วิธีแชร์ไฟล์ Excel สำหรับผู้ใช้หลายคน

สำหรับการทำงานร่วมกันในทีมหรือองค์กร คุณอาจต้องแชร์ไฟล์ Excel บ่อยครั้ง เพื่อให้ทุกท่านสามารถแก้ไขสมุดงานได้พร้อมกัน ในเซสชั่นที่ให้ความรู้นี้ ฉันจะพูดถึงวิธีที่คุณสามารถแชร์ไฟล์ Excel เพื่อให้ผู้ใช้หลายคนทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้

2 วิธีในการแชร์ไฟล์ Excel สำหรับผู้ใช้หลายคน

สมมติว่าคุณมีไฟล์ Excel รายงานการขายของ Frutis.xlsx และคุณต้องแชร์ไฟล์สำหรับผู้ใช้หลายคน

มีสองวิธีหลักในการแชร์ไฟล์ Excel สำหรับผู้ใช้หลายคนที่แตกต่างกันในเวอร์ชัน Excel

1. แชร์ไฟล์ Excel สำหรับผู้ใช้หลายคนใน Microsoft 365

หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft 365 และ Excel 2021 คุณสามารถใช้คุณลักษณะการเขียนร่วมแบบไดนามิกเพื่อแชร์ไฟล์กับผู้ใช้หลายคนได้ คุณสามารถทำได้โดยใช้ OneDrive หรือส่งไฟล์โดยตรง

1.1. แชร์ไฟล์ Excel ใน Microsoft 365 โดยใช้ OneDrive

ถ้าคุณอัปโหลดไฟล์ Excel ของคุณไปยัง OneDrive แล้วแชร์กับผู้ใช้ คุณจะได้รับคุณลักษณะที่โดดเด่นมากมายที่จะกล่าวถึงในตอนต่อไป โปรดทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 01:เลือกปุ่มแชร์

• ขั้นแรก ไปที่ ไฟล์ > แบ่งปัน .

• หรือคุณสามารถเลือก แบ่งปัน ปุ่มที่มุมขวาบนของสเปรดชีตของคุณ

ขั้นตอนที่ 02:อัปโหลดไฟล์ Excel ไปยังไดรฟ์เดียว

• ถัดไป เลือกบัญชี OneDrive

จากนั้น คุณจะเห็นข้อความต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 03:แชร์ไฟล์กับผู้ใช้

สุดท้ายนี้ คุณจะได้รับตัวเลือกการแชร์ต่อไปนี้ภายในไม่กี่นาที

• ดังนั้น ป้อนชื่อผู้ใช้ กลุ่ม หรืออีเมลของผู้ใช้ และคลิกที่ ส่ง ปุ่ม.

หลังจากส่ง คุณจะได้รับข้อความยืนยัน และผู้ใช้จะได้รับข้อความเกี่ยวกับไฟล์ของคุณ

1.2. แชร์ไฟล์ Excel ใน Microsoft 365 โดยไม่ต้องใช้ OneDrive

จะเป็นอย่างไรถ้าคุณต้องการแชร์ไฟล์ Excel ของคุณให้กับผู้ใช้แทนที่จะอัปโหลดบน OneDrive

• หลังจากเลือก แชร์ ปุ่ม เพียงเลือก สมุดงาน Excel เพื่อแบ่งปัน .xlsx รูปแบบหรือ PDF ไอคอนเพื่อแปลงไฟล์เป็น PDF รูปแบบ (โดยเฉพาะกรณีพิมพ์)

• ดังนั้น พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้ใช้และคลิกที่ ส่ง ปุ่ม.

อ่านเพิ่มเติม:วิธีแชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์ (2 วิธีง่ายๆ)

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีการส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลโดยอัตโนมัติ (วิธีที่เหมาะสม 3 วิธี)
• ส่งอีเมลอัตโนมัติจาก Excel ไปยัง Outlook (4 วิธี)
• วิธีการส่งอีเมลจาก Excel ด้วยเนื้อความโดยใช้มาโคร (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีการส่งอีเมลโดยอัตโนมัติจาก Excel ตามวันที่
• มาโคร Excel:ส่งอีเมลไปยังที่อยู่ในเซลล์ (2 วิธีง่ายๆ)

2. แชร์ไฟล์ Excel สำหรับผู้ใช้หลายคนในเวอร์ชันก่อนหน้า

การติดตามการเปลี่ยนแปลงเป็นคุณลักษณะเฉพาะในเวอร์ชันก่อนหน้า ในกรณีที่ใช้เวอร์ชันเหล่านั้นหรือสำรวจคุณลักษณะเท่านั้น คุณอาจทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 01:การเพิ่มคำสั่ง

