การตรวจทานบทความมักต้องการคู่ตาที่สอง แต่บางครั้งแทนที่จะเสนอการเปลี่ยนแปลงที่ควรนำไปปฏิบัติ การแก้ไขโดยตรงถูกทำในเอกสารโดยผู้ตรวจทาน โดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้เขียน บางคนอาจรู้สึกผิดหวัง เพราะใช้เวลาหลายชั่วโมงทำเอกสาร แต่เพียงไม่กี่นาทีสำหรับบรรณาธิการ/ผู้ตรวจทานในการทิ้งแท็กไลน์นั้นๆ
Word มีฟีเจอร์ชื่อ Editing Restrictions ที่ช่วยให้นักเขียนจำกัดการแก้ไขและจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นโดยผู้ตรวจทานในเอกสารของพวกเขา
Editing Restrictions ใน Microsoft Word
เปิดเอกสารที่คุณต้องการตั้งค่าข้อจำกัดการแก้ไข และเลือกแท็บ 'Review' วางอยู่บน Ribbon Interface
ต่อไป จากส่วน 'Protect' เลือกตัวเลือก 'Restrict Editing' เมื่อเลือกแล้ว คุณจะอยู่ในพื้นที่ข้อจำกัดการแก้ไข จากที่นี่คุณสามารถให้ตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าข้อจำกัดการแก้ไข
เพียงใต้หัวข้อที่อ่านว่า 'Editing Restrictions' ติ๊กเช็คบ็อกซ์ติดต่อกับตัวเลือกต่อไปนี้ – 'Allow only this type of editing in the document'
ที่นี่คุณสามารถตั้งค่าข้อจำกัดการจัดรูปแบบได้เช่นกันสำหรับเอกสาร อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดเหล่านี้ไม่สำคัญนัก ดังนั้น คุณสามารถปล่อยตัวเลือกไว้ในสภาพเดิมได้
เมื่อเสร็จ คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลง และจากรายการตัวเลือกที่แสดง เลือกตัวเลือกที่ต้องการ หากคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ให้กับเอกสารของคุณ คุณสามารถเลือก 'No changes' (Read Only Mode) ได้ แต่หลายคนชอบเลือกตัวเลือก 'Comments' เพราะมันไม่ให้ผู้อ่านทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารของคุณ แต่เสนอการเปลี่ยนแปลงบางอย่างผ่านความคิดเห็น หากจำเป็น
ต่อไป หากคุณพร้อมใช้การตั้งค่าที่เลือก คลิกปุ่ม 'Yes, Start Enforcing Protection' และรอสองสามวินาที
หน้าต่าง 'Start Enforcing Protection' ขนาดเล็กจะปรากฏบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ เสนอตัวเลือกให้ป้องกันข้อจำกัดบนเอกสารด้วยรหัสผ่าน
นั่นคือทั้งหมด! ด้วยการตั้งค่านี้ ผู้ตรวจทานจะมีสิทธิ์ทิ้งความคิดเห็นและคำแนะนำ แต่การพยายามทำการเปลี่ยนแปลงโดยตรงในเอกสารจะล้มเหลว
