ขณะทำงานกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ใน Excel คุณอาจต้องลบรายการที่ใช้ออกจาก รายการแบบเลื่อนลง เพื่อ หลีกเลี่ยงการกำหนดรายการในรายการสองครั้ง . ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องมอบหมายพนักงานหลายคนให้กับกะการทำงานที่แตกต่างกัน และคุณไม่ต้องการมอบหมายพนักงานมากกว่าหนึ่งครั้ง อีกสถานการณ์หนึ่งอาจเป็นเพราะคุณกำลังกำหนดผู้เล่นในตำแหน่งต่างๆ ในเกมทำคะแนน และคุณต้องกำหนดผู้เล่นให้อยู่ในตำแหน่งเฉพาะ ในกรณีดังกล่าว หากคุณมีรายการแบบหล่นลงเพื่อมอบหมายให้พนักงานทำงานเป็นกะหรือผู้เล่นในตำแหน่งต่างๆ คุณอาจต้องการลบชื่อของพนักงานหรือผู้เล่นออกจากรายการแบบเลื่อนลงเมื่อได้รับมอบหมาย . ในบทช่วยสอนนี้ ฉันจะแสดงวิธีลบรายการที่ใช้แล้วออกจากรายการดรอปดาวน์ใน Excel
ดาวน์โหลดหนังสือฝึกหัดเล่มนี้เพื่อฝึกปฏิบัติในขณะที่คุณกำลังอ่านบทความนี้
2 วิธีง่ายๆ ในการลบรายการที่ใช้แล้วออกจากรายการดรอปดาวน์ใน Excel
สมมติว่าเรามีเวิร์กชีต Excel ที่มีชื่อพนักงาน ขององค์กร คุณต้องมอบหมายให้พนักงานแต่ละคนเหล่านี้ทำงานกะที่แตกต่างกัน และคุณไม่ต้องการที่จะมอบหมายพนักงานมากกว่าหนึ่งครั้ง ดังนั้น คุณต้องมีรายการดรอปดาวน์ที่มีชื่อของพนักงานที่จะลบพนักงานออกโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับมอบหมายให้ทำงาน ฉันจะใช้แผ่นงานนี้เพื่อแสดงให้คุณเห็น 2 วิธีง่ายๆ เพื่อ ลบรายการที่ใช้ออกจากรายการแบบเลื่อนลง . ภาพด้านล่างแสดงแผ่นงานที่เราจะใช้งานซึ่งมีรายการแบบเลื่อนลงพร้อมรายการที่ใช้แล้วที่ถูกลบ
วิธีที่ 1: ใช้คอลัมน์ตัวช่วยเพื่อลบรายการที่ใช้แล้วออกจากรายการดรอปดาวน์ใน Excel
วิธีง่ายๆ ในการลบรายการที่ใช้ออกจากรายการแบบเลื่อนลงคือการใช้คอลัมน์ตัวช่วยสองคอลัมน์ . มาดูกันว่าเราจะทำได้อย่างไร
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 ใต้ หมายเลขแถว
=IF(COUNTIF($F$5:$F$14,B5)>=1,"",ROW())
รายละเอียดสูตร:
- The IF ฟังก์ชันจะเรียกใช้การทดสอบเชิงตรรกะ COUNTIF($F$5:$F$14, B5)>=1 .
- COUNTIF ฟังก์ชันจะค้นหาว่าเซลล์ B5 ปรากฏในช่วงสัมบูรณ์ $F$5:$F$14 มากกว่าหนึ่งครั้ง .
- ถ้าเซลล์ B5 ปรากฏขึ้น หนึ่งครั้ง หรือ มากกว่า ใน ช่วงสัมบูรณ์ $F$5:$F$14 , IF ฟังก์ชั่นจะส่งคืน สตริงว่าง (“” )
- มิฉะนั้น IF ฟังก์ชันจะส่งกลับ หมายเลขแถว ของเซลล์ B5 โดยใช้ ROW .
- จากนั้น เมื่อกด ENTER เราจะหาหมายเลขแถว ของเซลล์ B5 ในเซลล์ C5 .
- ตอนนี้ เราจะลาก ด้ามเติม ของเซลล์ C5 ลงไป ใช้สูตร ไปยัง เซลล์ที่เหลือ ใน หมายเลขแถว
- สุดท้าย เราจะได้ หมายเลขแถว . ทั้งหมด ของเซลล์ของลูกจ้าง .
ขั้นตอนที่ 2:
- ถัดไป เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ D5 ภายใต้ ชื่อพนักงาน
=IF(ROW(B5)-ROW(B$5)+1>COUNT(C$5:C$14),"",INDEX(B:B,SMALL(C$5:C$14,1+ROW(B5)-ROW(B$5))))
รายละเอียดสูตร:
- The IF ฟังก์ชันจะเรียกใช้การทดสอบเชิงตรรกะ ROW(B5)-ROW(B$5)+1>COUNT(C$5:C$14) .
