เชี่ยวชาญการตรวจสะกดคำใน Excel: คู่มือด่วนสำหรับแผ่นงานที่ใช้งานอยู่

การตรวจสะกดคำเป็นสิ่งบังคับบางครั้งขณะทำงานบนแผ่นงาน Excel ในบทความนี้ เราจะดูวิธี ตรวจสะกดคำบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ (Active Worksheet) ของ Excel วิธีการเหล่านี้เรียบง่ายมาก พร้อมกับแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ คุณจะเห็นกระบวนการสำหรับแผ่นงานหลายแผ่นและทุกแผ่นงานด้วย

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนได้จากที่นี่

3 วิธีในการตรวจสะกดคำบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ใน Excel

เพื่ออธิบายวิธีการ เราจะใช้ชุดข้อมูลที่ประกอบด้วย ชื่อผลิตภัณฑ์, ราคาต่อหน่วย, และ ยอดขายรวม ของบางผลิตภัณฑ์ ในชุดข้อมูล มี 3 คำที่สะกดผิด เราจะลองตรวจสะกดคำบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่และหาการสะกดที่ถูกต้องโดยใช้วิธีต่อไปนี้

1. ใช้แท็บ Review เพื่อตรวจสะกดคำบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่

1.1 ช่วงหรือหลายเซลล์บนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่

เพื่อตรวจสะกดคำสำหรับหลายเซลล์ในแผ่นงานของคุณ คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างครับ

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ที่คุณต้องการตรวจสะกดคำ

• ที่สอง ไปที่แท็บ Review และเลือกตัวเลือก Spelling
• หรือ คุณสามารถกดปุ่ม F7 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Spelling

• หลังจากเลือกตัวเลือก Spelling คุณจะเห็นกล่องตรวจสะกดคำปรากฏ คุณสามารถเลือกภาษาที่ต้องการภายใต้รายการแบบเลื่อนลง Dictionary Language
• ในกล่องนั้น คุณจะพบตัวเลือก Ignore และ Change
• ในตัวเลือก Suggestion คุณจะเห็นคำที่แตกต่างกันซึ่งเกี่ยวข้องกับคำที่คุณสะกดผิด ปกติคำที่เกี่ยวข้องมากที่สุดจะอยู่ลำดับแรก
• ในขั้นตอนต่อไป ให้เลือกคำที่คุณคิดว่าถูกต้องและกดที่ตัวเลือก Change

• หลังจากเลือกตัวเลือก Change คุณจะเห็นว่าคำที่สะกดผิดซึ่งเป็น “Clener” เปลี่ยนเป็น “Cleaner”
• กล่องเดียวกันจะปรากฏสำหรับเซลล์ถัดไป
• ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถตรวจสะกดคำของเซลล์ที่เลือกทั้งหมดได้
• กล่องจะปรากฏเฉพาะเซลล์ที่คุณสะกดคำผิดเท่านั้น

• หลังจากตรวจสอบเซลล์ที่เลือกทั้งหมด คุณจะได้เห็นกล่องด้านล่างปรากฏในแผ่นงานของคุณ
• กด OK ที่นี่เพื่อดำเนินต่อไป

• สุดท้าย หลังจากตรวจสะกดคำ คุณจะเห็นผลลัพธ์ดังภาพด้านล่าง

1.2 แผ่นงานทั้งแผ่น

เพื่อตรวจสะกดคำสำหรับแผ่นงานทั้งแผ่น คุณต้องทำตามขั้นตอนด้านล่างครับ

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งของแผ่นงานนอกเหนือจากชุดข้อมูล

• ที่สอง เลือกตัวเลือก Spelling ภายใต้แท็บ Review
• หรือ คุณสามารถกด F7 ซึ่งเป็นปุ่มลัดสำหรับการตรวจสะกดคำ
• ทันที คุณจะได้กล่องโต้ตอบด้านล่าง
• กด Yes ที่นี่เพื่อดำเนินการตรวจสะกดคำต่อ