คุณจะได้รับคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการแชร์เวิร์กบุ๊กโดยค่าเริ่มต้น (เพียงไปที่ ตรวจทาน แท็บ> การเปลี่ยนแปลง ริบบิ้น)

นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มคำสั่งเหล่านั้นได้หากคุณใช้เวอร์ชันที่อัปเดต

• เริ่มแรก ให้คลิกขวาที่พื้นที่ว่างภายใน Ribbon แล้วเลือก กำหนด Ribbon เอง ตัวเลือก

• ใน Excel ตัวเลือก ให้ไปที่ กำหนด Ribbon เอง ตัวเลือก

ตอนนี้ คุณต้องเพิ่มคำสั่งต่อไปนี้

1. แบ่งปันสมุดงาน (เดิม)
2. ติดตามการเปลี่ยนแปลง (ดั้งเดิม)
3. ปกป้องการแบ่งปัน (ดั้งเดิม)
4. เปรียบเทียบและผสานสมุดงาน

• ดังนั้น เก็บเลือกคำสั่งจาก เป็น คำสั่งทั้งหมด เลือก แบ่งปันสมุดงาน (เดิม) ก่อนและคลิกที่ เพิ่ม ปุ่ม.

หมายเหตุ: ที่นี่ ฉันสร้างแท็บและกลุ่มเฉพาะ เป็นงานที่ค่อนข้างง่าย เพียงใช้ แท็บใหม่ และกลุ่มใหม่ ตัวเลือก

• หลังจากเพิ่มคำสั่งเหล่านั้นแล้ว ผลลัพธ์จะเป็นดังนี้ และกด ตกลง .

ขั้นตอนที่ 02:ไปที่ศูนย์ความเชื่อถือ

บางครั้ง การแชร์เวิร์กบุ๊กอาจทำงานไม่ถูกต้อง เพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน ให้ทำภารกิจด้านล่าง

• เพียงไปที่ ศูนย์ความเชื่อถือ ใน ตัวเลือก Excel และคลิกที่ การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ .

• ภายหลัง ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องก่อน นำข้อมูลส่วนบุคคลออกจากคุณสมบัติไฟล์เมื่อบันทึก ตัวเลือกแล้วกด ตกลง .

ขั้นตอนที่ 03:แบ่งปันสมุดงาน

สุดท้าย เลือก แชร์เวิร์กบุ๊ก (เดิม) คำสั่งจาก แบ่งปัน แท็บและทำเครื่องหมายในช่อง การแก้ไข แท็บตามที่แสดงด้านล่าง

หลังจากกด ตกลง คุณจะได้รับข้อความต่อไปนี้ ดังนั้นให้กด ตกลง .

ตอนนี้ ไฟล์ Excel ของคุณพร้อมที่จะแชร์ตามที่คุณเห็น แชร์แล้ว คำหลังชื่อไฟล์ ดังนั้น แชร์ไฟล์ออนไลน์หรือออฟไลน์

นอกจากนี้ คุณยังสามารถปกป้องไฟล์ Excel ของคุณแล้วแชร์ให้กับผู้ใช้หลายคนได้หากจำเป็น

อ่านเพิ่มเติม:วิธีเปิดใช้งานการแชร์เวิร์กบุ๊กใน Excel

วิธีใช้คุณลักษณะการเขียนร่วม

ในส่วนนี้ ฉันจะเน้นสิ่งที่มีประโยชน์บางอย่างเกี่ยวกับระบบแชร์ไฟล์ที่อัปเดตล่าสุด เช่น การเขียนร่วม ฟีเจอร์ที่ให้บริการโดย Microsoft 365

⧪ แชร์ลิงก์ไฟล์เท่านั้น

• หากคุณต้องการแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับลิงก์ไฟล์ที่แชร์ของคุณโดยใช้แพลตฟอร์มอื่น เพียงกดปุ่ม คัดลอก ปุ่ม.

• คัดลอกลิงก์แล้ววางในที่ที่คุณต้องการ

⧪ แชร์ไฟล์ Excel กับผู้ใช้ที่ระบุเท่านั้น

โดยค่าเริ่มต้น ทุกคนสามารถเปิดลิงก์ได้ แต่เมื่อคุณต้องการแชร์กับผู้ใช้เฉพาะ คุณก็ทำได้

• เลือกทุกคนที่มีลิงก์สามารถแก้ไขได้ .

• ใน การตั้งค่าลิงก์ นำทางไปยัง เฉพาะบุคคล และกดปุ่ม Apply ปุ่ม.

