ขณะทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ใน Microsoft Excel บางครั้งเราจำเป็นต้องสร้างรายการแบบเลื่อนลง (Drop-down List) และลบรายการซ้ำออกจากรายการนั้น ซึ่งเป็นงานที่ทำได้ง่ายและจะช่วยประหยัดเวลาและความพยายามมาก ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้ 4 วิธีที่รวดเร็วและเหมาะสมในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงและลบรายการซ้ำใน Excel อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมภาพประกอบที่ชัดเจน
4 วิธีที่เหมาะสมในการลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel
สมมติว่าเรามี เวิร์กชีต Excel ขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับ ผลไม้ และ ผัก ต่างๆ ที่ประเทศหนึ่งนำเข้ามาจาก 3 ประเทศใน ยุโรป เรามีคอลัมน์ ชื่อผลิตภัณฑ์ (Product Name), หมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ (Product Category), จำนวนที่ส่งออก (Exported Amount), และ ประเทศนำเข้า (Importer Country) เราจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงและ ลบรายการซ้ำ ออกจากรายการนั้น โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด, คำสั่ง Data Validation, ตารางสรุป (Pivot Table) และการรวมฟังก์ชัน SORT, FILTER, และ UNIQUE ใน Excel นี่คือภาพรวมของชุดข้อมูลสำหรับงานวันนี้
1. ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel
การใช้แป้นพิมพ์ลัดเป็นวิธีง่ายๆ ในการลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel เราจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงจากชุดข้อมูลโดยใช้แป้นพิมพ์ลัด แล้วจึงลบรายการซ้ำออกจากรายการนั้น มาทำตามขั้นตอนด้านล่างกันเลย!
ขั้นตอนที่ 1:
- ก่อนอื่น ให้กดแป้นพิมพ์ต่อไปนี้ทีละตัว:
Alt + A + V + V
ขั้นตอนที่ 2:
- หลังจากกดแป้นพิมพ์แล้ว กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏขึ้น จากกล่องโต้ตอบนี้ ให้ทำดังนี้: แรก เลือกแท็บ Settings สอง เลือก List จากกล่อง Allow สาม พิมพ์ =$E$5:$E$46 ในกล่อง Source สุดท้าย กด OK
- ตอนนี้คุณจะได้รายการแบบเลื่อนลงที่สอดคล้องกับ ประเทศ (Country) รายการนี้มีค่าซ้ำอยู่ เราต้องการลบค่าซ้ำเหล่านั้นออก
ขั้นตอนที่ 3:
- เพื่อลบรายการซ้ำ จากแท็บ Data ให้ไปที่:
Data → Data Tools → Remove Duplicates
- ต่อมา กล่องโต้ตอบ Remove Duplicates จะขึ้นมา จากกล่องนี้ ให้: แรก กด Unselect All สอง เลือกตัวเลือก Country สุดท้าย กด OK
- หลังจากนั้น จะมีหน้าต่าง Microsoft Excel แสดงข้อความว่า พบและลบค่าซ้ำ 39 รายการ เหลือค่าที่ไม่ซ้ำ 3 รายการ
- หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้นเสร็จ คุณจะสามารถลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลงได้ตามภาพด้านล่าง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลบรายการที่ใช้แล้วออกจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (2 วิธี)
2. ใช้คำสั่ง Data Validation เพื่อลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel
หลังจากเรียนรู้การใช้แป้นพิมพ์ลัดแล้ว ตอนนี้เราจะเรียนรู้การใช้คำสั่ง Data Validation เพื่อลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลง วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาและความพยายามมาก มาทำตามคำแนะนำด้านล่างกัน!
ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น จากแท็บ Data ให้ไปที่:
Data → Data Tools → Data Validation → Data Validation
- หลังจากสร้างกล่องโต้ตอบ Data Validation แล้ว ให้ทำซ้ำ ขั้นตอนที่ 2 และ ขั้นตอนที่ 3 ที่ทำใน วิธีที่ 1 หลังจากนั้น คุณจะได้ผลลัพธ์เหมือนภาพด้านล่าง
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง: วิธีเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตอื่นใน Excel
บทความที่คล้ายกัน:
- สร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ค้นหาได้ใน Excel (2 วิธี)
- วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงพร้อมตัวกรองใน Excel (7 วิธี)
- วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงของ Excel พร้อมสี (2 วิธี)
- รายการแบบเลื่อนลงของ Excel ไม่ทำงาน (8 ปัญหาและวิธีแก้)
- อัปเดตรายการแบบเลื่อนลงใน Excel อัตโนมัติ (3 วิธี)
3. สร้างตารางสรุป (Pivot Table) เพื่อลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel
ในวิธีนี้ เราจะสร้างตารางสรุปก่อน แล้วจึงสร้างรายการแบบเลื่อนลงเพื่อลบค่าซ้ำ เราสามารถทำได้ง่ายจากชุดข้อมูลของเรา โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่าง!
