เชี่ยวชาญ Excel Advanced Filter: 5 กรณีการใช้งานอันทรงพลัง

Microsoft Excel มีคุณสมบัติยอดเยี่ยมชื่อว่า Advanced Filter ช่วยให้เรา ดึงข้อมูล (extract data) ตามหมวดหมู่ที่กำหนดได้ ในบทความนี้ เราจะรู้จัก Excel Advanced Filter อย่างละเอียด พร้อม 5 ตัวอย่างที่มีประโยชน์ เริ่มกันเลย

ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างมาลองทำเองได้

ตัวกรองทั่วไป (Regular Filter) เทียบกับ Advanced Filter ใน Excel

แม้ทั้งสองคำจะดูคล้ายกัน แต่มีความแตกต่างบางประการ ลองดูภาพรวมกัน

• Advanced Filter ช่วย ดึงข้อมูลที่กรองแล้วไปยังตำแหน่งอื่น พร้อมกัน ในขณะที่ตัวกรองทั่วไปทำไม่ได้
• ตัวกรองทั่วไป (Regular Filter) จำกัดอยู่ที่เกณฑ์ (criteria) ที่แสดงในรายการ แต่ Advanced Filter อนุญาตให้ทำงานกับ ช่วงเกณฑ์ที่ซับซ้อน (complex range of criteria)
• Advanced Filter มีประโยชน์มากสำหรับ ดึงรายการที่ไม่ซ้ำกัน (unique records) จากชุดข้อมูล

5 การประยุกต์ใช้ Excel Advanced Filter ที่มีประโยชน์

นี่คือชุดข้อมูลตัวอย่างเกี่ยวกับการค้นหาสาธารณะของคำค้นหา (Keywords) ประเภทกาแฟ แสดง Search Volume และ Traffic เปอร์เซ็นต์ของแต่ละ Keyword ด้วย

ตอนนี้ ลองใช้ Advanced Filter กับชุดข้อมูลนี้ในสถานการณ์ต่างๆ

1. ใช้เกณฑ์ (Criteria) ใน Excel Advanced Filter

Advanced Filter ไม่ได้เป็นแค่เครื่องมือใน Excel Ribbon แต่ยังเป็นคำสั่งที่สามารถทำงานได้หลายวิธี ที่นี่เราจะดูวิธีใช้เกณฑ์ต่างๆ ด้วย Advanced Filter

1.1 เกณฑ์คำเดียว (One Word Criteria)

ในตัวอย่างแรก เราจะหาคำเฉพาะคำเดียวด้วย Advanced Filter

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ภายในข้อมูลที่ต้องการกรอง
• ไปที่ริบบอน Data เลือก Filter จากกลุ่ม Sort & Filter

• คลิกไอคอน Filtering ที่หัวคอลัมน์ แล้วพิมพ์คำ (พิมพ์ "best") ในช่อง Text Filters

• คลิก OK จะได้ข้อมูลที่กรองแล้ว sepertiภาพด้านล่าง

1.2 เกณฑ์สองคำ (Two Words Criteria)

หากต้องการกรองข้อมูลสำหรับสองคำ วิธีข้างต้นจะไม่ได้ แต่ใช้ไอคอน Filter เดียวกัน กรองได้สำหรับสองคำ ทำตามขั้นตอน:

• คำสั่ง Text Filters อยู่ใน drop-down คลิกคำสั่ง Custom Filter

• จะมีกล่องโต้ตอบ Custom AutoFilter ปรากฏ
• ในกล่องโต้ตอบ สามารถกรองตารางสำหรับสองคำได้ ใน drop-down แรกและที่สอง เลือก contains

• ใน drop-down ที่สอง ด้านขวา พิมพ์ best และ machine

• ตอนนี้เห็นปุ่มラジオ (radio buttons) สองอันในกล่องโต้ตอบ: And และ Or

ใช้ "And"

• ถ้าเลือก "And" คีย์เวิร์ดที่กรองได้จะมีทั้งคำ "best" และ "machine"

ใช้ "Or"

• ดูสิเกิดอะไรขึ้นเมื่อเลือกปุ่ม "Or"

1.3 เกณฑ์มากกว่าสองคำ (More Than Two Words Criteria)

บางครั้งการวิเคราะห์ข้อมูลต้องการกรองข้อมูลอย่างซับซ้อน อาจต้องการเกณฑ์ดังนี้:

• คอลัมน์ Keywords จะมี "best", "machine", และ "reviews"
• ค่าคอลัมน์ Search Volume มากกว่าหรือเท่ากับ 200
• ค่าคอลัมน์ Traffic น้อยกว่าหรือเท่ากับ 1.5

ตอนนี้ ลองกรองชุดข้อมูลนี้ตามเกณฑ์ที่ให้มา

• เริ่มต้น ไปที่ริบบอน Data ภายใต้กลุ่ม Sort & Filter คลิกคำสั่ง Advanced

• ใส่ข้อมูลที่ต้องการกรองในช่อง List range

• ต่อมา ในช่อง Criteria range ใส่ช่วงที่คุณตั้งเกณฑ์ไว้

• สุดท้าย กด OK จะเห็นผลลัพธ์

หมายเหตุ: ช่อง Copy to เป็น inactive (ภาพด้านบน) เพราะเลือกตัวเลือก Filter the list, in-place ไว้ข้างบน

