บทความพิสูจน์อักษรมักต้องใช้สายตาคู่ที่สอง แต่ในบางครั้งแทนที่จะแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่จะรวมการแก้ไขโดยตรงในเอกสารโดยผู้ตรวจทาน โดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้เขียน บางคนอาจรู้สึกท้อแท้เพราะต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงกว่าจะกรอกเอกสารให้เสร็จ แต่ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเพื่อให้บรรณาธิการ/ผู้ตรวจทานสามารถหยุดแท็กบรรทัดนั้นได้
คำพูด มีคุณลักษณะที่เรียกว่า "การแก้ไขข้อจำกัด" ที่ช่วยให้นักเขียนดังกล่าวจำกัดการแก้ไขและการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นโดยผู้พิสูจน์อักษรในเอกสารของตน
การแก้ไขข้อจำกัดใน Microsoft Word
เปิดเอกสารที่คุณต้องการกำหนดข้อจำกัดในการแก้ไข แล้วเลือกแท็บ "ตรวจสอบ" ที่วางอยู่บนอินเทอร์เฟซริบบิ้น
ถัดไป จากส่วน "ป้องกัน" ให้เลือกตัวเลือก "จำกัดการแก้ไข" เมื่อเลือกแล้ว คุณจะอยู่ในพื้นที่จำกัดการแก้ไข จากที่นี่ คุณจะมีตัวเลือกในการตั้งค่าการจำกัดการแก้ไข
ใต้หัวข้อที่เขียนว่า "การแก้ไขข้อจำกัด" ให้ทำเครื่องหมายในช่องที่อยู่ติดกับตัวเลือกต่อไปนี้ – "อนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร"
คุณสามารถตั้งค่าข้อจำกัดการจัดรูปแบบสำหรับเอกสารได้ที่นี่ อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดเหล่านี้ไม่สำคัญ ดังนั้น คุณสามารถปล่อยให้ตัวเลือกอยู่ในสถานะที่เป็นอยู่ได้
เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ และจากรายการตัวเลือกที่แสดง ให้เลือกตัวเลือกที่ต้องการ หากคุณไม่ต้องการอนุญาตให้ผู้อื่นทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเอกสารของคุณ คุณสามารถไปที่ 'ไม่มีการเปลี่ยนแปลง' (โหมดอ่านอย่างเดียว) ถึงกระนั้น หลายคนชอบเลือกตัวเลือก "ความคิดเห็น" เนื่องจากไม่อนุญาตให้ผู้อ่านทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารของคุณ แต่จะแนะนำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างผ่านความคิดเห็น หากจำเป็น
ถัดไป หากคุณพร้อมที่จะใช้การตั้งค่าที่เลือก ให้คลิกที่ปุ่ม "ใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน" และรอสักครู่
หน้าต่าง 'เริ่มบังคับใช้การป้องกัน' เล็กๆ จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้คุณมีตัวเลือกในการป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อป้องกันข้อจำกัดในเอกสาร
แค่นั้นแหละ! ด้วยการตั้งค่าเหล่านี้ ผู้พิสูจน์อักษรจะได้รับอนุญาตให้แสดงความคิดเห็นและคำแนะนำได้อย่างสม่ำเสมอ แต่การพยายามแนะนำการเปลี่ยนแปลงโดยตรงในเอกสารจะล้มเหลว
