หากงานของคุณต้องใช้ Excel เกือบทุกวัน คุณอาจมองหาวิธีทำให้งานซ้ำๆ ง่ายขึ้น เช่น เมื่อทำงานกับข้อมูลที่ต้องอัปเดตบ่อยๆ คุณจะต้องเพิ่มหลายแถวบ่อยครั้ง
ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำวิธีแทรกหลายแถวใน Excel ในไม่กี่ขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็ว เลือกวิธีที่เหมาะกับคุณที่สุด
วิธีแทรกหลายแถวโดยการลากขอบเขตการเลือก (Dragging Border Selection)
นี่คือวิธีที่เร็วที่สุดในการแทรกหลายแถวว่างลงในชีท Excel วิธีนี้ง่ายและไม่ต้องใช้แป้นพิมพ์ลัดใดๆ
- เลือกแถวที่อยู่ด้านล่างหรือด้านบนของตำแหน่งที่ต้องการแทรกแถวว่าง
- เอาเมาส์ไปวางที่ขอบเขตการเลือก
- กดค้าง Shift และคุณจะเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรชี้ขึ้น-ลง ลากการเลือกลงไปตามจำนวนแถวที่ต้องการเพิ่ม
วิธีแทรกหลายแถวด้วยแป้นพิมพ์ลัดของ Excel
หากคุณไม่ชอบการคลิกขวาหลายครั้งขณะทำงานบนชีท Excel มีแป้นพิมพ์ลัด 2 แบบที่ใช้ได้
ก่อนอื่น ให้เลือกจำนวนแถวเท่ากับจำนวนแถวว่างที่ต้องการแทรก ใช้ Shift + Space เพื่อเลือกคอลัมน์ทั้งหมดสำหรับแถวที่เลือก หรือเลือกแถวโดยใช้หมายเลขแถวทางด้านซ้าย
จากนั้นใช้แป้นพิมพ์ลัดใดแป้นหนึ่ง:
- Alt + I แล้ว Alt + R: กด Alt + I ค้างไว้ แล้วกด R
- Ctrl + Plus: ต้องใช้เครื่องหมายบวกบนแป้นพิมพ์ตัวเลข (Numeric keypad) หากต้องการใช้เครื่องหมายบวกบนแป้นพิมพ์หลัก ให้ใช้ Ctrl + Shift + Plus
วิธีแป้นพิมพ์ลัดยังสามารถขยายได้อีก กด F4 บนชีท Excel จะทำซ้ำการกระทำก่อนหน้า คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดข้างต้นเพื่อเพิ่มเช่น 10 แถว แล้วกด F4 10 ครั้งเพื่อเพิ่ม 100 แถวว่าง
วิธีแทรกหลายแถวที่คัดลอกมาโดยใช้แป้นพิมพ์ลัด
หากคุณต้องการคัดลอกหรือตัดหลายแถวแทนการเพิ่มแถวว่าง ให้ใช้แป้นพิมพ์ลัด Alt + I + E
- เริ่มต้นด้วยการคัดลอกหรือตัดแถว
- เลือกแถว ด้านบน ที่ต้องการวางแถวโดยกดหมายเลขแถวทางซ้าย
- กด Alt + I + E และเลือก Shift cells down
คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดต่อไปนี้แทน Alt + I + E ได้เช่นกัน (กระบวนการเหมือนกันไม่ว่าจะใช้ shortcut ตัวไหน):
- Ctrl + Shift + =
- Control + Plus (เครื่องหมายบวกต้องมาจาก numeric keypad)
วิธีแทรกหลายแถวด้วยตัวเลือก Insert
เพื่อใช้วิธีนี้ คุณเพียงแค่เลือกจำนวนแถวที่ต้องการเพิ่ม คลิกขวาที่การเลือก และเลือก Insert
หากข้อมูลของคุณมีคอลัมน์มาก ให้กด Shift + Space เพื่อเลือกคอลัมน์ทั้งหมดสำหรับแถวที่เลือก หรือเลือกแถวโดยใช้หมายเลขแถวทางซ้ายของเวิร์กชีต
