การพิมพ์อย่างมีประสิทธิภาพสร้างผลกระทบเชิงบวกมากต่อสิ่งแวดล้อมและงบประมาณสำนักงาน ผมจึงสนับสนุนให้พิมพ์อย่างฉลาด ในบทความนี้ ผมจะแสดง วิธีทำให้สเปรดชีต Excel ใหญ่ขึ้นเมื่อพิมพ์ข้อมูลจำนวนมาก
ผมจะตรงไปตรงมาครับ จริงๆ แล้วไม่มีวิธีทำให้สมุดงาน Microsoft Excel ใหญ่ขึ้น (เว้นแต่คุณต้องการเปลี่ยนขนาดกระดาษ) แต่ในบทความนี้ ผมจะแสดงเคล็ดลับและเทคนิคที่คุณสามารถใช้เพื่อพิมพ์ข้อมูลจำนวนมากในพื้นที่เล็กลง
7 วิธีง่ายๆ ทำให้สเปรดชีต Excel ใหญ่ขึ้นเมื่อพิมพ์
ก่อนเข้าสู่เนื้อหาหลัก ให้ผมชี้แจงความสับสนหนึ่งประการ
อย่าสับสนกับวลีที่กล่าวถึง การทำให้สเปรดชีตใหญ่ขึ้น คุณแทบจะไม่สามารถทำให้ขนาดสเปรดชีตใหญ่ขึ้นได้ เพียงแค่จากจำนวนแถว (รวมแถว: 1,048,576) และคอลัมน์ (รวมคอลัมน์: 16,384) เราเพียงแค่จะแสดงวิธีจัดสรรข้อมูลจำนวนมาก (ที่มีคอลัมน์เยอะ) บนหน้ากระดาษขนาดเล็ก
คุณเห็นภาพของชีตงาน ชุดข้อมูลนี้มี 5 คอลัมน์ ดังนั้นจึงยากที่จะพอดีทั้งหมดใน 1 หน้า
ในภาพต่อไป เราเห็นเส้นประดูตัวอย่างหน้า ชัดเจนว่าคอลัมน์สองคอลัมน์สุดท้ายจะไม่พิมพ์ หากเราสั่ง Print
เพื่อทำให้สเปรดชีต Excel ใหญ่ขึ้นเมื่อพิมพ์ คุณสามารถทำตามวิธีใดวิธีหนึ่งด้านล่างได้
1. ปรับขนาดหน้ากระดาษ
ในวิธีแรก เราสามารถเปลี่ยนขนาดหน้ากระดาษเพื่อรองรับคอลัมน์ทั้งหมดในหน้าเดียว วิธีนี้ให้ความต่อเนื่องของชุดข้อมูลที่ผู้อ่านต้องการ มาดูขั้นตอนกัน
ขั้นตอน:
- ไปที่แท็บ File
- เลือกตัวเลือก Print
- เลือกตัวเลือก Letter จากส่วน Settings
- จากตัวเลือก Letter ให้เลือก A3
ในส่วน Print Preview เราเห็นว่าชุดข้อมูลทั้งหมดปรับตัวเข้ากับหน้าเดียวแล้ว
ตอนนี้ คุณสามารถคลิก Print เพื่อพิมพ์ชุดข้อมูลทั้งหมด ทำให้สเปรดชีตใหญ่ขึ้นเมื่อพิมพ์
2. เปลี่ยนการจัดวางหน้า
การเปลี่ยนการจัดวางหน้าเป็นวิธีที่สอง ทำให้ Excel สเปรดชีตใหญ่ขึ้นเมื่อพิมพ์ การจัดวางหน้าสามารถเป็นโหมด landscape หรือ portrait โดยค่าเริ่มต้น Excel จะแสดงชุดข้อมูลเป็นโหมด portrait แต่คุณสามารถปรับการจัดวางตามจำนวนคอลัมน์และแถว ใช้โหมด landscape สำหรับคอลัมน์มาก และ portrait สำหรับแถวมาก
ขั้นตอน:
- ไปที่แท็บ File ก่อน
- เลือกตัวเลือก Print
- เลือกตัวเลือก Portrait Orientation จากส่วน Settings
- ตอนนี้ เลือก Landscape จาก Orientation สำหรับชุดข้อมูลของเรา Landscape Orientation ให้ผลลัพธ์ที่เหมาะสม นั่นคือเหตุที่เราเลือก
เราเห็นว่าชุดข้อมูลทั้งหมดปรับตัวเข้ากับหน้าเดียวในส่วน Print Preview
3. ใช้คุณสมบัติ Size
เราสามารถใช้คุณสมบัติ Page Size เป็นวิธีที่ 3 โดยพื้นฐาน Excel ถือขนาดหน้าสำหรับพิมพ์เป็น Letter แต่ขนาดกระดาษนี้อาจทำให้คอลัมน์ไม่ได้อยู่ในหน้าเดียว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเปลี่ยนขนาดหน้าเพื่อรองรับคอลัมน์ทั้งหมดในหน้าเดียว มาดูขั้นตอนกัน
ขั้นตอน:
- คลิกที่แท็บ Page Layout
- เลือก Size จาก Page Layout จากนั้นเลือกตามต้องการจากตัวเลือกขนาดหน้า ที่นี่ผมเลือก A3 เพื่อเก็บคอลัมน์ทั้งหมดในหน้าเดียว
