เพิ่มตัวเลือกว่างในรายการแบบเลื่อนลง Excel – 2 วิธีง่ายๆ

บางครั้ง คุณอาจต้องการใส่ตัวเลือกว่าง (Blank Option) ลงในรายการแบบเลื่อนลงใน Excel ใน Microsoft Excel มีวิธีง่ายๆ หลายวิธีในการเพิ่มเซลล์ว่างใน Data Validation drop-down list ในบทความนี้ ผมจะอภิปรายวิธีที่คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงพร้อมหรือไม่พร้อมตัวเลือกว่าง นอกจากนี้ ผมจะแสดงวิธีการลบตัวเลือกว่างออกจากรายการแบบเลื่อนลง

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกปฏิบัติที่เราใช้เตรียมบทความนี้ได้

2 วิธีในการเพิ่มตัวเลือกว่างในรายการแบบเลื่อนลง Excel

1. ใช้เซลล์ว่างเป็นอ้างอิงเพื่อเพิ่มตัวเลือกว่างในรายการแบบเลื่อนลง Excel

ในวิธีนี้ ผมจะเพิ่มตัวเลือกว่างโดยการอ้างอิงเซลล์ว่าง สมมติว่าผมมีชุดข้อมูลที่มีชื่อผลไม้หลายชนิด ตอนนี้ ผมจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงจากรายการนี้ พร้อมกับตัวเลือกว่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ใส่เซลล์ว่างไว้ที่ต้นทางของรายการต้นฉบับ ตัวอย่างเช่น ผมทำให้ เซลล์ B5 ว่าง

• ตอนนี้ วางเคอร์เซอร์ที่ เซลล์ D5 เพื่อสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่นั่น

• จากนั้น จาก Excel Ribbon ไปที่ Data > Data Tools > Data Validation > Data Validation

• ผลลัพธ์คือ กล่องโต้ตอบ Data Validation จะปรากฏ ภายใต้แท็บ Settings ให้เลือกตัวเลือก List จากส่วน Allow ระบุรายการ Source และกด OK จำไว้ว่า คุณต้อง ยกเลิกติ๊ก ตัวเลือก Ignore Blank ด้วย

• เมื่อกด OK รายการแบบเลื่อนลงด้านล่างจะถูกสร้างพร้อมกับตัวเลือกว่าง

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง: สร้างตัวกรอง Excel โดยใช้รายการแบบเลื่อนลงตามค่าเซลล์

2. พิมพ์ค่ารายการด้วยตนเองเพื่อเพิ่มตัวเลือกว่างในรายการแบบเลื่อนลง Excel

ขณะสร้างรายการแบบเลื่อนลง คุณสามารถป้อนข้อมูลต้นทางด้วยตนเองในกล่องโต้ตอบ Data Validation เพื่อทำภารกิจนี้ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• วางเคอร์เซอร์ที่คุณต้องการวางรายการแบบเลื่อนลง จากนั้นไปที่ Data > Data Tools > Data Validation > Data Validation เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation

• จากนั้น เลือก List จาก Allow ในฟิลด์ Source ให้พิมพ์ Double Dash (—) ไว้หน้ารายการอื่นๆ ที่คุณต้องการแสดงในรายการแบบเลื่อนลง หลังจากนั้น กด OK

• ผลลัพธ์คือ รายการแบบเลื่อนลงที่เราจะได้ ตามภาพ แม้รายการจะแสดง Double Dash (—) เป็นตัวเลือก แต่เมื่อเลือก จะแสดงค่าว่าง

อ่านเพิ่มเติม: รายการแบบเลื่อนลงของ Excel ไม่ทำงาน (8 ปัญหาและวิธีแก้)

สร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยไม่มีตัวเลือกว่างใน Excel

ในส่วนนี้ ผมจะแสดงวิธีสร้าง Data Validation drop-down list โดยไม่มีตัวเลือกว่าง สมมติว่าผมมีรายการผลไม้ยาวๆ ดังด้านล่าง จากรายการนี้ ผมจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยไม่มีตัวเลือกว่าง

1. ใช้ตาราง Excel (Excel Table)

ก่อนสร้างรายการแบบเลื่อนลง คุณสามารถแปลงรายการข้อมูลต้นทางเป็นตาราง Excel ได้ ข้อได้เปรียบหลักของการสร้างตาราง Excel คือ แม้คุณจะเพิ่มรายการเพิ่มเติมในตารางต้นทาง รายการแบบเลื่อนลงก็จะอัปเดตตามโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องทำขั้นตอนเพิ่มเติม

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ผมจะแปลงช่วงข้อมูลต้นฉบับเป็นตาราง Excel โดยใช้ Ctrl + T

• จากนั้น ใช้ Name Box ตั้งชื่อตารางตามต้องการ ตัวอย่างเช่น ตารางของผมชื่อ: Table1

• หลังจากนั้น ผมจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน เซลล์ D5 โดยทำตามเส้นทาง Data > Data Tools > Data Validation > Data Validation หลังจากนั้น ในกล่องโต้ตอบ Data Validation ให้ระบุข้อมูล Source จาก Table1 (ดูภาพหน้าจอ) จำไว้ว่า ให้ใส่ เครื่องหมาย $ หน้าอ้างอิงเซลล์ของข้อมูลต้นทาง สุดท้าย กด OK

• เมื่อคลิก OK รายการแบบเลื่อนลงด้านล่างจะถูกสร้างโดยไม่มีตัวเลือกว่าง

• ภายหลัง หากคุณเพิ่มรายการใหม่ในตารางต้นทาง รายการแบบเลื่อนลงจะอัปเดตโดยอัตโนมัติตามไปด้วย

อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายการแบบเลื่อนลงของ Excel จากตาราง (5 ตัวอย่าง)

บทความที่คล้ายกัน:

• การสร้างตัวกรองแบบเลื่อนลงเพื่อดึงข้อมูลตามการเลือกใน Excel
• สร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ค้นหาได้ใน Excel (2 วิธี)
• วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงของ Excel พร้อมสี (2 วิธี)
• อัปเดตรายการแบบเลื่อนลงใน Excel อัตโนมัติ (3 วิธี)
• วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นอยู่กับกันพร้อมหลายคำใน Excel

2. ใช้ Named Range (ช่วงที่ตั้งชื่อ)

คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้ Named Range ใน Excel ได้ เพื่อทำเช่นนั้น ผมจะตั้งชื่อช่วงข้อมูลของผมโดยใช้ตัวเลือก Define Names

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกช่วงข้อมูลทั้งหมด (B5:B14) จากนั้นไปที่ Formulas > Defined Names > Define Name > Define Name

• ผลลัพธ์คือ หน้าต่าง New Name จะปรากฏ ให้ใส่ชื่อในฟิลด์ Name ติ๊ก Refers to และกด OK เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการตั้งชื่อ ผมตั้งชื่อช่วงข้อมูลว่า ‘Fruits’

• ตอนนี้ ผมจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน เซลล์ D5 เพื่อทำเช่นนั้น ไปที่ Data > Data Tools > Data Validation > Data Validation เมื่อหน้าต่าง Data Validation ปรากฏ ให้ใส่ ‘=Fruits’ ในฟิลด์ Source และกด OK

• สุดท้าย เราจะได้รายการแบบเลื่อนลงด้านล่างโดยไม่มีตัวเลือกว่าง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการจากช่วงใน Excel (3 วิธี)

แก้ไขตัวเลือกว่างในรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้ Dynamic Named Range พร้อมสูตร Excel

จนถึงตอนนี้ ผมได้อภิปรายการสร้างรายการแบบเลื่อนลงพร้อมหรือไม่พร้อมตัวเลือกว่าง อย่างไรก็ตาม ในส่วนนี้ ผมจะแสดงวิธีการลบตัวเลือกว่างออกจากรายการแบบเลื่อนลงที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ ที่นี่ เรามีรายการแบบเลื่อนลงที่มีตัวเลือกว่างหลายตัว สมมติว่าเราสร้างรายการนี้จาก Named Range ที่ชื่อว่า ‘FruitList’

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ Formulas > Name Manager (จากกลุ่ม Defined Names)

• ผลลัพธ์คือ กล่องโต้ตอบ Name Manager จะแสดงขึ้น เลือกช่วงของคุณและกด Edit ผมจะทำงานกับช่วง FruitList ดังนั้นผมเลือกช่วงนั้น

• ผลลัพธ์คือ กล่องโต้ตอบ Edit Name จะปรากฏ ให้พิมพ์สูตรด้านล่างในฟิลด์ Refers to และกด OK

• หลังจากกด OK คุณจะถูกนำกลับไปที่กล่องโต้ตอบ Name Manager ตอนนี้ หากคุณวางเคอร์เซอร์บนฟิลด์ Refers to คุณจะเห็นว่าผลไม้ทั้งหมดของ Named Range นั้น ยกเว้นค่าว่าง ถูกเน้นขอบ (ดูภาพหน้าจอ) กด Close เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ

• สุดท้าย ตอนนี้ หากคุณขยายรายการแบบเลื่อนลง ผลลัพธ์ด้านล่างจะแสดง ตัวเลือกว่างทั้งหมดถูกลบออกจากรายการแบบเลื่อนลงแล้ว

🔎 สูตรทำงานอย่างไร?

• COUNTA(FIx!$B:B)-2

ส่วนนี้ของสูตรคืนค่า:

{10}

ที่นี่ ฟังก์ชัน COUNTA คืนค่าจำนวนเซลล์ในคอลัมน์ B ที่ไม่ว่าง เราลบ 2 ออกจากสูตร COUNTA เนื่องจากเรามีข้อมูลใน 2 เซลล์ที่ไม่ใช่ผลไม้

• OFFSET(FIx!$B$5,0,0,COUNTA(FIx!$B:B)-2,1)

ส่วนนี้คืนค่า:

{“Watermelon”;”Apple”;”Orange”;”Grapes”;”Cherries”;”Banana”;”Kiwi”;”Grapefruit”;”Mandarin”;”Coconut”}

ที่นี่ ฟังก์ชัน OFFSET คืนค่าอ้างอิงถึงช่วงที่อยู่จำนวนแถวและคอลัมน์ที่กำหนดจากอ้างอิงที่กำหนด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกที่ขึ้นอยู่กับกันใน Excel

สรุป

ในบทความข้างต้น ผมพยายามอภิปรายหลายวิธีในการเพิ่มตัวเลือกว่างในรายการแบบเลื่อนลงใน Excel อย่างละเอียด หวังว่าวิธีและคำอธิบายเหล่านี้จะเพียงพอที่จะแก้ปัญหาของคุณ โปรดบอกผมหากคุณมีข้อสงสัยใดๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง

• VLOOKUP กับรายการแบบเลื่อนลงใน Excel
• วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (อิสระและขึ้นอยู่กับกัน)
• ใช้คำสั่ง IF สร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel
• วิธีแก้ไขรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (4 วิธีพื้นฐาน)
• รายการแบบเลื่อนลงแบบมีเงื่อนไขใน Excel (สร้าง, เรียงลำดับ และใช้งาน)