• หลังจากคลิก Yes คุณจะได้กล่องตรวจสะกดคำเหมือนเดิม

• หลังจากเปลี่ยนคำที่สะกดผิด กล่องข้อความจะปรากฏ
• คลิก OK เพื่อดำเนินต่อไป

• สุดท้าย กระบวนการตรวจสะกดคำจะให้ผลลัพธ์ดังด้านล่าง

1.3 หลายแผ่นงาน

คุณยังสามารถตรวจสะกดคำสำหรับหลายแผ่นงานใน Excel ได้ เพื่อตรวจสะกดคำสำหรับหลายแผ่นงาน คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างครับ

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก เลือกแผ่นงานด้วยตนเองขณะกดค้างปุ่ม Ctrl

• หลังจากนั้น เลือกช่วงที่คุณต้องการตรวจสะกดคำ

• ในขั้นตอนต่อไป กดปุ่ม F7 เพื่อตรวจสะกดคำ
• เลือกคำแนะนำที่ต้องการและคลิกที่ตัวเลือก Change เพื่อนำการสะกดที่ถูกต้องไปใช้

• หลังจากเปลี่ยนคำที่สะกดผิดทั้งหมด กล่องข้อความจะปรากฏ
• คลิก OK เพื่อดำเนินต่อไป
• สุดท้าย คุณจะเห็นผลลัพธ์ดังภาพด้านล่าง

1.4 ทุกแผ่นงาน

หากคุณต้องการตรวจสะกดคำในทุกแผ่นงานในสมุดงาน คุณจะต้องทำตามขั้นตอนด้านล่างครับ

ขั้นตอน:

• เพื่อเลือกแผ่นงานทั้งหมดของสมุดงานของคุณ ให้เลือกแผ่นงานใดแผ่นหนึ่งและกดปุ่มขวาของเมาส์
• หลังจากนั้น เลือกตัวเลือก Select All Sheets.

• สิ่งนี้จะเลือกแผ่นงานทั้งหมดในสมุดงานของคุณ ตอนนี้เพื่อตรวจสะกดคำ ทำสิ่งเดียวกันที่ระบุในวิธีก่อนหน้า

1.5 แถบสูตร (Formula Bar) ของ Excel

หากเซลล์ของคุณมีสูตร Excel จะไม่ตรวจสะกดคำสำหรับเซลล์นั้นโดยเฉพาะ ดังนั้นคุณต้องเลือกข้อความจาก Formula Bar มาทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดูว่าเราสามารถตรวจสะกดคำภายในสูตรได้อย่างไรครับ

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกคำในแถบสูตร

• ตอนนี้ หลังจากเลือกคำแล้ว กดปุ่ม F7 หรือเลือก Spelling ภายใต้แท็บ Review
• จะเปิดกล่อง Spelling
• เลือกคำแนะนำที่ต้องการและคลิกที่ตัวเลือก Change

• หลังจากเสร็จสิ้นการตรวจสอบ กล่องข้อความจะปรากฏ
• คลิก OK เพื่อดำเนินต่อไป

• สรุป คุณจะเห็นการสะกดที่ถูกต้องในแถบสูตร

2. แก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดคำด้วยตัวเลือก AutoCorrect ใน Excel

ขณะพิมพ์ ‘shouldn’t’, ‘wouldn’t’, ‘couldn’t’ เราบ่อยครั้งที่ทำข้อผิดพลาดการสะกดคำหรือการพิมพ์ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดประเภทนี้ คุณสามารถใช้ตัวเลือก AutoCorrect มาใส่ใจดูขั้นตอนด้านล่างเพื่อดูว่าเราสามารถนำ ตัวเลือก AutoCorrect มาใช้ได้อย่างไรครับ

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก คลิกที่แท็บ File

• ที่สอง เลือก Options จะเปิดกล่อง Excel Options

• ที่สาม เลือก Proofing และจากนั้น คลิกที่ AutoCorrect Options

• ในกล่อง AutoCorrect ให้ติ๊กเลือกทุกตัวเลือกในแท็บ AutoCorrect
• จากนั้น คลิก OK เพื่อดำเนินต่อไป

หมายเหตุ: คุณจะไม่สามารถได้คำทั้งหมดถูกต้องโดยใช้ตัวเลือก AutoCorrect มันจะทำงานได้เฉพาะกับข้อผิดพลาดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในกล่อง AutoCorrect คุณจะพบพวกมันที่ด้านล่างของกล่อง Replace และ With

