Conditional Formatting เป็นคุณสมบัติที่ต้องใช้ของ Microsoft Excel สำหรับการวิเคราะห์ทางสถิติและการแสดงข้อมูลให้ดียิ่งขึ้น คุณสมบัตินี้ใช้หลักสำหรับไฮไลท์เซลล์ในชุดข้อมูลตามเงื่อนไขต่างๆ เงื่อนไขเหล่านี้จัดอยู่ในประเภทกฎการจัดรูปแบบที่แตกต่างกัน ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีใช้ประเภทต่างๆ ของ Conditional Formatting ใน Excel
คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงาน Excel ฟรีได้ที่นี่และฝึกฝนด้วยตัวเอง
5 ประเภทของ Conditional Formatting ใน Excel ที่แตกต่างกัน
ในบทความนี้ คุณจะเห็น 5 ประเภทของ Conditional Formatting ใน Excel ที่แตกต่างกัน ประเภทเหล่านี้คือ Highlight Cells Rules, Top and Bottom Rules, Data Bars, Color Scales และ Icon Sets ภายใต้ประเภทเหล่านี้ มีบางประเภทย่อย เราจะอธิบายทุกประเภทและการใช้งานในส่วนของตนเอง
เพื่ออธิบายขั้นตอนต่อไป เราจะใช้ชุดข้อมูลต่อไปนี้ ที่นี่ในคอลัมน์ B เรามีวันที่สุ่ม บางส่วน ในคอลัมน์ C มีชื่อสุ่ม และคอลัมน์ D มีกำไรที่ได้รับในวันนั้น เราจะใช้เงื่อนไขการจัดรูปแบบทั้งหมดกับชุดข้อมูลขึ้นอยู่กับเกณฑ์เงื่อนไข
1. Highlight Cells Rules
ประเภทแรกของ 5 ประเภทของ Conditional Formatting ใน Excel คือ Highlight Cells Rules ภายใต้ประเภทนี้ เราจะให้เงื่อนไขเฉพาะบางอย่าง และการนำเสนอของเซลล์จะเปลี่ยนแปลงตามเงื่อนไขเหล่านี้
1.1 ค่าเซลล์มากกว่าค่าที่กำหนด
ที่นี่เราจะจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไขมากกว่า เราจะตั้งค่าที่กำหนดและจะดูว่ามีค่าเซลล์กี่ค่าที่มากกว่าค่านั้น ในการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เลือกช่วงเซลล์ D5:D12.
- จากนั้น จากแท็บ Home ของริบบอน เลือก Conditional Formatting.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง หลังจากเลือกคำสั่งก่อนหน้า คุณจะเห็นเมนูดรอปดาวน์ที่มีประเภทหลักทั้งหมดของ Conditional Formatting อยู่ภายใน.
- จากนั้น เลือก Highlight Cells Rules เพื่อดูเมนูดรอปดาวน์ที่สอง.
- จากนั้น เลือก Greater Than.
ขั้นตอนที่ 3:
- ขั้นที่สาม คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบ Greater Than.
- จากนั้น ตั้งค่าสำหรับการเปรียบเทียบ.
- ในตัวอย่างของเรา เราจะไฮไลท์เซลล์ที่มีค่ามากกว่า 250.
- จากนั้น เซลล์ที่มีค่ามากกว่าจะถูกไฮไลท์หลังจากตั้งเกณฑ์แล้ว.
- จากนั้น กด OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ.
ขั้นตอนที่ 4:
- ขั้นที่สี่ ผลลัพธ์สุดท้ายของขั้นตอนนี้จะมีลักษณะดังภาพต่อไปนี้.
1.2 ค่าเซลล์น้อยกว่าค่าที่กำหนด
ส่วนนี้เป็นหัวข้อตรงข้ามกับส่วนก่อนหน้า ที่นี่ เราจะไฮไลท์เซลล์ที่มีค่าน้อยกว่าค่าที่กำหนด ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก หลังจากเลือกช่วงเซลล์ ไปที่ตัวเลือกที่สองของ Highlight Cells Rules ซึ่งคือ Less Than.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง กล่องโต้ตอบ Less Than จะปรากฏ.
