ในบทความนี้ เราจะทำความรู้จักหัวข้อที่น่าสนใจคือ การจัดรูปแบบมีเงื่อนไข (Conditional Formatting) ตามเซลล์ข้อความอีกเซลล์หนึ่งใน Excel Conditional Formatting ทำให้การเน้นข้อมูลในชีตงานง่ายขึ้น ในบทความนี้ เราจะดูวิธีใช้ Conditional Formatting ตาม เซลล์ข้อความอีกตัว ใน Excel 4 วิธีง่ายๆ
ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างเพื่อฝึกฝนด้วยตัวเองได้ที่นี่
4 วิธีง่าย ใช้ Conditional Formatting อ้างอิงเซลล์ข้อความอื่นใน Excel
เพื่ออธิบายกระบวนการ เราเตรียมชุดข้อมูลไว้ ชุดข้อมูลแสดงข้อมูล Annual Transcript (ใบรายงานประจำปี) ของ 7 นักเรียน พร้อม Names, Obtained Marks และ Status
ต่อไป เราใส่เงื่อนไข Pass ใน เซลล์ C13
ตอนนี้ มาเน้นชุดข้อมูลตามเงื่อนไขนี้ ด้วยวิธีด้านล่าง
1. ใช้ Conditional Formatting พร้อมสูตร อ้างอิงเซลล์ข้อความอื่น
ในกระบวนการแรก เราจะใช้ ฟังก์ชัน SEARCH เพื่อใช้ Conditional Formatting และค้นหาข้อความที่ต้องการ มาดูขั้นตอน
- ขั้นแรก เลือก ช่วงเซลล์ B4:D11 ที่ต้องการใช้ Conditional Formatting
- ไปที่แท็บ Home เลือก Conditional Formatting
- ในเมนูแบบเลื่อนลง เลือก New Rule
- ในกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule เลือก Use a formula to determine which cells to format
- ใส่สูตรนี้ในกล่อง Format values where this formula is true
=SEARCH($C$13, B4)>0
- คลิกที่ตัวเลือก Format เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells
- ในกล่องโต้ตอบ Format Cells ภายใต้แท็บ Fill เลือกสีที่ต้องการ เราสามารถดูตัวอย่างสีในส่วน Sample
- กด OK สองครั้ง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบทั้งหมด
- สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ดังภาพ
ที่นี่ เราใช้ฟังก์ชัน SEARCH เพื่อคืนค่าข้อความใน C13 ภายใน ช่วงเซลล์ B4:D11 และเน้นสีตามนั้น
หมายเหตุ: คุณสามารถใช้สูตร=SEARCH($C$13, B4)>1 เพื่อเน้นเฉพาะเซลล์ที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า "Pass" ในฐานข้อมูลของคุณ เช่น Pass with distinction หรือ Pass with conditions เป็นต้น2. เน้นแถวทั้งแถวตามเซลล์อื่น ด้วยสูตร Excel และ Conditional Formatting
สมมติว่าคุณต้องการเน้นชื่อนักเรียนพร้อมสถานะการสอบปลายภาค มาทำงานกับนักเรียนที่สอบผ่าน เราจะใช้สูตร 3 ประเภท เพื่อเน้นแถวทั้งแถว
2.1. ใช้ฟังก์ชัน SEARCH
ตัวเลือกแรกสำหรับเน้นแถวทั้งแถว คือใช้ฟังก์ชัน SEARCH ทำตามกระบวนการด้านล่าง
- เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
- เปิดกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule ตามที่อธิบายในวิธีแรก
- ใส่สูตรนี้
=SEARCH($C$13,$D4)>0
- พร้อมกับนั้น เปลี่ยนสีจาก Format > Fill > OK
- กด OK อีกครั้ง และคุณจะเห็นผลลัพธ์
ที่นี่ เราใช้ฟังก์ชัน SEARCH เพื่อคืนค่าข้อความใน C13 ภายใน เซลล์ D4 ทำให้มันไม่เปลี่ยนแปลง เพื่อให้สูตรทำซ้ำทั้งคอลัมน์นี้
2.2. ใช้ฟังก์ชัน AND
เทคนิคที่ช่วยเน้นแถวทั้งแถวอีกอย่าง คือใช้ ฟังก์ชัน AND ใน Excel ทำตามกระบวนการด้านล่าง
- เหมือนวิธีก่อน ใส่สูตรนี้ในกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule
=AND($D5="Pass",$C5>40)
- หลังจากนั้น เปลี่ยนสีจาก Format > แท็บ Fill ตามที่อธิบายไว้
- กด OK และได้ผลลัพธ์สุดท้าย
ที่นี่ เราใช้ฟังก์ชัน AND เพื่อกำหนดเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งเงื่อนไขพร้อมกัน สำหรับ ช่วงเซลล์ B4:D11 ที่เลือก
2.3. ใช้ฟังก์ชัน OR
ฟังก์ชัน OR ก็ทำงานได้สำหรับเน้นแถวทั้งหมดตามข้อความเซลล์
- เลือก ช่วงเซลล์ B4:D11
- Home > Conditional Formatting > New Rule
- ใส่สูตรนี้ในกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule
=OR($D5="Pass",$C5>40)
- เปลี่ยนสี และกด OK
- เสร็จแล้ว คุณจะเห็นแถวทั้งแถวถูกเน้นสี
ที่นี่ เราใช้ฟังก์ชัน OR เพื่อตรวจสอบว่ามีเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งเงื่อนไขเป็นจริงจากเกณฑ์หลายอย่าง ตามข้อความเซลล์
3. ใส่ Data Validation สำหรับ Conditional Formatting ใน Excel
Data Validation น่าสนใจมากในกรณี Conditional Formatting ตามเซลล์อื่น ไปดูกระบวนการอย่างละเอียด
- เลือก เซลล์ C13 เนื่องจากเราต้องการใส่ข้อมูลที่นี่
- ไปที่ Data เลือก Data Validation ภายใต้กลุ่ม Data Tools
- ในกล่องโต้ตอบ Data Validation เลือก List เป็น Validation criteria
- ใส่เงื่อนไข Pass และ Fail ในกล่อง Source
- กด OK
- ตอนนี้ เซลล์ C13 มีรายการเงื่อนไขให้เลือก
- เลือก ช่วงเซลล์ D5:D11
- ใส่สูตรนี้ในกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule เหมือนวิธีก่อน
=D5=$C$13- เลือกสีจาก Format > Fill และกด OK > OK
- เสร็จแล้ว คุณได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
- สุดท้าย เพื่อตรวจสอบ ให้เปลี่ยนเงื่อนไขเป็น Fail และเซลล์ที่เน้นจะเปลี่ยนอัตโนมัติ
4. Excel Conditional Formatting ตามข้อความเฉพาะเจาะจง
ในส่วนสุดท้าย ลองใช้ตัวเลือก Specific Text เพื่อใช้ Conditional Formatting มี 2 วิธี
4.1. ใช้ New Formatting Rule
วิธีแรก ทำได้โดยตรงจากแท็บ Conditional Formatting
- ไปที่แท็บ Data เลือก Conditional Formatting
- เลือก Text that Contains จากส่วน Highlight Cell Rules
- ใส่ เซลล์ C13 เป็น Cell Text
- พร้อมกับนั้น เปลี่ยนสีเหมือนภาพด้านล่าง:
- กด OK และดูผลลัพธ์สุดท้าย
4.2. ใช้ Highlight Cells Rules
อีกวิธี คือเน้นเซลล์จากกล่องโต้ตอบ New Formatting Rule
- เลือก Format only cells that contain เป็น Rule Type
- เลือก Specific Text ภายใต้ส่วน Format only cells with
- ใส่การอ้างอิงเซลล์ตามภาพด้านล่าง
- เปลี่ยนสีเน้นจาก Format > Fill แท็บ > OK
- เสร็จแล้ว กด OK และคุณจะเห็นเซลล์ถูกเน้นตามข้อความเซลล์อื่น
สิ่งที่ควรจำ
- ก่อนใช้ Conditional Formatting ให้เลือกเซลล์ที่จะใช้เงื่อนไขเสมอ
- คุณสามารถล้างเงื่อนไขได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะจากชีตเดียวหรือสมุดงานทั้งหมด ด้วยคำสั่ง Clear Rules ในแท็บ Conditional Formatting
สรุป
หวังว่าบทความเกี่ยวกับวิธีใช้ conditional formatting ตาม another text cell ใน Excel 4 วิธีง่ายๆ จะเป็นประโยชน์ บอกเราได้ หากคุณพบวิธีอื่น ติดตาม ExcelDemy สำหรับบทความน่าสนใจแบบนี้ต่อไป
