สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามเขตใน Excel

ในบทความนี้ ฉันจะสร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาส ตามอาณาเขต คุณสามารถเรียกสิ่งนี้ว่าแดชบอร์ด Excel แบบไดนามิกและโต้ตอบได้ ซึ่งจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงการอัปเดตล่าสุดด้วยข้อมูลของคุณ

นี่คือรายงาน ที่คุณจะสร้างขึ้นหลังจากสิ้นสุดบทความนี้

สร้างรายงานใน Excel ที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามเขตแดน

คุณสามารถดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊กที่ใช้สำหรับการสาธิตเพื่อลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้ด้วยตนเองเมื่อดำเนินการตามบทความ

ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการสร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามอาณาเขตใน Excel

สำหรับการสาธิต เราจะใช้ชุดข้อมูลต่อไปนี้

รวมถึงยอดขายตามวันที่ ซึ่งเราจะจัดเรียงใหม่ทุกไตรมาสด้วยความช่วยเหลือของฟีเจอร์ตารางและตารางสาระสำคัญของ Excel

ขั้นตอนที่ 1:แปลงชุดข้อมูลเป็นตาราง

ถ้าข้อมูลไม่อยู่ในรูปแบบตาราง ให้แปลงช่วงเป็นตาราง ตาราง Excel เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ดีที่สุดของ Excel ที่ทำให้งานหลายอย่างง่ายขึ้น เช่น การอ้างอิง การกรอง การเรียงลำดับ และการอัปเดต

• เลือกเซลล์ในช่วงที่คุณต้องการแปลงเป็นตารางแล้วกด Ctrl+T บนแป้นพิมพ์ของคุณ หรือไปที่ แทรก แท็บและจาก ตาราง กลุ่มคำสั่ง คลิกที่ ตาราง  ตัวเลือก

• ด้วยเหตุนี้ สร้างตาราง กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ช่วงจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติด้วย ตารางของฉันมีส่วนหัว ช่องทำเครื่องหมายที่เลือก ในการสร้างตาราง เพียงคลิกปุ่ม ตกลง

เป็นผลให้ชุดข้อมูลจะถูกแปลงเป็นตาราง

ขั้นตอนที่ 2:ตั้งชื่อช่วงตาราง

มาตั้งชื่อตารางกัน ณ จุดนี้ ซึ่งจะช่วยให้ทำงานส่วนหลังได้ง่ายขึ้น

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อตารางของคุณจาก การออกแบบ หรือใช้ กล่องชื่อ . เราตั้งชื่อตารางของเราด้วย ข้อมูล .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานรายเดือนใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)

ขั้นตอนที่ 3:สร้าง Pivot Table ด้วยข้อมูลที่กำหนด

เราจะใช้เครื่องมือที่ใช้มากที่สุดของ Excel ในการสร้างรายงานของเรา นั่นคือ Pivot Table ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างตารางเดือยที่มีตาราง

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ในตาราง
• จากนั้นไปที่ แทรก แท็บและคลิกที่ PivotTable คำสั่งจาก ตาราง  กลุ่ม

• ในขณะนี้ สร้าง PivotTable กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น เนื่องจากเราได้เลือกเซลล์ของตารางก่อนที่จะคลิกบน PivotTable คำสั่ง ชื่อตารางของเรา (ข้อมูล ) จะแสดงโดยอัตโนมัติใน ตาราง/ช่วง ของกล่องโต้ตอบ
• เราต้องการสร้างตารางสาระสำคัญในเวิร์กชีตใหม่ ดังนั้นเราจึงคงตัวเลือกเริ่มต้นไว้ เวิร์กชีตใหม่ ใต้หัวข้อ เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงาน PivotTable .
• จากนั้นคลิก ตกลง .

มีการสร้างแผ่นงานใหม่และเขตข้อมูล PivotTable บานหน้าต่างงานจะแสดงโดยอัตโนมัติในเวิร์กชีต

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานสรุปใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)

ขั้นตอนที่ 4:เตรียม Pivot Table ตามรายงานหมวดหมู่

มาทำรายงานการขาย หมวดหมู่ ฉลาดแล้วเราจะสร้างแผนภูมิวงกลม ในการทำรายงาน เราจัดระเบียบฟิลด์ตารางสาระสำคัญในลักษณะนี้

สังเกตภาพต่อไปนี้อย่างระมัดระวัง เราได้วาง การขาย สองครั้งใน ค่า พื้นที่. ด้วยเหตุนี้ ใน คอลัมน์ พื้นที่ ค่าเพิ่มเติม กำลังแสดงฟิลด์ ในพื้นที่แถว เราได้วาง หมวดหมู่ สนาม

ที่ด้านซ้ายของรูปภาพ คุณจะเห็นตารางเดือยเอาต์พุตสำหรับการตั้งค่าฟิลด์ด้านบน

• ตอนนี้ เราต้องการเปลี่ยนรูปแบบตัวเลขของยอดขายเป็นเปอร์เซ็นต์ (%) ของยอดรวมทั้งหมด . โดยคลิกขวาที่เซลล์ในคอลัมน์
• จากนั้นเลือก แสดงค่าเป็น จากเมนูบริบท
• หลังจากนั้น คลิกที่คำสั่ง % ของยอดรวม .

