นำเข้าข้อมูลเข้า Excel: 3 เทคนิคน่าเชื่อถือ

หากคุณต้องการทำอะไรกับข้อมูล คุณต้อง นำข้อมูล (data) เข้า เวิร์กชีต (worksheet) ก่อน Excel สามารถ นำเข้าข้อมูล (import data) จาก ไฟล์ข้อความ (text file) และยังสามารถ ดึงข้อมูลจาก (retrieve data from) เว็บไซต์ (websites) ได้ ที่นี่คุณจะพบวิธีต่างๆ ในการ นำเข้าข้อมูล (importing data) เข้า Excel

3 วิธีนำเข้าข้อมูลใน Excel

เราจะอภิปรายว่า Excel สามารถเปิด ประเภทไฟล์ (file types) ไหนได้โดยตรง เพื่อดึง ข้อมูล (data) จาก ประเภทไฟล์ (file types) ใช้คำสั่ง: File >> Open >> Browse ภาพด้านล่างแสดงรายการประเภทไฟล์ที่ Excel เปิดได้

1. นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ประเภทต่างๆ (Importing Data from Different Files)

ที่นี่จะแสดงวิธี นำเข้าข้อมูล (importing data) จาก ประเภทไฟล์ (file) ต่างๆ ใน Excel โดยใช้คุณสมบัติ Get Data จากแท็บ Data tab ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ นำเข้าไฟล์ (import files) เข้าเวิร์กชีต Excel ของคุณ

1.1. นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel หลายไฟล์ (Import Data from Several Excel Files)

Excel 2013 เป็น backward compatible (รองรับย้อนหลัง) หมายความว่าเมื่อ เวอร์ชันใหม่ (new version) ของ Excel ออกตลาด เวอร์ชันใหม่นี้จะ เข้ากันได้ (compatible) กับไฟล์ Excel ของ เวอร์ชันเก่า (old version) Excel 2013 รองรับประเภทไฟล์ XLSX, XLSM, XLSB, XLTX, XLTM, และ XLAM นอกเหนือจากรูปแบบไฟล์ปัจจุบันเหล่านี้ Excel 2013 ยังเปิด ไฟล์สมุดงาน (workbook files) จาก Excel ทุกเวอร์ชันก่อนหน้าได้

• XLS: ไฟล์ไบนารีที่สร้างโดย Excel 4, Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel 2002, และ Excel 2003
• XLM: ไฟล์ไบนารีที่มีแมโคร Excel 4 (ไม่มีข้อมูล)
• XLT: ไฟล์ไบนารีสำหรับเทมเพลต Excel
• XLA: ไฟล์ไบนารีสำหรับ Add-in ของ Excel

Excel ยังรองรับรูปแบบไฟล์หนึ่งรูปแบบที่สร้างโดยซอฟต์แวร์สเปรดชีตอื่น: ODS รูปแบบ OpenDocument spreadsheet ไฟล์ ODS สร้างโดยซอฟต์แวร์ "open" source หลากหลาย รวมถึง Google Drive, OpenOffice, LibreOffice, StarOffice และอื่นๆ

หมายเหตุ: Excel ไม่รองรับ ไฟล์ Lotus 1-2-3, Quattro Pro, หรือ Microsoft Works

คุณสามารถ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า Excel จากไฟล์ Excel อื่น ได้ 2 ทางคือ โหลดข้อมูล (loading data) โดยตรง หรือ แปลงข้อมูล (transforming) โดยใช้ Power Query Editor ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า Excel จาก ไฟล์ Excel อื่น โดย แปลงข้อมูล (transforming data) ด้วย Power Query Editor

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ Data tab >> คลิก Get Data >> คลิก From File >> เลือก From Excel Workbook

• กล่อง Import Data จะเปิด
• เลือก Excel File ที่ต้องการ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า active worksheet นี้ ที่นี่เลือกไฟล์ Excel ชื่อ Student Information
• คลิก Import

• กล่อง Navigator จะปรากฏ
• เลือกตารางที่ต้องการ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า active worksheet นี้ ที่นี่เลือกตารางชื่อ Importing Data from Excel File
• คลิก Transform Data

• ตาราง Importing Data from Excel File จะเปิดใน Power Query Editor

• คลิก Reduce Rows >> Remove Rows >> เลือก Remove Top Rows

• กล่อง Remove Top Rows จะเปิด
• ใส่ Number of rows ที่ต้องการ ลบ (remove) ที่นี่ใส่ 2
• คลิก OK

• คลิก Use First Row as Headers เพื่อเลือกแถวแรกเป็นหัวคอลัมน์

• คลิก Close & Load >> เลือก Close & Load To

• กล่อง Import Data จะเปิด
• เลือกวิธีที่ต้องการดูข้อมูลในสมุดงาน ที่นี่เลือก Table
• เปิดใช้งานตัวเลือก Existing worksheet
• ใส่ Cell reference ที่ต้องการวางข้อมูล ที่นี่ใส่เซลล์ B4
• คลิก OK