ตอนนี้ หากคุณพิมพ์ชุดข้อมูลทั้งหมด คุณจะเห็นว่าคอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียว ไม่มีการตัดคอลัมน์ เรายืนยันได้จากส่วน Print Preview
4. ใช้ตัวเลือก Fit Sheet on One Page
อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพคือการปรับชุดข้อมูลให้พอดีกับหน้าเดียว ด้วยวิธีนี้ คอลัมน์และแถวทั้งหมดจะปรับตัวโดยอัตโนมัติ คุณเพียงต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ไปที่แท็บ File
- เลือกตัวเลือก Print
- เลือกตัวเลือก No Scaling จากส่วน Settings
- เลือกตัวเลือก Fit Sheet on One Page จากส่วน No Scaling
ในส่วน Print Preview เราเห็นว่าชุดข้อมูลทั้งหมดปรับตัวเข้ากับหน้าเดียวแล้ว
5. ใช้คำสั่ง Print Area
คุณสามารถใช้คำสั่ง Print Area เป็นวิธีหนึ่ง เพื่อทำให้ Excel สเปรดชีตใหญ่ขึ้นเมื่อพิมพ์ ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก เลือกพื้นที่ทั้งหมดที่ต้องการพิมพ์ ในกรณีของผม เลือกเซลล์ A1:G26
- ไปที่แท็บ Page Layout
- เลือก Print Area จากริบบอน Page Layout
- เลือกตัวเลือก Set Print Area
คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าพื้นที่ที่เลือกพร้อมพิมพ์หรือไม่ ในส่วน Print Preview
6. ใช้ตัวเลือก Page Break Preview
อีกวิธีง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพคือใช้ตัวเลือก Page Break Preview ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ไปที่แท็บ View
- เลือกตัวเลือก Page Break Preview จากริบบอน View
ตอนนี้ คุณจะเห็น เส้นประสีน้ำเงิน เป็นขอบเขตระหว่างหน้า
- ลาก เส้นประสีน้ำเงิน ไปไกลเท่าที่คุณต้องการพิมพ์พื้นที่ในหน้าแรก
เราเห็นว่าสเปรดชีต Excel ใหญ่ขึ้น เรายืนยันได้จากส่วน Print Preview
ดังนั้น เราสามารถทำให้สเปรดชีต Excel ใหญ่ขึ้นเมื่อพิมพ์ได้
7. ลดระยะขอบหน้ากระดาษ
อีกวิธีหนึ่งคือลดระยะขอบหน้ากระดาษ แต่ผมเตือนไว้ว่าไม่ได้ทำงานได้ทุกครั้ง หากหน้าเกินขีดจำกัดที่ลดได้ จะไม่สามารถทำให้สเปรดชีตใหญ่ขึ้นได้
ขั้นตอน:
- ไปที่แท็บ File
- เลือกตัวเลือก Print
- เลือกตัวเลือก Normal Margins จากส่วน Settings
- เลือกตัวเลือก Narrow เพื่อทำให้สเปรดชีตใหญ่ขึ้น
ไม่สามารถปฏิเสธได้ว่าจะทำให้สเปรดชีต Excel ใหญ่ขึ้น แต่ยังคงสงสัยว่ารุ่นที่ใหญ่ขึ้นจะพอดีกับชุดข้อมูลทั้งหมดหรือไม่
สรุป
จบบทความนี้แล้ว ในบทความนี้ ผมพยายามอธิบาย 7 วิธีง่ายๆ เพื่อ ทำให้สเปรดชีต Excel ใหญ่ขึ้นเมื่อพิมพ์ จะเป็นความยินดีมาก หากบทความนี้ช่วยผู้ใช้ Excel แม้แค่นิดเดียว สำหรับคำถามเพิ่มเติม คอมเมนต์ด้านล่างได้ คุณสามารถเยี่ยมชมไซต์ของเราสำหรับบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Excel
การอ่านเพิ่มเติม
- เพิ่มส่วนท้ายหน้า 1 ให้กับชีตงานปัจจุบัน
- วิธีพิมพ์เซลล์ที่เลือกใน Excel (2 วิธีง่าย)
- วิธีพิมพ์สเปรดชีต Excel พร้อมเส้นกริดและเปลี่ยนสี