⧪ แชร์ไฟล์ Excel สำหรับผู้ใช้หลายคนด้วยรหัสผ่าน

นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดรหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์ที่แชร์ได้

• คลิกที่ ตั้งรหัสผ่าน ตัวเลือก

• ถัดไป ป้อนรหัสผ่านของคุณแล้วกดปุ่ม ใช้ ปุ่ม.

⧪ จำกัดการแชร์ไฟล์

บางครั้ง คุณอาจต้องแชร์ไฟล์ Excel โดยไม่ระบุ การแก้ไข การอนุญาต. ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้จะดูไฟล์ได้เท่านั้น

• สำหรับการดำเนินการนี้ เพียงยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายก่อน อนุญาตให้แก้ไข ตัวเลือก

อ่านเพิ่มเติม:[แก้ไขแล้ว]:แชร์เวิร์กบุ๊กไม่แสดงใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

วิธีการติดตามการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ Excel ที่แชร์

ในกรณีของเวอร์ชันเก่า คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ผู้ใช้ทำ

• คลิกที่ ติดตามการเปลี่ยนแปลง (เดิม) คำสั่งและเลือก ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง ตัวเลือก

• ทำเครื่องหมายที่ช่องก่อน เมื่อ และ ใคร . และกด ตกลง .

ตอนนี้ ถ้าผู้ใช้คนใดทำการเปลี่ยนแปลง คุณจะเห็นเซลล์ถูกเน้นและสิ่งที่เปลี่ยนแปลงจะปรากฏขึ้นพร้อมกับวันที่-เวลา

วิธีเปรียบเทียบและผสานสมุดงาน

หลังจากรวบรวมไฟล์ที่แชร์แล้ว คุณต้องอัปเดตเวิร์กบุ๊ก

• ไปที่ เปรียบเทียบและผสานสมุดงาน คำสั่ง

• ตอนนี้ เลือกหลายไฟล์โดยกดปุ่ม SHIFT ที่สำคัญแล้วกด ตกลง .

หมายเหตุ: คุณต้องเก็บไฟล์ของคุณและไฟล์ที่ใช้ร่วมกันอื่นๆ ไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน ไม่ว่าไฟล์จะชื่ออะไร

วิธีหยุดการแชร์หรือลบผู้ใช้

นี่เป็นส่วนโบนัสสำหรับคุณ หากคุณต้องการหยุดแบ่งปันหรือลบผู้ใช้ คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้

⧪ หยุดการแชร์ใน Microsoft 365

ถ้าคุณต้องการหยุดแชร์ไฟล์ Excel ให้ทำดังนี้

• กดที่ไอคอนหลังจาก แชร์กับ ตัวเลือก

• จากนั้น คลิกที่ หยุดการแบ่งปัน .

⧪ ลบผู้ใช้ในเวอร์ชันก่อนหน้า

• ในกรณีของเวอร์ชันก่อนหน้า ไปที่ แชร์เวิร์กบุ๊ก (เดิม) คำสั่งแรกใน การแก้ไข แท็บ
• จากนั้น เลือกผู้ใช้และกดปุ่ม ลบผู้ใช้ ปุ่ม.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีดูว่าใครอยู่ในไฟล์ Excel ที่แชร์ (ด้วยขั้นตอนด่วน)

สิ่งที่ควรจำ

⧬ คุณไม่สามารถใช้การเขียนร่วม และติดตามการเปลี่ยนแปลงวิธีการพร้อมกันเป็นติดตามการเปลี่ยนแปลง เป็นคำสั่งดั้งเดิม

⧬ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในขณะที่ใช้การเขียนร่วม เป็นวิธีการที่เรียบง่าย ง่ายขึ้น และยังประหยัดเวลาอีกด้วย

บทสรุป

นั่นคือจุดสิ้นสุดของเซสชั่นของวันนี้ ฉันหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับคุณในการแชร์ไฟล์ Excel สำหรับผู้ใช้หลายคน อย่างไรก็ตาม อย่าลืมแบ่งปันความคิดของคุณ

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ส่งอีเมลเตือนความจำโดยอัตโนมัติจากแผ่นงาน Excel โดยใช้ VBA
• วิธีการส่งอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่อตรงตามเงื่อนไขใน Excel
• ส่งอีเมลจากรายการ Excel (2 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
• วิธีส่งสเปรดชีต Excel ที่แก้ไขได้ทางอีเมล (วิธีด่วน 3 วิธี)
• ส่งอีเมลจาก Excel VBA โดยไม่มี Outlook (4 ตัวอย่างที่เหมาะสม)