- จากนั้น เราจะกำหนดค่าสำหรับการเปรียบเทียบ.
- ที่นี่ เราจะไฮไลท์เซลล์ที่มีค่าน้อยกว่า 300.
- หลังจากไฮไลท์แล้ว กด OK เพื่อปิดกล่อง.
1.3 ค่าเซลล์อยู่ระหว่างสองค่า
เกณฑ์การไฮไลท์ครั้งที่สามของเราจะเป็นค่าเซลล์ที่อยู่ระหว่างสองค่าที่กำหนด วิธีที่คุณสามารถไฮไลท์ได้ระบุในขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก ไปที่เงื่อนไข Between จาก Highlight Cells Rules หลังจากเลือกช่วงเซลล์ D5:D12.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าสองค่า สำหรับแสดงเซลล์ที่ไฮไลท์ที่จะอยู่ระหว่างค่าเหล่านั้น.
- ในตัวอย่างของเรา เราจะไฮไลท์เซลล์ที่อยู่ระหว่าง 200 และ 600.
- สุดท้าย กด OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ.
1.4 ค่าเซลล์เท่ากับค่าที่กำหนด
เป้าหมายของส่วนนี้คือไฮไลท์เซลล์บางเซลล์ที่เท่ากับค่าที่กำหนด ขั้นตอนของกระบวนการนี้มีดังนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เลือกช่วงเซลล์ D5:D12 และเลือก Equal To จาก Highlight Cells Rules.
ขั้นตอนที่ 2:
- จากนั้น ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าเพื่อดูการจับคู่ที่ถูกต้องในชุดข้อมูล.
- ที่นี่ เราจะไฮไลท์เซลล์ที่เท่ากับ 350.
1.5 เซลล์ที่มีข้อความเฉพาะ
เงื่อนไขทั้งหมดก่อนหน้านี้ของเราเป็นไปตามตัวเลขหรือค่า แต่ในส่วนนี้ เราจะแสดงวิธีค้นหาข้อความเฉพาะโดยใช้ Conditional Formatting ในการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เลือกช่วงเซลล์ C5:C12.
- จากนั้น เลือก Text that Contains จากเมนูดรอปดาวน์ Highlight Cells Rules.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง กล่องโต้ตอบ Text that Contains จะปรากฏ.
- จากนั้น ในกล่องพิมพ์ ให้พิมพ์ข้อความใดๆ จากชุดข้อมูล.
- หลังจากพิมพ์แล้ว ข้อความจะถูกไฮไลท์ในชุดข้อมูล.
- สุดท้าย กด OK เพื่อปิดกล่อง.
1.6 เซลล์ที่มีวันที่เฉพาะ
ในส่วนนี้ เราจะใช้เงื่อนไขบางอย่างเกี่ยวกับวันที่ในชุดข้อมูล วิธีที่คุณสามารถไฮไลท์วันที่เฉพาะในชุดข้อมูลของคุณระบุในขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เลือกช่วงเซลล์ที่มีวันที่ ซึ่งคือ B5:B12.
- จากนั้น จากเมนูดรอปดาวน์ Highlight Cells Rules เลือก A Date Occurring.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง ในกล่องโต้ตอบ ตั้งกฎสำหรับไฮไลท์เซลล์ที่มีวันที่จากเดือนก่อนหน้า.
- ผลลัพธ์คือ ในช่วงเซลล์ B5:B12 จะมีเพียงวันที่ของเดือนก่อนหน้าที่ถูกไฮไลท์.
1.7 ค่าเซลล์ซ้ำ
เงื่อนไขสุดท้ายของ Highlight Cells Rules เกี่ยวกับการค้นหาค่าซ้ำจากชุดข้อมูล หากคุณต้องการไฮไลท์ค่าซ้ำ คุณสามารถทำตามขั้นตอนที่ระบุด้านล่างได้
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เลือกช่วงเซลล์ที่คุณต้องการใส่เงื่อนไข.
- จากนั้น เลือก Duplicate Values จากเมนูดรอปดาวน์.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง หลังจากเลือกคำสั่ง ค่าซ้ำจากเซลล์จะถูกไฮไลท์โดยอัตโนมัติ.
