เชี่ยวชาญ Excel: คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการแทรกย่อยรวม

Excel ถูกใช้กันอย่างกว้างขวางในการจัดเก็บข้อมูลตัวเลขที่สำคัญของนักเรียนหรือพนักงาน ดังนั้น จึงมักจะต้องแยกค่าย่อยรวมของกลุ่มจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ เพื่อเข้าใจสถานการณ์จริง ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธี แทรกย่อยรวม ใน Excel

ย่อยรวมคืออะไร?

ก่อนจะลงลึกไปที่ส่วนการคำนวณ มาเรียนรู้ความหมายของย่อยรวมกันก่อน

ในทั่วไป ย่อยรวมหมายถึงผลรวมของชุดหนึ่งจากกลุ่มชุดที่ใหญ่กว่า ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณได้ 100 คะแนนในภาคเรียนที่ผ่านมา โดยคะแนนวิชาคณิตศาสตร์ได้มาจาก 3 ครั้งของแบบทดสอบในชั้นเรียน ในครั้งแรกคุณได้ 10 คะแนน ครั้งที่สองได้ 15 คะแนน และครั้งสุดท้ายได้ 20 คะแนน ตอนนี้คุณต้องการทราบเฉพาะคะแนนคณิตศาสตร์จากรวม 100 คะแนน เพื่อให้ได้คะแนนนั้นง่ายๆ คุณสามารถ ใช้ย่อยรวม ได้

เช่นเดียวกัน ใน Excel คุณสามารถใช้ฟังก์ชันย่อยรวมเพื่อแยกชุดข้อมูลขนาดใหญ่เป็นชุดเล็กๆ แล้วดำเนินการฟังก์ชัน Excel ต่างๆ เช่น SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT, PRODUCT เป็นต้น เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

ดาวน์โหลดสมุดงาน

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกหัดได้ที่นี่

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแทรกย่อยรวมใน Excel

ที่นี่คุณจะได้เรียนรู้วิธีสุดท้ายของการแทรก ย่อยรวมใน Excel ขั้นตอนในการทำมีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: เลือกช่วงข้อมูลที่คุณต้องการเป็นหมวดหมู่อยู่ย่อยรวม

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่แท็บ Data -> Subtotal (ในเครื่องมือคำสั่ง Outline)

ขั้นตอนที่ 3: ในกล่อง Subtotal ที่ปรากฏขึ้น

• ภายใต้ป้ายกำกับ At each change in จากกล่องดรอปดาวน์ ให้เลือกชื่อหมวดหมู่ที่คุณต้องการให้ชุดข้อมูลของคุณจัดเรียง (ในกรณีของเรา เราต้องการจัดเรียงข้อมูลตามชื่อ จึงเลือก Name เป็นหมวดหมู่)
• ภายใต้ป้ายกำกับ Use function จากกล่องดรอปดาวน์ ให้เลือกชื่อฟังก์ชันที่คุณต้องการนำไปใช้กับชุดข้อมูล (ในกรณีของเรา เราต้องการทราบผลรวมของข้อมูล จึงเลือก SUM เป็นฟังก์ชัน)

คุณสามารถเลือกฟังก์ชันใดก็ได้ที่คุณต้องการโดยการเลื่อนแถบเลื่อนจากรายการดรอปดาวน์ Use function (ดูภาพด้านล่าง)

• ภายใต้ป้ายกำกับ Add subtotal to ให้เลือกกล่องถูกข้างๆ ชื่อที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เพื่อทราบผลลัพธ์ย่อยรวม (ในกรณีของเรา เราต้องการทราบค่าย่อยรวมของแต่ละสมาชิก จึงเลือกตัวเลือก Name เป็นคอลัมน์ย่อยรวม)
• หากคุณมีผลลัพธ์ย่อยรวมที่มีอยู่แล้วและต้องการลบออก ให้เลือกกล่องถูกข้างๆ Replace current subtotals มิฉะนั้น ให้ล้างกล่องถูก (เพื่อเข้าใจความแตกต่าง ดูรูปที่ 1 & 2)
• หากคุณต้องการแทรกตัวแบ่งหน้าอัตโนมัติสำหรับแต่ละย่อยรวม ให้เลือกกล่องถูก Page break between groups มิฉะนั้น ให้ทิ้งไว้ไม่ติ๊ก
• หากคุณต้องการให้ผลลัพธ์ย่อยรวมอยู่ด้านล่างของแต่ละหมวดหมู่ ให้เลือกกล่องถูก Summary below data มิฉะนั้น ให้เอาติ๊กออก
• คลิก OK

รูปที่ 1: ค่าย่อยรวมพร้อมกล่องถูก Replaced current subtotals

รูปที่ 2: ค่าย่อยรวมพร้อมกล่องถูก Replaced current subtotals ไม่ติ๊ก

สิ่งนี้จะสร้างผลลัพธ์ย่อยรวมของแต่ละหมวดหมู่ของชุดข้อมูล พร้อมกับ Grand Total ของชุดข้อมูลทั้งหมดของคุณ

Grand Total = ผลรวมของค่าย่อยรวมทั้งหมด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดเรียงย่อยรวมใน Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)

ลบย่อยรวม

หากคุณไม่ต้องการย่อยรวมอีกต่อไป ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 1: เลือกช่วงข้อมูล

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ Data -> Subtotal

ขั้นตอนที่ 3: เลือก Remove All จากด้านซ้ายล่างของกล่อง Subtotal

สิ่งนี้จะลบค่าย่อยรวมทั้งหมดของชุดข้อมูลของคุณ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลบย่อยรวมใน Pivot Table (5 วิธีที่มีประโยชน์)

สรุป

ในบทความนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีแทรกย่อยรวมใน Excel ด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพและง่ายที่สุด หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์มากสำหรับคุณ โปรดรู้สึกว่าสบายใจที่จะถามคำถามใดๆ หากคุณมี

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีย่อยรวมหลายคอลัมน์ใน Excel Pivot Table (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• ใช้ SUBTOTAL ใน Excel พร้อมตัวกรอง (พร้อมขั้นตอนเร็ว)