ดังนั้น ค่าคอลัมน์จะแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ของ ผลรวมทั้งหมด .

ขั้นตอนที่ 5:สร้างแผนภูมิวงกลมสำหรับรายงานหมวดหมู่

ในการสร้างรายงานเกี่ยวกับข้อมูล ให้เพิ่มแผนภูมิวงกลมลงไป ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเพิ่มแผนภูมิวงกลมจากข้อมูล

• ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ใน Pivot Table
• จากนั้นไปที่ แทรก แท็บและคลิกที่ แผนภูมิวงกลม ไอคอนจาก แผนภูมิ  กลุ่ม
• หลังจากนั้น เลือก พาย แผนภูมิจากรายการแบบเลื่อนลง

เราจะมีแผนภูมิวงกลมปรากฏขึ้นบนสเปรดชีตของเรา

หลังจากแก้ไขแล้ว แผนภูมิจะเป็นแบบนี้

การแสดงชื่อหมวดหมู่และป้ายกำกับข้อมูลบนแผนภูมิวงกลม

คุณเพิ่มป้ายกำกับข้อมูลได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้

• ขั้นแรก เลือกแผนภูมิวงกลม
• จากนั้นไปที่ การออกแบบ แท็บและใน เค้าโครงแผนภูมิ กลุ่มคำสั่ง คลิกที่ Quick Layout .
• จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก เค้าโครง 1 จากเมนูแบบเลื่อนลง

ทางเลือกอื่น:

อีกวิธีที่สร้างสรรค์ที่เราสามารถเพิ่มป้ายกำกับข้อมูลบนแผนภูมิได้คือการใช้ฟังก์ชัน GETPIVOTDATA . เราจะใช้ฟังก์ชันดึงข้อมูลจากตารางเดือย

คุณเห็นตารางสาระสำคัญด้านล่างที่สร้างจากข้อมูลของเรา

ตารางสาระสำคัญนี้กำลังแสดงผลรวมของยอดขาย , สถานะ และ หมวดหมู่ ฉลาด

เราได้วาง รัฐ ฟิลด์ใน แถว พื้นที่ หมวดหมู่ ฟิลด์ใน คอลัมน์ พื้นที่ และ การขาย ในฟิลด์ ค่า พื้นที่

ทีนี้มาดู GETPIVOTDATA . ของ Excel ฟังก์ชัน

GETPIVOTDATA ไวยากรณ์:GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], …)

ตาราง Pivot มี data_field เพียงรายการเดียว แต่จะมีช่องอื่นๆ กี่ช่องก็ได้

สำหรับตาราง Pivot ด้านบน:

• data_field คือ ยอดขาย สนาม
• อีกสองฟิลด์คือ สถานะ และ หมวดหมู่ .

ในภาพต่อไปนี้ คุณเห็นว่าฉันใช้ GETPIVOTDATA สูตรในเซลล์ H9:

สูตรนี้คืนค่า 950 ในเซลล์ H9 .

สูตรนี้ทำงานอย่างไร

• data_field อาร์กิวเมนต์คือ การขาย ไม่ต้องสงสัยเลย
• A3 เป็นการอ้างอิงเซลล์ภายในตารางเดือย โดยอาจเป็นการอ้างอิงเซลล์ใดก็ได้ภายในตาราง Pivot
• field1, item1 = “สถานะ”, H7 . คุณสามารถแปลได้เช่น ไอดาโฮ (ค่าของเซลล์ H7 คือ ไอดาโฮ ) รายการใน สถานะ
• field2, item2 = “หมวดหมู่”, H8 . สามารถแปลเป็น เครื่องใช้สำนักงาน (ค่าของเซลล์ H8 คือ เครื่องใช้สำนักงาน ) รายการใน หมวดหมู่
• ภาพตัดขวางของ ไอดาโฮ ค่านิยมและเครื่องใช้สำนักงาน ค่าทำให้เรามีค่าเท่ากับ 950

เพื่อแสดงป้ายกำกับ:

การใช้ GETPIVOTDATA ฟังก์ชัน เราจะแสดงชื่อหมวดหมู่และมูลค่าการขาย (% ของยอดรวม) ในบางเซลล์ (เช่นรูปภาพต่อไปนี้)

เพื่อความเข้าใจของคุณ ให้ฉันอธิบายสูตรนี้ในเซลล์ D4

• A4&” ” ส่วนหนึ่งเข้าใจง่าย การอ้างอิงเซลล์จะสร้างช่องว่างในผลลัพธ์
• จากนั้น เราใช้ TEXT . ของ Excel เป็นค่า อาร์กิวเมนต์ของ TEXT ฟังก์ชัน เราได้ผ่าน GETPIVOTDATA . แล้ว ฟังก์ชันและเป็น format_text อาร์กิวเมนต์ เราใช้รูปแบบนี้:“0%”
• The GETPIVOTDATA ส่วนหนึ่งเข้าใจง่าย ดังนั้น ฉันจะไม่อธิบายว่า GETPIVOTDATA . เป็นอย่างไร ทำงานที่นี่

ตอนนี้เราจะแสดงข้อมูลเหล่านี้บนแผนภูมิ

เราแทรก กล่องข้อความ จาก แทรก tab => ภาพประกอบ กลุ่มคำสั่ง => รูปร่าง

ตอนนี้เราแทรก กล่องข้อความ บนแผนภูมิ => ใส่เครื่องหมายเท่ากับบน แถบสูตร จากนั้นเลือกเซลล์ D4 .

ถ้าฉันกด Enter , กล่องข้อความ จะแสดงค่าของเซลล์ D4 .

ในทำนองเดียวกัน ฉันสร้าง กล่องข้อความ . อื่นๆ และอ้างถึงเซลล์ที่เกี่ยวข้อง

หมายเหตุ: เมื่อ กล่องข้อความ ถูกสร้างขึ้น คุณสามารถสร้างกล่องข้อความใหม่ได้ จากอันนี้ นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:

• วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือเส้นขอบของ กล่องข้อความ . ที่สร้างขึ้น และกดปุ่ม Ctrl คีย์บนแป้นพิมพ์ของคุณ เครื่องหมายบวกจะปรากฏขึ้น
• ตอนนี้ลากเมาส์ของคุณ คุณจะเห็นกล่องข้อความใหม่ (วัตถุ) ถูกสร้างขึ้น วาง กล่องข้อความที่สร้างขึ้นใหม่นี้ ในสถานที่ที่คุณต้องการ

ดังนั้นเราจึงเสร็จสิ้นการสร้างแผนภูมิวงกลมที่แสดงยอดขายตามหมวดหมู่แบบไดนามิก

ฉันเพิ่งเปลี่ยนชื่อของ Pivot Table นี้เป็น PT_CategorySales .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานการขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีการสร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
• สร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่ายๆ)
• วิธีการจัดทำรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
• สร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี (ด้วยขั้นตอนด่วน)

ขั้นตอนที่ 6:เตรียม Pivot Table สำหรับยอดขายรายไตรมาส

บางครั้ง คุณอาจต้องการดูยอดขาย การเปลี่ยนแปลงในไตรมาสต่างๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา

เรากำลังจะสร้างรายงานดังภาพต่อไปนี้

รูปภาพแสดง 15 อันดับแรกของสหรัฐฯ ตามยอดขายรวมสำหรับไตรมาสต่างๆ นอกจากนี้เรายังได้เพิ่มเส้นแบบประกายไฟเพื่อแสดงแนวโน้มในไตรมาสต่างๆ

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเตรียมตารางสาระสำคัญสำหรับยอดขายรายไตรมาส

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์จากตารางข้อมูล
• จากนั้นเลือก PivotTable จาก ตาราง กลุ่มของ แทรก  แท็บ

• ถัดไป เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวางตารางสาระสำคัญและคลิก ตกลง . สำหรับการสาธิตนี้ เราได้เลือกเวิร์กชีตใหม่

• ทำสิ่งต่อไปนี้:เพิ่ม วันที่สั่งซื้อ ฟิลด์ใน คอลัมน์ พื้นที่ รัฐ ฟิลด์ใน แถว พื้นที่ และ การขาย ในฟิลด์ ค่า

• หากต้องการแสดงรายงานรายไตรมาสในขณะนี้ ให้คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ใน ป้ายกำกับคอลัมน์ และเลือก กลุ่ม จากเมนูบริบท