• ตอนนี้ ไปที่แผ่นงานและพิมพ์ wo’nt

• กด Enter เพื่อดูการสะกดที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ
• นอกจากนี้ คุณสามารถพิมพ์ woudln’t

• ตอนนี้ หากคุณกด Enter คุณจะเห็นคำที่สะกดถูกต้อง

3. ใช้ Excel VBA เพื่อดำเนินการตรวจสะกดคำบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่

ใน Excel คุณยังสามารถใช้ VBA เพื่อดำเนินการตรวจสะกดคำบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ได้ VBA ย่อมาจาก Visual Basic for Applications ในส่วนต่อไป เราจะดูตัวอย่างบางอย่างของ Excel VBA เพื่อดำเนินการตรวจสะกดคำ

3.1 แผ่นงานที่ใช้งานอยู่ (Active Worksheet)

ในกรณีแรก เราจะใช้ VBA เพื่อตรวจสะกดคำบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ ลองสังเกตขั้นตอนด้านล่างเพื่อดูว่าเราสามารถนำมาโครนี้ไปใช้ได้อย่างไรครับ

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่แท็บ Developer และเลือก Visual Basic จะเปิดหน้าต่าง Visual Basic
• หรือ คุณสามารถกดปุ่ม Alt + F11 พร้อมกันเพื่อเปิดได้

• ที่สอง เลือก Insert >> Module ในหน้าต่าง Visual Basic จะเปิดหน้าต่าง Module

• ตอนนี้ พิมพ์โค้ดในหน้าต่าง Module :

Sub Spell_Check() ActiveSheet.Cells.CheckSpelling End Sub

• หลังจากพิมพ์โค้ด กด Ctrl + S เพื่อบันทึกโค้ด
• คุณสามารถกดปุ่ม F5 เพื่อรันโค้ด
• มิฉะนั้น ให้ไปที่แท็บ Developer และเลือก Macros

• ในขณะนี้ เลือกรหัสที่ต้องการจากกล่อง Macro และ Run มัน

• หลังจากรันโค้ด กล่อง Spelling จะปรากฏ
• คลิกที่ตัวเลือก Change เหมือน วิธี 1.1

• สุดท้าย คุณจะเห็นผลลัพธ์ดังภาพด้านล่าง

3.2 ก่อนปิดสมุดงาน (Before Closing a Workbook)

เรายังสามารถใช้ VBA เพื่อตรวจสะกดคำก่อนปิดสมุดงานได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดูว่าเราสามารถนำสิ่งนี้ไปใช้ได้อย่างไรครับ

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น กด Alt + F11 เพื่อเปิดหน้าต่าง Visual Basic
• ที่สอง ดับเบิล–คลิก ที่ตัวเลือก This Workbook ภายในส่วน Microsoft Excel Objects จะเปิดหน้าต่าง Code

• พิมพ์โค้ดในหน้าต่าง Code :

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Sheet9.Cells.CheckSpelling End Sub

ที่นี่ Sheet9 คือแผ่นงานที่เราต้องการตรวจสะกดคำก่อนปิดสมุดงาน

• กด Ctrl + S เพื่อบันทึกโค้ด
• ตอนนี้ หากคุณคลิกที่ไอคอน Close ของสมุดงาน กล่อง Spelling จะปรากฏ
• คลิกที่ Change เพื่อนำการสะกดที่ถูกต้องไปใช้

• หลังจากเปลี่ยนคำที่สะกดผิดทั้งหมด กล่องข้อความจะปรากฏ
• คลิกที่ Save เพื่อดำเนินต่อไป

• สุดท้าย หากคุณเปิดสมุดงานใหม่ คุณจะเห็นการสะกดที่ถูกต้องใน Sheet9 ของสมุดงานนั้น

3.3 แผ่นงานที่มองเห็นได้ (Visible Sheets)

บางครั้ง เราอาจมีแผ่นงานที่มองเห็นได้และซ่อนอยู่ในสมุดงาน เพื่อตรวจสะกดคำเฉพาะบนแผ่นงานที่มองเห็นได้ คุณต้องทำตามขั้นตอนด้านล่างครับ

ขั้นตอน:

• ก่อน всего ไปที่แท็บ Developer และเลือกหน้าต่าง Visual Basic
• ที่สอง เลือก Insert >> Module ในหน้าต่าง Visual Basic
• จากนั้น พิมพ์โค้ดด้านล่างในหน้าต่าง Module :