ขั้นตอนที่ 1:
- ก่อนอื่น จากริบบิ้น Insert ให้ไปที่:
Insert → Tables → PivotTable → From Table/Range
- หลังจากคลิก From Table/Range กล่องโต้ตอบ PivotTable from table or range จะปรากฏ ให้: แรก เลือกช่วงเซลล์ 'Pivot Table'!$B$4:$B$46 ในกล่อง Table/Range สอง เลือก Existing Worksheet สุดท้าย กด OK
- ตอนนี้คุณได้ ตารางสรุป (Pivot Table) แล้ว จากตารางสรุปนี้ ให้ติ๊กเลือกเฉพาะตัวเลือก Product ตามภาพด้านล่าง ตารางสรุปจะลบค่าซ้ำให้อัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 2:
- ต่อมา ให้เพิ่มหัวข้อชื่อ Drop Down List ที่ เซลล์ H4 ในตารางข้อมูลของเรา แล้วจากแท็บ Data ให้ไปที่:
Data → Data Tools → Data Validation → Data Validation
- หลังจากกด Data Validation กล่องโต้ตอบจะปรากฏ ให้: แรก เลือกแท็บ Settings สอง เลือก List จากกล่อง Allow สาม พิมพ์ =$G$5:$G$18 ในกล่อง Source สุดท้าย กด OK
- ตอนนี้คุณจะได้รายการแบบเลื่อนลงที่สอดคล้องกับ ชื่อผลิตภัณฑ์ (Product Name) ซึ่งไม่มีค่าซ้ำแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายการแบบเลื่อนลงของ Excel จากตาราง (5 ตัวอย่าง)
4. รวมฟังก์ชัน SORT, FILTER และ UNIQUE เพื่อลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel
ตอนนี้เราจะรวมฟังก์ชัน SORT, FILTER, และ UNIQUE เพื่อลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลง วิธีนี้ทำได้ง่าย จากชุดข้อมูลของเรา เราจะกรองหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ซ้ำกันโดยใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ มาทำตามคำแนะนำด้านล่าง!
ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น เราจะลบค่าซ้ำจากคอลัมน์ C ซึ่งมี หมวดหมู่ (Category) ของผลิตภัณฑ์ โดยใช้ฟังก์ชัน SORT, FILTER, และ UNIQUE ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้ใน เซลล์ E5
=SORT(FILTER(UNIQUE(C5:C46),UNIQUE(C5:C46)<>0))การแยกวิเคราะห์สูตร:
- ฟังก์ชัน UNIQUE หาค่าที่ไม่ซ้ำจากเซลล์ C5 ถึง C46
- ฟังก์ชัน FILTER กรองค่าจากเซลล์ C5 ถึง C46 เพื่อให้ได้ค่าที่ไม่ซ้ำ
- ฟังก์ชัน SORT จัดเรียงข้อมูลตาม หมวดหมู่ (Category)
- หลังจากพิมพ์สูตรใน เซลล์ E5 ให้กด ENTER คุณจะได้ค่า ที่ไม่ซ้ำ ของ หมวดหมู่ ผลิตภัณฑ์
- ตอนนี้ ให้เพิ่มหัวข้อชื่อ Drop Down List of Category ที่ เซลล์ F4 ในตารางข้อมูล แล้วจากแท็บ Data ให้ไปที่:
Data → Data Tools → Data Validation → Data Validation
- หลังจากกด Data Validation กล่องโต้ตอบจะปรากฏ ให้: แรก เลือกแท็บ Settings สอง เลือก List จากกล่อง Allow สาม พิมพ์ =$E$5:$E$6 ในกล่อง Source สุดท้าย กด OK
- สุดท้าย คุณจะได้รายการแบบเลื่อนลงที่ลบค่าซ้ำออกไปแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: รายการแบบเลื่อนลงแบบมีเงื่อนไขใน Excel (สร้าง, เรียงลำดับ และใช้งาน)
สิ่งที่ควรจำ
👉 ฟังก์ชัน FILTER ใช้ได้เฉพาะใน Excel 365 เท่านั้น
สรุป
หวังว่าวิธีที่เหมาะสมทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นสำหรับการลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลง จะช่วยให้คุณนำไปประยุกต์ใช้กับสเปรดชีต Excel ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ยินดีต้อนรับหากมีคำถามหรือข้อสงสัย กรุณาแสดงความคิดเห็นได้เลยครับ
บทความที่เกี่ยวข้อง
- VLOOKUP กับรายการแบบเลื่อนลงใน Excel
- วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (อิสระและขึ้นอยู่กับกัน)
- รายการแบบเลื่อนลงของ Excel ขึ้นอยู่กับการเลือก
- วิธีแก้ไขรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (4 วิธีพื้นฐาน)
- วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกที่ขึ้นอยู่กับกันใน Excel