เมื่อคุณเลือก Insert Excel จะแทรกแถวเหนือแถวแรกที่คุณเลือก
หากต้องการแทรกแถวว่างจำนวนมาก คุณสามารถเลือกช่วง (range) แล้วใช้ตัวเลือก Insert ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการแทรก 500 แถว
- เลือกช่วงในรูปแบบ 'แถวเริ่มต้น : แถวสุดท้าย' สมมติต้องการแทรก 500 แถวหลังแถว 5 ให้เลือกช่วง 5:504 โดยพิมพ์ช่วงนี้ในกล่องชื่อเซลล์ (cell name box)
- คลิกขวาและเลือก Insert
วิธีแทรกหลายแถวด้วย Macro ใน Excel
หากคุณทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่บนเวิร์กชีตที่คาดว่าจะใช้บ่อยๆ คุณสามารถทำให้การแทรกแถวเป็นอัตโนมัติด้วย Macro คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญ แม้ความรู้พื้นฐาน VBA จะให้พลังมากขณะใช้ Excel
ก่อนเริ่ม ตรวจสอบว่าแถบ Ribbon ด้านบนมีแท็บ Developer หรือไม่ หากไม่มี ให้ไปที่ Files > Options > Customize Ribbon และติ๊กถูกปุ่ม Radio ถัดจาก Developer
- ไปที่แท็บ Developer และเลือก Visual Basic
- หาเมนู Insert เมื่อ Visual Basic Editor เปิด และเลือก Module
- ใส่โค้ดต่อไปนี้ใน Editor:
Sub InsertRowsAtCursor()
Answer = InputBox("How many Rows to insert? (100 Rows maximum)")
NumLines = Int(Val(Answer))
If NumLines > 100 Then
NumLines = 100
End If
If NumLines = 0 Then
GoTo EndInsertLines
End If
Do
Selection.EntireRow.Insert
Count = Count + 1
Loop While Count < NumLines
EndInsertLines:
End Sub- ปิดโค้ด Editor
- จากแถบ Ribbon ด้านบน ให้เลือก Developer > Macros หรือกด Alt + F8 เลือก Macro ที่เพิ่งสร้าง และเลือก Options ตั้งค่า Shortcut key สำหรับ Macro แต่ให้แน่ใจว่าไม่ใช่ชุดแป้นที่ใช้บ่อย เช่น Ctrl + C ในที่นี้เราใช้ Ctrl + Shift + T เมื่อเสร็จแล้วเลือก OK เพื่อบันทึกและออก
- กลับสู่เวิร์กชีต และเลือกเซลล์ที่อยู่ด้านล่างของตำแหน่งที่ต้องการแทรกแถว
- ใช้ Shortcut ที่ตั้งค่าไว้สำหรับ Macro (ในที่นี้คือ Ctrl + Shift + T) จะมีป๊อปอัปถามจำนวนแถวที่ต้องการเพิ่ม เช่น ต้องการเพิ่ม 5 แถว ให้พิมพ์ 5 และกด Enter
- สิ่งนี้จะเพิ่ม 5 แถว ด้านล่าง ของเซลล์ที่คุณเลือก
ทุกครั้งที่ต้องการแทรกหลายแถวใน Excel ให้ใช้ Shortcut ป้อนจำนวนแถว และเสร็จสิ้น
การแทรกหลายแถวใน Excel
หากคุณใช้ Excel บ่อย ควรเรียนรู้วิธีประหยัดเวลาในงานซ้ำๆ ที่เป็นกลไก เช่น การแทรกแถว เนื่องจากมีหลายวิธีในการแทรกหลายแถวใน Excel จึงเป็นเพียงเรื่องของวิธีที่คุณรู้สึกสะดวก หากคุณเพิ่มบรรทัดว่างมากในชุดข้อมูล มีหลายวิธีในการลบแถวว่างเช่นกัน
