เรารู้ว่าเราสามารถตั้งค่าตัวกรองบนคอลัมน์และกรองข้อมูลได้ด้วยแค่คลิกใน Microsoft Excel สามารถทำได้โดยคลิกที่ 'Filter' ภายใต้แท็บ "Data" นอกจากการกรองข้อมูลตามคอลัมน์แล้ว เรายังสามารถกรองชุดข้อมูลทั้งหมดตามเงื่อนไขบางอย่างได้ สมมติว่าเราต้องการกรองชุดข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์เฉพาะ แล้วสามารถทำได้โดยใช้ Advance Filter ในบทความนี้ ผมจะแจ้งวิธีใช้ Advance Filter ใน Excel
วิธีใช้ Advance Filter ใน Excel
ขออธิบายด้วยข้อมูลตัวอย่างของพนักงาน ผมมีชุดข้อมูลที่ประกอบด้วย Usual Hours Worked, Education in Years, Yearly Earnings, Sex และ State ตอนนี้ ผมต้องการกรองข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขดังนี้
เงื่อนไขสำหรับชาย:
- Usual Hours Worked: 40
- Education: 13
- Yearly Earnings: มากกว่า 35000
- Gender: Male
- State: Alaska
เงื่อนไขสำหรับหญิง:
- Usual Hours Worked: มากกว่า 35
- Education: มากกว่า 12
- Yearly Earnings: มากกว่า 12000
- Gender: Female
- State: Alaska
หากเราดูเงื่อนไข เราต้องกรองข้อมูลพนักงานชายและหญิงแยกกัน หมายถึง มีเงื่อนไข OR และภายในนั้นมีเงื่อนไข AND ที่ต้องปฏิบัติตาม
เพื่อกรองข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขเหล่านี้ เราต้องจัดการกับชีท Excel อย่างแตกต่าง นี่คือที่ที่ Advance Filter ใน Excel เข้ามามีบทบาท ตอนนี้ เราจะเตรียมเกณฑ์ในชีท Excel เดียวกัน สร้างสองแถวเหนือชุดข้อมูลต้นฉบับด้วยชื่อคอลัมน์เหมือนกับข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ตามภาพด้านล่างจาก A3 ถึง E5
ตอนนี้ เราจะเติมคอลัมน์เกณฑ์ด้วยข้อมูลตามที่ระบุในเงื่อนไข ตาม Condition for Male ให้เติมแถวทั้งหมดด้วยคอลัมน์ที่ระบุ ดังนั้น แถว 4 จะถูกเติมดังภาพด้านล่าง
ทำซ้ำสำหรับแถวถัดไป แถว 5 ตาม Condition for Female ตามภาพด้านล่าง ตอนนี้ เพื่อชี้แจง ข้อมูลในแต่ละแถวเชื่อมโยงด้วยเงื่อนไข OR และข้อมูลภายในแถว (ข้อมูลคอลัมน์) เชื่อมโยงด้วยเงื่อนไข AND ดังนั้น เราสร้างแถวที่ตรงตามเกณฑ์ที่เราต้องการกรองข้อมูลแล้ว
ตอนนี้ถึงเวลาใช้ Advance Filter ใน Excel เพื่อกรองข้อมูล ก่อนอื่น คลิกที่เซลล์ใดเซลล์หนึ่งบนชุดข้อมูลต้นฉบับของคุณ คลิกแท็บ "Data" และคลิกปุ่ม "Advanced" มันจะเติม List Range โดยอัตโนมัติ คลิกที่ปุ่มเล็กข้างๆ Criteria range ตอนนี้ เลือกช่วงเกณฑ์ คือ A3 ถึง E5 และคลิกที่ปุ่มเล็กเดียวกันเพื่อตั้งค่าช่วงมาตรฐาน ตอนนี้ คลิก "Ok" มันจะกรองข้อมูลตามที่คุณต้องการให้ตรงตามเกณฑ์
หมายเหตุ: ชื่อคอลัมน์ของช่วงเกณฑ์ต้องตรงกันทุกประการกับชื่อคอลัมน์ของชุดข้อมูล เพื่อให้ทำงานได้
Advance Filter ใน Excel ช่วยให้เรากรองข้อมูลที่ตรงตามคำถามหรือเงื่อนไขที่ซับซ้อนได้ ดังนั้น คุณใช้คำถามหรือเงื่อนไขอะไรในการกรองข้อมูล? โปรดแจ้งให้เราทราบผ่านความคิดเห็น หากคุณมีอะไรเพิ่มเติม
อ่าน: วิธีเปลี่ยนรายการหมายเลขเริ่มต้นใน Word
ทำไงให้ Advance Filter กรองเฉพาะ Unique records ใน Excel?
ภายใต้แท็บ Data ให้เลือก Advanced Filter และตรวจสอบว่าตัวกรองตั้งค่าเป็น Unique records only จะทำให้ลบระเบียนซ้ำออก สามารถใช้ได้เมื่อคัดลอกข้อมูลไปยังเซลล์อื่นหรือใช้ที่ตำแหน่งเดิม
ต้องทำการกระทำอะไรก่อนใช้ฟีเจอร์ตัวกรอง?
ให้แน่ใจว่าไม่มีแถวว่างระหว่างชุดข้อมูล มิฉะนั้นมันจะข้ามแถวที่เหลือ เมื่อตั้งค่าตัวกรอง แถวแรกถูกนำมาเป็นหัวเรื่อง และแถวที่เหลือใต้มันคือข้อมูล ข้อมูลว่างใดๆ จะทำให้ตัวกรองเสีย ให้แน่ใจว่ามีอย่างน้อยศูนย์ในกรณีของตัวเลข
