เรารู้ว่าเราสามารถตั้งค่าตัวกรองในคอลัมน์และกรองข้อมูลได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวใน Microsoft Excel สามารถทำได้โดยคลิกที่ "ตัวกรอง" ใต้แท็บ "ข้อมูล" นอกจากการกรองข้อมูลตามคอลัมน์แล้ว เรายังสามารถกรองชุดข้อมูลทั้งหมดตามเงื่อนไขบางอย่างได้อีกด้วย สมมติว่าเราต้องการกรองชุดข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์ที่กำหนด สามารถทำได้โดยใช้ตัวกรองขั้นสูง ในบทความนี้ ฉันจะแจ้งให้คุณทราบถึงวิธีใช้ ตัวกรองขั้นสูงใน Excel .
วิธีใช้ตัวกรองขั้นสูงใน Excel
ให้ฉันอธิบายสิ่งนี้ด้วยข้อมูลตัวอย่างของพนักงาน ฉันมีชุดข้อมูลที่มีชั่วโมงทำงานปกติ การศึกษาเป็นปี รายได้รายปี เพศ และสถานะ ตอนนี้ฉันต้องการกรองข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขดังนี้
เงื่อนไขสำหรับผู้ชาย:
- ชั่วโมงทำงานปกติ:40
- การศึกษา:13
- รายได้ต่อปี:มากกว่า 35,000
- เพศ:ชาย
- รัฐ:อลาสก้า
เงื่อนไขสำหรับผู้หญิง:
- ชั่วโมงทำงานปกติ:มากกว่า 35
- การศึกษา:มากกว่า 12
- รายได้ต่อปี:มากกว่า 12,000
- เพศ:หญิง
- รัฐ:อลาสก้า
หากเราเห็นเงื่อนไข เราต้องกรองข้อมูลของพนักงานชายและหญิงแยกกัน ฉันหมายความว่ามี หรือ สภาพ และภายในนั้นมี และ ต้องเป็นไปตามเงื่อนไข
เพื่อกรองข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขเหล่านี้ เราต้องจัดการกับแผ่นงาน Excel แตกต่างกัน นี่คือที่ที่ตัวกรองขั้นสูงใน Excel เข้ามาในรูปภาพ ตอนนี้เราจะเตรียมเกณฑ์ในแผ่นงาน Excel เดียวกัน สร้างสองแถวเหนือชุดข้อมูลเดิมที่มีชื่อคอลัมน์เดียวกันกับข้อมูลที่มีอยู่แล้วดังแสดงด้านล่างตั้งแต่ A3 ถึง E5
ตอนนี้เราจะกรอกข้อมูลในคอลัมน์เกณฑ์ตามข้อมูลที่ระบุไว้ในเงื่อนไข ตามที่ระบุใน เงื่อนไขสำหรับผู้ชาย เติมทั้งแถวด้วยคอลัมน์ที่ระบุ ดังนั้นแถวที่ 4 จะถูกเติมตามที่แสดงด้านล่าง
ทำซ้ำเช่นเดียวกันสำหรับแถวที่ 5 ถัดไปตาม เงื่อนไขสำหรับผู้หญิง ดังที่แสดงด้านล่าง ตอนนี้ขอชี้แจงว่าถ้าข้อมูลในแต่ละแถวเชื่อมโยงกับ OR สภาพและข้อมูลภายในแถวนั้น (ข้อมูลตามคอลัมน์) เชื่อมโยงกับ และ เงื่อนไข. ดังนั้นเราจึงเพิ่งสร้างแถวที่ตรงตามเกณฑ์ที่เราจำเป็นต้องใช้ในการกรองข้อมูล
ถึงเวลาที่จะใช้ตัวกรองขั้นสูงใน Excel เพื่อกรองข้อมูล ขั้นแรก ให้คลิกเซลล์ใดก็ได้ในชุดข้อมูลดั้งเดิมของคุณ คลิกแท็บ "ข้อมูล" แล้วคลิกปุ่ม "ขั้นสูง" จะเติมช่วงรายการ โดยอัตโนมัติ คลิกที่ปุ่มเล็กๆ ข้างช่วงเกณฑ์ . ตอนนี้ เลือกช่วงเกณฑ์ เช่น A3 ถึง E5 และคลิกที่ปุ่มเล็ก ๆ เดียวกันเพื่อกำหนดช่วงมาตรฐาน ตอนนี้คลิก "ตกลง" มันจะกรองข้อมูลตามที่คุณต้องการให้ตรงตามเกณฑ์
หมายเหตุ: ชื่อคอลัมน์ของช่วงเกณฑ์ควรเหมือนกันทุกประการกับชื่อคอลัมน์ของชุดข้อมูลเพื่อให้ทำงานได้
ตัวกรองขั้นสูงใน Excel ช่วยให้เราสามารถกรองข้อมูล ตอบสนองการสืบค้นที่ซับซ้อนได้ แล้วคุณใช้แบบสอบถามหรือเงื่อนไขอะไรในการกรองข้อมูล? โปรดแจ้งให้เราทราบผ่านความคิดเห็นหากคุณมีอะไรจะเพิ่มเติม
อ่าน :วิธีเปลี่ยนรายการลำดับเลขเริ่มต้นใน Word
ฉันจะใช้ตัวกรองขั้นสูงเฉพาะระเบียนเฉพาะใน Excel ได้อย่างไร
ภายใต้แท็บข้อมูล เลือกตัวกรองขั้นสูง จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวกรองถูกตั้งค่าเป็นระเบียนที่ไม่ซ้ำเท่านั้น มันจะทำให้แน่ใจว่าจะทิ้งบันทึกที่ซ้ำกัน นอกจากนี้ยังสามารถใช้เมื่อคัดลอกข้อมูลไปยังเซลล์อื่นหรือนำไปใช้กับตำแหน่งที่แน่นอนได้
คุณต้องดำเนินการใดก่อนใช้คุณลักษณะตัวกรอง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีแถวว่างระหว่างชุดข้อมูล มิฉะนั้นจะข้ามแถวที่เหลือ เมื่อตั้งค่าตัวกรอง แถวแรกจะใช้ส่วนหัว และแถวที่เหลือที่อยู่ใต้ตัวกรองจะเป็นข้อมูล ข้อมูลที่ว่างเปล่าจะทำให้ตัวกรองเสียหาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีอย่างน้อยศูนย์ในกรณีของตัวเลข
