ส่งออกข้อมูล Excel อย่างง่ายดาย: 2 วิธีที่พิสูจน์แล้ว

หลายครั้งขณะทำงานใน Microsoft Excel ผู้ใช้ต้องย้ายข้อมูลจากไฟล์ Excel ไปยังรูปแบบอื่น นั่นคือเวลาที่ผู้ใช้ต้องรู้วิธีส่งออกข้อมูลใน Excel มีรูปแบบอื่นๆ หลายรูปแบบที่ผู้ใช้สามารถย้ายข้อมูลจาก Excel ไปได้ แต่เพื่อทำเช่นนั้น พวกเขาต้องบันทึกไฟล์ในรูปแบบที่ถูกต้อง ในบทความนี้ ผมจะแสดงวิธีส่งออกข้อมูลใน Excel

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงาน Excel ฟรีที่นี่และฝึกฝนด้วยตนเอง

2 วิธีง่ายในการส่งออกข้อมูลใน Excel โดยแปลงสมุดงานเป็นรูปแบบไฟล์อื่น

ผมจะอภิปรายในส่วนนี้เกี่ยวกับขั้นตอนการส่งออกข้อมูลใน Excel คุณสามารถแปลงสมุดงาน Excel ของคุณเป็นรูปแบบที่แตกต่างกัน เช่น CSV, TXT, PRN และอื่นๆ ในบทความนี้ ผมจะแสดง 2 วิธีที่แตกต่างกันในการส่งออกข้อมูลใน Excel โดยแปลงสมุดงานเป็นรูปแบบไฟล์อื่น

ขั้นแรก ผมจะแปลงข้อมูลสมุดงาน Excel เป็นรูปแบบข้อความ ที่นี่ คุณจะเห็นตัวอย่าง 3 แบบของรูปแบบข้อความ ซึ่งคือ CSV, TXT และ PRN ในกระบวนการที่สอง ผมจะแสดงวิธีการแปลงสมุดงาน Excel เป็นรูปแบบอื่นๆ เช่น PDF, เว็บเพจ (HTML), XPS เป็นต้น

เพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานของผม ผมจะใช้ชุดข้อมูลตัวอย่างต่อไปนี้

1. การแปลงสมุดงาน Excel เป็นรูปแบบข้อความ

เมื่อคุณเลือก File ➪ Save As และจากนั้นเลือกตำแหน่งที่ไฟล์ของคุณจะถูกวาง กล่องโต้ตอบ Save As จะปรากฏ และคุณสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการจากรูปแบบไฟล์ข้อความหลากหลาย 3 ประเภทคือ:

• CSV: ไฟล์ค่าที่คั่นด้วยคอมมา (Comma-separated value files)
• TXT: ไฟล์คั่นด้วยแท็บ (Tab-delimited files)
• PRN: ข้อความที่จัดรูปแบบ ไฟล์ข้อความเครื่องพิมพ์ (Formatted text, printer text file)

ไฟล์ข้อความ 3 ประเภทข้างต้นถูกอภิปรายด้านล่าง:

1.1 การแปลงสมุดงาน Excel เป็นไฟล์ CSV

เมื่อคุณส่งออกแผ่นงานเป็นรูปแบบไฟล์ CSV ข้อมูลจะถูกบันทึกตามที่แสดง สมมติคุณกำลังทำงานกับแผ่นงานใน Excel เซลล์หนึ่งของคุณ (สมมติเป็น A5) มีค่านี้: 12.8312344 แต่คุณจัดรูปแบบเซลล์ A5 ให้แสดงตัวเลข 2 ตำแหน่งทศนิยม ดังนั้น A5 จะแสดง 12.83 ตอนนี้คุณต้องการแปลงไฟล์ Excel นี้เป็นรูปแบบ CSV แล้ว A5 จะถูกบันทึกเป็น 12.83 และต่อไป เซลล์ถูกคั่นด้วยตัวอักษรคอมมา และแถวถูกคั่นด้วย carriage return และ line feed รูปต่อไปนี้อธิบายให้คุณรู้วิธีบันทึกสมุดงาน Excel ในรูปแบบ CSV

ขั้นตอนที่ 1:

• ขั้นแรก เตรียมชุดข้อมูลของคุณ
• จากนั้น ไปที่แท็บ File ของริบบอน

ขั้นตอนที่ 2:

• ต่อไป คุณจะเห็นหน้าต่าง Home ของ Excel
• จากนั้น เลือกคำสั่ง Save As จากหน้าต่าง

ขั้นตอนที่ 3:

• ต่อไป หลังจากเลือกคำสั่งก่อนหน้า คุณจะได้ตัวเลือกในการเลือกตำแหน่งไฟล์สำหรับบันทึก
• จากนั้น คลิกที่ Browse

ขั้นตอนที่ 4:

• ต่อไป เลือกโฟลเดอร์สำหรับบันทึกและตั้งชื่อไฟล์ใหม่
• จากนั้น ในประเภทการบันทึก เลือก CSV (Comma delimited) เพื่อแปลงไฟล์
• สุดท้าย กด Save

ขั้นตอนที่ 5:

• ต่อไป ไฟล์ Excel ของคุณจะถูกแปลงเป็น CSV
• จากนั้น เปิดไฟล์ด้วยซอฟต์แวร์ Notepad ในคอมพิวเตอร์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 6:

• สุดท้าย ไฟล์ CSV จะมีลักษณะดังภาพต่อไปนี้หลังจากเปิด

หมายเหตุ:

• หากเซลล์มีคอมมา ค่าของเซลล์จะถูกบันทึกภายในเครื่องหมายคำพูด
• หากเซลล์มีตัวอักษรเครื่องหมายคำพูด ตัวอักษรนั้นจะปรากฏสองครั้ง

อ่านเพิ่มเติม: แยกข้อความหลังตัวอักษรใน Excel (6 วิธี)

1.2 การแปลงสมุดงาน Excel เป็นไฟล์ TXT

การส่งออกสมุดงานเป็นไฟล์ TXT เกือบเหมือนกับรูปแบบไฟล์ CSV ที่เราอธิบายข้างต้น ความแตกต่างเดียวคือเซลล์ถูกคั่นด้วยตัวอักษรแท็บแทนที่จะเป็นคอมมา หากแผ่นงานของคุณมีอักขระ Unicode คุณต้องส่งออกไฟล์โดยใช้ Unicode Text มิฉะนั้น อักขระ Unicode จะถูกบันทึกเป็นตัวอักษรเครื่องหมายคำถาม ขั้นตอนสำหรับกระบวนการนี้มีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1:

• ขั้นแรก ไปที่แท็บ File ของริบบอนหลังจากเสร็จสิ้นชุดข้อมูล

ขั้นตอนที่ 2:

• ต่อไป บันทึกไฟล์โดยทำตามขั้นตอนจากวิธีก่อนหน้า
• ที่นี่ ในกล่อง Save as type เลือก Text (Tab delimited) เป็นรูปแบบไฟล์

ขั้นตอนที่ 3:

• ต่อไป หลังจากบันทึกไฟล์ เปิดมันด้วย Notepad และผลลัพธ์จะมีลักษณะดังภาพต่อไปนี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีแปลง Excel เป็นไฟล์ข้อความด้วย Pipe Delimiter (2 วิธี)

1.3 การแปลงสมุดงาน Excel เป็นไฟล์ PRN

ไฟล์ประเภท PRN เหมือนภาพพิมพ์ของแผ่นงาน เซลล์ถูกคั่นด้วยช่องว่างหลายช่อง หนึ่งบรรทัดสามารถมีได้สูงสุด 240 ตัวอักษร ไฟล์ PRN ไม่ได้ใช้กันทั่วไป กระบวนการแปลงประเภทไฟล์นี้มีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1:

• ขั้นแรก ไปที่แท็บ File ของ Ribbon

ขั้นตอนที่ 2:

• ต่อไป อีกครั้ง บันทึกไฟล์ตามขั้นตอนที่แสดงในวิธีแรก
• ในกล่อง Save as type เลือกรูปแบบไฟล์เป็น Formatted Text (Space delimited)

ขั้นตอนที่ 3:

• สุดท้าย เปิดไฟล์ที่แปลงใหม่ด้วย Notepad และดูผลลัพธ์เหมือนภาพต่อไปนี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีแยกข้อมูลจากภาพเข้าสู่ Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)

เนื้อหาที่คล้ายกัน

• วิธิโอนข้อมูลจากชีทหนึ่งไปอีกชีทใน Excel โดยใช้ Macro
• การนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ Excel (3 วิธีที่เหมาะสม)
• วิธีแยกข้อมูลจากตารางตามเกณฑ์หลายอย่างใน Excel
• แปลง Excel เป็นไฟล์ข้อความด้วย Delimiter (2 วิธีง่าย)
• วิธีนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ Excel จากไฟล์ Excel อื่น (2 วิธี)

2. การส่งออกสมุดงาน Excel ไปยังรูปแบบไฟล์อื่นๆ

ในการอภิปรายข้างต้น ผมสาธิตกระบวนการส่งออกข้อมูล Excel โดยแปลงเป็นรูปแบบข้อความ ตอนนี้ ผมจะอภิปรายรูปแบบอื่นๆ ที่เราสามารถส่งออกข้อมูล Excel ได้ โดยค่าเริ่มต้น Excel ยังให้คุณบันทึกสมุดงานในรูปแบบอื่นๆ หลายรูปแบบ ในรูปแบบ DIF แต่ละองค์ประกอบถูกแทนด้วยบล็อก 2 หรือ 3 บรรทัด

2.1 DIF (Data Interchange Format)

ไฟล์เหล่านี้มีนามสกุล DIF ผู้ใช้ใช้ไฟล์เหล่านี้น้อยมาก มันสามารถจัดเก็บข้อมูลของแผ่นงาน Excel เดียวได้ในแต่ละครั้ง

เพื่อจัดเก็บข้อมูลแผ่นงานของคุณในรูปแบบ DIF ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1:

• ขั้นแรก บันทึกสมุดงาน Excel ของคุณใน DIF (Data Interchange Format)