• จากนั้นเลือก ไตรมาส ภายใต้ โดย ส่วนของการจัดกลุ่ม

• หลังจากคลิกที่ ตกลง ตอนนี้ตารางเดือยจะมีลักษณะดังนี้

ขั้นตอนที่ 7:แสดง 15 อันดับสูงสุดจากการขาย

ผลลัพธ์จากขั้นตอนก่อนหน้าประกอบด้วยรายงานรายไตรมาสของสถานะทั้งหมดจากชุดข้อมูล หากคุณต้องการทั้งหมดคุณสามารถดำเนินการนี้ได้ แต่ในกรณีของการวิเคราะห์โดยละเอียดเพิ่มเติมที่คุณต้องการสถานะระดับบนสุด นี่คือขั้นตอนที่มีประโยชน์

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ใน สถานะ คอลัมน์ (หรือ ป้ายกำกับแถว )
• จากนั้นวางเมาส์เหนือ ตัวกรอง จากเมนูบริบทแล้วเลือก 10 อันดับแรก

• ถัดไป เลือก 15 ใน แสดง ตัวเลือกจาก ตัวกรอง 10 อันดับแรก (สถานะ)

• เมื่อคุณคลิกที่ ตกลง ตอนนี้ตารางสาระสำคัญจะแสดงสถานะ 15 อันดับแรกตามยอดขาย

ขั้นตอนที่ 8:เพิ่มเส้นแบบประกายไฟให้กับตาราง

ก่อนเพิ่ม เส้นแบบประกายไฟ ฉันต้องการลบทั้งผลรวมทั้งหมด ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการดังกล่าว

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์จากตารางเดือย
• จากนั้นไปที่ การออกแบบ บนริบบิ้นของคุณ
• ตอนนี้เลือก ผลรวมทั้งหมด จาก เค้าโครง
• จากนั้นเลือก ปิดสำหรับแถวและคอลัมน์ จากรายการแบบเลื่อนลง

ยอดรวมทั้งหมด จะถูกลบทิ้ง

• หากต้องการเพิ่มเส้นแบบประกายไฟ ให้เลือกเซลล์ F5 จากนั้นไปที่ แทรก บนริบบิ้นของคุณ
• ตอนนี้ เลือก บรรทัด จาก เส้นประกายไฟ

• ใน สร้างเส้นแบบประกายไฟ กล่อง เลือกช่วง B5:E19 เป็น ช่วงข้อมูล และช่วง F5:F19 เป็น ช่วงตำแหน่ง .

• จากนั้นคลิกที่ ตกลง . ในที่สุดตารางเดือยจะมีลักษณะเช่นนี้

• นอกจากนี้ เรามาเพิ่มเครื่องหมายเพื่อให้น่าสนใจยิ่งขึ้น โดยไปที่ Sparkline บนริบบิ้นของคุณ (จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเซลล์ที่มีเส้นแบบประกายไฟ) จากนั้นเลือก เครื่องหมาย จาก แสดง

นี่คือผลลัพธ์สุดท้ายของเส้นแบบประกายไฟของเรา

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างรายงานการขายรายเดือนใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

Step 9:Add Slicer to Filter Output

Follow these simple steps to add slicers to the pivot table.

• First, select the pivot table for which you want to create the slicers.
• Then go to Insert Tab and from the Filters group of commands, click on the Slicer

• Next, the Insert Slicers dialog box will appear with all the available fields of the Pivot Table. Select the fields for which you want to create the slicers. Here, we have selected the Customer Name , สถานะ , and Category fields for the demonstration.

• หลังจากคลิกที่ ตกลง , 3 slicers will appear on top of the spreadsheet.

อ่านเพิ่มเติม: How to Make MIS Report in Excel for Sales (with Easy Steps)

Step 10:Prepare Final Report

With all the detached stuff created let’s finally combine them all into a single spreadsheet to create a final report.

Now if you select/deselect an option from the slicer, the result will change accordingly in real-time. For example, let’s select Arizona from the State slicers. It will only report that.

You can select multiple ones now too. For example, adding Alabama with it will look like this. And that’s how you can create a report that displays the quarterly sales by territory.

อ่านเพิ่มเติม: How to Automate Excel Reports Using Macros (3 Easy Ways)

บทสรุป

These were all the steps required to create a report that displays quarterly sales by territory in Excel. Hopefully, you can make one on your own with ease now. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions let us know in the comments below.

For more guides like this, visit Exceldemy.com .

บทความที่เกี่ยวข้อง

• How to Create an Expense Report in Excel (With Easy Steps)
• Create an Income and Expense Report in Excel (3 Examples)
• How to Generate Report in PDF Format Using Excel VBA (3 Quick Tricks)
• Make Production Report in Excel (2 Common Variants)
• How to Make Daily Activity Report in Excel (5 Easy Examples)
• Make Daily Production Report in Excel (Download Free Template)
• How to Make Report Card in Excel (Download Free Template)