• สุดท้าย คุณจะ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า Excel จาก ไฟล์ Excel อื่น โดยใช้ Power Query Editor เรียบร้อยแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: Excel Macro: Extract Data from Multiple Excel Files (4 Methods)

1.2. นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความใน Excel (Importing Data from Text Files in Excel)

ใน ไฟล์ข้อความ (text file) จะมี ตัวอักษรดิบ (raw characters) ไม่มี การจัดรูปแบบ (formatting) Excel สามารถเปิดเกือบทุกประเภทของไฟล์ข้อความ:

• CSV: Comma-separated values คอลัมน์คั่นด้วยคอมมา แถวคั่นด้วย carriage return (Enter)
• TXT: คอลัมน์คั่นด้วยแท็บ (tab) แถวคั่นด้วย carriage return
• PRN: คอลัมน์คั่นด้วยช่องว่างหลายตัว แถวคั่นด้วย carriage return Excel นำเข้าไฟล์ประเภทนี้เข้าคอลัมน์เดียว
• DIF: รูปแบบไฟล์เดิมของสเปรดชีต VisiCalc ใช้งานน้อย
• SYLK: รูปแบบไฟล์เดิมของ Multiplan ใช้งานน้อย

ประเภท ไฟล์ข้อความ (text file) ส่วนใหญ่มีรูปแบบแตกต่างกันไป เช่น ไฟล์ข้อความ (text files) ที่สร้างในสภาพแวดล้อม Mac มี end-of-row characters ต่างกัน Excel จัดการรูปแบบเหล่านี้ได้โดยไม่มีปัญหา

คุณสามารถ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า Excel จากไฟล์ข้อความ (Text files) ได้ตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ Data tab >> คลิก Get Data >> คลิก From File >> เลือก From Text/CSV

• กล่อง Import Data จะเปิด
• เลือก Text File ที่ต้องการ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า active worksheet นี้ ที่นี่เลือกไฟล์ข้อความชื่อ Using Text Files to Import Data
• คลิก Import

• จะมี กล่อง (box) ที่มี ข้อมูล (data) ของ ไฟล์ข้อความ (text file) ปรากฏ จะเลือก Semicolon เป็น Delimiter อัตโนมัติ
• คลิก Load

• สุดท้าย ข้อมูล (data) จาก ไฟล์ข้อความ (Text file) จะถูก นำเข้า (imported) เข้า Excel

อ่านเพิ่มเติม: How to Import Text File to Excel (4 Easy Ways)

1.3. โหลดข้อมูลจากหน้าเว็บ (Loading Data from Web Page)

คุณสามารถ นำเข้าข้อมูล (import data) จาก หน้าเว็บ (web pages) ส่วนใหญ่ใน Excel ได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ นำเข้าข้อมูล (import data) จาก หน้าเว็บ (web pages)

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น ไปที่ Data tab >> คลิก Get Data >> คลิก From Other Sources >> เลือก From Web

• กล่อง From Web จะปรากฏ
• ใส่ URL ที่ต้องการ นำเข้าข้อมูล (import data) ใน Excel worksheet ของคุณ
• กด OK

• กล่อง Navigator จะเปิด
• เลือก ตาราง (table) ที่ต้องการ นำเข้า (import) ที่นี่เลือกตาราง Population Aged 65 and Older
• คลิก Load

• สุดท้าย ข้อมูล (data) จะถูก นำเข้า (imported) เข้า Excel จาก หน้าเว็บ (Web Page)

อ่านเพิ่มเติม: How to Import Data into Excel from Web (with Quick Steps)

1.4. นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ PDF (Importing Data from PDF Files)

เราสามารถ นำเข้าข้อมูล (import data) จาก ไฟล์ PDF (PDF files) ใน Excel ได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น ไปที่ Data tab >> คลิก Get Data >> คลิก From File >> เลือก From PDF

• กล่อง Import Data จะเปิด
• เลือก PDF File ที่ต้องการ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า active worksheet นี้ ที่นี่เลือกไฟล์ PDF ชื่อ Importing PDF Files
• คลิก Import

• กล่อง Navigator จะเปิด
• เลือก ตาราง (table) ที่ต้องการ นำเข้า (import) ที่นี่เลือกตาราง Table001(Page1)
• คลิก Load

• สุดท้าย ข้อมูล (data) จะถูก นำเข้า (imported) เข้า Excel จาก ไฟล์ PDF (PDF File)

1.5. โหลดข้อมูลจากฐานข้อมูล Microsoft Access (Loading Data from Microsoft Access Database)