- COUNT ฟังก์ชั่นจะนับจำนวนเซลล์ในช่วงสัมบูรณ์ C$5:C$14 .
- The ขนาดเล็ก ฟังก์ชั่นจะ หาค่า k th ค่าน้อยที่สุด ในช่วงที่แน่นอน C$5:C$14 . ที่นี่ k จะกำหนดโดย 1+ROW(B5)-ROW(B$5) .
- ดัชนี ดัชนี ฟังก์ชั่นจะใช้เวลา k th ค่าน้อยที่สุด ในช่วงที่แน่นอน C$5:C$14 กำหนดโดย เล็ก ทำหน้าที่เป็นอาร์กิวเมนต์เดียว (row_num ) และส่งคืน ข้อมูลอ้างอิง ของเซลล์ .
- จากนั้น เมื่อกด ENTER , เราจะได้ชื่อพนักงาน ของเซลล์ B5 ในเซลล์ D5 .
- ตอนนี้ เราจะลาก ด้ามเติม ของเซลล์ D5 ลงไป ใช้สูตร ไปยัง เซลล์ที่เหลือ ใน ชื่อพนักงาน .
- สุดท้าย เราจะได้ พนักงาน . ทั้งหมด ชื่อในพนักงาน คอลัมน์
ขั้นตอนที่ 3:
- ต่อไป เราจะคลิกที่กำหนดชื่อ ภายใต้ สูตร .
- ตอนนี้ หน้าต่างใหม่ชื่อ แก้ไขชื่อ จะปรากฏขึ้น เราจะแทรก พนักงาน ใน ชื่อ ช่องใส่ของ
- จากนั้น เราจะแทรกสูตรด้านล่างใน อ้างอิงถึง ช่องใส่ของ
=Helper!$B$4:$D$14=OFFSET(Helper!$D$5,0,0, COUNTA(Helper!$D$5:$D$14)-COUNTBLANK(Helper!$D$5:$D$14),1) รายละเอียดสูตร:
- ตัวช่วย เป็นชื่อของ แผ่นงาน เรากำลังดำเนินการอยู่
- COUNTA ฟังก์ชั่นจะนับ ค่าเซลล์ . ทั้งหมด ใน ช่วงสัมบูรณ์ $D$5:$D$14 .
- COUNTBLANK ฟังก์ชั่นจะนับ จำนวน ของ เซลล์ว่าง ใน ช่วงสัมบูรณ์ $D$5:$D$14 .
- หลังจากนั้นเราจะคลิก ตกลง .
ขั้นตอนที่ 4:
- ต่อไป เราจะเลือกเซลล์ทั้งหมดใน รายการแบบเลื่อนลง เพื่อสร้าง รายการแบบเลื่อนลง .
- ตอนนี้ เราจะคลิกที่ การตรวจสอบข้อมูล เมนูแบบเลื่อนลงภายใต้ ข้อมูล .
- จากนั้น เราจะเลือกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จากเมนูแบบเลื่อนลง .
- ตอนนี้ หน้าต่างใหม่ที่ชื่อว่า การตรวจสอบข้อมูล จะปรากฏขึ้น จากนั้นเราจะเลือก รายการ จาก อนุญาต เมนูแบบเลื่อนลง
- จากนั้นเราจะใส่ =Employee ใน ที่มา ช่องใส่ของ
- หลังจากนั้นเราจะคลิก ตกลง .
- สุดท้าย เราจะเห็น ดรอปดาวน์ รายการในแต่ละเซลล์ของ รายการแบบเลื่อนลง
- ตอนนี้เราจะเลือกชื่อ Gus Fring จาก รายการแบบเลื่อนลง ในเซลล์ F5 .
- ตอนนี้ ถ้าเราคลิกที่ เมนูแบบเลื่อนลงที่สอง เราจะเห็นว่าชื่อ Gus Fring ไม่รวมอยู่ในรายการดรอปดาวน์นี้ เนื่องจากเราใช้รายการนี้ไปแล้ว จึงจะถูกลบออกจากรายการดรอปดาวน์ต่อไปนี้
- ต่อไป ถ้าเรา เลือกชื่อ จากรายการแบบเลื่อนลงอื่น ๆ เราจะเห็นว่า รายการที่เลือก หรือ ชื่อ จะ ลบ จากรายการดรอปดาวน์ต่อไปนี้ .