อ่านเพิ่มเติม: Excel ไฮไลท์เซลล์หากค่ามากกว่าเซลล์อื่น (6 วิธี)
2. Top and Bottom Rules
Top and Bottom Rules เป็นประเภทที่สองของ Conditional Formatting ใน Excel หากคุณต้องการไฮไลท์ค่าสูงสุดหรือต่ำสุดจากชุดข้อมูลของคุณ หรือต้องการหาเปอร์เซ็นต์บนสุดหรือล่างสุดของข้อมูล ประเภทนี้คือตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการทำเช่นนั้น
2.1 ค่าสูงสุดจากชุดข้อมูล
บางครั้ง ผู้ใช้ต้องการแสดงค่าสูงสุดในข้อมูลที่กำหนดเพื่อการวิเคราะห์ ขั้นตอนด้านล่างของกระบวนการนี้อธิบายว่าคุณสามารถใช้เงื่อนไขนี้ได้อย่างไร
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก ใช้ชุดข้อมูลต่อไปนี้สำหรับการใช้เงื่อนไข.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง เลือกช่วงเซลล์ D5:D12.
- จากนั้น ในแท็บ Home เลือกประเภทที่สองของ Conditional Formatting ซึ่งคือ Top/Bottom Rules.
- จากกฎ เลือก Top 10 Items.
ขั้นตอนที่ 3:
- ขั้นที่สอง กล่องโต้ตอบจะปรากฏซึ่งคุณสามารถป้อนจำนวนค่าสูงสุดด้วยตนเองได้.
- เนื่องจากชุดข้อมูลของเรามีน้อยกว่า 10 รายการ เราจะไฮไลท์ค่า 5 อันดับแรกในชุดข้อมูล.
- สุดท้าย เงื่อนไขนี้จะไฮไลท์ค่า 5 อันดับแรกจากชุดข้อมูลของเรา.
2.2 ค่า 10% อันดับบนจากชุดข้อมูล
หากคุณต้องการไฮไลท์ว่ามีค่ากี่ค่าจากชุดข้อมูลของคุณที่อยู่ใน 10 เปอร์เซ็นต์บนสุดของข้อมูลทั้งหมด คุณสามารถใช้เงื่อนไขนี้ได้ สำหรับขั้นตอนโดยละเอียด ให้ทำตามขั้นตอนที่ระบุด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 1:
- ในตอนต้น เลือกช่วงเซลล์ D5:D12.
- จากนั้น เลือก Top 10% จาก Top/Bottom Rules.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง ตั้งเงื่อนไขไฮไลท์เพื่อดูเซลล์ที่อยู่ใน 10 เปอร์เซ็นต์บนสุดของค่ารวม.
- จากนั้น จะแสดงเซลล์ D5 ที่เป็น $500 ซึ่งตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด.
2.3 ค่าต่ำสุดจากชุดข้อมูล
สำหรับเกณฑ์ที่สามของประเภทนี้ เราจะไฮไลท์ค่าต่ำสุดของชุดข้อมูล ตอนนี้ ดูขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อได้มุมมองที่ชัดเจน
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เลือกช่วงข้อมูลเพื่อใช้เงื่อนไข.
- จากนั้น เลือก Bottom 10 Items จากเมนูดรอปดาวน์.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง กำหนดจำนวนค่าต่ำสุดที่จะแสดง.
- จากนั้น เซลล์ที่ไฮไลท์ในชุดข้อมูลจะแทนค่า 5 อันดับล่าง.
2.4 ค่า 10% อันดับล่างจากชุดข้อมูล
ในส่วน 2.2 คุณได้เห็นการใช้เงื่อนไข Top 10% Value บนชุดข้อมูลที่กำหนด ที่นี่ เราจะแสดงตรงข้ามของเงื่อนไขนี้ เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ ดูขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- ในตอนต้น เลือกชุดข้อมูลที่คุณต้องการใช้เงื่อนไข.