2. Advanced Filter โดยใช้สูตร Excel (Advanced Filter Using Excel Formula)

เราสามารถใช้ Advanced Filter ด้วยสูตรง่ายๆ ได้ ทำตามขั้นตอน:

• ขั้นแรก ใส่เกณฑ์คีย์เวิร์ดใน ช่วงเซลล์ F5:F6

• ต่อมา ใส่สูตรนี้ใน เซลล์ G5

=B5>700

• กด Enter
• จะเห็นว่าเงื่อนไขเป็น TRUE สำหรับคีย์เวิร์ดนั้น

• สุดท้าย ใช้สูตรเดียวกันใน เซลล์ G6 และดูผลลัพธ์

หมายเหตุ: สิ่งสำคัญคือ สูตรทั้งหมดเหมือนกัน เพราะเกณฑ์ทุกอย่างใน Criteria range ทำงานอิสระต่อกัน

3. ใช้ตัวอักษรตัวแทน (Wildcard Characters) ใน Excel Advanced Filter

บางครั้งการใช้ Wildcard Characters (?, *, และ ~) จะช่วยประหยัดเวลา สมมติต้องการกรองเฉพาะบริษัทที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร "e"

• เลือกเซลล์ภายในข้อมูลที่ต้องการกรอง
• ใช้ตัวกรองตามที่อธิบายไว้
• คลิกไอคอน Filtering ที่หัวคอลัมน์ พิมพ์ "e*" ในช่อง Text Filters

• คลิก OK จะได้ข้อมูลที่กรองแล้ว

4. Advanced Filter เพื่อดึงรายการที่ไม่ซ้ำกัน (Advanced Filter to Extract Unique List)

หากต้องการดึงข้อมูลจากค่าที่ซ้ำกัน (ดูภาพแนบ) วิธีนี้จะช่วยได้

ลองดูขั้นตอน:

• เปิดกล่องโต้ตอบ Advanced Filter จากแท็บ Data ตามที่อธิบายไว้
• ใส่ List range B4:D15
• ติ๊กถูกกล่อง Unique records only

• กด OK
• เสร็จแล้ว คุณได้รายการคีย์เวิร์ดที่ไม่ซ้ำกัน

5. ใส่ Advanced Filters ในช่วงคอลัมน์ (Insert Advanced Filters in Column Intervals)

รู้จักช่วง (intervals) ไหม? 1 – 5, 8 – 15; นี่คือช่วง ต้องการกรองคอลัมน์สำหรับช่วงต่างๆ? ทำตามขั้นตอน:

• ขั้นแรก สร้าง Criteria range เหมือนภาพด้านล่าง

• ใส่ List และ Criteria range ในกล่องที่กำหนด

• สุดท้าย กด OK จะเห็นผลลัพธ์

Excel Advanced Filter คัดลอกไปยังตำแหน่งอื่น (Excel Advanced Filter to Copy to Another Location)

какกล่าวไว้ Advanced Filter สามารถ คัดลอกชุดข้อมูลที่กรองแล้วไปยังตำแหน่งอื่น ได้ ลองดูวิธีทำงาน

• ขั้นแรก สร้างชีทใหม่ข้างชีทเก่า

• ใส่เกณฑ์ใน เซลล์ F5, G5, H5

• เปิดกล่องโต้ตอบ Advanced Filter
• เลือก Copy to another location

• ใส่ List range ตามชุดข้อมูล
• ใส่ Criteria range
• ใส่ตำแหน่งในชีทใหม่ที่ต้องการคัดลอกในกล่อง Copy to

• สุดท้าย กด OK และดูผลลัพธ์สุดท้าย

[แก้ไขแล้ว!] Excel Advanced Filter ไม่ทำงาน ([Fixed!] Excel Advanced Filter Not Working)

มีหลายเหตุผลที่ทำให้ Excel Advanced Filter ไม่ทำงาน ตรวจสอบ 2 เหตุผลนี้:

• ตรวจสอบว่าชื่อหัวคอลัมน์ (header title) ของชุดข้อมูลและช่วงเกณฑ์ ไม่ตรงกัน (mismatch) เช่นภาพด้านล่าง:

• หรือหาว่ามี ข้อผิดพลาด (error) หรือ เซลล์ว่าง (blank cell) อยู่ เช่นภาพนี้:

ลองแก้ไขโดยใส่ชื่อหัวคอลัมน์ให้ถูกต้อง หรือใส่ค่าที่ถูกต้อง Advanced Filter จะทำงานได้ปกติ

สรุป

หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้เรารู้จัก Advanced Filter ใน Excel ต้องการเพิ่มเติมอะไรหรือมีเทคนิคพิเศษเกี่ยวกับการกรองข้อมูลใน Excel? โปรดแชร์ในกล่องความคิดเห็น จะขอบคุณมาก นอกจากนี้ ติดตาม ExcelDemy สำหรับบทความอื่นๆ เหมือนนี้