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงในหลายคอลัมน์ใน Excel (3 วิธี)
การอ่านที่คล้ายกัน:
- วิธีการสร้างกล่องรายการแบบเลือกหลายรายการใน Excel
- Excel Drop Down List ขึ้นอยู่กับการเลือก
- วิธีเชื่อมโยงค่าของเซลล์กับรายการดรอปดาวน์ใน Excel (5 วิธี)
- รายการแบบเลื่อนลงตามเงื่อนไขใน Excel (สร้าง จัดเรียง และใช้งาน)
- วิธีการสร้างรายการดรอปดาวน์ขึ้นอยู่กับไดนามิกใน Excel
วิธีที่ 2: ลบรายการที่ใช้แล้วออกจากรายการดรอปดาวน์ใน Excel ที่รวมฟังก์ชัน FILTER และ COUNTIF
หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึง Microsoft Office 365 วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้ FILTER ฟังก์ชันพิเศษเฉพาะสำหรับ Excel 365 เพื่อลบรายการที่ใช้แล้วออกจากรายการดรอปดาวน์ เราต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 ใต้ หมายเลขแถว
=FILTER(B5:B14, COUNTIF(E5:E14,B5:B14)=0)
รายละเอียดสูตร:
- ตัว ตัวกรอง ฟังก์ชันจะให้เรากรอง ช่วง B5:B14 ตาม เกณฑ์ COUNTIF(E5:E14, B5:B14)=0 .
- COUNTIF ฟังก์ชันจะกำหนดว่าช่วง B5:B14 ปรากฏขึ้นในช่วง E5:E14 หรือ ไม่ .
- จากนั้น เมื่อกด ENTER ตอนนี้เราจะได้ พนักงาน . ทั้งหมดแล้ว ชื่อของพนักงาน คอลัมน์
ขั้นตอนที่ 2:
- ต่อไป เราจะเลือกเซลล์ทั้งหมดใน รายการแบบเลื่อนลง เพื่อสร้าง รายการแบบเลื่อนลง .
- ตอนนี้ เราจะคลิกที่ การตรวจสอบข้อมูล เมนูแบบเลื่อนลงภายใต้ ข้อมูล .
- จากนั้น เราจะเลือกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จากเมนูแบบเลื่อนลง .
- ตอนนี้ หน้าต่างใหม่ที่ชื่อว่า การตรวจสอบข้อมูล จะปรากฏขึ้น เราจะเลือก รายการ จาก อนุญาต เมนูแบบเลื่อนลง
- จากนั้น เราจะแทรก $C$5:$C$14 ใน ที่มา กล่องอินพุต หรือ คุณยังสามารถแทรก =$C$5# ในที่มา ช่องใส่ของ
- หลังจากนั้นเราจะคลิก ตกลง .
- สุดท้าย เราจะเห็น ดรอปดาวน์ รายการในแต่ละเซลล์ของ รายการแบบเลื่อนลง
- ตอนนี้เราจะเลือกชื่อ Stuart Bloom จาก รายการแบบเลื่อนลง ในเซลล์ F5 .
- ตอนนี้ ถ้าเราคลิกที่ เมนูแบบเลื่อนลงที่สอง เราจะเห็นว่าชื่อ จวร์ต บลูม ไม่รวมอยู่ในรายการดรอปดาวน์นี้ เนื่องจากเราใช้รายการนี้ไปแล้ว จึงจะถูกลบออกจากรายการดรอปดาวน์ต่อไปนี้
- ต่อไป ถ้าเรา เลือกชื่อ จากรายการแบบเลื่อนลงอื่น ๆ เราจะเห็นว่า รายการที่เลือก หรือ ชื่อ จะ ลบ จากรายการดรอปดาวน์ต่อไปนี้ .
อ่านเพิ่มเติม: การสร้างตัวกรองแบบเลื่อนลงเพื่อดึงข้อมูลตามการเลือกใน Excel
บันทึกย่อ
🎯 ตัวกรอง ฟังก์ชันนี้เป็นฟังก์ชันพิเศษเฉพาะสำหรับ Excel 365 . เท่านั้น . ดังนั้น มันจะไม่ทำงานในเวิร์กชีตของคุณหากคุณไม่มี Excel 365 บนพีซีของคุณ
🎯 และ อ่านบทความนี้ เพื่อเรียนรู้วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ที่มีค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel
บทสรุป
ในบทความนี้ เราได้เรียนรู้วิธีลบรายการที่ใช้แล้วออกจากรายการดรอปดาวน์ใน Excel . ฉันหวังว่าจากนี้ไปคุณจะสามารถ ลบรายการที่ใช้แล้วออกจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel ได้ อย่างง่ายดาย. อย่างไรก็ตาม หากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำเกี่ยวกับบทความนี้ โปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่าง ขอให้เป็นวันที่ดี!!!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สร้างรายการดรอปดาวน์ที่ค้นหาได้ใน Excel (2 วิธี)
- วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ของ Excel พร้อมสี (2 วิธี)
- รายการแบบหล่นลงของ Excel ไม่ทำงาน (8 ปัญหาและวิธีแก้ไข)
- วิธีการสร้างรายการจากช่วงใน Excel (3 วิธี)
- อัปเดตรายการแบบเลื่อนลงอัตโนมัติใน Excel (3 วิธี)