- จากนั้น ไปที่เมนูดรอปดาวน์ Top/Bottom Rules และเลือก Bottom 10%.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง ใส่เปอร์เซ็นต์ที่ต้องการในกล่องพิมพ์.
- หลังจากนั้น ค่าที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดจะถูกไฮไลท์ในชุดข้อมูล.
- ที่นี่ $100 ตรงตามเกณฑ์สำหรับ 10 เปอร์เซ็นต์ล่างสุดของชุดข้อมูลทั้งหมด.
2.5 ค่าสูงกว่าค่าเฉลี่ยของชุดข้อมูล
คุณยังสามารถไฮไลท์ค่าเซลล์ตามค่าเฉลี่ยของค่าเซลล์รวมใน Conditional Formatting ได้ เพื่อไฮไลท์ค่าสูงกว่าค่าเฉลี่ยของชุดข้อมูล ให้ทำตามขั้นตอนที่ระบุด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 1:
- ในตอนต้น หลังจากเลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการ ไปที่เงื่อนไข Above Average จากเมนูดรอปดาวน์ Top/Bottom Rules.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง หลังจากใช้เงื่อนไขแล้ว ค่าที่ต้องการจะถูกไฮไลท์โดยอัตโนมัติ.
2.6 ค่าต่ำกว่าค่าเฉลี่ยของชุดข้อมูล
ตอนนี้ เราจะหาค่าต่ำกว่าค่าเฉลี่ยของชุดข้อมูล ซึ่งเป็นเงื่อนไขสุดท้ายของ Top/Bottom Rules เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น ดูขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก หลังจากเลือกช่วงข้อมูลที่จำเป็น ไปที่คำสั่ง Below Average จากเมนูดรอปดาวน์.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง ข้อมูลที่อยู่ภายใต้เงื่อนไขที่ใช้จะถูกไฮไลท์จากชุดข้อมูล.
อ่านเพิ่มเติม: สูตร Excel Conditional Formatting
3. Data Bars
นี่คือประเภทที่สามของ 5 ประเภทของ Conditional Formatting ใน Excel หากคุณต้องการเปรียบเทียบค่าตัวเลขในชุดข้อมูลของคุณ เงื่อนไขนี้จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด ตามค่าเซลล์ เงื่อนไขนี้จะสร้างแถบที่จะแสดงค่าบวกและค่าลบ ทั้งสองอย่าง คุณสามารถหาขั้นตอนโดยละเอียดได้ในส่วนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เพื่อใช้เงื่อนไขนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลต่อไปนี้.
- ที่นี่ ในคอลัมน์กำไร เราได้ใส่ค่าลบบางค่าเพื่อการนำเสนอที่ดีขึ้น.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง จากเมนูดรอปดาวน์ Conditional Formatting เลือก Data Bars.
- จากนั้น คุณจะเห็นการออกแบบที่มีอยู่มากมายสำหรับเงื่อนไขนี้.
- หลังจากนั้น เลือกใดๆ ตามที่คุณต้องการ.
ขั้นตอนที่ 3:
- ขั้นที่สาม ช่วงข้อมูลที่เลือกจะมีลักษณะดังภาพต่อไปนี้.
- ที่นี่ ค่าบวกจะถูกไฮไลท์เป็นสีเขียว และค่าลบจะแสดงเป็นสีแดง.
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำ Conditional Formatting สำหรับเงื่อนไขหลายอย่าง (8 วิธี)
การอ่านที่คล้ายกัน
- Excel สลับสีแถวด้วย Conditional Formatting [วิดีโอ]
- วิธีทำให้ตัวเลขลบเป็นสีแดงใน Excel (4 วิธีง่าย)
- วิธีเปรียบเทียบสองคอลัมน์ใน Excel เพื่อหาความแตกต่าง
- 4 สูตร Excel ด่วนเปลี่ยนสีเซลล์ตามวันที่
- คัดลอก Conditional Formatting ใน Excel
4. Color Scales
ประเภทที่สี่ของ 5 ประเภทของ Conditional Formatting คือ Color Scales มันแสดงการกระจายของข้อมูลในชุดข้อมูล คุณสามารถผสมสองสีหรือสามสีบนสเกลได้ สีอันดับบนสุดจะแทน ค่าที่มากกว่า สเกลกลางจะแทนค่าเฉลี่ย และสเกลสีอันดับล่างสุดจะแทนค่าที่ต่ำกว่าในชุดข้อมูล เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอน ให้อ่านขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เลือกช่วงข้อมูลที่จำเป็นและไปที่เมนูดรอปดาวน์ Color Scales จาก Conditional Formatting.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง จากเมนูดรอปดาวน์ Color Scales เลือก More Rules.
