หากคุณลงท้ายอีเมลส่วนใหญ่หรือทุกอีเมลด้วยวิธีเดียวกัน คุณสามารถสร้างลายเซ็นอีเมลได้ มันแสดงความมืออาชีพในการสื่อสารทางธุรกิจ และทำหน้าที่เป็นบัตรนำ้หน้าดิจิทัล ลายเซ็นอีเมลที่ออกแบบดียังสามารถเป็นเครื่องมือส่งเสริมการขายได้สำหรับทุกอย่าง เช่น ธุรกิจ เว็บไซต์ บล็อก หรือหนังสือ
เราเคยอธิบายวิธีเพิ่มลายเซ็นอีเมลใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อปแล้ว แต่ถ้าคุณใช้ Microsoft Outlook Web App ใน Office 365 จะทำอย่างไร? ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีเพิ่ม แทรก และเปลี่ยนลายเซ็นใน Outlook Web App ใน Office 365
ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบ Microsoft Office 365
เพื่อเข้าถึง Microsoft Outlook ออนไลน์ ไปที่เว็บไซต์ Office ของ Microsoft และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft ส่วนตัว หรือล็อกอินด้วยบัญชี Microsoft ขององค์กร/โรงเรียน
จากนั้น คลิก Outlook ภายใต้ Apps
ขั้นตอนที่ 2: เปิดการตั้งค่า Microsoft Outlook
คลิกไอคอนเฟือง Settings มุมขวาบนของหน้าต่าง
จากนั้น คลิก View all Outlook settings ที่ด้านล่างของแผง Settings
ขั้นตอนที่ 3: เข้าถึงลายเซ็นอีเมลในการตั้งค่า
บนหน้าจอ Settings คลิก Mail ในแผงซ้าย แล้วคลิก Compose and reply ในแผงกลาง
ขั้นตอนที่ 4: จัดรูปแบบลายเซ็นอีเมลของคุณ
กล่อง Email signature มีแถบเครื่องมือด้านบนสำหรับจัดรูปแบบ คุณสามารถทำให้ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ เปลี่ยนขนาดและการจัดตำแหน่งข้อความได้
เมื่อเราทดสอบแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ มันจะนำรูปแบบที่เลือกไปใช้ที่ต้นข้อความลายเซ็น ไม่ว่าตำแหน่งเคอร์เซอร์จะอยู่ที่ไหน ดังนั้นคุณอาจต้องวางข้อความที่จัดรูปแบบไว้ที่ต้นลายเซ็น แล้วคัดลอกและวางไปที่ตำแหน่งที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มลายเซ็นอีเมล Office 365
พิมพ์ข้อความที่ต้องการในลายเซ็นในกล่อง Email signature หากไม่แน่ใจว่าจะใส่อะไร มีเครื่องมือสร้างลายเซ็นอีเมลออนไลน์ที่ช่วยได้
Outlook Web App ไม่อนุญาตให้แทรกไฟล์รูปภาพในลายเซ็นโดยตรง แต่คุณสามารถคัดลอกรูปภาพจากโปรแกรมอื่นแล้ววางในลายเซ็นได้ ข้อความหรือรูปภาพที่วางจะถูกแทรกที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์ ไม่ใช่ที่ต้นลายเซ็นเหมือนกับการจัดรูปแบบที่พูดถึงไปก่อนหน้านี้
ทางเลือกอื่น ใช้แอปสร้างลายเซ็นฟรีออกแบบเสร็จแล้วคัดลอกมาวางที่นี่
มี 2 ตัวเลือกสำหรับรวมลายเซ็นอัตโนมัติในอีเมล:
- เพื่อรวมลายเซ็นอัตโนมัติในข้อความใหม่ทั้งหมด ให้ติ๊ก Automatically include my signature on new messages that I compose
- เพื่อรวมลายเซ็นอัตโนมัติเมื่อตอบกลับหรือส่งต่อข้อความ ให้ติ๊ก Automatically include my signature on messages I forward or reply to
เนื่องจาก Outlook Web App อนุญาตให้มีลายเซ็นเพียงหนึ่งเดียว ลายเซ็นจึงเหมือนกันทั้งอีเมลใหม่ และการตอบกลับ/ส่งต่อ แอป Outlook เดสก์ท็อปอนุญาตให้มีลายเซ็นเริ่มต้นและลายเซ็นทางเลือกหลายตัว
คลิก Save และคลิก X มุมขวาบนเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ Compose and reply
หากคุณใช้ทั้ง Outlook Web App และ Outlook เดสก์ท็อป ลายเซ็นที่สร้างในแอปหนึ่งจะไม่ใช้ได้ในอีกแอปหนึ่ง คุณต้องสร้างลายเซ็นแยกกันในแต่ละแอป เว็บแอปอนุญาตให้สร้างลายเซ็นได้เพียงหนึ่ง แต่วงจรเดสก์ท็อปสร้างลายเซ็นเริ่มต้นหนึ่งตัวและลายเซ็นทางเลือกหลายตัวได้
ขั้นตอนที่ 6: แทรกลายเซ็นอีเมลอัตโนมัติ
หากคุณเลือกแทรกลายเซ็นอัตโนมัติในอีเมลใหม่ทั้งหมด คุณจะเห็นลายเซ็นในเนื้อหาข้อความเมื่อคลิก New message
ขั้นตอนที่ 7: แทรกลายเซ็นอีเมลด้วยตนเอง
หากคุณเลือกไม่แทรกลายเซ็นอัตโนมัติในทุกอีเมลใน Outlook Web App คุณสามารถเพิ่มด้วยตนเองได้โดยคลิกปุ่มเมนูด้านบนของอีเมล และเลือก Insert Signature
ลายเซ็นจะถูกแทรกในข้อความอีเมล และเคอร์เซอร์จะถูกวางที่ต้นของเนื้อหาข้อความ เพียงอย่าลืมเพิ่มผู้รับและหัวข้ออีเมล
ขั้นตอนที่ 8: เปลี่ยนลายเซ็นอีเมล Outlook ใน Office 365
เพื่อเปลี่ยนลายเซ็นใน Outlook Web App ใน Office 365 เพียงกลับไปที่หน้าจอ Compose and reply ใน Settings และเปลี่ยนเนื้อหาในกล่อง Email signature
ลายเซ็นที่แก้ไขแล้วจะถูกแทรกในอีเมลใหม่ การตอบกลับ และการส่งต่อจากจุดนี้เป็นต้นไป
สื่อสารอย่างมืออาชีพด้วยลายเซ็นอีเมล
ลายเซ็นอีเมลช่วยให้คุณสร้างความประทับใจที่ดีทั้งส่วนตัวและมืออาชีพได้ง่ายและรวดเร็ว เพียงอย่าทำให้เกิดความประทับใจที่ผิดพลาดด้วยลายเซ็นอีเมลของคุณ