Excel 2013 สามารถเปิด รูปแบบไฟล์เกี่ยวกับฐานข้อมูล (database-related file formats) ต่อไปนี้:

• ไฟล์ Microsoft Access: มีนามสกุลต่างๆ รวมถึง MDB และ ACCDB
• ไฟล์ dBase: Excel 2013 รองรับไฟล์ที่สร้างโดย dBase III และ dBase IV ไม่รองรับ dBase II

คุณสามารถทำ การเชื่อมต่อฐานข้อมูล (database connections) หลายประเภท กับ ฐานข้อมูล (databases) ผ่าน Excel หลังเชื่อมต่อแล้ว สามารถทำ คิวรี (query) เพื่อ ดึงข้อมูล (retrieve data) เฉพาะเจาะจง (selectively) แทนที่จะเป็น ทั้งฐานข้อมูล (entire database)

คุณสามารถ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า Excel จากฐานข้อมูล Microsoft Access (Microsoft Access Database) ได้ตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ Data tab >> คลิก Get Data >> คลิก From Database >> เลือก From Microsoft Access Database

• กล่อง Import Data จะเปิด
• เลือก Microsoft Access Database file ที่ต้องการ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า active worksheet นี้ ที่นี่เลือกไฟล์ชื่อ Importing Data from Microsoft Access Database
• คลิก Import

• กล่อง Navigator จะเปิด
• เลือก ตาราง (table) ที่ต้องการ นำเข้า (import) ที่นี่เลือกตารางชื่อ Importing Data from Microsoft Access Database
• คลิก Load

• สุดท้าย ข้อมูล (data) จะถูก นำเข้า (imported) เข้า Excel จาก ฐานข้อมูล Microsoft Access (Microsoft Access Database)

1.6. ใช้ไฟล์ XML นำเข้าข้อมูลใน Excel (Using XML Files to Import Data in Excel)

XML (Extensible Markup Language) เป็น รูปแบบไฟล์ข้อความ (text file format) ที่ใช้ เก็บข้อมูลที่มีโครงสร้าง (contain structured data) ข้อมูล (Data) ถูกห่อหุ้มใน แท็ก (tags) ซึ่งยังทำหน้าที่ อธิบาย (describe) ข้อมูล (data) ด้วย

ก่อนอื่น ดาวน์โหลดไฟล์ xml จากที่นี่ XML files

คุณสามารถเปิดไฟล์ XML แบบง่ายได้ด้วยความพยายามน้อยหรือไม่ต้องทำอะไรเลย ไฟล์ XML แบบซับซ้อน (Complex XML files) จะต้องใช้ความพยายามบ้าง

ตอนนี้เราจะแสดงวิธี นำเข้าข้อมูล (import data) ใน Excel จากไฟล์ XML (XML file) ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อทำด้วยตัวเอง

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น ไปที่ Data tab >> คลิก Get Data >> คลิก From File >> เลือก From XML

• กล่อง Import Data จะเปิด
• เลือก XML file ที่ต้องการ นำเข้าข้อมูล (import data) เข้า active worksheet นี้ ที่นี่เลือกไฟล์ XML ชื่อ Importing XML File
• คลิก Import

• กล่อง Navigator จะเปิด
• เลือก ตาราง (table) ที่ต้องการ นำเข้า (import) ที่นี่เลือกตารางชื่อ url
• คลิก Load

• สุดท้าย คุณจะเห็นว่า ข้อมูล (data) จาก ไฟล์ XML (XML File) ถูก นำเข้า (imported) ในเวิร์กชีต Excel แล้ว

อ่านเพิ่มเติม: Transfer Data from One Excel Worksheet to Another Automatically

บทความคล้ายกัน

• How to Pull Values From Another Worksheet in Excel
• Excel VBA: Pull Data Automatically from a Website (2 Methods)
• How to Transfer Data from One Sheet to another in Excel Using Macros
• Return Multiple Values in Excel Based on Single Criteria (3 Options)
• How to Extract Data From Table Based on Multiple Criteria in Excel

2. ใช้คุณสมบัติ Copy Paste นำเข้าข้อมูลใน Excel (Use of Copy Paste Feature to Import Data in Excel)

บางครั้งการลองใช้คุณสมบัติ Copy Paste มาตรฐานอาจดีกว่า สมมติว่าเราต้องการทำงานเดียวกันกับคุณสมบัติ Copy Paste ง่ายๆ นี้

ทำตามขั้นตอนด้านล่าง คุณจะได้ ข้อมูล (data) จาก ไฟล์ข้อความ (text file) ในเวิร์กชีต Excel ของคุณ โดยใช้คุณสมบัติ Copy Paste

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เปิด ไฟล์ข้อความ (Text file) ที่ต้องการ คัดลอก (copy) ข้อมูล (data) ไป วาง (paste) ในไฟล์ Excel ที่นี่จะ เปิด (open) ไฟล์ข้อความชื่อ Sales Analysis
• เลือกข้อมูล และกด CTRL+C