ขั้นตอนที่ 3:
- ขั้นที่สาม ในกล่องโต้ตอบ เลือก 3-Color Scale เป็น Format Style.
- จากนั้น ในกล่อง Type เลือก Lowest Value เป็น Minimum และ Highest Value เป็น Maximum.
- ที่นี่ ค่าต่ำจะมีสเกลสีแดง ค่ากลางจะมีสเกลสีเขียว และสุดท้าย ค่าสูงจะมีสเกลสีเขียว.
- สุดท้าย กด OK.
ขั้นตอนที่ 4:
- สุดท้าย หลังจากตั้งค่าเงื่อนไขทั้งหมดแล้ว ชุดข้อมูลของคุณจะมีลักษณะดังภาพต่อไปนี้.
อ่านเพิ่มเติม: สูตร Excel เปลี่ยนสีข้อความตามค่า (+ วิธีพิเศษ)
5. Icon Sets
ประเภทสุดท้ายของ 5 ประเภทของ Conditional Formatting คือ Icon Sets ประเภทนี้ทำงานเหมือนสองตัวอย่างก่อนหน้า เงื่อนไขนี้นำไอคอนมาใช้ในช่วงเซลล์ที่เลือกตามค่าเซลล์ของพวกเขา ขั้นตอนสำหรับกระบวนการสุดท้ายของบทความนี้ระบุด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เลือกคำสั่ง Icon Sets จากเมนูดรอปดาวน์ Conditional Formatting หลังจากเลือกช่วงข้อมูลที่จำเป็น.
- ที่นี่ คุณจะเห็นการออกแบบของ Icon Sets มากมาย.
- ผลลัพธ์ เลือกการออกแบบใดๆ เพื่อใช้.
ขั้นตอนที่ 2:
- ขั้นที่สอง ชุดข้อมูลจะมีลักษณะดังภาพต่อไปนี้หลังจากใช้ไอคอนที่ต้องการ.
- ที่นี่ ไอคอนสีแดงแทนค่าต่ำ ไอคอนสีเหลืองแทนค่ากลาง และไอคอนสีเขียวแทนค่าสูงของชุดข้อมูล.
อ่านเพิ่มเติม: Excel Conditional Formatting สีข้อความ (3 วิธีง่าย)
สรุป
นี่คือจบของบทความนี้ เราหวังว่าคุณจะพบว่าบทความนี้มีประโยชน์ หลังจากอ่านคำอธิบายข้างต้น คุณจะสามารถใช้ประเภทต่างๆ ของ Conditional Formatting ใน Excel ได้โดยการอ่านคำอธิบายข้างต้น โปรดแชร์คำถามหรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติมกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
ทีม ExcelDemy กังวลเรื่องความต้องการของคุณเสมอ ดังนั้น หลังจากแสดงความคิดเห็น โปรดให้เราเวลาสักครู่เพื่อแก้ไขปัญหาของคุณ และเราจะตอบคำถามของคุณด้วยโซลูชันที่ดีที่สุด
บทความที่เกี่ยวข้อง
- ใช้ Conditional Formatting กับวันที่ครบกำหนดใน Excel (3 วิธี)
- Conditional Formatting ด้วย INDEX-MATCH ใน Excel (4 สูตรง่าย)
- Pivot Table Conditional Formatting ตามคอลัมน์อื่น (8 วิธีง่าย)
- Excel Conditional Formatting ตามช่วงวันที่
- Conditional Formatting บนข้อความที่มีหลายคำใน Excel
- ใช้ Conditional Formatting กับแต่ละแถวแยกกัน: 3 เคล็ดลับ