Sub Check_Spell_in_Visible_Sheets() For Each WS In ActiveWorkbook.Worksheets If WS.Visible = True Then WS.Activate WS.CheckSpelling End If Next WS End Sub

• หลังจากพิมพ์โค้ด กด Ctrl + S เพื่อบันทึก
• ตอนนี้ กดปุ่ม F5 เพื่อรัน
• ผลลัพธ์ Excel จะเริ่มตรวจสะกดคำจากแผ่นแรกของสมุดงาน

• สุดท้าย ทำซ้ำขั้นตอนของ วิธี 1.1 เพื่อได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

3.4 แผ่นงานที่มองเห็นได้และซ่อนอยู่ (Visible and Hidden Sheets)

• หากคุณต้องการตรวจสะกดคำทั้ง แผ่นงานที่มองเห็นได้และซ่อนอยู่ ให้ทำตามขั้นตอนของ วิธี 3.3
• แต่ ใช้โค้ดด้านล่างในหน้าต่าง Module :

Sub SpellCheckAllSheets() For Each WS In ActiveWorkbook.Worksheets WS.CheckSpelling Next WS End Sub

3.5 ไฮไลท์คำที่สะกดผิด (Highlight Misspelled Words)

• เพื่อไฮไลท์คำที่สะกดผิดในชุดข้อมูล ทำตามขั้นตอนของ วิธี 3.3
• แต่ พิมพ์โค้ดด้านล่างในหน้าต่าง Module :

Sub Highlight_Misspelled_Words() For Each Clr In ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=Clr.Text) Then _ Clr.Interior.ColorIndex = 22 Next Clr End Sub

• หลังจากรันโค้ด คุณจะเห็นผลลัพธ์ดังภาพด้านล่าง

[Fixed!] การตรวจสะกดคำไม่ทำงานใน Excel

บางครั้ง การตรวจสะกดคำอาจไม่ทำงานใน Excel สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นเนื่องจากบางเหตุผล ที่นี่ เราจะพูดถึงเหตุผลที่เป็นไปได้บางส่วนและวิธีแก้ไข

1. ปุ่ม Spelling ถูกปิดใช้งาน (Disabled)

หากแผ่นงาน Excel ถูกปกป้อง แล้ว ปุ่ม Spelling อาจถูกปิดใช้งาน

เพื่อแก้ไข ไปที่แท็บ Review และคลิกที่ตัวเลือก Unprotect Sheet

2. เซลล์ที่มีสูตร (Cells Containing Formulas)

เมื่อเซลล์มีสูตร การตรวจสะกดคำอาจไม่ทำงาน เพื่อแก้ไข คุณต้องตรวจสอบ Formula Bar เราได้พูดถึงใน วิธี 1.5

3. การตรวจสะกดคำทำงานได้เฉพาะบางเซลล์

บางครั้ง การตรวจสะกดคำอาจไม่ทำงานในทุกเซลล์ แต่ทำงานได้เฉพาะเซลล์ที่ใช้งานอยู่ (Active cells) สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นหากคุณอยู่ในโหมด Cell Edit Mode

กด Enter เพื่อออกจากโหมดแก้ไข จากนั้น คุณสามารถตรวจสะกดคำในทุกเซลล์ได้

สรุป

ตามที่คุณเห็น กระบวนการตรวจสะกดคำใน Excel นั้นเรียบง่ายมากและไม่ต้องใช้ขั้นตอนมากมาย มันง่ายและสนุก หวังว่าหลังจากอ่านบทความนี้ คุณจะไม่มีข้อสงสัยใดๆ เกี่ยวกับกระบวนการตรวจสะกดคำใน Excel ในบทความนี้ เรามี 3 วิธีง่ายๆ ในการ ตรวจสะกดคำบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ใน Excel อีกทั้ง เรายังเพิ่มสมุดงานฝึกฝนไว้ที่ต้นบทความ ดาวน์โหลดเพื่อฝึกฝนทักษะได้ นอกจากนี้ คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับบทความอื่นๆ เหมือนนี้ สุดท้าย หากมีข้อเสนอแนะหรือคำถาม รู้สึกว่าสบายใจที่จะถามในส่วนความคิดเห็นด้านล่างครับ