ขั้นตอนที่ 2:

• ต่อไป เปิดไฟล์ที่บันทึกโดยใช้ Notepad เพื่อดูผลลัพธ์ต่อไปนี้

อ่านเพิ่มเติม: โอนข้อมูลจากแผ่นงาน Excel หนึ่งไปอีกแผ่นโดยอัตโนมัติ

2.2 SYLK (Symbolic Link)

ไฟล์เหล่านี้มีนามสกุล .slk พวกเขาก็ไม่ได้ใช้บ่อยนัก รูปแบบนามสกุลหรือไฟล์ .slk ไม่รองรับอักขระ Unicode เพื่อแปลงไฟล์ Excel เป็นรูปแบบ SYLK ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1:

• ขั้นแรก บันทึกไฟล์ Excel ของคุณเป็นรูปแบบ SYLK เหมือนภาพต่อไปนี้
• ที่นี่ นามสกุลไฟล์ต้องเป็น .slk

ขั้นตอนที่ 2:

• ต่อไป เพื่อดูผลลัพธ์ เปิดไฟล์ใหม่ด้วย Notepad

2.3 PDF (Portable Document Format)

ไฟล์เหล่านี้มีนามสกุล .pdf นี่เป็นรูปแบบไฟล์ "อ่านอย่างเดียว" ที่แพร่หลาย คุณไม่สามารถเปลี่ยนข้อมูลได้หลังจากแปลงเป็น PDF กระบวนการแปลงไฟล์ Excel เป็น PDF มีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1:

• ขั้นแรก ใช้นามสกุล PDF เพื่อบันทึกไฟล์ Excel ปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 2:

• ต่อไป ใช้โปรแกรมอ่าน PDF เพื่อเปิดไฟล์ที่แปลงใหม่เพื่อดูผลลัพธ์

2.4 XPS (XML Paper Specification Document)

ไฟล์เหล่านี้มีนามสกุล .xps นี่เป็นทางเลือกของ Microsoft แทนไฟล์ PDF ผู้ใช้ใช้รูปแบบนี้น้อยมาก เพื่ออ่านประเภทไฟล์นี้ คุณจะต้องมี XPS Reader บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

2.5 รูปแบบเว็บเพจ (Web Page Format)

ไฟล์เหล่านี้มีนามสกุล HTM/HTML (Hyper Text Markup Language) โดยการบันทึกไฟล์ Excel ของคุณเป็นรูปแบบนี้ คุณสามารถเปิดไฟล์ใหม่ในเว็บเบราว์เซอร์ได้ เพื่อใช้รูปแบบไฟล์นี้ ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1:

• ขั้นแรก ใช้ Web Page เป็นประเภทการบันทึกเพื่อบันทึกไฟล์ Excel ปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 2:

• ต่อไป คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบ Publish as Web Page
• จากนั้น ในกล่อง เลือก Publish

ขั้นตอนที่ 3:

• สุดท้าย คุณจะสามารถเปิดไฟล์ที่แปลงแล้วในเว็บเบราว์เซอร์ที่ติดตั้งไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ และจะมีลักษณะดังภาพต่อไปนี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ Excel จากเว็บ (พร้อมขั้นตอนเร็ว)

2.6 ODS (OpenDocument Spreadsheet)

ไฟล์เหล่านี้มีนามสกุล .ods ไฟล์เหล่านี้เข้ากันได้กับโปรแกรมสเปรดชีตโอเพนซอร์สหลายตัว คุณสามารถเปิดไฟล์ ODS โดยใช้ Google Docs หรือ Open Office

สรุป

นี่คือจุดจบของบทความนี้ หวังว่าคุณจะพบว่าบทความนี้มีประโยชน์ หลังจากอ่านคำอธิบายข้างต้น คุณจะสามารถส่งออกข้อมูลใน Excel ได้โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งจากที่กล่าวมาข้างต้น โปรดแชร์คำถามเพิ่มเติมหรือคำแนะนำกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

ทีม ExcelDemy เสมอใส่ใจถึงความชอบของคุณ ดังนั้น หลังจากแสดงความคิดเห็น โปรดให้เราเวลาบ้างเพื่อแก้ไขปัญหาของคุณ และเราจะตอบคำถามของคุณด้วยวิธีแก้ไขที่ดีที่สุด

Happy Excelling 🙂

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีแยกข้อมูลจากเซลล์ใน Excel (5 วิธี)
• นำเข้าไฟล์ข้อความด้วย Delimiters หลายตัวเข้าสู่ Excel (3 วิธี)
• วิธีนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความเข้าสู่ Excel (3 วิธี)
• โอนข้อมูลจากแผ่นงาน Excel หนึ่งไปอีกแผ่นโดยอัตโนมัติด้วย VLOOKUP
• วิธีแปลงไฟล์ข้อความเป็น Excel อัตโนมัติ (3 วิธีที่เหมาะสม)
• VBA Code แปลงไฟล์ข้อความเป็น Excel (7 วิธี)
• วิธีแปลง Notepad เป็น Excel พร้อมคอลัมน์ (5 วิธี)