• หลังจากนั้น เลือก เซลล์ (Cell) ที่ต้องการ วาง (paste) ข้อมูล (data) ที่นี่เลือกเซลล์ B4
• กด CTRL+V เพื่อ วาง (paste) ข้อมูล (data)

• คลิกที่ ปุ่ม Ctrl >> คลิก Use Text Import Wizard

• กล่อง Text Import Wizard จะเปิด
• คลิก Next

• เลือก Semicolon เป็น Delimiters
• คลิก Next อีกครั้ง

• สุดท้าย คลิก Finish

• ดังนั้น คุณสามารถ คัดลอกวาง (copy paste) ข้อมูล (data) จาก ไฟล์ข้อความ (Text file) ไปยังเวิร์กชีต Excel ได้

อ่านเพิ่มเติม: How to Import Text File with Multiple Delimiters into Excel (3 Methods)

3. ใช้ VBA นำเข้าข้อมูลใน Excel (Using VBA to Import Data in Excel)

ในวิธีสุดท้าย เราจะแสดงวิธี นำเข้าข้อมูล (import data) ใน Excel จากไฟล์ (file) ที่คุณเลือก โดยใช้ VBA ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อทำด้วยตัวเอง

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น ไปที่แท็บ Developer tab >> คลิก Visual Basic

• กล่อง Microsoft Visual Basic for Application จะเปิด
• คลิก Insert >> เลือก Module

• เขียนโค้ดต่อไปนี้ใน Module ของคุณ

Sub Import_Data_Using_VBA()
Dim Location_of_File As String
Location_of_File = Application.GetOpenFilename
If Location_of_File = "False" Then
Beep
Exit Sub
End If
Application.ScreenUpdating = False
Set Import_Data = Workbooks.Open(Filename:=Location_of_File)
Import_Data.Worksheets(1).Range("A1:C7").Copy
Sheet7.Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues
Import_Data.Close
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

การแยกส่วนโค้ด (Code Breakdown)

• ขั้นแรก สร้าง Sub Procedure ชื่อ Import_Data_Using_VBA
• ประกาศ Location_of_File เป็น String
• ใช้ Location_of_File เปิดไฟล์ด้วยเมธอด GetOpenFilename
• ใช้คำสั่ง If ตรวจสอบ ถ้า Location_of_File เป็น False ให้ Beep และ Exit Sub
• ตั้งค่า Application.ScreenUpdating เป็น False
• ตั้งค่า Import_Data เปิด Filename Location_of_File ด้วยเมธอด Open
• คัดลอกช่วงเซลล์ A1:C7 ของ Worksheet1 จากไฟล์ Import_Data ด้วยเมธอด Copy
• วางข้อมูลในเซลล์ B4 ของ Sheet7 ด้วยเมธอด PasteSpecial
• ปิด Import_Data
• สุดท้าย ตั้งค่า Application.ScreenUpdating เป็น True

• คลิกปุ่ม Save และกลับไปที่เวิร์กชีต

• ไปที่แท็บ Developer tab >> คลิก Macros

• กล่อง Macros จะปรากฏ
• เลือก Importing_Data_Using_VBA
• คลิก Run

• กล่อง Open จะปรากฏ
• เลือก ไฟล์ (file) ที่ต้องการนำเข้า ที่นี่เลือกไฟล์ Excel ชื่อ Using VBA to Import Data
• คลิก Open

• ดังนั้น คุณสามารถ นำเข้าข้อมูล (import data) จาก ไฟล์ (file) โดยใช้ VBA

• สุดท้าย คุณสามารถจัดรูปแบบข้อมูลใน Excel ตามต้องการได้

สรุป

ในบทความนี้ คุณจะพบ 3 วิธีในการ นำเข้าข้อมูล (import data) ใน Excel ใช้วิธีใดก็ได้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์และให้ข้อมูล ถ้ามีส่วนไหนยาก รู้สึกว่ายากเข้าใจ โปรดแสดงความคิดเห็น แจ้งให้ทราบวิธีอื่นๆ ที่เราอาจพลาดไป และ เยี่ยมชม ExcelDemy สำหรับบทความอื่นๆ เหมือนนี้ ขอบคุณ!

บทความเกี่ยวข้อง

• How to Enter Same Data in Multiple Sheets in Excel
• Convert Excel to Text File with Delimiter (2 Easy Approaches)
• How to Import Data from Secure Website to Excel (With Quick Steps)
• Transfer Data from One Excel Worksheet to Another Automatically with VLOOKUP
• How to Extract Data from Excel Sheet (6 Effective Methods)
• Extract Data from a List Using Excel Formula (5 Methods)
• How to Extract Data from Cell in Excel (5 Methods)