด 79 ตัวอักษร (รวม @) ในรูปแบบ [email protected] อีเมล alias ของผู้ใช้ไม่เกิน 30 ตัวอักษร และโดเมนเนมไม่เกิน 48 ตัวอักษร
• First Name: 64
• Last Name: 64
• Display Name (Required): 256
• Job Title: 64
• Department: 64
• Office Number: 128
• Office Phone: 64
• Mobile Phone: 64
• Fax: 64
• Address: 1024
• City: 128
• State or Province: 128
• ZIP or Postal Code: 40
• Country or Region: 128

ขณะสร้างไฟล์ CSV สำหรับ Office 365 คุณต้องจดจำสักพักเรื่องนี้ไว้ มิฉะนั้นคุณจะได้ข้อผิดพลาด:

• หากคุณนำเข้าผู้ใช้จากประเทศหรือภูมิภาคต่างๆ เราแนะนำสร้างไฟล์ CSV แยกสำหรับแต่ละประเทศหรือภูมิภาค และดำเนินการ bulk import แยกสำหรับแต่ละไฟล์ CSV เนื่องจากคุณจะระบุตำแหน่งของผู้ใช้ในไฟล์ CSV เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนำเข้านี้ และสามารถเลือกตำแหน่งได้เพียงหนึ่งตำแหน่งต่อการนำเข้าครั้งเดียว
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ User Name ในไฟล์ CSV ของคุณมีที่อยู่อีเมลเต็มรูปแบบ (เช่น [email protected]) สำหรับผู้ใช้แต่ละคน มิฉะนั้นคุณจะได้ข้อผิดพลาดเมื่ออัปโหลดไฟล์

เพิ่มผู้ใช้ด้วย bulk import ใน Office 365

เมื่อไฟล์ CSV ของคุณพร้อมแล้ว คุณพร้อมที่จะเพิ่มผู้ใช้หลายคน ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อดำเนินการ

1. ในส่วนหัว คลิก Admin

2. ในบานหน้าต่างซ้าย ภายใต้ Management คลิก Users

3. บนหน้า Users คลิกลูกศรถัดจาก New แล้วคลิก Bulk add users

4. บนหน้า Select a CSV file ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ แล้วคลิก Next

• คลิก Browse เพื่อระบุไฟล์ CSV ที่มีอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
• คลิก Download a blank CSV file เพื่อสร้างไฟล์ CSV โดยใช้เทมเพลตที่ให้มา
• คลิก Download a sample CSV file เพื่อเปิดตัวอย่างที่จัดรูปแบบถูกต้องพร้อมข้อมูลผู้ใช้ตัวอย่าง

อย่าเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบฉลากคอลัมน์ในเทมเพลต CSV หรือไฟล์ตัวอย่าง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกไฟล์ด้วยนามสกุล .csv มิฉะนั้นไฟล์อาจอัปโหลดไม่ถูกต้อง

5. บนหน้า Verification results page ยืนยันว่าไม่มีข้อผิดพลาดในไฟล์ CSV ของคุณ และจำนวนผู้ใช้ที่จะนำเข้า ถูกต้อง เพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดในไฟล์ log คลิก View หากมีข้อผิดพลาดในไฟล์ CSV คลิก Back เปิดไฟล์ CSV ของคุณและแก้ไข แล้วทำขั้นตอน 4 อีกครั้ง เมื่อไฟล์ CSV ของคุณผ่านการตรวจสอบแล้ว คลิก Next

6. บนหน้า Settings ภายใต้ Set sign-in status เลือก Allowed เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ล็อกอินเข้า Office 365 และเข้าถึงบริการที่มีใบอนุญาต หรือ Blocked เพื่อบล็อกผู้ใช้ไม่ให้ล็อกอินและเข้าถึงบริการที่มีใบอนุญาต ภายใต้ Set user location เลือก work location ของผู้ใช้ และคลิก Next

7. บนหน้า Assign licenses เลือก licenses ที่คุณต้องการมอบหมายให้ผู้ใช้ทั้งหมดที่นำเข้า แล้วคลิก Next

8. บนหน้า Send results in email เลือก Send email เพื่อส่งชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านชั่วคราวสำหรับผู้ใช้ที่เพิ่มแล้ว ให้คุณเองและ/หรือผู้รับที่คุณเลือก ใส่ที่อยู่อีเมลที่ต้องการ คั่นด้วย semicolon (;) แล้วคลิก Create

9. บนหน้า Results แสดงรายการผู้ใช้นำเข้าสำเร็จและรหัสผ่านชั่วคราว รวมถึงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นระหว่างการนำเข้า

หากมีผู้ใช้ที่ไม่ได้นำเข้า คุณจะได้รับข้อความสถานะบ่งชี้เหตุผล หากคุณเลือกไม่ส่งข้อมูลนี้ทางอีเมลให้ตัวเอง คุณสามารถคลิก View เพื่อเปิดไฟล์ log และพิมพ์หรือบันทึกข้อมูล

10. เมื่อคุณตรวจสอบผลลัพธ์เสร็จแล้ว คลิก Close